La contabilidad se ha convertido hoy en día en una necesidad u obligación en todo el mundo. De hecho, es una de las cosas que distingue a las sociedades avanzadas de las que aún no lo son. Pero hay mucha gente que todavía no tiene claro de qué se trata. En este texto, vamos a intentar aclararlo. Sigue leyendo.
El origen de la contabilidad
Ya en las sociedades antiguas se realizaban apuntes rudimentarios acerca de los estados económicos individuales o colectivos. El punto de inflexión respecto a estos métodos de los egipcios y romanos se produjo durante el Renacimiento.
Fray Luca Pacioli inventó el sistema de partida doble. Es el germen del debe y el haber, que todavía hoy siguen siendo los fundamentos de cualquier Plan General de Contabilidad que se precie. A grandes rasgos, lo que entra en una tesorería tiene que salir, obligatoriamente, de otra.
Tras esta instauración de los conceptos de activo y pasivo (lo que se posee y lo que se adeuda), la contabilidad siguió perfeccionándose. Y lo hizo en función de las necesidades generadas por el crecimiento del comercio. Lo logró también al ritmo en el que las nuevas tecnologías propiciaban el procesamiento de mayores cantidades de información.
Así, hasta los actuales tiempos de los dispositivos con conexión de datos; una época en la que los movimientos contables, los de los viejos asientos de Pacioli, se automatizan en tiempo real.
¿Qué es la contabilidad?
Es una disciplina del mundo de las finanzas que permite sistematizar todos los movimientos económicos de una entidad de una forma estandarizada, exhaustiva y veraz. La inclusión completa de todos los datos relativos a entradas y salidas de capital se hace, además, de un modo cronológico y unificado.
La contabilidad en España se ciñe a normas de funcionamiento que son iguales en todo el mundo. De esta manera, cualquier estado contable es comparable a otro en un momento determinado. Existen, en función de la naturaleza de sus asientos, diferentes tipos: contabilidad empresarial, contabilidad administrativa, contabilidad financiera, etc.
¿Para qué sirve la contabilidad?
El primer y más evidente fin de la contabilidad es el de registrar la totalidad de los movimientos que se producen en una economía concreta. Por consiguiente, es clave para informar acerca del estado financiero de una entidad de una forma fiable.
No en vano, los bancos o los proveedores gustan de interesarse por la contabilidad oficial de una persona u organización antes de aprobar determinadas operaciones. Este control sobre los estados contables permite tomar decisiones basadas en la realidad de los actores. Por lo tanto, un estudio contable posibilita decisiones económicas racionales y óptimas. Y este control documentado tiene un valor tanto a nivel interno como en las relaciones externas.
Asimismo, la constatación de los flujos de dinero que entra y sale, por ejemplo, de la contabilidad para empresas favorece establecer una previsión. La documentación contable, sin duda, orienta las finanzas futuras. Y, por último, el Estado va a poder salvaguardar la igualdad y el buen ordenamiento de las economías privadas y públicas mediante la estricta observancia del Plan General Contable.
¿Quién está obligado a llevar la contabilidad?
Por lo que respecta a la contabilidad española, están obligadas a su llevanza dos colectivos principales. Por una parte, todas las personas jurídicas, como las sociedades anónimas y limitadas y las cooperativas. Y, por otra, los trabajadores por cuenta propia (autónomos) que se enmarcan en el régimen de estimación directa normal.
¿Cada cuánto se debe hacer la contabilidad de una empresa?
El plan contable de un trabajador autónomo o una sociedad debe, aparte de estar libre de errores, ser llevado al día. No nos referimos a que tenga que cumplimentarse todos los días, sino a que ha de reflejar el total de las operaciones que se realizan a diario.
Por otro lado, al final de cada ejercicio, en el último estado contable, se han de presentar las cuentas anuales. Se trata, sin lugar a dudas, del documento que proporciona un informe general acerca de la situación económica de una entidad.
¿Qué se necesita para llevar la contabilidad de una empresa?
Lo primero que has de recordar es que no hace falta que las cuentas anuales las presente un profesional colegiado concreto. No se sigue, por lo tanto, el mismo modelo, en este aspecto, de las documentaciones oficiales cuya validación requiere la rúbrica de un notario.
Eso sí, la persona que se encargue de este menester ha de tener unos conocimientos suficientes sobre conceptos como los balances e inventarios. Además, hoy en día es de gran ayuda contar con un software potente que permita introducir, actualizar y automatizar la información contable, prácticamente, en tiempo real.
Beneficios de llevar una buena contabilidad
Finalmente, remarcamos que un sistema fiable de contabilidad proyecta una imagen seria de una economía. Ofrece, a nivel interno, la seguridad de que, en todo momento, vas a saber con qué presupuesto cuentas. Teniendo claro a cuánto asciende tu patrimonio y lo que debes, puedes efectuar decisiones óptimas. Por ejemplo, tus inversiones se basarán en criterios razonables.
Si tu contabilidad refleja un buen equilibrio entre los ingresos y gastos que preveías, puedes utilizarla como patrón. Y te va a servir para ajustar gastos corrientes, renegociar con proveedores o reorganizar las inversiones en los distintos departamentos. Aparte, una contabilidad satisfactoria es la mejor carta de presentación. Le viene muy bien, en concreto, a una empresa que desea pedir un préstamo o negociar su fusión con otra. Aporta condiciones ventajosas.
En definitiva, la contabilidad es la información económica segura de cualquier economía. Unos asientos contables equilibrados indican la fortaleza real de un presupuesto. Por eso, vale la pena invertir en su sistematización, ya que contribuye al buen gobierno de una entidad. Si tienes alguna duda sobre ella, ¡pregúntanos!
