Los tiempos están cambiando y con ello la forma de trabajar. Al trabajo remoto y la libertad para hacerlo desde cualquier lugar se suma ahora la factura electrónica obligatoria. Las cifras de profesionales independientes y pymes no han dejado de crecer desde 2013, según fuentes del Ministerio de Trabajo y Economía Social. Esto conlleva que se concentren los esfuerzos en simplificar trámites e intentar sistematizar la gestión del trabajo.
¿Qué es la factura electrónica?
Un documento en formato digital con carácter mercantil y que implica la compraventa de un bien o servicio. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura -de papel- con una única diferencia: el receptor tiene que dar su consentimiento para que pueda hacerse efectiva.
¿Qué diferencia hay entre una factura convencional y la factura electrónica obligatoria?
Además de estar condicionada al consentimiento de su destinatario, esta última se emite y se recibe en formato electrónico. Se puede hacer de dos modos.
- Estructurado. Utilizando datos generados automáticamente por sistemas de facturación que tienen como resultado un documento XML.
- No estructurado. Utilizando el envío en PDF de la factura a través del canal oficial de la empresa.
Obligaciones de las empresas y autónomos
¡Ojo! Es un requisito que pasa a formar parte de las obligaciones para empresas en España y no cumplirlas puede acarrear duras sanciones que van de los 10.000 a los 40.000 euros.
¿Cuándo entrará en vigor?
La factura electrónica obligatoria entrará en vigor a partir de enero de 2023, pero ¡no os preocupéis! Únicamente para empresas cuya facturación esté por encima de los 8 millones de euros anuales. Para el resto de empresas y autónomos, el plazo se amplía hasta 2025.
¿Qué es lo que debemos tener en cuenta a partir de enero de 2023?
- Si facturas más de 8 millones de euros anuales, deberás implementar la factura electrónica obligatoria tanto para empresas como para autónomos.
- ¿Tienes en tu cartera de clientes una empresa que factura más de 8 millones de euros anuales? Tendrás que dar el visto bueno cada vez que les emitas una factura para que ellos puedan cumplir la Ley.
- ¿No cumples ninguna de las dos condiciones previas? Tienes más margen de maniobra, pero puedes empezar a familiarizarte con el término y su gestión para que en 2025 sea todo mucho más sencillo.
¿Cómo las empresas y autónomos tendrán que facturar electrónicamente?
Un cambio en la legislación siempre viene acompañado de un cambio en la forma de hacer de las empresas. Cambiar el modo de facturación convencional por la factura electrónica obligatoria para empresas y autónomos es tan sencillo como implementar un sistema de facturación que genere dichas facturas en el formato requerido para hacerlo.
Hay una diferenciación cuando el cliente al que facturamos es la Administración Pública. Desde el 2015, si eres proveedor de bienes o servicios del ente público, tienes que usar un programa informático o la intermediación de un prestador de servicios para expedir las facturas. Para PYMES existe un programa gratuito con el que implementarlo.
¿Qué ventajas ofrece la factura electrónica B2B?
La principal ventaja y más importante es la reducción del papel, que contribuye a la mejora del medio ambiente, a ahorrar costes y sobre todo a no perder ningún documento relevante. Además, permiten un control más preciso, acostumbran a cobrarse mucho más rápido y facilitan el trabajo. En resumen, simplifican el proceso de intermediación entreempresa y cliente y rebajan los costes de cualquier bien o servicio.
Recibir facturas electrónicas
Dejando atrás otros tipos de factura, como hemos mencionado en la definición de la factura electrónica, esta requiere de nuestro consentimiento para ser efectiva. ¿Qué necesitas para recibir una factura electrónica y dar tu consentimiento? Una conexión a Internet y un correo electrónico. Este tipo de factura se puede abrir mediante tres vías:
- Programa informático especializado.
- Visualización a través de un tercero, prestador de servicios.
- Expedir la factura electrónica o «autofacturación».
En el mismo caso que las facturas convencionales, tenemos que asegurarnos de su conservación, pero también de los criterios básicos de calidad: que sea legible, que garantice la autenticidad de su origen y la integridad del contenido de esta.
Se puede verificar su autenticidad a través de la firma electrónica vigente de la cual deberemos ser conocedores. Además, debemos contar con una firma electrónica propia y verificada para realizar este y otros trámites con la Administración.
¿Qué significa incumplir la normativa sobre la factura-e?
Hay un nuevo modo de hacer tus facturas , y no cumplirlo conlleva sanciones de la agencia tributaria como las que hemos mencionado anteriormente. Pero ¿qué significa incumplir la normativa sobre la factura-e?
- No emitir una factura en el formato requerido.
- No guardar copia de las facturas emitidas y recibidas.
- No tener un control explícito de tu facturación.
- Proceder a la facturación sin recibir el consentimiento expreso o tácito del cliente.
- No contar con una firma electrónica.
El Kit Digital y la facturación digital
El Kit Digital es un paquete de medidas para digitalizar pequeñas y medianas empresas, así como negocios de autónomos. El Gobierno ha creado ayudas que permiten ponerse al día en materia de digitalización. Una de las partidas está destinada a la factura electrónica.
Con esta solución podrás tener digitalizado el flujo de emisión y recepción de las facturas de tus clientes y proveedores. El importe de la ayuda máxima es de 2.000 €.Todo un impulso a la digitalización de las empresas de nuestro país que ayudará en su competitividad.
Ley Crea y Crece
Todo lo anteriormente expuesto depende de la Ley Crea y Crece que se aprobó en España en septiembre de 2022. Una Ley aprobada en el marco del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia y que impulsa la creación de pymes, facilitando su crecimiento y expansión. Dos de los objetivos principales son hacer más sencillos los trámites para la creación de una empresa y reducir la morosidad. La factura electrónica obligatoria, que pasa a ser una de las obligaciones para las empresas en España, es sin duda alguna una medida que cumple ambos objetivos.
¿Tienes más dudas? ¿Crees que podemos ayudarte en la implementación de la factura electrónica? ¿Tienes complicaciones con tu factura de autónomo? No dudes en contactarnos.
