Qué hacer cuando recibes una carta de Hacienda

Los primeros segundos después de abrir una carta de Hacienda rara vez son tranquilos. La vista se va al plazo, al periodo tributario, a una cifra o a la palabra requerimiento. Esta guía paso a paso busca evitar que esa reacción empeore la situación. El impulso peligroso es contestar enseguida, reenviar una captura a alguien o dejarla sin abrir porque parece demasiado seria para gestionarla a solas.

Respira, pero no dejes el documento apartado. Una carta de la AEAT puede ser una comunicación rutinaria, una solicitud de información, el inicio de un procedimiento, una propuesta de liquidación, una providencia de apremio o una resolución. El encabezado por sí solo no resuelve la duda. Importan el procedimiento que cita el documento, la actuación que pide, el periodo al que se refiere y el plazo que figura en él.

Si acabas de recibir una carta de la AEAT, no empieces redactando una defensa. Comprueba primero que es auténtica en la sede electrónica de la AEAT o en DEHú, guarda todos los archivos adjuntos e identifica el procedimiento, el contribuyente, la referencia y el plazo exactos. La AEAT permite acceder a notificaciones y comunicaciones por sus canales electrónicos, y su servicio de respuesta se vincula al código seguro de verificación (CSV) y al procedimiento del documento. Las preguntas frecuentes de notificaciones electrónicas de la AEAT y su guía para contestar un requerimiento explican esas vías oficiales.

Esta es una guía general para autónomos, administradores de sociedades y personal financiero en España. No decide cómo debes contestar un expediente concreto, no calcula sanciones y no sustituye el asesoramiento basado en la notificación que has recibido. Si la carta se refiere a una propuesta de liquidación, una sanción, una inspección, una actuación recaudatoria, un recurso, un importe elevado, varios periodos tributarios o hechos que no puedes comprobar con rapidez, pide ayuda profesional antes de presentar una respuesta de fondo.

Empieza por el documento oficial, no por el aviso de correo

Un correo electrónico o un aviso en el móvil puede decirte que tienes algo pendiente. No sustituye a la notificación. La ley contempla que esta se practique mediante la sede electrónica de la Administración, mediante la Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú) o por ambas, según el sistema de la Administración. También define la comparecencia electrónica como el acceso al contenido por el interesado o por su representante debidamente identificado. Conviene revisar el artículo 43 de la Ley 39/2015.

No es un detalle técnico. Un PDF reenviado puede no incluir anexos. Un aviso quizá no muestre la referencia del expediente. Quien entra con un certificado puede estar viendo la empresa equivocada. Accede al canal oficial de la AEAT, identifícate con la identidad o representación correctas y descarga tú mismo el conjunto completo.

Guárdalo en una carpeta distinta del correo ordinario. Conserva la notificación, todos los anexos, cualquier documento de pago y el acuse o justificante de acceso. Pon un nombre claro, por ejemplo 2026-07-20_AEAT_referencia_XXXX_periodo-tributario. No se trata de crear burocracia porque sí. Conservas la versión del expediente que realmente recibiste y después será mucho más fácil explicarla a tu asesor fiscal, contable o abogado.

Antes de leer la parte narrativa, comprueba los identificadores básicos: nombre completo o razón social, NIF, órgano que emite el documento, número de expediente o referencia, impuesto y periodo, fecha de puesta a disposición y fecha en la que la AEAT indica que debes actuar. Si alguno no coincide con tus registros, no trates la carta como una petición genérica dirigida a ti solo porque ha llegado a un buzón que controlas.

No confundas el plazo para abrirla con el plazo para responder

Este es el punto que más perjuicios evitables provoca. Puede haber más de un reloj en marcha y cada uno cumple una función distinta.

Cuando la notificación electrónica es obligatoria o ha sido elegida voluntariamente, el acceso al documento es el momento en que surte efecto. Si nadie accede, la ley la considera rechazada transcurridos diez días naturales desde su puesta a disposición. El artículo 43 de la Ley 39/2015 y las preguntas frecuentes de la AEAT sobre notificaciones describen esta regla. Ignorar una notificación electrónica obligatoria no paraliza el procedimiento de fondo.

Esa regla de diez días naturales no es un plazo universal para contestar. El tiempo para aportar documentos, formular alegaciones, pagar, recurrir, corregir algo o acudir a una cita depende del documento y del procedimiento que este identifica. No digas “tengo diez días” hasta saber de qué diez días estás hablando.

Por ejemplo, el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria establece que un requerimiento individualizado de información concede, con carácter general, un plazo no inferior a diez días, contados desde el día siguiente al de la notificación, para aportar la información solicitada. También exige que el requerimiento identifique a la persona obligada, el periodo y los hechos a los que se refiere la información. El artículo 55 del Real Decreto 1065/2007 aporta ese contexto, pero no convierte cualquier documento de la AEAT en un requerimiento de ese tipo.

Anota las dos fechas cuando proceda: la de puesta a disposición electrónica y la de respuesta indicada en el documento. Si la carta habla de días hábiles, días naturales, meses o una fecha concreta, copia la expresión exactamente como aparece. No hagas el cálculo de memoria cuando el plazo puede afectar a tu posición tributaria.

Averigua qué tipo de documento tienes delante

Es frecuente llamar “multa de Hacienda” a cualquier carta oficial. Es comprensible, pero dificulta la lectura. Deben orientarte la denominación y la actuación solicitada.

Una comunicación puede informar de algo o ponerte al tanto de un trámite. Una notificación pone formalmente a tu disposición un acto o documento administrativo. Un requerimiento puede pedir registros, explicaciones o justificantes. Una propuesta de liquidación puede explicar un ajuste que la AEAT está valorando. El acuerdo de inicio de un procedimiento sancionador, una resolución, un documento de pago y una notificación sobre recursos tienen cada uno sus propias consecuencias procedimentales.

No des por hecho que la palabra requerimiento prueba que la AEAT ha detectado un error o que ha empezado una inspección. La normativa tributaria permite a la Administración requerir datos, informes, antecedentes y justificantes con trascendencia tributaria. El reglamento hace además una distinción: un requerimiento relacionado con el cumplimiento de las propias obligaciones tributarias del destinatario no implica por sí solo el inicio de un procedimiento de comprobación o investigación. El artículo 93 de la Ley General Tributaria y el artículo 55 del Real Decreto 1065/2007 recogen ese marco.

Un requerimiento de información relacionado con tus propias obligaciones tributarias no significa automáticamente que haya comenzado una inspección. La decisión de pedir ayuda debe depender del procedimiento, del asunto, de la prueba disponible y del plazo, no de la palabra “Hacienda” en el encabezado.

Lee la primera página y todos los anexos con un bolígrafo o un documento de notas a mano. Extrae:

el título exacto del documento y del procedimiento;
el órgano emisor y el número de expediente o referencia;
el contribuyente y NIF afectados;
cada impuesto, modelo, periodo, operación o rango de facturas mencionado;
qué dice la AEAT que necesita de ti;
el fundamento jurídico y el plazo indicado;
el canal señalado para responder; y
si el documento se refiere a alegaciones, un recurso, un pago, un trámite de audiencia, una cita o pruebas adjuntas.

Si el documento dice que puedes recurrir o formular alegaciones, no supongas que ambas posibilidades son intercambiables. La guía de respuesta de la propia AEAT pide revisar la notificación porque un documento concreto puede remitir a otra vía, como aportar documentación complementaria o contestar en un procedimiento específico. La guía de respuesta de la AEAT lo advierte expresamente.

Reúne la prueba antes de escribir una sola línea

La peor respuesta normalmente no es la descortés. Es la apresurada: da una explicación incompleta, envía documentos de otro periodo o afirma algo que los registros no sostienen.

Haz una lista de trabajo con dos columnas. En la primera, copia cada elemento que pide la AEAT con sus propias palabras. En la segunda, anota qué lo acredita, dónde está el archivo y si cubre el periodo solicitado. Entre los documentos habituales pueden estar facturas, libros registro, extractos bancarios, contratos, nóminas, exportaciones contables, libros de IVA, correspondencia, justificantes de pago o declaraciones presentadas. El conjunto correcto depende del procedimiento; no subas un archivo general solo porque lo tienes.

Cuadra las fechas con cuidado. Un requerimiento sobre un trimestre de IVA quizá no se conteste con un resumen anual. Una factura puede acreditar la operación, pero no mostrar cuándo se pagó. Un movimiento bancario puede acreditar el pago, pero quizá necesite la factura o el contrato para explicar su finalidad comercial. Si un documento no está disponible, deja constancia del motivo, de lo que has hecho para conseguirlo y de cuándo esperas tenerlo. Es mejor que fingir una certeza que no existe.

Una respuesta ordenada deja un rastro documental breve: una lista de lo que pide la AEAT, un índice de los documentos aportados, una explicación concisa si hace falta y el justificante que acredita qué se presentó y cuándo. La AEAT indica que su servicio electrónico de respuesta permite introducir el expediente o referencia y el asunto, adjuntar archivos y presentar la documentación; cuando la presentación se completa, el sistema muestra un justificante de registro. La guía de respuesta de la AEAT describe el proceso.

En la práctica, el índice puede ser sencillo: Documento 1: factura 2025-041, de 15 de abril de 2025, que acredita el punto 2 del requerimiento; Documento 2: extracto bancario, página 3, que muestra el pago del 30 de abril de 2025. No añadas argumentos jurídicos solo para que la respuesta parezca más importante. Indica qué aportas, qué acredita y cualquier limitación relevante.

Utiliza la vía que indique la notificación

La AEAT dispone de un servicio para contestar requerimientos o aportar documentación vinculada a un documento recibido. Utiliza el CSV de la notificación; las opciones que muestra pueden variar según actúes como interesado o representante. La AEAT indica que el representante debe acceder con identificación electrónica. La guía de respuesta de la AEAT también señala que pueden aparecer opciones específicas del procedimiento.

Eso no quiere decir que el servicio genérico de respuesta sea siempre la vía correcta. Si el documento te dirige a un modelo tributario, a un procedimiento concreto, a un trámite de audiencia, a un servicio de pago o a una vía de recurso, sigue esa instrucción. Enviar un documento por el canal equivocado puede dejar constancia de un envío sin responder a la actuación que realmente se te pidió.

Antes de la presentación final, revisa los adjuntos uno por uno. Abre los PDF cuando los generes. Confirma que los escaneos se leen, que los nombres no revelan datos personales ajenos y que los documentos están asociados al expediente previsto. La guía actual de la AEAT indica que el servicio admite archivos en los formatos aceptados y señala un límite de 64 MB para cada archivo individual. Consulta la guía de respuesta de la AEAT antes de contar con el envío de un archivo grande.

Después guarda el justificante de registro junto a la notificación original y al índice de documentos enviados. El justificante acredita la presentación. No demuestra que la AEAT comparta tu explicación ni corrige una respuesta enviada tarde o por un procedimiento equivocado. Sí conserva un registro preciso de lo que hiciste.

¿Puedes pedir más tiempo?

A veces los documentos están en manos de un banco, un cliente, una asesoría anterior o un proveedor. O la carta abarca varios ejercicios y necesitas entenderla antes de responder de manera responsable. No presupongas que el silencio te dará más tiempo.

Según las reglas generales del procedimiento administrativo, la Administración puede conceder una ampliación, de oficio o a petición del interesado, salvo que una norma específica establezca otra cosa. La ampliación no puede exceder de la mitad del plazo inicial ni perjudicar derechos de terceros. Tanto la solicitud como la decisión deben producirse antes de que venza el plazo inicial. El artículo 32 de la Ley 39/2015 fija esas condiciones generales.

No es una garantía de que un expediente de la AEAT vaya a ampliarse. El documento puede tener un régimen específico y una solicitud presentada después del vencimiento no puede ampliar un plazo que ya terminó. Si necesitas más tiempo, identifica el procedimiento aplicable, solicítalo pronto por el canal adecuado y conserva el justificante de tu solicitud. Cuando las consecuencias sean relevantes, pide asesoramiento antes de decidir que puedes contar con una ampliación.

Errores que empeoran la situación

El pánico suele causar errores procedimentales antes que errores tributarios. Evita estas prácticas:

Responder de memoria. Tu declaración, el programa de contabilidad y la carta pueden describir el mismo asunto de forma distinta. Lee primero el texto exacto.
Tratar el aviso de correo como si fuera la notificación. Usa la sede electrónica de la AEAT o DEHú para obtener el documento, los anexos y la prueba de acceso.
Confundir la ventana de acceso con el plazo de respuesta. Los diez días naturales pueden referirse al acceso electrónico en las circunstancias previstas por ley; no sirven para calcular sin más el periodo de contestación.
Enviar una explicación parcial para “ganar tiempo”. Un escrito vacío puede no atender el requerimiento y puede comprometerte con una versión de los hechos inexacta.
Subirlo todo. Volcar documentos sin índice dificulta demostrar qué responde a cada punto y puede exponer datos personales o comerciales que no vienen al caso.
Usar el contribuyente o la representación equivocados. Las empresas deben confirmar la entidad y el NIF, sobre todo cuando una asesoría puede acceder a varios clientes.
No guardar el justificante. Necesitas un registro de la notificación, de la presentación y de la hora de cada actuación.
Pensar que un requerimiento no tiene consecuencias porque parece rutinario. La Ley General Tributaria considera infracción tributaria, en los supuestos que regula, contestar de forma incompleta, inexacta o con datos falsos a requerimientos individualizados de información. El artículo 199 de la Ley General Tributaria es un motivo para ser preciso, no para calcular sanciones a partir de una guía general.

Cuándo conviene pedir ayuda profesional antes de responder

No hace falta acudir a un asesor por cada mensaje de la AEAT. Un requerimiento sencillo que entiendes, con documentación clara y un plazo manejable, puede ser algo que organices y presentes con cuidado. Pero hay situaciones en las que una segunda revisión profesional evita un error que luego cuesta corregir.

Pide ayuda antes de presentar nada si la notificación abre una inspección o un procedimiento sancionador, propone una liquidación, cuestiona deducciones o ingresos declarados, solicita registros que no tienes, abarca varios periodos tributarios, incluye una deuda que no puedes conciliar o se refiere a alegaciones, recursos o un trámite de audiencia. Lo mismo ocurre si el plazo está tan cerca que acabarías enviando una respuesta sin verificar.

Lleva el expediente completo, no un resumen de memoria: la notificación, los anexos, las fechas que muestra la sede electrónica, las comunicaciones previas, las declaraciones pertinentes y los documentos que crees que responden al requerimiento. Explica qué has presentado ya y entrega el justificante. Así podrán valorar el procedimiento real, en lugar de reconstruirlo con fragmentos.

Esta guía explica una primera respuesta prudente, no la solución jurídica de un expediente concreto. El plazo, una ampliación, un recurso y los documentos necesarios dependen de la notificación y del procedimiento que esta indique; la Ley 39/2015 contiene reglas generales que un procedimiento específico puede desplazar. Si necesitas apoyo inmediato para revisar una carta de la AEAT antes de responder, utiliza la vía de asistencia fiscal urgente de TaxFactory para que se pueda valorar el expediente con los documentos originales delante.

Una rutina de 30 minutos para la primera respuesta

Si acabas de recibir una notificación y te has quedado bloqueado, da a la primera media hora un objetivo limitado. Aún no intentes resolver la cuestión tributaria.

Entra en la sede electrónica de la AEAT o en DEHú por la vía oficial y confirma la identidad del contribuyente.
Descarga el documento, los anexos y el acuse de acceso. Guárdalos juntos.
Copia en una nota la referencia, el procedimiento, el periodo tributario, la fecha de notificación y el plazo de respuesta.
Marca cada documento o actuación solicitados, todavía sin interpretarlos.
Comprueba si tienes tiempo y registros suficientes para preparar una respuesta exacta.
Si la notificación es compleja o el tiempo apremia, envía el paquete completo al profesional que vaya a ayudarte, no una captura recortada.

Esta rutina no hará agradable la carta. Evita que el miedo decida el siguiente paso. Cuando tienes claras las fechas y el tipo de documento, puedes elegir una respuesta que encaje con el procedimiento en vez de reaccionar a la alarma del encabezado.

Preguntas frecuentes

¿Qué hago primero cuando me llega una carta de la AEAT?

Comprueba la notificación en la sede electrónica de la AEAT o en DEHú, identifica al contribuyente y la referencia del expediente, descarga el documento y los anexos, y anota el plazo indicado antes de preparar una respuesta.

¿Una carta de la AEAT significa que me están inspeccionando?

No necesariamente. Una comunicación o una solicitud de información pueden tener finalidades distintas. Un requerimiento relacionado con tus propias obligaciones tributarias no implica por sí solo que se haya iniciado una comprobación o investigación; lee el procedimiento y la actuación solicitada en el documento.

¿Cuánto tiempo tengo para abrir una notificación electrónica de la AEAT?

Cuando la notificación electrónica es obligatoria o ha sido elegida por el destinatario, se entiende rechazada si no se accede a ella en diez días naturales. Este plazo es distinto del plazo para responder, que debes comprobar en la propia notificación.

¿Puedo pedir más plazo a la AEAT para responder?

En el procedimiento administrativo general puede concederse una ampliación si se solicita antes de que venza el plazo, no supera la mitad del plazo inicial y no perjudica derechos de terceros, salvo que una norma específica disponga otra cosa. Revisa el documento y pide asesoramiento antes de contar con esa ampliación.

¿Conviene enviar una respuesta rápida para que la AEAT sepa que he visto la carta?

No envíes una respuesta parcial o especulativa solo para acreditar que la has visto. Utiliza la vía indicada en el documento, aporta únicamente información exacta y pertinente, y conserva el justificante electrónico de presentación.