Contratar al primer trabajador en España

Contratar al primer trabajador en España no va de un gran formulario. Va de hacer varios pasos en el orden correcto.

La forma más segura de pensarlo es esta: primero, asegúrate de que puedes actuar como empleador antes de que la persona empiece a trabajar. Después elige el contrato adecuado, da de alta al trabajador en la Seguridad Social dentro de plazo, firma y conserva la documentación correcta, y comunica el contrato a los servicios públicos de empleo.

Esta guía está escrita para autónomos y pequeñas empresas que hacen su primera contratación y quieren un flujo prudente, limpio y basado en orientación oficial.

Empieza por la inscripción como empleador

Si vas a contratar trabajadores por primera vez, la Seguridad Social indica que debes solicitar tu propia inscripción como empresa antes de que empiece la actividad laboral. Para un autónomo puede sonar raro: sigues siendo trabajador por cuenta propia, pero también pasas a ser empleador a efectos de Seguridad Social.

Esta es la primera puerta administrativa. No la dejes para después de que la persona haya empezado.

Para empresarios individuales, la Seguridad Social enumera tres documentos principales: el modelo oficial de solicitud, el documento identificativo del titular de la empresa o empresario individual, y el documento emitido por el Ministerio de Economía y Hacienda que asigna el número de identificación fiscal en el que conste la actividad económica de la empresa. Las sociedades tienen requisitos documentales adicionales, como documentos de constitución y acreditación de la representación de quien firma la solicitud.

En la práctica, antes de ofrecer una fecha de inicio, prepara:

Tus datos de identificación como empleador.
Tu información fiscal y de actividad económica.
El centro de trabajo o lugar donde trabajará la persona contratada.
Acceso a los servicios electrónicos de la Seguridad Social que correspondan, si vas a tramitar online.
Una carpeta para el contrato laboral, la evidencia del alta en Seguridad Social y la prueba de comunicación al SEPE.

Este primer paso suele subestimarse porque todavía no parece “contratar”. Pero es lo que permite que el resto del proceso no se improvise la primera mañana del trabajador.

Elige el contrato antes de tocar los formularios

El tipo de contrato debe salir de la realidad del puesto: indefinido, temporal, formativo, a jornada completa, a tiempo parcial o fijo-discontinuo cuando corresponda.

El Ministerio de Trabajo indica que el contrato de trabajo se presume concertado por tiempo indefinido. Los contratos de duración determinada se limitan a casos concretos, como circunstancias de la producción o sustitución de otra persona trabajadora. Esto importa para pequeñas empresas porque “quiero probar durante un tiempo” no es, por sí solo, un tipo de contrato.

La página de modelos de contrato del SEPE da acceso práctico a los modelos oficiales y anexos relacionados. También describe las principales familias de contratos, incluidos los contratos indefinidos, temporales, de formación en alternancia y para la obtención de la práctica profesional.

Cuándo debe hacerse por escrito

El Ministerio de Trabajo explica que los contratos de trabajo pueden celebrarse verbalmente o por escrito, pero varios contratos deben formalizarse por escrito. Entre ellos están los contratos formativos, a tiempo parcial, fijos-discontinuos, de relevo, de trabajo a distancia y los de duración determinada cuya duración sea superior a cuatro semanas.

Para una primera contratación, lo escrito suele ser la opción operativa más limpia, incluso cuando un contrato verbal pudiera existir técnicamente. Da a ambas partes el mismo registro del puesto, la jornada, el salario, la fecha de inicio y el tipo de contrato.

Un contrato escrito no debería tratarse como un ejercicio de plantilla. Revisa la jornada, el salario, el centro de trabajo, el grupo profesional, el convenio colectivo aplicable, el periodo de prueba si se usa y si hace falta algún anexo.

Da de alta al trabajador antes de que empiece

Cuando la parte de empleador está lista y el tipo de contrato está claro, el siguiente plazo es el alta del trabajador en la Seguridad Social.

Para el Régimen General, la Seguridad Social indica que el alta puede presentarse hasta 60 días naturales antes del inicio de la relación laboral. La lectura práctica es sencilla: hazlo antes de que el trabajador empiece a prestar servicios y conserva la prueba de que se hizo.

Este paso convierte una contratación prevista en una relación laboral correctamente registrada. Para un autónomo que contrata por primera vez, también es el punto en el que la nómina y las cotizaciones dejan de ser teoría.

Construye tu checklist interno alrededor de la fecha de inicio:

Confirma los datos identificativos y de Seguridad Social del trabajador.
Confirma el primer día real de trabajo.
Presenta el alta en Seguridad Social dentro del plazo permitido.
Guarda la confirmación del alta.
Comprueba que los datos del contrato coinciden con los datos del alta en Seguridad Social.

Las pequeñas inconsistencias son las que ensucian la administración laboral: una fecha de inicio distinta en un documento, una jornada que no coincide con el contrato o un tipo de contrato elegido antes de definir bien el puesto.

Comunica el contrato a los servicios de empleo

Una vez acordado el contrato, las empresas deben comunicar el contenido de los contratos de trabajo o sus prórrogas a los servicios públicos de empleo dentro del plazo oficial. El Ministerio de Trabajo señala que debe hacerse en el plazo de 10 días siguientes a la concertación del contrato, exista o no obligación de formalizarlo por escrito.

El servicio Contrat@ del SEPE es la vía online para esa comunicación. El SEPE explica que Contrat@ permite a empleadores, empresas y colegiados profesionales comunicar el contenido de la contratación laboral a los servicios públicos de empleo desde su propio despacho o sede profesional.

A través de Contrat@, el SEPE indica que se pueden comunicar datos de contratos, copias básicas, prórrogas, llamamientos de fijos-discontinuos y acuerdos de horas complementarias. El servicio puede usarse mediante entrada de datos, envío de ficheros XML o servicios web. Requiere autorización de los servicios públicos de empleo; una vez autorizada, el acceso puede hacerse con certificado digital, DNI electrónico o identificador de la empresa y clave personal asignada.

Para una primera contratación, el punto operativo es este: no confundas el alta en Seguridad Social con la comunicación del contrato. Forman parte del mismo flujo de contratación, pero no son el mismo trámite.

Conserva un expediente de primera contratación que se pueda defender

El mejor expediente de primera contratación es aburrido. Ese es el objetivo.

Mantén una carpeta del trabajador con el contrato firmado, anexos, justificante de alta en Seguridad Social, prueba de comunicación del contrato y cualquier documentación relacionada con jornada, centro de trabajo o trabajo a distancia si procede.

Si la relación dura más de cuatro semanas, el Ministerio de Trabajo señala que el empresario debe informar por escrito al trabajador sobre los elementos esenciales del contrato de trabajo y las principales condiciones de ejecución de la prestación laboral en el plazo de dos meses desde el comienzo de la relación, salvo que esa información ya figure en el contrato escrito en poder del trabajador.

Es otra razón para dejar el contrato completo desde el primer día. Reduce limpieza posterior.

Un expediente práctico de primera contratación debería incluir:

Evidencia de inscripción como empleador.
Justificante del alta del trabajador en Seguridad Social.
Contrato firmado y anexos aplicables.
Evidencia de comunicación al SEPE o al servicio público de empleo correspondiente.
Referencia al convenio colectivo aplicable.
Registros de salario, jornada, centro de trabajo y fecha de inicio.
Redacción del periodo de prueba, solo si se acuerda por escrito cuando corresponda.
Justificación de la temporalidad, si el contrato no es indefinido.

No se trata de acumular papeles por acumular. Se trata de poder reconstruir qué pasó, cuándo pasó y por qué el tipo de contrato encajaba con el puesto.

Un flujo prudente para la primera contratación

Usa este orden al planificar el primer trabajador:

Define el puesto antes de elegir el contrato. Decide funciones, jornada, centro de trabajo, salario, fecha de inicio y si la necesidad es permanente o realmente temporal.
Inscríbete como empleador en la Seguridad Social antes de que el trabajador empiece.
Elige el modelo de contrato usando la orientación oficial de MITES y SEPE.
Prepara el contrato escrito y los anexos cuando sean obligatorios o cuando sea la opción más clara.
Da de alta al trabajador en Seguridad Social antes del inicio de la relación laboral, dentro del plazo permitido.
Firma el contrato y entrega su copia al trabajador.
Comunica el contrato a los servicios públicos de empleo, mediante Contrat@ o el canal aplicable, dentro del plazo oficial.
Guarda las confirmaciones y revisa el expediente antes del cierre de la primera nómina.

El orden importa. Un autónomo puede recuperarse de una carpeta mal nombrada o de una hoja de cálculo fea. Es mucho más difícil recuperarse de dejar que la persona empiece a trabajar antes de tener en orden la inscripción como empleador y el alta del trabajador.