Gestoría ecommerce: controles fiscales que debes exigir

Una buena gestión fiscal de un ecommerce empieza con una pregunta menos vistosa que «¿lleváis OSS?»: ¿alguien puede explicar cómo un pedido se convierte en una cuota de IVA y después en un asiento contable? Por el camino aparecen la tienda, un marketplace, el almacén, el procesador de pagos, el portal de devoluciones y la liquidación. Si la gestoría recibe solo el ingreso neto, buena parte de la información necesaria para entender la venta ya ha desaparecido.

Una asesoría fiscal especializada en ecommerce en España debería poder seguir cada flujo de venta relevante desde el pedido y el movimiento del stock hasta el tratamiento del IVA, la factura, la liquidación de la plataforma, el asiento contable y la declaración. AEAT: registros de operaciones OSS e IOSS Ese es un buen criterio para evaluar el servicio. No hace falta que una sola persona maneje todos los sistemas, pero sí debe quedar claro quién clasifica las operaciones, quién aporta la evidencia, quién resuelve las excepciones y quién comprueba que las cifras finales coinciden.

La primera revisión no debería comenzar por un tipo impositivo. Antes hay que identificar qué se vende, desde dónde salen los bienes y a dónde llegan, si se trata de bienes o servicios, si el cliente actúa como empresario o consumidor, qué entidad jurídica vende y qué papel desempeña la plataforma. Con esas respuestas ya se puede determinar la regla de localización, la facturación y el cauce de declaración.

Esta guía se dirige a negocios establecidos en España que venden por internet, también mediante marketplaces. Es una lista de controles, no un compendio de la normativa española y europea del IVA. Aduanas, productos sujetos a impuestos especiales, establecimientos permanentes, stock en otros países, territorios especiales, productos regulados y contratos concretos pueden cambiar el resultado. El análisis debe partir de la cadena de suministro real, no de una etiqueta como «tienda Shopify», «vendedor de Amazon» o «negocio digital».

Tu gestoría debe mapear los flujos antes de configurar impuestos

Un mismo catálogo puede contener operaciones jurídicamente distintas. Una empresa española puede enviar productos propios desde Valencia a un consumidor francés, guardar stock en un centro logístico alemán, vender una descarga, facturar consultoría a una sociedad con NIF-IVA e importar pequeños envíos de fuera de la UE. Aplicar un único código de «venta UE» a las cinco operaciones borra los datos que determinan el IVA.

Un mapa operativo debería recoger, como mínimo:

La diferencia entre B2B y B2C no se deduce solo del diseño del proceso de compra. Para servicios internacionales, la regla general que explica la AEAT sitúa un servicio prestado a un empresario donde está establecido ese cliente o su establecimiento pertinente; si se presta a un consumidor, se localiza en general donde está establecido el proveedor. Existen reglas especiales, por lo que el principio general es el punto de partida, no una respuesta para todos los servicios. AEAT: prestaciones de servicios internacionales

Cuando un proveedor español presta a una empresa de otro Estado miembro un servicio sujeto a la regla general B2B, la AEAT lo considera no sujeto al IVA español e indica que debe declararse en el modelo 349. AEAT: servicios a una empresa de otro Estado miembro El NIF-IVA del cliente es una evidencia relevante, pero el expediente también debe acreditar que recibió el servicio como empresario. Algunas categorías de servicios siguen otras reglas de localización.

En las ventas a distancia de bienes a consumidores de la UE importa el recorrido del envío. Como regla general, la AEAT indica que las ventas intracomunitarias a distancia a consumidores tributan en el Estado miembro de destino, con la excepción limitada del umbral común que se explica a continuación. AEAT: ventas intracomunitarias a distancia Si los bienes ya están almacenados fuera de España, pueden existir entregas interiores u otras obligaciones en el país del stock antes de analizar la venta a distancia. AEAT: alcance de OSS para ventas a distancia, interiores y del Estado de establecimiento OSS puede simplificar la declaración de operaciones aptas, pero no mueve el stock ni elimina una obligación local nacida de otra operación.

Los 10.000 € no son un umbral general del ecommerce

Para un proveedor establecido en un único Estado miembro que expide los bienes afectados desde ese mismo Estado, el umbral de 10.000 € es conjunto para toda la UE y comprende las ventas intracomunitarias a distancia de bienes y determinados servicios B2C de telecomunicaciones, radiodifusión, televisión y electrónicos; no es un umbral para todas las operaciones ecommerce. AEAT: umbral común de 10.000 € La AEAT explica que se computan el año natural anterior y el corriente, que es posible optar por la tributación en destino por debajo del umbral y que, cuando se supera, se aplica la tributación en destino. AEAT: años computables, opción y efecto de superar el umbral

Alguien debe asumir el cálculo del umbral y mantenerlo actualizado. La configuración elegida al abrir la tienda no detectará un canal o un almacén nuevo. El cálculo debe incorporar todos los canales y los servicios incluidos, no limitarse a un informe aislado del marketplace. Tampoco conviene aplicarlo sin más a una empresa establecida en varios Estados miembros o a operaciones fuera de su ámbito legal.

OSS e IOSS son vías de declaración, no modos universales de IVA

La AEAT define la ventanilla única mediante tres regímenes opcionales. Permiten registrarse a efectos del IVA en un Estado miembro, presentar electrónicamente una única declaración e ingresar el IVA de las operaciones aptas. Los tres regímenes se refieren a determinadas operaciones con consumidores finales. AEAT: cuestiones generales sobre OSS e IOSS

Antes del alta, la gestoría debería responder cuatro preguntas:

1. ¿Qué operaciones concretas encajan en el régimen exterior a la Unión, el régimen de la Unión o el régimen de importación?
2. ¿Qué operaciones continúan en la declaración ordinaria española?
3. ¿El stock, un establecimiento u otra actividad obliga a registrarse a efectos de IVA en otro país?
4. ¿Pueden los sistemas de pedidos y contabilidad conservar los datos que exige el régimen elegido?

Para una empresa establecida en la UE, el régimen de la Unión puede comprender servicios B2C aptos localizados en otro Estado miembro y ventas intracomunitarias a distancia de bienes. La AEAT marca además un límite importante: los servicios localizados en el Estado donde está establecido el proveedor se declaran allí por el régimen general del IVA, no mediante el régimen de la Unión. AEAT: ámbito del régimen de la Unión

IOSS corresponde a otra cadena logística. Puede aplicarse a ventas a distancia de bienes importados de terceros países o territorios en envíos cuyo valor intrínseco no exceda de 150 €, salvo productos sujetos a impuestos especiales. AEAT: ámbito del régimen de importación Si los bienes se importan en bloque, se despachan a libre práctica en la UE y se venden después, la AEAT aclara que esas ventas posteriores no son operaciones IOSS. Las ventas locales quedan bajo las reglas nacionales, mientras que las ventas transfronterizas a consumidores que cumplan los requisitos pueden entrar en el régimen de la Unión. AEAT: importaciones en bloque y ventas posteriores

Elige OSS o IOSS solo después de mapear los flujos B2C aptos, el origen del stock, el destino de los clientes, las importaciones y los registros locales; ninguno de los dos regímenes sustituye de forma universal el cumplimiento nacional del IVA. AEAT: alcance y límites de OSS e IOSS El alta puede simplificar el ingreso y, al mismo tiempo, exigir datos más precisos. Los sistemas deben conservar el país y el tipo aplicados detrás de cada cifra, no convertir el pago trimestral o mensual en un gasto fiscal genérico.

El alta crea una rutina de declaración y registros

Quienes están registrados en España en los regímenes de la Unión o exterior a la Unión presentan el modelo 369 por cada trimestre natural. El régimen de importación tiene periodicidad mensual. La AEAT fija como plazo el mes natural siguiente al periodo declarado e indica que debe presentarse la autoliquidación incluso si no hubo operaciones incluidas. Una vez acogido al régimen, el contribuyente debe declarar todas las operaciones que entren en él, no puede escoger solo algunos canales. AEAT: autoliquidaciones periódicas del modelo 369

El IVA soportado no se incluye en el modelo 369. La AEAT señala que el modelo contiene únicamente IVA devengado y remite al procedimiento de devolución o a la declaración local que corresponda, según si otra actividad exige el registro en el Estado miembro afectado. AEAT: modelo 369 e IVA soportado Por eso la asesoría debe saber dónde se revisa el IVA extranjero de almacenes, publicidad, logística o servicios profesionales. «Presentamos OSS» no responde a esa cuestión separada.

Los registros subyacentes tienen que poder entregarse. La AEAT indica que los contribuyentes de los regímenes de la Unión y exterior a la Unión, así como los contribuyentes o intermediarios del régimen de importación, deben conservar los registros detallados que prescribe el Reglamento del IVA. Si la Administración los solicita, deben facilitarse electrónicamente; la AEAT publica una estructura normalizada. AEAT: formulario normalizado de registros OSS e IOSS Un PDF con el total de la tienda no equivale al detalle por pedido necesario para responder a esa petición.

El marketplace solo se considera proveedor en supuestos definidos

«La plataforma se ocupa del IVA» es demasiado impreciso para contabilizar una liquidación. Según las reglas de comercio electrónico explicadas por la AEAT, se considera que la interfaz actúa como proveedor a efectos del IVA solo cuando facilita una venta a distancia B2C de bienes importados en un envío cuyo valor intrínseco no supera 150 €, o una entrega de bienes dentro de la UE a una persona que no es sujeto pasivo cuando el vendedor subyacente no está establecido en la UE. AEAT: interfaces electrónicas que actúan como proveedor

En esos casos, la normativa divide la venta al consumidor en dos entregas a efectos del IVA: una del vendedor subyacente a la plataforma y otra de la plataforma al consumidor. La AEAT explica las consecuencias en facturación e IVA para ese flujo. AEAT: consecuencias del tratamiento como proveedor Esa ficción jurídica no convierte una comisión, un servicio logístico y cualquier operación del vendedor en una misma cosa.

El significado de «facilitar» también tiene límites. La AEAT dice que una interfaz queda fuera de esa definición solo cuando cumple las tres condiciones acumulativas: no fija las condiciones de la operación, no interviene en la autorización del cobro y no interviene en el pedido ni en la entrega. El mero procesamiento de pagos, el listado o la publicidad de productos y la redirección de clientes sin otra intervención se tratan por separado en la guía oficial. AEAT: cuándo facilita una venta una interfaz

La AEAT también establece que las interfaces electrónicas deben conservar durante diez años los registros de las operaciones que facilitan y ponerlos a disposición electrónica cuando los solicite un Estado miembro, tanto si se las considera proveedor como si no. AEAT: registros de las plataformas

La contabilidad no debería deducir el papel del marketplace a partir del ingreso recibido. Hay que obtener el informe fiscal de la plataforma, el tipo de transacción, el contrato del vendedor y el rastro de facturas. En cada flujo conviene registrar:

• si la plataforma indica que actúa como proveedor a efectos del IVA;
• quién emitió la factura al consumidor;
• el precio bruto y el país del IVA;
• las comisiones y los servicios facturados por la plataforma;
• los movimientos de almacenamiento o logística; y
• la referencia de la liquidación que cancela la cuenta a cobrar.

La información fiscal de la plataforma también puede llegar a la Administración por otra vía. En el marco de DAC7 y el modelo 238 español, determinados operadores comunican datos sobre vendedores sujetos a información. La AEAT incluye, entre otros, la contraprestación trimestral, el número de actividades y las comisiones, tasas, impuestos y conceptos similares retenidos o cobrados por el operador. También describe exclusiones, entre ellas la prueba conjunta de número de actividades e importe para determinados vendedores de bienes con poco volumen. AEAT: información DAC7 para vendedores

Un marketplace no se considera automáticamente proveedor a efectos del IVA en todas las ventas: esa regla se limita a operaciones definidas, mientras que DAC7 es un régimen de información distinto. AEAT: supuestos en los que la interfaz actúa como proveedor AEAT: información DAC7 para vendedores Los datos DAC7 no sustituyen la contabilidad del vendedor ni clasifican el IVA. Sí añaden un motivo para que la identidad del vendedor, la contraprestación bruta y las comisiones retenidas cuadren con los registros del negocio.

Una devolución necesita su operación original

Las devoluciones se producen después del pedido, a veces tras la liquidación y en ocasiones en otro periodo de IVA. Si se importan como una partida negativa sin detalle, la gestoría no puede saber qué país, tipo, factura o régimen debe corregir.

La normativa española exige una factura rectificativa cuando el IVA repercutido se calculó de forma incorrecta o cuando las circunstancias del artículo 80 de la Ley del IVA modifican la base imponible. El Reglamento de facturación contempla una excepción limitada si los bienes o envases devueltos se descuentan de una operación posterior con el mismo destinatario y se aplica el mismo tipo. En los demás casos, la rectificación debe identificar la factura o facturas corregidas y expresar la corrección. Reglamento de facturación, artículo 15

Para las autoliquidaciones de los regímenes de la Unión, exterior a la Unión e importación correspondientes a periodos iniciados desde el 1 de julio de 2021, la AEAT indica que las modificaciones del IVA declarado en el modelo 369 se incluyen en un modelo 369 posterior dentro de los tres años desde la fecha límite de la declaración original. Los saldos negativos de un Estado miembro de consumo no se compensan sin más con la deuda de otro Estado; el país afectado decide la devolución que corresponda. AEAT: rectificaciones del modelo 369

Un registro de devolución que permita reconstruir lo ocurrido enlaza:

1. el pedido y la factura originales;
2. la expedición, el destino y la condición del cliente;
3. el país, el tipo de IVA y la vía de declaración originales;
4. la cantidad devuelta y la fecha del reembolso comercial;
5. la factura rectificativa u otro documento válido de corrección;
6. la reversión del procesador de pagos y del marketplace; y
7. el periodo de IVA y contable en el que se informa de la corrección.

El cliente puede recibir el reembolso un lunes y el marketplace descontarlo de la liquidación del viernes. El asiento debe conservar ambos hechos, en lugar de convertir la fecha bancaria en la explicación fiscal.

La factura transfronteriza debe seguir a la operación clasificada

La configuración de facturas viene después del análisis del flujo. Que rijan las normas españolas, que la factura lleve IVA, quién la emita y qué menciones sean necesarias depende del proveedor, del cliente, del lugar de realización, del régimen y del papel de la plataforma. AEAT: consecuencias de facturación para interfaces electrónicas El Reglamento español fija el contenido y las reglas de rectificación nacionales; la guía de plataformas de la AEAT explica además que las reglas de facturación pueden variar según si la interfaz utiliza el régimen de ventanilla única correspondiente. BOE: Reglamento de facturación

La asesoría debería probar facturas reales de cada flujo relevante, incluido un abono. Una captura de los ajustes fiscales demuestra cómo estaba configurado el programa al hacerla. Una muestra de operaciones permite ver qué recibió el cliente, qué registró la plataforma y qué llegó a la contabilidad.

Revisa, al menos, estos campos:

• nombre legal y NIF-IVA del proveedor;
• nombre, condición y evidencia del cliente cuando proceda;
• fecha de la factura y de la operación;
• descripción del bien o servicio;
• pruebas de expedición y destino para los bienes;
• base imponible, moneda, tipo y país del IVA;
• mención de inversión del sujeto pasivo o exención exigible en el flujo concreto; y
• referencia a la factura original en las rectificaciones.

Documenta el origen y la fecha del tipo de cambio utilizado en cada régimen de declaración y contrasta ambos datos con las reglas aplicables. AEAT: guía práctica de la ventanilla única, pregunta 15

La contabilidad de alto volumen debe conciliar cinco capas

Contabilizar únicamente el ingreso neto puede ocultar ventas brutas, IVA, comisiones, devoluciones y otros movimientos de la liquidación. Construye los asientos a partir de la evidencia de las transacciones y concilia el pago con la cuenta a cobrar del marketplace o del procesador. AEAT: registros detallados OSS e IOSS

Un cierre mensual controlado clasifica la venta, valida la evidencia, asigna el tratamiento de IVA y facturación, vincula cada devolución con el pedido original y concilia los pedidos brutos, las comisiones y los reembolsos con las liquidaciones, el banco y la contabilidad. AEAT: registros electrónicos de operaciones OSS e IOSS Es un control operativo, no una secuencia impuesta por la Ley del IVA. Así se puede demostrar que sistemas diferentes describen las mismas operaciones.

Trabaja con cinco capas:

El cierre debe producir una lista de excepciones, no esconder las diferencias en una cuenta puente. Entre las incidencias habituales están la falta de prueba del destino, un NIF-IVA no válido, una discrepancia de país o tipo, un reembolso sin pedido original, una comisión sin factura, un pago en tránsito o un almacén que no figura en el mapa de IVA.

El volumen cambia el método, no el nivel de control. Con cientos de operaciones diarias, el registro manual deja de ser adecuado, pero la automatización no decide si una venta es B2B, si una plataforma es el proveedor o si el stock extranjero crea otra obligación. Hay que versionar las reglas de importación, comprobar muestras después de cada cambio en la tienda o el marketplace y revisar las excepciones antes de presentar declaraciones.

Para situar estos controles dentro del ciclo ordinario español, consulta la guía trimestral de IVA e IRPF para autónomos. No sustituye el cierre separado de OSS o IOSS, pero explica por qué la conciliación debe terminar antes de presentar una declaración.

Audita el servicio, no la etiqueta comercial de la gestoría

Una asesoría no tiene por qué gestionar tu tienda ni el almacén. Sí debe tener una interfaz de trabajo definida con las personas y sistemas que lo hacen. Pide respuestas por escrito a estas preguntas:

1. ¿Quién mantiene el mapa de flujos cuando cambia un canal, un almacén o un país?
2. ¿Qué ventas B2B y B2C, bienes, servicios, marketplaces e importaciones están incluidas?
3. ¿Quién vigila el umbral de 10.000 € y los posibles registros de IVA extranjeros?
4. ¿Qué operaciones van al modelo 303, 349, 369 o a una declaración extranjera, y quién las concilia?
5. ¿Cómo se distinguen las ventas en las que el marketplace es proveedor de las ventas y comisiones ordinarias?
6. ¿Cómo se vinculan las devoluciones con la factura original y el país del IVA?
7. ¿Qué registros por pedido se conservan y en qué formato pueden exportarse?
8. ¿Cómo se concilian ventas brutas, liquidaciones, banco y mayor contable?
9. ¿Quién revisa los códigos fiscales y los conectores antes de la primera declaración afectada?
10. ¿Qué sigue siendo responsabilidad del negocio o de otro proveedor?

Las respuestas pueden demostrar que tu gestoría actual ya tiene la capacidad, pero necesita acceso a mejores datos. Puede que la contabilidad esté bien y el IVA transfronterizo quede fuera del encargo. También puede ocurrir que nadie asuma la unión entre fiscalidad y contabilidad. No hace falta desacreditar a una gestoría generalista para llegar a una conclusión; basta con identificar la carencia.

Un servicio fiscal-contable para ecommerce necesita entregables que permitan comprobarlo. Un buen primer resultado es un mapa de flujos, una matriz de declaraciones, una especificación de datos y un mes conciliado. Si esas cuatro piezas encajan, la asesoría puede automatizar el trabajo recurrente sin automatizar una suposición todavía abierta.

El servicio de asesoría fiscal y contable de TaxFactory puede delimitar esta revisión para un ecommerce español. Prepara un mes representativo de cada canal, los registros de IVA actuales, las ubicaciones de almacenes, los informes fiscales de marketplaces, facturas y abonos, liquidaciones y declaraciones relacionadas. La primera pregunta debe ser concreta: «¿Podemos explicar cada flujo relevante y quién corregirá las excepciones antes de la próxima declaración?»

Preguntas frecuentes

¿Todos los ecommerce españoles tienen que darse de alta en OSS?

No. OSS es opcional y cubre determinadas operaciones B2C. La decisión depende de qué vendes, dónde están el stock y los clientes, si el cliente actúa como empresario, las reglas de localización y si resulta aplicable el umbral común de 10.000 €. Algunas operaciones siguen en las declaraciones nacionales de IVA o exigen un registro en otro país.

¿El marketplace cobra e ingresa siempre el IVA de mis ventas?

No. Se considera que la interfaz actúa como proveedor a efectos del IVA solo cuando facilita una venta a distancia B2C de bienes importados en un envío cuyo valor intrínseco no supera 150 €, o una entrega de bienes dentro de la UE a una persona que no es sujeto pasivo cuando el vendedor subyacente no está establecido en la UE. El contrato, el informe de transacciones y el tratamiento del IVA deben aclarar quién es el proveedor en cada flujo.

¿Puedo usar OSS para ventas a empresas con NIF-IVA?

Los regímenes OSS e IOSS tratados aquí cubren operaciones B2C aptas, no las ventas B2B ordinarias. Un NIF-IVA válido no resuelve por sí solo la clasificación: el vendedor debe comprobar que el cliente actúa como empresario y aplicar después las reglas correspondientes a los bienes o servicios.

¿Cómo se reflejan las devoluciones del ecommerce en la contabilidad y el IVA?

Vincula el reembolso o la devolución con el pedido y la factura originales, el país y el tipo de IVA, el pago y la liquidación del marketplace. Cuando la normativa española exige rectificar, emite y registra la factura rectificativa; si la operación se declaró en el régimen OSS o IOSS correspondiente, lleva la corrección a los datos de un modelo 369 posterior.

¿Qué debo entregar cada mes a mi gestoría ecommerce?

Entrega las ventas a nivel de pedido, facturas y abonos, datos de expedición y destino, evidencia sobre el tipo de cliente, informes fiscales del marketplace, comisiones, reembolsos, movimientos del procesador de pagos, liquidaciones, contracargos, cambios de ubicación del stock y cobros bancarios. Acordad una fecha de corte y un informe de excepciones, en lugar de enviar únicamente el ingreso neto.

Fuentes

• AEAT: ventas intracomunitarias a distancia a consumidores
• AEAT: cuestiones generales sobre OSS e IOSS
• AEAT: autoliquidaciones del modelo 369 y rectificaciones
• AEAT: interfaces electrónicas y plataformas
• AEAT: prestaciones de servicios internacionales
• AEAT: formulario normalizado de registros OSS e IOSS
• BOE: Ley del IVA
• BOE: Reglamento de facturación
• AEAT: información DAC7 para vendedores en plataformas
• AEAT: guía práctica sobre la ventanilla única