Lo que Hacienda ya sabe sobre tu negocio

Tu declaración rara vez es lo primero que la Agencia Tributaria conoce de tu negocio. Un cliente puede haber comunicado una retención. Un proveedor o un comprador puede haber incluido las operaciones contigo en una declaración informativa. Una entidad financiera o un proveedor de pagos puede tener su propia obligación de informar. Si trabajas con el Suministro Inmediato de Información (SII), los registros de facturación llevan llegando a la AEAT durante el año.

Eso no significa que Hacienda tenga una copia perfecta de tu contabilidad ni que observe cada movimiento bancario. La realidad es menos espectacular y bastante más útil: la AEAT recibe flujos de datos distintos, en momentos diferentes y de sujetos diferentes. Puede compararlos con lo que declaras. El artículo 131 de la Ley General Tributaria permite iniciar un procedimiento de verificación de datos cuando lo declarado no coincide con otras declaraciones presentadas o con los datos que obran en poder de la Administración. Ley General Tributaria, artículo 131

La AEAT puede disponer de información con trascendencia tributaria sobre un negocio antes de que este presente una declaración concreta, porque contribuyentes, clientes, pagadores, entidades financieras y otros terceros tienen obligaciones informativas separadas. Ley General Tributaria, artículo 93 El artículo 93 recoge el deber general de proporcionar datos con trascendencia tributaria derivados de obligaciones propias o de relaciones económicas, profesionales o financieras con otras personas. La información disponible en cada caso depende de la declaración, la obligación legal o el requerimiento específico que la origine.

Para un autónomo o una pequeña empresa, «¿cuánto sabe Hacienda?» es una pregunta demasiado amplia. Hay otra que sirve mucho más: ¿qué registros externos describen cada operación y coinciden con los libros? Puedes comprobarlo antes del vencimiento, cuando todavía resulta fácil localizar la factura, el pago y la conversación que explican lo ocurrido.

Piensa en fuentes concretas, no en una base de datos omnisciente

«Hacienda cruza datos» resume varios procesos jurídicos y técnicos. La fuente puede ser el propio negocio, como sucede con un registro de IVA remitido al SII. Puede ser la otra parte de la operación, por ejemplo el cliente que presenta su resumen anual de retenciones. También puede ser una entidad financiera obligada a comunicar una colección definida de datos sobre cuentas o cobros. Durante un procedimiento tributario, la AEAT puede pedir documentación al contribuyente o a un tercero.

Estas vías no son intercambiables. Cambian según quién informa, qué contribuyentes y operaciones están cubiertos, con qué periodicidad se presenta la información y qué contiene el dato. Un registro de factura, un importe anual acumulado, un saldo y un cobro no demuestran lo mismo sin sus documentos de soporte.

Presentar una declaración sin errores de formato no convierte, por sí solo, la posición fiscal en una posición conciliada. Tampoco acredita que coincidan los documentos, las comunicaciones de los terceros y la clasificación contable.

También es fácil equivocarse en sentido contrario. Una empresa fuera del SII podría pensar que la AEAT carece de información sobre sus operaciones hasta que presente su declaración anual. Esa conclusión ignora las retenciones, el modelo 347 cuando proceda y las declaraciones informativas financieras. No todas se aplicarán a todos los negocios, pero estar fuera del SII no equivale a ser invisible.

El SII contiene registros detallados de IVA, no copias de todas las facturas

El SII ilustra bien cómo llega información antes de cerrar unas cuentas anuales. La AEAT lo define como una forma de llevar los libros registro del IVA a través de su sede electrónica mediante el suministro casi inmediato de los registros de facturación. Resulta obligatorio para determinados sujetos con periodo de liquidación mensual, entre ellos inscritos en REDEME, grandes empresas y grupos de IVA; otros contribuyentes pueden optar por incorporarse. El ámbito oficial incluye más situaciones y excepciones, así que conviene confirmar la posición propia sin deducirla únicamente del tamaño del negocio. AEAT: preguntas frecuentes sobre el SII

En el SII, los contribuyentes incluidos remiten electrónicamente determinados campos de los registros de facturación del IVA; no envían la factura en sí. La propia AEAT distingue ambas cosas. Los datos alimentan los libros de facturas expedidas y recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias. La factura original y la prueba comercial siguen siendo necesarias. AEAT: qué se envía al SII

La diferencia importa al revisar la contabilidad. Un registro SII puede contener el número y las fechas de la factura, la contraparte y los campos de tratamiento fiscal exigidos. Por sí solo no explica un servicio discutido, no acredita la entrega ni conserva el contrato que motivó una factura rectificativa. Que el registro de una factura expedida haya llegado a la AEAT tampoco garantiza que el mayor contable haya llevado la venta a la cuenta de ingresos correcta.

Los plazos del SII crean otro punto de control. Para las facturas expedidas, la regla general es de cuatro días naturales desde la expedición, sin perjuicio del supuesto especial de ocho días y del límite mensual que explica la AEAT. En las facturas recibidas, el cómputo parte generalmente del registro contable, también con un límite final. Los sábados, domingos y festivos nacionales no cuentan conforme a las reglas publicadas. AEAT: plazos de remisión al SII

Cuando la contabilidad se aplaza hasta preparar el IVA, el SII puede guardar una versión mientras el mayor acaba mostrando otra. A veces el motivo es sencillo: un NIF corregido no se actualizó en todos los sistemas, una factura rectificativa quedó en otro mes, un reintento del programa duplicó el registro o se usó la fecha contable donde importaba la fecha fiscal. No conviene dar ninguna explicación por supuesta. Hay que demostrarla con el rastro de auditoría.

En un negocio sujeto al SII, un control mensual útil compara:

las secuencias de facturas expedidas y recibidas del programa de ventas y compras;
los registros SII aceptados, rechazados, corregidos y anulados;
las cuentas de control de IVA y sus asientos;
el borrador de la autoliquidación; y
una lista fechada de excepciones, con una persona responsable de resolver cada diferencia.

El objetivo no es igualar totales a mano. Primero se explica por qué difieren las poblaciones y después se decide si debe corregirse el registro de factura, el asiento, el tratamiento del IVA o el periodo. Forzar la igualdad borra precisamente la explicación que el negocio podría necesitar más tarde.

El modelo 347 ayuda, pero no dibuja todas las operaciones

El modelo 347 es una declaración informativa anual de operaciones con terceras personas. La guía vigente de la AEAT establece, como regla general, un importe superior a 3.005,06 €, IVA incluido, acumulado con una misma persona o entidad durante el año natural. Los contribuyentes obligados a llevar sus libros registro del IVA mediante el SII no tienen que presentar el 347. La guía recoge además otras exclusiones y supuestos especiales. AEAT: ámbito y exclusiones del modelo 347

Este modelo aporta información por contraparte que la AEAT puede comparar con otros datos, pero no hace universalmente visible cada factura. Algunas operaciones quedan por debajo del umbral general; determinados sujetos y operaciones están excluidos; otra información se comunica mediante modelos diferentes. Las fechas, el criterio de caja, los anticipos, las devoluciones o las facturas rectificativas pueden provocar que dos registros correctos parezcan incompatibles hasta que se concilien.

Comprueba primero el ámbito y después el importe. Pregunta si cualquiera de las partes estaba obligada a declarar la operación en el 347, si se excluye porque ya se informa por otra vía y si ambas usan el mismo nombre y NIF. Después revisa IVA, rectificaciones, anticipos y asignación temporal. También conviene saber si una parte está comparando facturas y la otra, cobros.

Un extracto del proveedor puede ser útil, aunque no sustituye el análisis. Pedir a todos los terceros que «confirmen la cifra del 347» sin limpiar antes el mayor suele propagar el error en vez de localizarlo.

Las retenciones permiten que el pagador describa una parte de tus ingresos

Los profesionales autónomos suelen percibir el efecto de la información de terceros a través de las retenciones. Cuando un pagador español debe retener sobre un rendimiento profesional sujeto, ingresa y comunica esa retención conforme a las reglas aplicables. El modelo 190 es el resumen anual de rendimientos del trabajo, actividades económicas, premios y otras rentas concretas sujetas al sistema de retenciones del IRPF. AEAT: procedimiento del modelo 190

La declaración identifica al perceptor y los importes comunicados de renta y retención. Eso no significa que cada cliente declare todas las facturas de cada autónomo. La obligación depende del pagador, del perceptor, del tipo de renta y de que proceda una retención española. Un cliente extranjero sin obligación de retener en España no se equipara a una empresa española solo porque ambos hayan recibido una factura.

Cuando existe retención, la contabilidad debe conservar el importe bruto. Imagina una factura con honorarios, IVA y retención de IRPF que el cliente liquida por el neto. Si registras como ingreso únicamente lo que entra en el banco, reducirás el honorario y perderás el crédito de la retención. La factura, el saldo del cliente, las cuentas fiscales y el cobro deben mostrar cómo se formó ese neto.

El certificado de retenciones merece una comprobación, no un simple archivo. Contrasta la identidad del cliente, los honorarios o la base de retención, el importe retenido y el periodo con el libro de facturas. Si el pagador informa de otro perceptor, duplica una renta o la sitúa en un ejercicio equivocado, no cambies los libros en silencio para imitarlos. La discrepancia necesita pruebas y, cuando proceda, una corrección de quien haya presentado la información errónea.

La información bancaria llega por vías definidas y con límites

La frase «Hacienda ve tu cuenta bancaria» suele mezclar declaraciones informativas generales con facultades utilizadas en un procedimiento concreto. Separar ambas situaciones evita tanto la falsa tranquilidad como el pánico.

Las entidades financieras tienen obligaciones informativas delimitadas. Desde 2026, el modelo 196 es mensual y se presenta durante el mes natural siguiente al periodo informado. AEAT: presentación del modelo 196 desde 2026 La declaración de diciembre incluye el saldo a 31 de diciembre y el saldo medio del último trimestre, además de los importes agregados de cargos y abonos y los demás datos anuales especificados por la AEAT. Titulares y autorizados se comunican en registros diferentes. AEAT: datos de cuentas en el modelo 196

La información sobre cobros sigue otro cauce. Para 2026 y ejercicios posteriores, la AEAT indica que el modelo 170 comunica mensualmente los cobros mediante tarjetas y pagos asociados a números de teléfono recibidos por empresarios y profesionales establecidos en España. Incluye la identidad del negocio, datos del comercio y del terminal, el importe mensual y la cuenta u otro destino del cobro. Excluye expresamente de ese modelo los Bizum entre particulares. AEAT: contenido del modelo 170

El modelo 171 no cubre toda imposición o retirada. Incluye las imposiciones, disposiciones de fondos y cobros de documentos realizados en efectivo, es decir, con moneda metálica o billetes, cuando el importe supera los 3.000 €. La regla se aplica con independencia del medio físico o electrónico utilizado y de que la operación esté denominada en euros o en otra moneda. Orden EHA/98/2010, preámbulo y artículos 3 y 4

Ninguna de estas descripciones equivale a una copia libre y en tiempo real del extracto bancario del negocio. Son conjuntos de datos tasados, con campos, periodos y obligados a informar propios.

La Ley General Tributaria también permite requerimientos individualizados sobre movimientos de cuentas durante actuaciones de inspección o recaudación. El artículo 93 exige autorización previa del órgano tributario competente. Si se investiga un cheque u orden de pago, la petición debe identificarlo; en los demás casos debe concretar las operaciones, los obligados afectados, los titulares o autorizados y el periodo. Esta facultad permite obtener información bancaria detallada en un contexto delimitado. No implica que cualquier funcionario pueda consultar cualquier cuenta sin procedimiento. Ley General Tributaria, artículo 93.3

La misma ley declara reservado el carácter de la información tributaria. El artículo 95 limita con carácter general su uso a la aplicación de los tributos y recursos gestionados por la Administración y a la imposición de las sanciones correspondientes, sin perjuicio de las excepciones que enumera el propio precepto. Ley General Tributaria, artículo 95

Para conciliar, el extracto bancario ayuda, pero no basta. Un ingreso puede liquidar varias facturas. Una plataforma puede descontar comisiones antes de transferir el saldo. El administrador puede haber pagado personalmente un gasto de la sociedad. Un préstamo aporta caja sin ser una venta, y una venta contabilizada por devengo puede existir antes de que el cliente pague. El banco es una fuente de prueba; no sustituye al plan contable.

Factura electrónica no significa transmisión automática universal

«Factura electrónica» describe un formato o un proceso, no una única vía de información a Hacienda. La pregunta correcta es qué sistema generó la factura, qué estaba obligado a transmitir y qué estaba configurado para enviar.

El SII envía campos prescritos de los registros de IVA, no el archivo de la factura. Conforme a las reglas de los sistemas informáticos de facturación, un sistema VERI*FACTU remite de forma continuada a la AEAT registros estructurados al expedir las facturas. Las preguntas frecuentes de la AEAT lo contrastan con los sistemas no verificables que cumplen la normativa, que conservan registros protegidos sin transmitirlos continuamente. AEAT: modalidades de los sistemas VERI*FACTU

Por tanto, crear un PDF, intercambiar una factura en el portal de un cliente o llamarla «electrónica» no significa que la AEAT ya la haya recibido. Un registro de facturación tampoco contiene necesariamente el contrato, la prueba de entrega o el criterio contable completo. En sentido contrario, no debes suponer que una factura permanece fuera de Hacienda porque nadie ha subido el PDF: un registro SII o VERI*FACTU puede describir ya sus principales campos fiscales.

Cuando cambien los sistemas de facturación, el equipo contable necesita un mapa de flujos. Debe separar qué poblaciones pasan al SII, a VERI*FACTU o a otra plataforma, cuáles quedan almacenadas localmente y cómo se reflejan en los libros los rechazos y las correcciones.

Qué significa una discrepancia y qué no permite concluir

Ninguna declaración informativa aislada proporciona a la AEAT una contabilidad completa y libre de errores, y una discrepancia no demuestra por sí sola que existan ingresos sin declarar o una deducción incorrecta. Es una inferencia basada en el alcance limitado de los sistemas descritos, incluidos los campos que la AEAT especifica para el SII, no una promesa sobre cómo tratará Hacienda un caso concreto. La diferencia exige investigación.

Algunas diferencias son correctas. La factura y el cobro pueden caer en periodos distintos; se puede estar comparando un honorario bruto con un abono neto; una rectificativa cambia la población original; una plataforma agrupa liquidaciones que el negocio registra venta por venta. También puede diferir la fecha de devengo de la fecha interna de contabilización, o una operación estar informada por un cauce y excluida de otro.

Otras diferencias descubren errores: una venta ausente, una compra duplicada, un NIF incorrecto, una retención omitida, una comisión de plataforma no contabilizada o una declaración preparada desde un mayor desactualizado. Hasta conocer la causa, nadie debería calificar la discrepancia de inocua ni de fraudulenta.

El artículo 131 de la Ley General Tributaria permite verificar una declaración que no coincide con otra declaración o con información en poder de la Administración. El artículo 132 permite requerir al obligado para que aclare o justifique la discrepancia. Por eso una explicación documentada sirve más que un total ajustado manualmente sin rastro. Ley General Tributaria, artículos 131 y 132

Prepara una conciliación que pueda seguir otra persona

El control adecuado depende de la fuente externa: el SII se concilia a nivel de registro de factura; el modelo 347, por tercero y periodo; las retenciones, por pagador y perceptor; y los cobros, contra el rastro de liquidación. Es una recomendación operativa derivada de los campos y alcances diferentes de la guía oficial del modelo 347 y de las demás fuentes citadas, no una lista legal obligatoria.

Empieza por un mapa de fuentes. Anota los sistemas y declaraciones que pueden describir cada flujo de ingreso y gasto. Una consultoría pequeña puede tener facturas expedidas, cobros bancarios, retenciones comunicadas por clientes y contrapartes del 347. Un comercio electrónico añadirá el proveedor de pagos, las liquidaciones del marketplace, devoluciones y quizá el SII. Una empresa con plantilla tendrá también información de nóminas y retenciones.

Fija después una fecha de corte. Decide qué mes, trimestre o ejercicio vas a cerrar y conserva las extracciones utilizadas. De lo contrario, una persona comparará el mayor del lunes con el informe de plataforma del viernes y dedicará horas a explicar movimientos posteriores a la primera descarga.

Una conciliación defendible parte del documento original, lo enlaza con el asiento contable, sigue su reflejo en el registro fiscal o la declaración correspondiente y deja constancia del motivo de cada diferencia temporal o de clasificación. La secuencia es un control recomendado a partir de los registros que explica la guía del SII de la AEAT. Las normas determinan qué hay que comunicar; la conciliación permite explicar cómo se cumplió.

Para cada diferencia, conserva el importe y periodo afectado, las fuentes comparadas, la factura o certificado de soporte, el motivo, la persona responsable y la prueba de la corrección o aprobación. No sobrescribas la extracción original. Guarda ese archivo y crea un puente o ajuste fechado. Si la corrección altera una declaración presentada o un registro transmitido, utiliza la vía prevista para esa presentación. El asiento, la documentación de origen y la corrección fiscal deben contar la misma historia.

Asigna un responsable. Quien lleva los libros puede detectar una diferencia, pero un asesor fiscal quizá deba decidir su tratamiento en IVA o retenciones. Una factura discutida puede requerir análisis jurídico. Alguien tiene que confirmar el asiento final y si cambia una declaración. Reenviar el asunto entre cuatro buzones no coordina nada.

Si los registros ya están fragmentados, el servicio fiscal-contable de TaxFactory puede delimitar una conciliación a partir de las declaraciones aplicables y la prueba contable. Si la AEAT ha notificado un procedimiento formal, consulta la guía sobre inspecciones de Hacienda para autónomos y empresas y trabaja desde el documento y el plazo reales.

El cierre mensual es el momento más barato para encontrar el agujero

Esperar al IRPF o al Impuesto sobre Sociedades anual dificulta la investigación. Las personas cambian, los accesos a plataformas caducan y quien entendía una corrección olvida el motivo. Un cierre mensual razonable encuentra la diferencia mientras las personas y los registros siguen disponibles.

No hace falta convertir el cierre en una auditoría. Basta con comprobar que las series de facturas están completas, que cada liquidación bancaria o del proveedor de pagos tiene su puente, que las retenciones se registran sobre el bruto, que las contrapartes conocidas tienen un NIF válido, que los registros transmitidos se aceptaron o corrigieron y que cada diferencia pendiente tiene dueño. La preparación trimestral y anual partirá así de un mayor controlado, no de una carpeta de exportaciones sin explicación.

También evita reacciones desproporcionadas. Si un dato de la AEAT difiere, el equipo puede localizar su fuente, reproducir el puente y decidir si hay un error. Sin ese trabajo, hasta una diferencia temporal correcta parece una crisis.

Este artículo explica las vías de información existentes en España a 24 de agosto de 2026. No ofrece asesoramiento sobre una declaración o un procedimiento individual. Las obligaciones, los umbrales y la cobertura de cada sistema dependen del contribuyente, del impuesto, del periodo y de la operación. Verifica las reglas que correspondan a tus hechos, especialmente antes de rectificar una declaración o contestar a la AEAT.

Preguntas frecuentes

¿Conoce la AEAT todos los ingresos de mi negocio antes de que declare?

No. La AEAT puede tener registros de facturación, retenciones, operaciones con terceros o pagos que cubran parte de la actividad, pero el alcance depende del sistema informativo, la operación y las partes. Conviene identificar cada fuente aplicable en vez de asumir que Hacienda no sabe nada o que ya dispone de una cuenta de resultados completa.

¿Puede Hacienda ver todos los movimientos de mi cuenta bancaria?

No como si dispusiera de acceso libre y en tiempo real. Las entidades financieras presentan declaraciones informativas definidas. La Ley General Tributaria también permite pedir movimientos concretos durante actuaciones de inspección o recaudación, con autorización previa y delimitación del obligado, la operación y el periodo. Esas vías no equivalen a consultar todas las transacciones en cualquier momento.

¿Qué debo comparar si un cliente ha retenido IRPF en mi factura?

Compara el honorario bruto, la base y el tipo de retención, el importe retenido, el cobro neto, la identidad del cliente y el periodo fiscal entre la factura, el banco, el mayor contable y el certificado. El pagador comunica las retenciones mediante la declaración aplicable; una diferencia debe investigarse, no ocultarse reduciendo el ingreso bruto hasta igualarlo con el cobro.

¿Todas las facturas electrónicas se envían automáticamente a la AEAT?

No. El SII remite determinados campos del registro de facturación, no copias de las facturas. Un sistema VERI*FACTU envía registros de facturación estructurados al expedirlas, mientras que un sistema no verificable que cumpla la norma conserva sus registros sin remitirlos de forma continuada. La recepción por la AEAT depende del sistema y de que sea aplicable al contribuyente y a la factura.

¿Qué hago si mi contabilidad no coincide con un dato de un tercero?

Conserva los registros originales, identifica la fuente y el periodo de la diferencia, y concilia importes brutos, IVA, retenciones, fechas, facturas rectificativas y pagos. Documenta la conclusión. Si confirmas un error, corrige el asiento o la declaración por la vía que corresponda; no fuerces la cifra antes de saber por qué difiere.