SIF y VERI*FACTU en España

La parte incómoda de VERI*FACTU no es el código QR. Es el cambio de hábitos que lleva detrás.

Para muchos autónomos y pequeñas empresas en España, la facturación ha funcionado como una tarea administrativa mensual: emitir la factura, enviarla, guardar el PDF y pasar todo a la gestoría. Las reglas sobre SIF desplazan la atención al sistema que crea el registro de facturación desde el primer momento. La pregunta ya no es solo si la factura “se ve bien”. Es si el programa que soporta tu facturación puede generar, conservar, trazar y, cuando proceda, enviar correctamente los registros exigidos.

Este artículo se ciñe a fuentes oficiales: las páginas de la AEAT sobre SIF y VERI*FACTU, la guía general de la AEAT, la explicación de modalidades de cumplimiento y el Real Decreto 1007/2023 publicado en el BOE.

Qué cambian los SIF y VERI*FACTU en la práctica

SIF significa sistemas informáticos de facturación: los sistemas o programas informáticos usados para soportar procesos de facturación. El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos que deben cumplir esos sistemas cuando los utilizan empresarios y profesionales incluidos en el ámbito de la norma.

El objetivo es concreto. El sistema debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. En lenguaje de calle: el registro de una factura no debería poder modificarse, borrarse o sustituirse en silencio más adelante.

La AEAT hace una aclaración útil: la norma no cambia materialmente la obligación de expedir facturas. Las reglas de facturación ya existentes siguen aplicándose. Las reglas de los SIF se centran en cómo funciona el sistema de facturación y en los registros que se generan alrededor de cada factura.

Para la persona que emite facturas a diario, los cambios visibles probablemente incluirán:

las facturas y facturas simplificadas deberán incluir un código QR cuando las reglas sean aplicables al emisor;
en modalidad VERI*FACTU, las facturas también podrán incluir la mención que las identifica como verificables;
el programa deberá generar registros de facturación conectados a cada factura;
las correcciones deberán gestionarse mediante registros posteriores, no alterando en silencio el registro original;
la empresa tendrá que saber qué modalidad de cumplimiento usa su sistema de facturación.

Este último punto importa. “Mi programa dice que está preparado” no basta. Necesitas entender qué significa “preparado”.

Quién debería prestarle atención

El texto del BOE aplica la norma a contribuyentes que usen sistemas informáticos de facturación, incluso si solo los usan para una parte de su actividad. Los grupos citados incluyen contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas y contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.

Para el público habitual de TaxFactory, eso significa que muchas sociedades y muchos profesionales autónomos deberían revisar su sistema de facturación. Hay exclusiones y casos especiales en la norma, así que el primer paso no es ponerse nervioso. Es clasificarse bien.

Hazte tres preguntas prácticas:

¿Emites facturas o facturas simplificadas por tu actividad?
¿Usas un programa, plataforma online, ERP, TPV u otra herramienta digital para apoyar esa facturación?
¿Dependes de esa herramienta para generar, almacenar, corregir o exportar información de facturas?

Si la respuesta es sí, la preparación debería empezar ya, incluso si tu proveedor dice que la adaptación técnica está en marcha.

Las dos modalidades de cumplimiento

La AEAT describe dos modalidades válidas de cumplimiento: VERIFACTU y NO VERIFACTU.

En la modalidad VERI*FACTU, los registros de facturación se envían a la sede electrónica de la AEAT inmediatamente después de producirse. El objetivo es evitar alteraciones posteriores y asegurar la conservación. En esta modalidad, el cliente puede usar el código QR para consultar la factura a través de la sede electrónica de la AEAT y comprobar su calidad fiscal.

En la modalidad NO VERI*FACTU, los registros no se envían a la AEAT cuando se producen. Eso no significa “menos cumplimiento”. La AEAT explica que esta modalidad tiene requisitos adicionales de seguridad, incluida una firma electrónica generada por el sistema emisor y la llevanza y conservación de un registro de eventos del sistema.

La elección no es entre “regulado” y “no regulado”. Ambas modalidades están reguladas. La diferencia operativa está en dónde recae la carga:

VERI*FACTU pone más peso en la remisión electrónica inmediata a la AEAT.
NO VERI*FACTU pone más peso en la seguridad local, la firma y el registro de eventos.

Los pequeños operadores también deberían fijarse en el formulario gratuito de facturación de la AEAT. La AEAT lo presenta como una vía para pequeños operadores que no necesiten un sistema de facturación propio. La guía de la AEAT describe limitaciones: solo admite facturas completas porque exige la identificación completa del cliente, y no admite facturas con varios destinatarios.

Fechas para planificar

El texto consolidado del BOE indica que los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades a los que se refiere el artículo 3.1.a deberán tener sus sistemas de facturación adaptados antes del 1 de enero de 2027. El resto de contribuyentes mencionados en el artículo 3.1 deberán tener los sistemas operativos antes del 1 de julio de 2027.

Esas fechas deberían marcar el calendario de preparación. Para una pequeña empresa, el plazo práctico no es la fecha legal en sí. Es la última fecha segura para emitir facturas sin improvisar, formar al equipo a contrarreloj o descubrir que las exportaciones, la numeración, las correcciones o los datos de clientes no se gestionan correctamente.

Un plan prudente separaría el trabajo en cuatro comprobaciones:

Confirmar si tu herramienta actual de facturación es un SIF y si soportará VERIFACTU, NO VERIFACTU o ambas modalidades.
Preguntar al proveedor cómo generará el sistema los registros de alta y anulación.
Revisar cómo se gestionan las rectificaciones y anulaciones, sobre todo si tu equipo edita facturas después de emitirlas.
Decidir cómo aparecerán el nuevo QR y, cuando proceda, la mención VERI*FACTU en las plantillas de factura.

La clave es probar antes de que la obligación esté viva para tu caso. Un sistema conforme que nadie sabe usar en la empresa sigue siendo un riesgo operativo.

Qué preguntar a tu proveedor de facturación

Las preguntas más seguras son específicas. Evita preguntar solo si el programa “cumplirá”. Pregunta cómo.

Envía a tu proveedor una lista breve:

¿Qué modalidad soportará el programa: VERIFACTU, NO VERIFACTU o ambas?
¿Generará los registros de facturación automáticamente en el momento correcto del proceso?
¿Cómo calculará y conservará el hash u otros elementos de trazabilidad exigidos?
Si se usa NO VERI*FACTU, ¿cómo gestionará el sistema la firma electrónica y el registro de eventos?
¿Cómo se registrarán las anulaciones de factura?
¿Incluirán las plantillas de factura el código QR requerido por la guía de la AEAT?
¿Puede el sistema exportar y transmitir registros de facturación si hace falta?
¿Qué cambios notarán los usuarios al emitir facturas, corregirlas o duplicar borradores?

También es el momento de limpiar pequeños hábitos que luego causan problemas mayores: usuarios compartidos, facturas borrador reutilizadas como plantillas, numeración manual fuera del programa de facturación, PDF creados al margen del registro contable o correcciones tardías hechas sobrescribiendo datos antiguos.

La norma está construida alrededor de la trazabilidad. Tu proceso también debería estarlo.

Checklist de preparación para autónomos y pequeñas empresas

Empieza por tu flujo de facturación, no por el texto de la norma. Escribe cómo se crea hoy una factura, desde los datos del cliente hasta el PDF final. Incluye quién la toca, qué herramienta la crea, dónde se guarda y cómo se corrige.

Después revisa estos puntos:

Confirma tu perfil de contribuyente con tu asesor.
Identifica todas las herramientas que puedan crear facturas, facturas simplificadas o registros parecidos a facturas.
Elimina rutas duplicadas de facturación cuando sea posible.
Comprueba si tu proveedor ha publicado su plan de adaptación a SIF o VERI*FACTU.
Decide si tu proceso futuro usará modalidad VERIFACTU o NO VERIFACTU.
Revisa la numeración, las series y los hábitos de anulación.
Asegúrate de que los datos de identificación de clientes estén completos cuando tu proceso de facturación lo requiera.
Guarda evidencia de las comunicaciones del proveedor y de las decisiones de configuración.
Forma a cualquier persona que emita facturas antes del primer plazo aplicable.
Ejecuta un flujo de factura de prueba cuando tu proveedor active el sistema adaptado.

Para negocios con muy poco volumen, el formulario gratuito de facturación de la AEAT puede merecer una revisión. Pero no conviene asumir que encaja en todos los casos. La propia guía de la AEAT dice que está limitada a facturas completas y que no permite varios destinatarios.

Qué no deberías asumir

No asumas que VERI*FACTU es lo mismo que factura electrónica. La AEAT afirma que los registros de facturación no son facturas, ni son facturas electrónicas. Una empresa puede emitir una factura en papel o una factura electrónica estructurada y, aun así, producir el registro de facturación requerido.

No asumas que NO VERI*FACTU significa “offline y sencillo”. La AEAT describe requisitos adicionales de seguridad para esa modalidad.

No asumas que el código QR por sí solo hace conforme al sistema. El QR es la parte visible. La generación del registro, la conservación, la trazabilidad y la lógica de corrección son la parte que tu empresa debe verificar con su proveedor.

No esperes al último mes para probar. El cambio legal puede ser técnico, pero la fricción será operativa: plantillas de factura, permisos de usuario, correcciones, exportaciones, datos de clientes y hábitos del equipo.