Contabilidad antes de una ronda de inversión

Para una sociedad española que prepara una ronda de inversión, recomendamos empezar por un expediente financiero fechado que conecte las cuentas con sus justificantes, explique las diferencias pendientes y separe los resultados contabilizados de las previsiones. La recomendación parte de la obligación de llevar la contabilidad recogida en el Código de Comercio; este expediente es una herramienta de trabajo, no un formulario legal obligatorio.

Fija una fecha de corte, aclara qué cifras están completas y asigna a alguien la responsabilidad de responder a las preguntas. Comprueba si la documentación permite explicar un par de saldos: ¿se espera cobrar todavía esa factura del cliente? ¿Por qué la transferencia del fundador figura como un préstamo?

Esta guía se dirige a sociedades españolas que preparan información contable para buscar inversión. Distingue las recomendaciones de trabajo de las obligaciones legales y las condiciones de financiación. La profundidad de la revisión depende de la empresa y de la operación: concreta el alcance a partir de la documentación que pida el inversor.

Decide qué debe explicar la documentación financiera

Empieza por las decisiones que planteas al inversor. ¿Qué sociedad recibirá el dinero? ¿Cuánto se pretende captar? ¿A qué se destinará y qué trayectoria económica sostiene el plan? Incluye las respuestas en una hoja de presentación, junto con el periodo cubierto y el último mes contable cerrado.

Para la primera revisión interna, prepara un balance, una cuenta de pérdidas y ganancias y un detalle de los movimientos de tesorería con las mismas fechas. Añade un balance de sumas y saldos que permita identificar las cuentas contables de las que proceden esos estados. Conserva una copia editable para seguir el cálculo de los totales y un PDF fechado de la versión enviada.

El acuerdo de coinversión INNVIERTE de 2024 publicado por CDTI solicita tablas de capitalización históricas y propuestas, estados financieros y detalles de la financiación previa en el anexo de propuesta de inversión. Es un ejemplo de ese acuerdo, no una regla aplicable a cualquier ronda. Confirma qué documentos corresponden a tu operación. CDTI, anexo I, apartados vii–viii.

Prepara un registro con una fila por documento o trabajo solicitado. Indica su periodo, responsable, fecha prevista y estado. Puedes distinguir entre pendiente de justificantes, en conciliación, revisado y enviado. Anota también qué versión se ha compartido. Así evitarás que alguien sustituya una hoja de cálculo mientras el revisor sigue preguntando por las cifras anteriores.

Decide hasta dónde revisar el historial con un motivo concreto. Empieza por el último ejercicio completo y el periodo en curso, y acuerda después qué información anterior hace falta. Incluye operaciones antiguas cuando sigan explicando saldos actuales, como un préstamo del fundador aún pendiente o una ampliación de capital previa.

Concilia los saldos antes de explicar el crecimiento

El artículo 25 del Código de Comercio exige una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad, y encargar su llevanza a una persona autorizada no elimina la responsabilidad del empresario. Por eso, antes de autorizar el envío del expediente, conviene que los administradores pregunten qué saldos se han comprobado realmente. Código de Comercio, artículo 25.

Revisa los saldos que sostienen la explicación de tu presentación. La tabla siguiente propone comprobaciones para preparar la documentación; no describe un programa de auditoría obligatorio.

Área	Documentación que conviene reunir	Pregunta que debe quedar resuelta
Tesorería	Extractos bancarios y de proveedores de pago, con sus conciliaciones	¿Coincide cada saldo con su documento de origen a la fecha de corte?
Clientes	Relación de facturas, abonos, cobros y antigüedad de saldos	¿Qué importes siguen pendientes, discutidos o sujetos a devolución?
Proveedores	Facturas, saldos por proveedor y pagos posteriores	¿Faltan obligaciones por reflejar en los informes actuales?
Nóminas	Resúmenes de nómina, pagos relacionados y saldos pendientes	¿La contabilidad y la previsión de caja incluyen la misma plantilla?
Préstamos	Contratos firmados, extractos del prestamista y calendarios de devolución	¿Qué principal, intereses y condiciones siguen pendientes?
Operaciones con fundadores	Transferencias, justificantes de gastos, acuerdos y aprobaciones pertinentes	¿Qué representa cada saldo y quién ha valorado su tratamiento?

Conserva cada conciliación junto con las partidas que continúen sin resolver. Marcar una hoja como terminada sirve de poco si contiene un ajuste sin explicación para hacer cuadrar el total. Pide a quien la preparó que describa la diferencia, identifique el justificante que falta y señale quién se encargará de resolverla.

Los proveedores de pago necesitan su propia conciliación. Pensemos en un negocio en línea hipotético: los cargos a clientes, las devoluciones, las comisiones y los ingresos en el banco aparecen en informes distintos. Relaciona esos movimientos mediante las liquidaciones del proveedor antes de utilizar lo recibido en el banco como cifra de ventas. Deja documentada la correspondencia para poder repetir la revisión el mes siguiente.

Trata los saldos antiguos como preguntas pendientes. Una factura sin cobrar puede deberse a un desfase de fechas, una disputa comercial o un error. Un saldo a favor frente a un proveedor puede corresponder a un documento que no se ha recibido. La antigüedad ayuda a decidir qué investigar, pero no determina por sí sola el tratamiento contable.

Explica las diferencias entre caja, ingresos y presentación

Según el principio de devengo del Plan General de Contabilidad, los ingresos y gastos corresponden al periodo en que ocurren los hechos económicos que los originan, con independencia de cuándo se cobren o paguen. También deben aplicarse las reglas específicas de reconocimiento que correspondan. Plan General de Contabilidad, marco conceptual.

Relaciona cada cifra destacada de la presentación con los informes que la sustentan. Si hablas de contrataciones o de ventas comprometidas, define si te refieres a pedidos firmados, facturas u otra medida. Si presentas ingresos recurrentes, explica el cálculo y sus exclusiones. Mantén identificada la métrica comercial y muestra cómo se relaciona con los ingresos registrados en las cuentas.

Imagina, como ejemplo hipotético, que un cliente paga por adelantado un servicio anual y otro ha recibido una factura que todavía no ha abonado. Un extracto bancario no basta para explicar los periodos de prestación ni el riesgo de cobro. Facilita al contable los contratos y los datos del servicio. En la previsión de tesorería, documenta cuándo esperas cobrar la factura pendiente y en qué se apoya esa estimación.

Prepara una hoja breve de definiciones para las métricas que compartas. Incluye el nombre, el sistema del que sale el dato, el periodo, la fórmula y la persona responsable. Anota los cambios de criterio. Si un gráfico de crecimiento pasa de ventas facturadas a contratos firmados a mitad de la serie, recalcula los periodos anteriores con un criterio uniforme o explica el cambio de forma visible.

Cualquier ajuste presentado como excepcional merece una explicación escrita. Deja visible el resultado contable y muestra por separado el ajuste propuesto, con su importe, documento de soporte y motivo. No excluyas un gasto recurrente porque la presentación resulte más atractiva sin él. Quien revise las cifras debe poder conocer la base del ajuste y valorar si comparte esa interpretación.

Reúne los documentos societarios con el historial financiero

En las sociedades sujetas a la Ley de Sociedades de Capital, los administradores deben formular las cuentas anuales en los tres meses siguientes al cierre del ejercicio; el plazo general para su depósito es de un mes desde la aprobación. Comprueba la fecha de cierre y las posibles reglas especiales antes de trasladarlo al calendario. Ley de Sociedades de Capital, artículo 253 y artículo 279.

En el expediente, distingue las cuentas que siguen preparándose de las formuladas, aprobadas o depositadas. Añade la prueba de cada trámite completado. Un PDF exportado del programa contable no pasa a ser unas cuentas depositadas por guardarlo en una carpeta con ese nombre.

Para una sociedad limitada, el artículo 104 de la Ley de Sociedades de Capital exige un libro registro de socios que recoja la titularidad inicial, las transmisiones posteriores y los derechos reales o gravámenes sobre las participaciones. Contrasta tu tabla de capitalización con ese libro y con los documentos de las operaciones. Ley de Sociedades de Capital, artículo 104.

La persona responsable de los asuntos jurídicos y el contable deberían trabajar con la misma relación de operaciones. Para cada financiación, identifica la fecha, el instrumento firmado, el dinero recibido y el asiento. El responsable jurídico revisará la titularidad y los derechos; el contable explicará los saldos registrados. Un porcentaje en una hoja de cálculo no resuelve la ausencia de un contrato.

Si existen instrumentos convertibles o planes de incentivos, detállalos por separado. Explica qué hipótesis de conversión o dilución utiliza la tabla de capitalización propuesta y quién las ha contrastado con los documentos. Antes de aplicar en España el tratamiento de una plantilla extranjera de financiación, pide que se analice el instrumento concreto.

Separa la documentación fiscal de la revisión de las cuentas

Un certificado de estar al corriente de obligaciones tributarias tiene carácter informativo y los efectos que indiquen el propio certificado y su normativa; no es una opinión de auditoría sobre las cuentas de la sociedad. Revisa su fecha y finalidad antes de explicar qué acredita. Real Decreto 1065/2007, artículo 75.

Para preparar la revisión, reúne por periodos las declaraciones presentadas y sus justificantes de envío. Añade una relación de notificaciones abiertas, acuerdos de pago y asuntos en estudio. Pide al responsable fiscal que explique las diferencias entre las declaraciones y los informes contables. Dos totales distintos necesitan una explicación, pero eso no demuestra automáticamente que uno esté mal.

Identifica los activos fiscales y los beneficios fiscales incluidos en las cuentas o en las previsiones como partidas que necesitan revisión propia. Deben constar los cálculos que los respaldan y quién valora su aplicación. La previsión tiene que mostrar cuándo se espera pagar o recuperar impuestos y de qué depende esa fecha. Esta guía no permite determinar si una sociedad concreta puede aplicar una deducción o compensar unas pérdidas.

Empieza la petición de documentos fiscales por los periodos y saldos que se van a revisar. Conserva el resto del archivo y amplía la solicitud cuando aparezca un motivo concreto. Si hay una notificación formal, trasládala sin demora a la persona encargada de ese procedimiento.

Prepara la previsión de caja desde un saldo conciliado

Utiliza como punto de partida del modelo de financiación la tesorería confirmada a la fecha de corte. Detalla los cobros y pagos previstos por meses, o con mayor frecuencia si la dirección lo necesita. Identifica si cada partida se apoya en un contrato firmado, un calendario de pago acordado o una hipótesis comercial.

Deja la inversión prevista en una línea de financiación diferenciada. Prepara una versión en la que llegue más tarde de lo esperado y otra en la que no llegue. Lo proponemos como ejercicio de planificación, no como pronóstico. Permite ver qué compromisos dependen de la ronda y qué pagos existen ya, aunque la negociación no termine como se espera.

Define las medidas de tesorería que utiliza el modelo. Si presentas el consumo neto de caja, explica qué cobros y pagos operativos incluye y cómo trata los movimientos de financiación. Si expresas en meses cuánto tiempo puede operar la empresa con esa caja, acompaña la cifra del calendario de tesorería. Un único cociente puede ocultar un pago importante a un proveedor o un cambio en las contrataciones previstas.

Relaciona el destino de los fondos con decisiones concretas. Para una incorporación a la plantilla, indica la fecha prevista, la hipótesis de coste y quién la ha revisado. Para el desarrollo de producto, separa el desembolso previsto de la valoración contable sobre cómo se registrará. En la entrada a un nuevo mercado, distingue los costes comprometidos de las estimaciones.

Después compara la previsión con el último mes real disponible. Si los cobros, las nóminas o los gastos generales difieren de forma importante, explica por qué. Puede haber un contrato de cliente firmado o una decisión de gasto que justifique el cambio. Esa explicación debe estar en el modelo, sin depender de que el fundador la recuerde durante la reunión.

Reparte el trabajo contable y el financiero

Elige el apoyo financiero según el trabajo pendiente: conciliar periodos anteriores requiere capacidad contable, mientras que los escenarios de financiación y las preguntas de los inversores necesitan un responsable financiero expresamente designado. Es una recomendación sobre el reparto del trabajo; la responsabilidad contable del Código de Comercio no impone contratar a alguien con el cargo de CFO.

Pide a la gestoría actual una respuesta escrita a la lista de solicitudes. ¿Qué informes puede entregar? ¿Quién explicará los asientos? ¿El encargo incluye conciliar periodos anteriores y cómo se cobrarán las preguntas adicionales de la revisión? Las respuestas permitirán distinguir si falta información, capacidad de trabajo o un servicio que queda fuera del contrato.

El fundador puede encargarse de la previsión si la empresa es sencilla y puede manejar las hipótesis. Un especialista financiero puede resultar útil cuando haya que coordinar varias sociedades, instrumentos de financiación o escenarios de actividad. Valora el trabajo y las capacidades disponibles antes de elegir entre un encargo por proyecto, apoyo externo continuado o una incorporación a la plantilla.

Refleja el reparto en el calendario: el contable valora los registros históricos; el responsable financiero mantiene el modelo y coordina las respuestas; el asesor jurídico revisa los documentos de la operación; y la dirección aporta las hipótesis y aprueba la información compartida. Una persona puede asumir varias funciones cuando resulte adecuado, pero cada entrega necesita un responsable identificable.

Si la revisión revela una carencia más amplia del servicio, Cuando tu negocio crece más rápido que tu gestoría explica cómo valorar el apoyo en distintas áreas. Una ronda es una buena ocasión para aclarar el encargo; por sí sola no demuestra que debas cambiar de gestoría.

Confirma si necesitas una auditoría o un informe específico

El artículo 263 contempla excepciones por tamaño a la obligación general de auditoría, con condiciones que se comprueban a lo largo de varios ejercicios y una regla específica para el primer ejercicio. Un asesor debe valorar las circunstancias de la sociedad y otras causas de auditoría que pudieran aplicarse. Ley de Sociedades de Capital, artículo 263.

Las condiciones de financiación se comprueban por separado. Los requisitos publicados por ENISA para su financiación de startups y pymes incluyen las cuentas depositadas del último ejercicio y una auditoría externa de esas cuentas para solicitudes superiores a 300.000 euros. Son condiciones de la oferta citada, no un umbral general para las operaciones de capital riesgo. Requisitos de financiación de ENISA.

Pide al posible inversor que concrete el informe, su alcance, los periodos cubiertos y la cualificación exigida a quien lo prepare. Confirma la fecha de entrega y quién paga el trabajo. Resuélvelo al acordar el calendario: una conciliación interna no debería presentarse como si fuera el informe externo solicitado por el inversor.

Presupuesta por separado la preparación y la revisión. Aunque otro profesional emita el informe, el contable puede tener que facilitar desgloses y responder consultas. Acuerda cómo llegarán esas peticiones a la empresa y quién decidirá sobre los asuntos pendientes. Mantén las obligaciones ordinarias en el calendario mientras avanzan los trabajos de la ronda.

Documenta los problemas y explica las correcciones

El Plan General de Contabilidad distingue los errores de ejercicios anteriores de los cambios en estimaciones: su norma 22 prevé un tratamiento retroactivo para los primeros y prospectivo para los segundos. La clasificación requiere una valoración contable, con atención al marco aplicable y a la información que deba explicarse en las cuentas. Plan General de Contabilidad, norma 22.

Ante una discrepancia, recomendamos conservar los documentos de origen, identificar el periodo afectado, obtener una valoración contable, comprobar las consecuencias fiscales o de presentación y actualizar el expediente del inversor con una explicación fechada. Es una secuencia de trabajo propuesta: la norma 22 no establece un procedimiento universal para corregir declaraciones tributarias.

Mantén un registro de incidencias con el importe, si se conoce, los informes afectados, las pruebas que faltan y una persona responsable. Distingue los errores confirmados de las preguntas todavía en estudio. Escribe que el importe está pendiente de valoración cuando corresponda; una celda vacía o un cero pueden transmitir una conclusión equivocada.

Da prioridad a lo que afecte a cifras ya compartidas o a la capacidad de atender los pagos previstos. Encarga al asesor correspondiente que valore por separado la urgencia jurídica o fiscal. Una carencia documental pequeña y una disputa sobre la titularidad de participaciones requieren respuestas distintas, aunque ambas aparezcan como pendientes en una misma lista.

Si cambia una cifra compartida, conserva el expediente anterior y envía una nueva versión con una nota de cambios. Explica qué se ha modificado y qué desgloses afecta. Acuerda la comunicación con quienes gestionan la operación para evitar que distintos revisores reciban explicaciones incompatibles según el día en que pregunten.

Controla el acceso a la documentación

Los principios de protección de datos que recoge la AEPD exigen un tratamiento lícito, con finalidades determinadas y limitado a los datos personales necesarios. Aplícalos antes de subir nóminas o archivos de clientes. AEPD: principios de protección de datos.

Como punto de partida, comparte los costes agregados de plantilla si permiten responder a la pregunta inicial. Pide al responsable que valore las solicitudes de datos identificables, su base jurídica, los destinatarios y las garantías. Un acuerdo de confidencialidad no resuelve por sí solo todas esas cuestiones. Evita guardar documentos de identidad en una carpeta financiera general por comodidad.

Organiza el espacio de documentación, o data room, con un índice, nombres de archivo descriptivos y una persona que gestione los accesos. Facilita a cada revisor el material adecuado a su función y registra lo que se ha compartido. Identifica claramente las versiones sustituidas. Prevé una revisión de accesos cuando terminen las conversaciones o la operación pase a otra fase.

Antes de enviar el expediente, pide a alguien que no lo haya preparado que siga una cifra de ingresos y el saldo inicial de caja hasta sus justificantes. Comprueba también si puede encontrar la última tabla de capitalización y una incidencia pendiente sin pedir ayuda. Si no lo consigue, mejora el índice o las explicaciones antes de añadir más documentos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos ejercicios contables debemos preparar antes de una ronda?

Acuerda el periodo con el posible inversor y comprueba qué puede aportar tu empresa. Empieza por el último ejercicio completo y el periodo en curso; amplía después la documentación por financiaciones anteriores, saldos pendientes o peticiones concretas. Utiliza periodos coherentes en los informes. Una sociedad recién creada debe explicar que tiene menos historial, sin presentar proyecciones anualizadas como si fueran resultados de un ejercicio terminado.

¿Captar inversión obliga a nuestra sociedad a auditar sus cuentas?

Valora por separado la situación legal de la sociedad y las condiciones de financiación propuestas. El artículo 263 de la Ley de Sociedades de Capital contempla excepciones a la obligación general de auditoría, mientras que un inversor o un programa de financiación puede pedir trabajos adicionales. Confirma qué informe se exige, qué periodos cubre y quién puede prepararlo. Poner al día la contabilidad no equivale a obtener una opinión de auditoría. Ley de Sociedades de Capital, artículo 263.

¿Puede nuestra gestoría preparar la documentación para la revisión financiera?

Solicita un alcance escrito que incluya conciliaciones, fechas de los informes, desgloses justificativos y respuestas al revisor. Si la gestoría puede realizar ese trabajo, designa a una persona de la empresa para coordinarlo. Las previsiones, las conversaciones sobre valoración y el apoyo a la negociación necesitan su propio responsable y unas entregas acordadas. Pueden encargarse personas distintas; el título de director financiero o CFO no define por sí solo el servicio contratado.

¿Qué hacemos si la presentación al inversor no coincide con la contabilidad?

Conserva las versiones enviadas y prepara una conciliación entre ellas. Comprueba el periodo, las sociedades incluidas y las definiciones antes de dar por hecho que existe un error contable. Explica las diferencias que queden y pide al contable que valore las correcciones. Si cambian las cifras, comparte una versión fechada y una nota de cambios para que todos sepan qué documento deben utilizar.

¿Debemos resolver todos los problemas contables antes de hablar con inversores?

Para las conversaciones iniciales, recomendamos identificar las cifras provisionales y comunicar las cuestiones pendientes que las afecten. Antes de una revisión formal o de la firma, acuerda con los asesores y el inversor cómo resolver o documentar cada asunto relevante. Esta guía no fija un plazo universal para poner las cuentas al día. Un saldo de caja desconocido o una diferencia de titularidad sin explicar merecen atención antes de utilizar esas cifras.

Empieza por una reunión con alcance definido

Lleva a la reunión las últimas cuentas, la lista de peticiones del inversor y tu calendario previsto. Acuerda la fecha de corte, los documentos que faltan, los responsables y la próxima revisión. Pide un alcance escrito que distinga la contabilidad habitual de las correcciones históricas y del apoyo a la operación.

Las páginas de asesoría fiscal y contable y asesoría financiera de TaxFactory sirven para iniciar esa conversación. Confirma las entregas propuestas, la disponibilidad y los honorarios para tu empresa antes de contratar. Si necesitas un traspaso, Cómo cambiar de gestoría sin que se caiga nada por el camino explica qué conviene resolver primero.

Al terminar la reunión, anota quién reunirá cada documento que falta y quién responderá a cada pregunta pendiente, con una fecha de revisión. Conserva esa lista junto al expediente que compartas con el inversor y actualiza ambos cuando cambien las cifras.