Errores al adaptar VERI*FACTU que pueden salir caros

Una factura puede parecer correcta y proceder de un sistema mal configurado. Esa es la parte incómoda de la adaptación al reglamento español de sistemas informáticos de facturación. El PDF lleva un código QR, el panel del programa dice que está “preparado para VERI*FACTU” y alguien da el proyecto por terminado. Pero nadie ha comprobado qué versión generó el registro, si el terminal del punto de venta y su backoffice forman un solo sistema o qué sucede cuando el usuario corrige una factura emitida.

Son preguntas de implantación, no de apariencia. El Real Decreto 1007/2023 regula la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Define el sistema informático según lo que el hardware y el software hacen con la información de las facturas, incluidas su entrada, conservación y tratamiento. Real Decreto 1007/2023, artículos 1 y 8

La adaptación a VERI*FACTU no está terminada porque una factura muestre un QR o el proveedor anuncie su producto como conforme: el circuito instalado y la declaración responsable de esa versión deben cumplir las reglas de los SIF. Real Decreto 1007/2023, artículos 1, 8, 9 y 13 Este análisis se detiene en cinco fallos que pueden colarse incluso en una implantación que, a primera vista, parece razonable. La terminología básica y la diferencia entre las dos modalidades se explican en la guía general sobre SIF y VERI*FACTU.

El contenido refleja el texto consolidado y los criterios publicados por la AEAT disponibles el 24 de agosto de 2026. No determina si un producto, contribuyente u operación concreta entra o no en el reglamento. Esa clasificación depende del contribuyente, el territorio, la forma de facturar y las operaciones realizadas.

Error 1: aceptar que el software «cumple» sin identificar la versión

La pregunta de compra suele ser demasiado amplia: «¿Vuestro software cumple?». Un sí aporta poca información. El cumplimiento corresponde a un sistema concreto, a su versión y, cuando intervienen varias piezas, a los componentes que participan en la generación y conservación de los registros.

El productor, y no la AEAT ni un auditor externo, certifica el sistema mediante una declaración responsable. El documento debe constar por escrito, aparecer de forma visible en cada versión y estar disponible para el cliente cuando adquiere el producto. Real Decreto 1007/2023, artículo 13 La AEAT confirma que se trata de una autocertificación del productor: no exige un proceso de certificación independiente ni un registro previo del producto. AEAT: declaración responsable, certificación externa y registro

Esto no equivale a una aprobación de la AEAT. La declaración del proveedor tiene relevancia jurídica, pero la palabra «certificado» no debe interpretarse como una garantía de la Administración. Pide el documento y comprueba que identifica la versión desplegada, el productor, la composición y las funciones del sistema, además de la fecha y el lugar de la firma.

El control de versiones sigue importando después de la compra. Una actualización del motor de facturación, un complemento personalizado, un conector o un cambio del módulo administrativo puede modificar el sistema descrito en la declaración. La guía técnica de la AEAT señala que, si un SIF contiene dos o más componentes de facturación, los componentes relevantes necesitan sus declaraciones responsables; solo quedan fuera de esa necesidad los que no intervienen en las funciones reguladas. AEAT: preguntas técnicas para desarrolladores, páginas 12 y 13

Un comercio crea tiques en el terminal de venta, los traslada a un servicio en la nube y permite corregirlos desde otro panel de administración. Comprar un terminal «preparado para VERI*FACTU» no basta si ese panel puede reprocesar los registros de una forma que la declaración no cubre. La FAQ técnica advierte expresamente contra la emisión en el terminal sin crear al mismo tiempo el registro de alta o contra un reprocesado posterior que lo altere. AEAT: preguntas técnicas para desarrolladores, página 12

Qué documentación pedir

Guarda una copia de la declaración responsable de la versión instalada. Añade el contrato o pedido, el número de versión, la modalidad activada, la lista de componentes de facturación y cualquier registro de configuración entregado por el proveedor. Si un integrador incorpora un módulo, deja constancia de quién lo produjo y de si afecta a la generación, el encadenamiento, el QR, el envío, la conservación o el registro de eventos.

El expediente no demuestra que cada usuario vaya a actuar correctamente, pero proporciona un punto de partida ligado a una versión concreta. Una captura de una página comercial con la palabra «conforme» no lo sustituye.

Error 2: organizar el proyecto con un plazo que ya no está vigente

Siguen circulando presentaciones antiguas y artículos almacenados con fechas anteriores. El calendario consolidado vigente exige que los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades incluidos se adapten antes del 1 de enero de 2027 y que los demás contribuyentes del artículo 3.1 tengan sistemas operativos antes del 1 de julio de 2027. El primer grupo es el del artículo 3.1.a); el segundo incluye a las personas físicas que desarrollan actividades económicas y están sujetas al reglamento. Real Decreto 1007/2023, disposición final cuarta

La diferencia depende de la categoría del contribuyente, no de cuánto factura ni de cuántas facturas emite. Una SL unipersonal no recibe la fecha de los autónomos por tener un solo socio. Tampoco un profesional autónomo pasa a la fecha de las sociedades porque trabaje para clientes grandes.

Otro fallo consiste en tratar la fecha legal como el día de inicio del proyecto. El reglamento exige que el sistema esté adaptado u operativo en la fecha aplicable. Una configuración que nunca ha gestionado una anulación, una corrección o la recuperación después de un envío fallido no ha sido probada con el trabajo real del negocio.

Conviene trabajar hacia atrás. La fecha interna debe dejar margen para localizar todos los circuitos de facturación, recibir la versión adecuada, probar documentos representativos, formar a los usuarios y corregir fallos antes de depender del sistema en producción. Es una recomendación de implantación, no un plazo legal añadido.

El periodo previo a la obligación también afecta a la elección de modalidad. La AEAT considera las remisiones anteriores a la fecha aplicable de 2027 como un periodo de pruebas y permite dejar de realizarlas y usar otro sistema mientras la obligación no haya comenzado. Cuando ya resulta exigible, un paso efectivo a VERI*FACTU queda sujeto a reglas de permanencia distintas. AEAT: periodo de pruebas y fechas obligatorias

Error 3: extender una exclusión a todo el negocio sin comprobarla

«Estamos en el SII» y «emitimos muy pocas facturas» no cierran por sí solos el análisis del ámbito. El artículo 3 se aplica a determinados contribuyentes que utilizan sistemas informáticos, aunque solo los usen para una parte de su actividad. Excluye a quienes llevan los libros registro del IVA mediante el SII conforme al artículo 62.6 del Reglamento del IVA. El artículo 4 contiene, además, exclusiones que operan sobre determinadas operaciones. Real Decreto 1007/2023, artículos 3 y 4

La AEAT plantea un filtro inicial útil para empresas y profesionales establecidos en España: expiden facturas, no facturan exclusivamente de forma manual, no están en el SII, no tienen su domicilio fiscal en los territorios históricos del País Vasco o Navarra y no cuentan con una resolución aplicable de no aplicación. Su explicación de los «cuatro NO» sirve como cribado, pero no reemplaza la lectura de las reglas sobre el contribuyente y las operaciones. AEAT: a quién afecta el reglamento SIF

En la práctica se confunden estos límites:

Un grupo da por hecho que la situación de una entidad en el SII cubre a todas las sociedades que usan la misma plataforma. El ámbito se determina para cada contribuyente relevante, no para la marca que aparece sobre la pantalla de acceso.
El negocio trata una exclusión del contribuyente como si procediera de una sola operación excluida, o convierte una excepción de una operación en una exclusión de toda su facturación.
Una empresa con actividad en varios territorios importa una conclusión de territorio común, País Vasco, Navarra o Canarias sin revisar la normativa territorial y del impuesto indirecto que corresponda.

El reglamento permite asimismo que una persona o entidad interesada solicite la no aplicación total o parcial por prácticas sectoriales justificadas, riesgos de perturbación o circunstancias técnicas excepcionales. Hace falta una resolución de la persona titular del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT, que puede ser temporal o condicional. No es una exención que la empresa pueda concederse porque la adaptación resulte incómoda. Real Decreto 1007/2023, artículo 5

Documenta la conclusión del análisis. Identifica al contribuyente, su domicilio fiscal, su categoría tributaria, la situación respecto al SII, las herramientas de facturación, las actividades afectadas, las operaciones excluidas y cualquier resolución formal utilizada. Si concluyes «fuera del ámbito», anota el motivo y la fecha de la siguiente revisión. Comprar otra entidad, entrar o salir del SII, cambiar de territorio o incorporar una herramienta digital puede cambiar la respuesta.

Error 4: dejar el circuito a medio camino entre las dos modalidades

VERI*FACTU y NO VERI*FACTU son dos formas válidas de cumplir para un SIF sujeto al reglamento. No equivalen a «cumplimiento completo» y «cumplimiento ligero».

En la modalidad VERI*FACTU, el sistema envía a la AEAT cada registro de facturación generado de forma continuada e inmediata y con las condiciones prescritas. AEAT: modalidad VERI*FACTU En NO VERI*FACTU no realiza esa remisión continuada, pero debe firmar electrónicamente los registros y mantener un registro de eventos. AEAT: modalidad NO VERI*FACTU Todo SIF conforme debe conservar la capacidad de enviar registros. La AEAT indica que no se admite un producto capaz de funcionar únicamente como NO VERI*FACTU, pues el artículo 8.1 exige esa capacidad de remisión. AEAT: configuraciones permitidas

El híbrido peligroso toma la parte cómoda de cada modalidad. Imprime la mención VERI*FACTU, pero no transmite con fiabilidad. Si hay una incidencia, deja de enviar y presupone que los registros se comportan como registros NO VERI*FACTU conformes, aunque nunca se hayan activado la firma local ni el registro de eventos. Una etiqueta o un interruptor de emergencia no sustituyen las condiciones técnicas de la modalidad elegida.

Cuando la obligación ya resulta aplicable, el contribuyente puede pasar de NO VERI*FACTU a VERI*FACTU, pero tras el primer envío efectivo debe permanecer en VERI*FACTU al menos hasta que termine ese año natural. AEAT: cambio entre modalidades

La elección entre VERI*FACTU y NO VERI*FACTU debe apoyarse en pruebas de envío, continuidad, seguridad local y correcciones, no en la idea equivocada de que NO VERI*FACTU carece de regulación. AEAT: las dos modalidades En VERI*FACTU, prueba las credenciales o la representación, los fallos de transmisión, los rechazos, las colas y la recuperación. En NO VERI*FACTU, comprueba la firma, la custodia del material de firma, el registro de eventos, la exportación y el acceso durante una comprobación. En ambos casos hace falta decidir quién revisa los fallos, con qué plazo y qué evidencia conserva.

La AEAT permite que un obligado utilice más de un SIF y que SIF distintos operen en modalidades diferentes. AEAT: varios SIF en modalidades diferentes Cada SIF debe mantenerse en su propia modalidad y no puede intercalar en ella operaciones de la otra: el sistema VERI*FACTU siempre remite, mientras que el NO VERI*FACTU siempre conserva sus registros de forma segura. AEAT: una modalidad por cada SIF Documenta qué operaciones corresponden a cada SIF y qué cadena de registros genera cada sistema. Un SIF centralizado tiene una sola cadena, mientras que los SIF independientes encadenan y, cuando procede, remiten por separado. AEAT: cadenas cuando se utiliza más de un SIF

Error 5: conservar el PDF y romper el rastro de registros

Las empresas están acostumbradas a corregir el documento que recibe el cliente. El reglamento de los SIF concede el mismo peso al registro de facturación que hay detrás.

El artículo 9 exige generar automáticamente un registro de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura. El registro original no puede ocultarse, borrarse o modificarse sin dejar rastro; una corrección o anulación exige al menos un registro posterior mientras el original se mantiene inalterado. Real Decreto 1007/2023, artículos 8 y 9

El criterio de la AEAT sobre las correcciones sigue esa lógica. Cuando procede, un registro erróneo se corrige mediante otro registro sustitutivo, no editando el ya generado. Si se anula una factura emitida, el sistema conserva el registro de alta original y crea un registro de anulación vinculado; el número original permanece en la serie. Las reglas sustantivas de facturación son las que determinan si corresponde una factura rectificativa, una anulación u otra respuesta. AEAT: corrección de un registro AEAT: registros de anulación

Ese diseño deja al descubierto hábitos problemáticos:

editar una factura definitiva y sustituir el PDF guardado en la nube;
borrar un tique y reutilizar su número;
importar a la gestión facturas emitidas por otro SIF sin conservar también sus registros de facturación ni identificar el sistema emisor y, cuando proceda, la emisión por un tercero o por el destinatario; AEAT: FAQ técnica sobre importación, páginas 20 y 21
enviar el PDF desde un sistema mientras un proceso posterior del backoffice crea o altera el registro regulado; o
tratar las proformas como un circuito independiente aunque alimenten el sistema de facturación sin un vínculo controlado.

La AEAT indica que un generador de prefacturas, borradores o proformas debe estar vinculado de forma inseparable al SIF cuando forma parte del proceso de facturación. Los controles deben conservar esos documentos preparatorios en relación con las facturas o los registros que finalmente se produzcan. AEAT: prefacturas y trazabilidad

No pruebes solo una venta sin incidencias. Incluye una factura simplificada representativa, una completa, un anticipo cuando corresponda, una corrección, una anulación, un envío fallido, una acción duplicada del usuario y una operación importada desde un marketplace. Anota qué ve la persona usuaria, qué registro crea el sistema, si el original sigue visible y cómo llega el hecho a contabilidad. Los casos adecuados dependen del negocio; esta relación es un control recomendado, no un catálogo legal.

Qué significan las cifras de las sanciones y qué no significan

Los titulares sobre sanciones necesitan más cuidado del que suelen recibir. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria tipifica infracciones graves por producir o comercializar determinados sistemas que incumplen los requisitos y por una forma concreta de tenencia por parte de los usuarios.

Para productores y comercializadores, la principal sanción fija es de 150.000 € por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas y por cada tipo distinto de sistema infractor. No certificar cuando la certificación es obligatoria se sanciona con 1.000 € por cada sistema comercializado sin el certificado. Ley General Tributaria, artículo 201 bis.1 y bis.4

Para los usuarios, el artículo 201 bis.2 se refiere a la tenencia de sistemas que no cumplen el artículo 29.2.j) cuando no están debidamente certificados pese a existir obligación reglamentaria, o cuando se han alterado o modificado dispositivos certificados. La sanción fija prevista para esa infracción es de 50.000 € por cada ejercicio. Ley General Tributaria, artículo 201 bis.2 y bis.4

Los 50.000 € no se aplican automáticamente a cualquier defecto de implantación: el artículo 201 bis describe una infracción de tenencia concreta y la AEAT exige culpabilidad. Un QR defectuoso, un error de formación o un envío rechazado no prueban por sí solos todos sus elementos jurídicos. La AEAT afirma que, para sancionar a productores o usuarios, debe apreciarse al menos negligencia, también en supuestos donde el código haya sido destruido o atacado. AEAT: integridad y culpabilidad

Conservar el acceso histórico a un programa antiguo tampoco acredita automáticamente la infracción de tenencia. La condición de la AEAT va más allá de dejar de usarlo: la empresa debe poder demostrar que ya no puede emitir facturas. Desinstalarlo o modificarlo para impedir nuevas emisiones a partir de una fecha puede marcar esa frontera. Si un sistema no adaptado conserva su capacidad de facturar después del plazo correspondiente, la AEAT indica que su tenencia puede constituir la infracción del artículo 201 bis.2, sujeta al análisis de la conducta y responsabilidad del contribuyente. AEAT: conservación de un programa histórico

Otras reglas sobre facturación, libros registro u obstrucción pueden aplicarse a conductas diferentes. Un análisis sancionador debe identificar la conducta, la fecha, la persona responsable, el precepto y la evidencia. Copiar la cifra más alta de la página comercial de un programa no es un análisis jurídico.

Un expediente que resista una revisión posterior

Una implantación defendible hace un inventario de cada componente que puede emitir facturas, determina el ámbito y la modalidad, obtiene la declaración de la versión desplegada, prueba la emisión y las correcciones y conserva evidencias fechadas. Es un control recomendado derivado de los deberes relativos al sistema, la certificación y los registros. No crea un puerto seguro frente a una comprobación o sanción. Real Decreto 1007/2023, artículos 8, 9 y 13

El expediente debería contestar sin depender de la memoria de una sola persona:

¿Qué contribuyente y operaciones se analizaron, y qué exclusiones se aceptaron o descartaron?
¿Qué aplicaciones, cajas, marketplaces, complementos y módulos de backoffice pueden provocar la emisión o el cambio de una factura?
¿Qué versiones y componentes cubre cada declaración responsable?
¿Qué modalidad está activa, desde qué fecha, quién responde de los fallos o cambios y en qué plazo interno debe actuar?
¿Qué ocurrió al probar emisiones, correcciones, anulaciones e interrupciones?
¿Dónde se conservan declaraciones, contratos, evidencias de prueba, incidencias e instrucciones para usuarios?
¿Qué obliga a revisar de nuevo el expediente: una actualización, un canal de venta nuevo, una adquisición, un cambio en el SII o un cambio de modalidad?

El artículo 6 mantiene la responsabilidad de cumplimiento del empresario o profesional que entrega los bienes o presta los servicios cuando delega materialmente la facturación en un cliente o en un tercero. Real Decreto 1007/2023, artículo 6 Esa responsabilidad es distinta del criterio que publica la AEAT para un SIF debidamente certificado: el contribuyente no responde del funcionamiento incorrecto del sistema, responsabilidad que la Agencia atribuye al fabricante conforme al artículo 201 bis. AEAT: certificación y responsabilidad del sistema Esta atribución no elimina las obligaciones propias del contribuyente ni cubre alteraciones o usos indebidos: se limita al funcionamiento incorrecto de un SIF debidamente certificado.

Por eso la adaptación requiere supervisión fiscal y contable, además de la conversación con el proveedor tecnológico. El proveedor conoce su producto. El negocio y sus asesores conocen al contribuyente, los tipos de operación, las reglas de facturación, el rastro contable y las pruebas que deberían quedar después de una incidencia.

El equipo de asesoría fiscal y contable de TaxFactory puede revisar el ámbito y el circuito de facturación con los mismos documentos usados para la contabilidad y las declaraciones. Conviene empezar antes de la fecha legal con un mes de muestra y todos los sistemas capaces de emitir una factura. El resultado útil es una relación escrita de carencias y responsables, no un sello genérico de conformidad.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debe cumplir mi sistema de facturación las reglas de los SIF?

Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades incluidos en el artículo 3.1.a) deben tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027. Los demás contribuyentes del artículo 3.1, incluidos los autónomos sujetos, deben tenerlos operativos antes del 1 de julio de 2027. Aun así, hay que comprobar el ámbito y las exclusiones del contribuyente y de sus operaciones. Real Decreto 1007/2023, disposición final cuarta

¿Un proveedor necesita la aprobación de la AEAT para afirmar que su software cumple?

No se exige una aprobación externa ni un registro previo en la AEAT. El productor certifica cada versión. Pide su declaración responsable y comprueba que identifica la versión, los componentes, la modalidad y la configuración que vas a utilizar. AEAT: declaración responsable

¿Puedo cambiar entre VERIFACTU y NO VERIFACTU cuando quiera?

Antes de la fecha obligatoria, la AEAT considera el uso un periodo de pruebas. Una vez aplicables las reglas, el contribuyente puede pasar de NO VERI*FACTU a VERI*FACTU, pero tras el primer envío efectivo debe permanecer en VERI*FACTU al menos hasta que termine ese año natural. AEAT: cambio de modalidad

¿El código QR demuestra que mi sistema de facturación cumple?

No. El QR solo es un resultado visible. El cumplimiento también afecta al momento de generar los registros, su integridad y trazabilidad, las correcciones, la conservación, la capacidad de envío y la declaración responsable del productor para la versión instalada. Real Decreto 1007/2023, artículos 8, 9 y 13

¿Se sanciona automáticamente con 50.000 € cualquier configuración incorrecta?

No. El artículo 201 bis tipifica una infracción grave concreta por la tenencia de sistemas que incumplen los requisitos legales cuando carecen de la certificación exigida o se han alterado dispositivos certificados. La AEAT también exige culpabilidad, al menos negligencia. Antes de afirmar una sanción hay que analizar los hechos y el precepto aplicable. Ley General Tributaria, artículo 201 bis