Inspección de Trabajo frente a Hacienda: qué toca a cada una

Cuando llega un inspector, la primera pregunta útil no es “¿estoy en problemas?”, sino “¿quién viene y qué puede mirar?”. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social vigila el cumplimiento de las normas del orden social y exige las responsabilidades pertinentes; la Agencia Tributaria, en el procedimiento inspector, comprueba e investiga el adecuado cumplimiento de las obligaciones tributarias y, en su caso, regulariza mediante una o varias liquidaciones. No son el mismo órgano ni el mismo procedimiento. OEITSS, misión y funciones; AEAT, procedimiento inspector.

Esta guía es para autónomos con plantilla, pequeñas sociedades y responsables de administración que reciben una visita, un requerimiento o una comunicación y necesitan separar Trabajo de Hacienda antes de responder. Quedan fuera, salvo mención puntual, País Vasco y Navarra en su tramo foral, Canarias y su IGIC, Ceuta, Melilla y el detalle operativo de los traspasos de función inspectora a determinadas comunidades autónomas. La información es general: no califica tu caso ni sustituye el análisis del expediente real.

Si ya sabes que el escrito es de la AEAT y quieres el recorrido completo de una inspección tributaria, usa la guía de inspección de Hacienda para autónomos y empresas. Si el problema es la primera contratación y los fallos de los primeros meses, ve a los errores al contratar al primer trabajador. Aquí el foco es otro: distinguir autoridades, pruebas y riesgos para no mezclar carpetas.

Dos administraciones, dos mapas de riesgo

La ITSS es un servicio público del orden social. Su misión oficial incluye vigilancia y control, asistencia técnica y, en su caso, conciliación, mediación o arbitraje. OEITSS, misión y funciones; MITES, funciones de la ITSS. La base legal del sistema está en la Ley 23/2015. Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de ITSS.

Las normas del orden social abarcan, entre otras, materias laborales, prevención de riesgos, Seguridad Social, colocación, empleo, formación para el empleo, economía social, migraciones y trabajo de extranjeros, e igualdad de trato en el empleo. El procedimiento inspector de la AEAT tiene por objeto comprobar lo declarado e investigar hechos con relevancia tributaria no declarados o declarados incorrectamente. Ley 23/2015, artículo 1.2; AEAT, procedimiento inspector; Ley General Tributaria, artículo 145.

En la calle, eso se nota así:

Esa tabla no sustituye el documento concreto. El membrete y el objeto del expediente mandan más que el rumor de “me vienen a inspeccionar”.

Qué mira Trabajo y qué no

La función inspectora de la ITSS incluye vigilancia y exigencia en relaciones laborales, prevención, Seguridad Social, empleo, migraciones y economía social, entre otros ámbitos legalmente encomendados. Ley 23/2015, artículo 12.1. Si hay gente trabajando bajo tu organización y dirección, el Estatuto de los Trabajadores fija el marco de la relación laboral. Estatuto de los Trabajadores, artículo 1.1.

Trabajo puede interesarse, entre otras cosas, por:

• si hay contrato, alta y cotización coherentes con la realidad del trabajo;
• jornada, registro horario, horas extraordinarias y descansos;
• retribución, recibos de salario y conceptos que deberían cotizar;
• prevención de riesgos, evaluación, formación e investigación de accidentes;
• igualdad, representación y otras garantías laborales;
• empleo de personas extranjeras y reglas de colocación cuando entren en su ámbito.

También puede prestar asistencia técnica con ocasión de la actuación y, en supuestos concretos, mediar o arbitrar si las partes lo aceptan o lo solicitan. Ley 23/2015, artículo 12.2 y 12.3. Eso no convierte al inspector en tu asesor privado ni en un consultor fiscal.

Lo que Trabajo no es: un procedimiento de liquidación de IVA, IRPF o Impuesto sobre Sociedades. Puede examinar documentación con trascendencia para el orden social, incluida contabilidad o declaraciones oficiales cuando sirvan a esa verificación, pero su objeto no es sustituir a la inspección tributaria. Ley 23/2015, artículo 13.3.c).

Qué mira Hacienda y qué no

La inspección tributaria comprueba actos, elementos y valoraciones consignados en las declaraciones e investiga hechos con relevancia tributaria no declarados o declarados incorrectamente; si procede, regulariza con una o varias liquidaciones. AEAT, procedimiento inspector; Ley General Tributaria, artículo 145.

Las facultades inspectoras permiten examinar documentos, libros, contabilidad principal y auxiliar, facturas, justificantes, correspondencia con trascendencia tributaria, bases de datos, programas y registros informáticos, e inspeccionar bienes y explotaciones necesarios para exigir las obligaciones tributarias. Ley General Tributaria, artículo 142.1. El obligado debe atender y colaborar; la comparecencia puede requerirse con la documentación solicitada. Ley General Tributaria, artículo 142.3.

Hacienda no es, por sí sola, la autoridad que califica la prevención de riesgos o impone el marco sancionador del orden social. Puede mirar nóminas, retenciones o facturas a autónomos porque tienen trascendencia tributaria. Eso no la convierte en Inspección de Trabajo. La guía de inspección de Hacienda desarrolla plazos, alcance y primeras 24 horas cuando el expediente ya es claramente de la AEAT.

Cómo empieza cada actuación

La ITSS actúa de oficio siempre: por orden superior, planes o programas, petición razonada de otros órganos, denuncia o iniciativa del inspector, conforme a criterios de eficacia y oportunidad. Ley 23/2015, artículo 20.3. La denuncia del incumplimiento del orden social es pública, con límites sobre anonimato y sobre el papel del denunciante. Ley 23/2015, artículo 20.4 y 20.5.

La ITSS puede actuar mediante visita sin aviso previo, requerimiento de comparecencia con documentación, expediente administrativo o comprobación de datos de otras Administraciones. El procedimiento inspector de la AEAT se inicia de oficio; el inicio se comunica y la tramitación incluye instrucción, trámite de audiencia y firma de actas según el tipo de acta. Ley 23/2015, artículo 21.1 y 21.2; AEAT, procedimiento inspector. Los inspectores pueden entrar libremente en centros de trabajo sujetos a inspección; si el centro coincide con el domicilio de una persona física, necesitan consentimiento expreso o autorización judicial. Ley 23/2015, artículo 13.1.

No toda carta de la Agencia es una inspección: puede ser un requerimiento, una comprobación limitada u otro trámite. Leer el encabezado confunde menos que asumir el peor escenario.

Plazos que no debes mezclar

En la ITSS, las actuaciones comprobatorias no se dilatan más de nueve meses, salvo dilación imputable al sujeto inspeccionado; pueden ampliarse por otro periodo que no exceda de nueve meses en supuestos de especial dificultad, ocultación u obstrucción, o cooperación internacional. Tampoco pueden interrumpirse más de cinco meses, con excepciones tasadas. Ley 23/2015, artículo 21.4.

En Hacienda, el plazo general del procedimiento inspector es de 18 meses. Pasa a 27 meses cuando, entre otras circunstancias del artículo 150 de la Ley General Tributaria, la cifra anual de negocios alcanza el umbral de auditoría, el obligado está en un grupo objeto de comprobación en consolidación o régimen especial de grupo, o se comprueba el Impuesto Complementario. Ley General Tributaria, artículo 150.1.

Si alguien te dice “todas las inspecciones duran lo mismo”, desconfía. Anota la fecha de la primera visita o de la comparecencia efectiva en Trabajo, y la fecha de notificación de inicio en Hacienda. El cómputo no es un detalle cosmético: condiciona alegaciones, prórrogas y la presión interna del expediente.

Documentos: dos carpetas, no un cajón

Para Trabajo, el inspector puede examinar en el centro libros, registros, programas, declaraciones oficiales y contabilidad; documentos de inscripción, afiliación, altas, bajas y justificantes de cuotas o prestaciones; justificantes de retribuciones; documentación de prevención; y cualesquiera otros relacionados con las materias sujetas a inspección. Puede requerir su presentación en oficinas públicas y, si está en soporte electrónico, exigir formato tratable y compatible. Ley 23/2015, artículo 13.3.c).

Una carpeta útil frente a ITSS suele incluir:

• contratos, anexos, acuerdos de jornada y registro horario;
• altas, bajas, TC o equivalentes y justificación de cotización;
• nóminas, recibos y prueba de pago;
• evaluación de riesgos, planificación preventiva, formación e EPIs;
• cuadrantes, partes de trabajo y, si aplica, documentación de ETT o contratas;
• una nota breve que explique quién trabaja, dónde y bajo qué organización real.

Para Hacienda, prepara lo que pida el alcance: declaraciones del periodo, libro registro o contabilidad, facturas emitidas y recibidas, extractos que conecten cobros y pagos, contratos con trascendencia tributaria y cualquier evidencia de la operación cuestionada. No envíes “todo lo laboral” porque te resulte cómodo. El alcance notificado delimita; ampliar por exceso es una decisión, no un reflejo.

Si estás ordenando la parte fiscal después de un requerimiento o un inicio inspector, la guía de inspección de Hacienda ayuda a indexar prueba sin improvisar relatos. Si el lío viene de una primera contratación mal cerrada, los errores de los primeros 90 días suelen explicar huecos de alta, jornada o prevención antes de que aparezca un inspector.

Qué puede salir de cada expediente

Tras la actividad comprobatoria, la ITSS puede advertir o requerir, iniciar procedimiento sancionador con actas de infracción, practicar actas de liquidación por débitos a la Seguridad Social, promover altas u oficios de encuadramiento, ordenar la paralización de trabajos ante riesgo grave e inminente, o adoptar otras medidas previstas en la ley. Ley 23/2015, artículo 22. El régimen de infracciones y sanciones del orden social se articula en el texto refundido de la LISOS. Real Decreto Legislativo 5/2000.

Los hechos constatados en actas de infracción y de liquidación, con los requisitos legales, tienen presunción de certeza, sin perjuicio de la prueba en contrario. Ley 23/2015, artículo 23.

En Hacienda, el procedimiento inspector puede terminar en liquidación. La propia ficha del procedimiento resume actas de conformidad, disconformidad y con acuerdo, con plazos distintos hasta que el acta se convierte o se dicta liquidación expresa. AEAT, procedimiento inspector. Las actas de la inspección tributaria tienen su régimen propio en la Ley General Tributaria; no las trates como un “parte laboral” con otro membrete.

Dónde se solapan los hechos sin fusionar los procedimientos

Hay zonas donde el mismo hecho alimenta lecturas distintas. Un ejemplo habitual: alguien factura como autónomo pero trabaja bajo organización y dirección ajenas. El Estatuto de los Trabajadores define la relación laboral por esas notas; la etiqueta del contrato no basta. Estatuto de los Trabajadores, artículo 1.1. La ITSS puede actuar sobre alta, cotización, infracción laboral o liquidación de cuotas. En paralelo, ese mismo encaje puede afectar a retenciones, deducciones o la calificación fiscal de pagos. Eso no significa que la visita de Trabajo “abra” automáticamente una inspección de la AEAT, ni al revés.

Otro solapamiento típico: nóminas y retenciones. Trabajo mira si se paga y cotiza conforme al orden social. Hacienda mira si las retenciones e ingresos a cuenta y las bases declaradas cuadran con la obligación tributaria. Son preguntas hermanas, no idénticas.

Un tercer caso: gastos y proveedores. Hacienda cuestiona la realidad o la afectación de una factura. Trabajo puede interesarse si detrás hay personal sin alta o una cesión irregular. De nuevo, separa pruebas: la carpeta que acredita la prestación frente a un proveedor no es la misma que acredita la jornada de una persona en plantilla.

Regla práctica: si el escrito habla de tributos, periodos, modelos o liquidación tributaria, trata el expediente como AEAT. Si habla de orden social, contratos, jornada, prevención, altas, cotización o acta de infracción laboral o de liquidación de cuotas, trata el expediente como ITSS. Cuando un mismo hecho pueda tener lectura en ambos mundos, separa carpetas, interlocutores y plazos; no envíes la misma narrativa a los dos órganos. AEAT, procedimiento inspector; Ley 23/2015.

Objeciones frecuentes que empeoran el expediente

“Les doy todo y ya está.” Entregar un volcado de carpetas sin índice mezcla hechos irrelevantes con los relevantes y crea contradicciones que nadie te pidió. Entrega lo requerido, fecha y firma lo que entregas, y guarda copia.

“Si es Trabajo, que lo lleve solo el laboralista; si es Hacienda, solo el fiscal.” En una pyme pequeña suele hacer falta un coordinador interno que sepa dónde están los ficheros, aunque el escrito lo firme un profesional. El asesor no sustituye el acceso a la prueba.

“Como no tengo plantilla, Trabajo no me toca.” La ITSS también mira Seguridad Social, prevención cuando hay trabajadores, empleo irregular, trabajo de extranjeros y otras materias del orden social. Un autónomo sin empleados puede quedar fuera de ciertos controles laborales y, aun así, verse afectado si hay personas prestando servicios bajo su organización real.

“Me han denunciado, así que el denunciante dirige el expediente.” La denuncia es pública, pero el denunciante no es interesado en la fase de investigación con carácter general; tiene derechos de información limitados cuando el resultado afecta a sus derechos. Ley 23/2015, artículo 20.4.

“Mejor inventar una explicación rápida.” Las actas de la ITSS gozan de presunción de certeza sobre hechos constatados con requisitos legales. Ley 23/2015, artículo 23. En Hacienda, las liquidaciones se construyen sobre el expediente. Una versión oral apresurada suele quedar pegada al relato.

Primeras horas: checklist sin teatro

1. Identifica el órgano: OEITSS/ITSS, Inspección Provincial, AEAT, Delegación, u otro. Anota número de expediente y fecha de notificación o de visita.
2. Separa el objeto: orden social frente a tributos y periodos. Si el texto es ambiguo, no improvises; pide aclaración por el cauce del propio documento.
3. Nombra un único interlocutor interno y decide si actúa representante. Evita que tres personas den tres versiones.
4. Preserva originales y el estado de los sistemas: no borres correos, fichajes ni facturas “porque quedan mal”.
5. Indexa la prueba pedida. Entrega solo lo del requerimiento o del alcance, con índice y hash o listado de archivos si el volumen es grande.
6. Revisa contradicciones internas antes de enviar: contrato frente a horario, nómina frente a transferencia, factura frente a albarán, alta frente a primer día real de trabajo.
7. Si el expediente es AEAT, sigue la secuencia de la guía de inspección tributaria. Si el origen es una primera contratación defectuosa, cruza con los errores al contratar al primer trabajador.

Limitaciones y excepciones que importan

Esta guía es información general para el territorio común español. No decide tu expediente, no sustituye asesoramiento laboral o fiscal y no cubre con detalle los modelos autonómicos de función inspectora traspasados, ni los regímenes forales, Canarias/IGIC, Ceuta o Melilla. Un solapamiento fáctico entre laboralidad y fiscalidad no implica un único procedimiento conjunto. Ley 23/2015.

La propia Ley 23/2015 reconoce un modelo compartido con Comunidades Autónomas y menciona traspasos de función pública inspectora, de modo que la dependencia orgánica o funcional puede variar según el territorio y la materia. Ley 23/2015, preámbulo y sistema institucional. Comprueba siempre el membrete del órgano que actúa.

Tampoco cubre aquí el detalle de cada tipo de infracción de la LISOS ni cada supuesto de recargo o paralización. Si hay riesgo grave e inminente, la ley permite ordenar la paralización inmediata de trabajos; eso es una medida específica de prevención, no un “cierre fiscal”. Ley 23/2015, artículo 22.12.

Preguntas frecuentes

¿La Inspección de Trabajo y Hacienda son lo mismo?

No. La ITSS vigila las normas del orden social: laboral, prevención, Seguridad Social, empleo y materias afines. La AEAT comprueba e investiga el cumplimiento de las obligaciones tributarias y, si procede, regulariza con liquidaciones. OEITSS, misión y funciones; AEAT, procedimiento inspector.

¿Puede la Inspección de Trabajo entrar sin aviso previo?

Sí. La Ley 23/2015 permite visitar centros de trabajo sin necesidad de aviso previo. Si el centro coincide con el domicilio de una persona física, hace falta consentimiento expreso o autorización judicial. Ley 23/2015, artículos 13.1 y 21.1.

¿Cuánto puede durar cada tipo de inspección?

En la ITSS, las actuaciones comprobatorias no se dilatan más de nueve meses, ampliable otros nueve en supuestos tasados. En Hacienda, el plazo general del procedimiento inspector es de 18 meses y de 27 en los casos del artículo 150 de la Ley General Tributaria. Ley 23/2015, artículo 21.4; Ley General Tributaria, artículo 150.1.

¿Qué documentos pide cada una?

La ITSS suele centrarse en contratos, horarios, nóminas, altas y cotizaciones, prevención y documentación del orden social. Hacienda mira declaraciones, facturas, contabilidad, justificantes, bases de datos y cualquier información con trascendencia tributaria dentro del alcance notificado. Ley 23/2015, artículo 13.3.c); Ley General Tributaria, artículo 142.1.

¿Un problema laboral se convierte automáticamente en inspección de Hacienda?

No de forma automática. Son procedimientos distintos, con normas y resultados propios. Un hecho laboral o de Seguridad Social puede tener lectura fiscal aparte, pero eso no convierte la visita de Trabajo en un procedimiento tributario ni autoriza a mezclar respuestas.

¿Qué hago el primer día si no sé quién me inspecciona?

Lee el documento entero: membrete, órgano, número de expediente, objeto, plazos y documentos. Conserva originales, nombra un único interlocutor y no envíes un paquete improvisado. Si es AEAT, usa la guía de inspección tributaria; si es ITSS, organiza la carpeta laboral y de Seguridad Social.

Siguiente paso concreto

Antes de escribir un correo o entregar un pendrive, haz tres cosas en este orden: identifica el órgano y el objeto en el documento oficial; abre solo la carpeta que corresponde a ese objeto; y agenda con tu asesor laboral o fiscal —el que toque según el membrete— una revisión de contradicciones internas antes del primer envío. Si el expediente es claramente de la AEAT, trabaja con la guía de inspección de Hacienda. Si el origen está en una contratación reciente mal documentada, corrige el hueco operativo con la guía de errores al contratar al primer trabajador sin confundir ese arreglo con la respuesta al inspector.