Tu primer trabajador: cinco errores de los primeros 90 días

Tu primer trabajador puede estar rindiendo de maravilla mientras el expediente laboral empieza a desordenarse. Muchos nuevos empleadores se complican justo ahí. La persona comienza el lunes, los clientes siguen esperando, la gestoría pide datos por partes y la documentación preventiva se deja para más adelante. Al terminar el primer mes, el contrato cuenta una historia y el horario, la nómina y los datos de Seguridad Social cuentan otra.

Los primeros 90 días no son un periodo de gracia previsto por la ley: las obligaciones nacen del Estatuto de los Trabajadores, no de una supuesta concesión inicial de tres meses. Es el primer tramo en el que ya se pueden comparar el contrato, el tiempo de trabajo real, la nómina, los datos de Seguridad Social y la organización preventiva. Si los documentos no cuadran, el problema ya existe. En este artículo, los 90 días son una ventana práctica de revisión, no un plazo legal ni el anuncio de que habrá una inspección dentro de ese periodo.

Tampoco un error aislado provoca automáticamente una visita. Según el artículo 20 de la ley que ordena el sistema de inspección, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) puede actuar por orden superior, como consecuencia de planes de inspección, por petición razonada de otro órgano público, por denuncia o por iniciativa del propio inspector. Ley 23/2015, artículo 20 La falta de registro, una nómina incorrecta o un expediente preventivo débil no provocan automáticamente una inspección, y este artículo no puede predecir si la ITSS visitará a un empleador concreto.

Esos fallos dejan rastro. El trabajador puede preguntar por qué ha cobrado menos. El registro horario puede contradecir un contrato a tiempo parcial. Un accidente puede revelar que nunca se evaluó un riesgo. Una bonificación aplicada en la cotización puede contrastarse con las condiciones que existían el día de la contratación. La primera incorporación se encarece cuando el autónomo descubre el problema después de que otra persona haya empezado a hacer preguntas.

Si buscas la secuencia administrativa anterior al alta, consulta nuestra guía para contratar al primer trabajador siendo autónomo. Este artículo empieza donde acaba aquella: en los errores que aparecen cuando la persona ya está trabajando.

Error 1: el contrato describe una semana distinta de la real

Un plan habitual parece razonable: formalizar un contrato a tiempo parcial, ver cómo evoluciona la demanda y añadir algunas horas cuando aumente el trabajo. El problema aparece con esas “algunas horas”. En la normativa española, la jornada parcial no es una estimación flexible que pueda ajustarse de palabra cada semana.

El Estatuto de los Trabajadores exige que el contrato a tiempo parcial conste por escrito e indique el número de horas ordinarias contratadas al día, a la semana, al mes o al año, así como su distribución conforme al convenio colectivo aplicable. Si no se cumplen esas exigencias, la norma presume que el contrato es a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios. Estatuto de los Trabajadores, artículo 12.4.a

Eso no significa que cada minuto adicional transforme el contrato de forma automática. Significa que el empleador debe determinar cómo deben calificarse esas horas. ¿Eran horas ordinarias que el contrato no reflejaba? ¿Existía un pacto escrito y válido de horas complementarias? ¿Se respetó el preaviso exigible? ¿Se pagaron esas horas y se incluyeron en la cotización correspondiente? ¿Qué concreta el convenio aplicable? Para responder hay que mirar a la vez la documentación y lo que sucedió en el puesto.

La discrepancia se vuelve evidente al colocar varios registros uno junto a otro:

Documento o dato	Qué refleja	Qué permite comprobar
Contrato	20 horas ordinarias y su distribución	Si lo pactado cumple el artículo 12 y el convenio
Cuadrante o calendario	Semanas repetidas de 28 horas	Si el exceso estaba previsto, fue puntual o se ha vuelto estructural
Registro diario	Entradas y salidas reales	Si se trabajó según el cuadrante y si las pausas se tratan de forma coherente
Nómina	Salario de 20 horas, quizá con un complemento sin explicar	Si se pagó y clasificó correctamente todo el tiempo trabajado
Datos de Seguridad Social	Coeficiente de parcialidad y bases de cotización	Si los datos administrativos siguen la realidad laboral

Retocar el cuadrante o pedir al trabajador que firme una versión más ordenada cuando el mes ya ha terminado añade un problema de credibilidad a la diferencia inicial. Hay que conservar los documentos reales, determinar si hubo horas sin pagar o sin declarar y corregir la relación con asesoramiento basado en el contrato y el convenio.

Cuando el puesto ya se ha asentado en una jornada semanal mayor, puede tener sentido aumentar las horas pactadas con efectos futuros en vez de seguir tratando una necesidad permanente como si fuera excepcional. La modificación debe documentarse bien: el paso de jornada completa a parcial, o de parcial a completa, no puede imponerse como un simple cambio informal de horario. Estatuto de los Trabajadores, artículo 12.4.e

Error 2: el registro horario existe solo sobre el papel

Algunos empleadores primerizos incluyen en el contrato una frase sobre el registro de las horas y creen que con eso ya hay un sistema. Otros descargan una aplicación, pero nunca explican al trabajador cuándo ni cómo usarla. También ocurre que el mes entero se reconstruye desde el cuadrante previsto justo antes de calcular la nómina. Ninguna de esas prácticas acredita con fiabilidad lo que pasó cada día.

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar un registro diario que incluya la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. La empresa debe conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la ITSS. Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9 La guía oficial del Ministerio y de la ITSS explica que el sistema puede adoptar distintas formas, incluidos medios telemáticos aptos para el trabajo a distancia; lo determinante es que exista un registro diario fiable y compatible con las reglas colectivas o de empresa aplicables. Guía del MITES y la ITSS sobre registro de jornada

El trabajo a tiempo parcial añade un control mensual. El empleador debe totalizar las horas cada mes, entregar al trabajador una copia del resumen junto con la nómina y conservar esos resúmenes durante un mínimo de cuatro años. El incumplimiento de esas obligaciones de registro genera la presunción de que el contrato es a jornada completa, salvo prueba en contrario que demuestre el carácter parcial de los servicios. Estatuto de los Trabajadores, artículo 12.4.c

Hay una comprobación muy sencilla para la primera semana. Pide al trabajador que muestre cómo registró la jornada de ayer. Después comprueba si puedes recuperar la anotación, explicar cualquier corrección y presentar el mismo dato durante una inspección. Si para hacerlo dependes de la memoria, el sistema todavía no funciona.

Una rutina útil no tiene por qué ser complicada:

Define qué se considera inicio y final del trabajo en ese puesto, también en los días remotos o fuera del centro habitual.
Da al trabajador un método claro desde el primer día y explica cómo debe solicitar una rectificación real.
Revisa cada semana las entradas que falten, mientras los hechos aún están recientes.
Al cerrar el mes, contrasta el registro con el cuadrante, las ausencias y los datos que llegarán a nómina.
Si la jornada es parcial, entrega el resumen mensual con la nómina y guárdalo.

No conviertas el registro en un proyecto de vigilancia. Su finalidad es acotada: documentar el tiempo de trabajo. Si la herramienta elegida también registra ubicación, capturas de pantalla o actividad, pide asesoramiento específico antes de activar esas funciones. Esta es una cautela operativa, no una valoración jurídica de un sistema concreto. Conviene que la asesoría laboral revise el proceso antes del primer cierre mensual, sobre todo si existe flexibilidad horaria o trabajo remoto.

Los incumplimientos sobre jornada y registro se califican como infracciones laborales graves en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). LISOS, artículo 7.5 La horquilla general de multas por infracciones laborales graves va de 751 a 7.500 euros, dividida en grados mínimo, medio y máximo. La cuantía concreta no es automática: importan la calificación, los criterios de graduación y los hechos acreditados. LISOS, artículos 39 y 40

Error 3: contar con una bonificación antes de comprobar el derecho

El autónomo recibe un cálculo que incluye una bonificación en las cuotas de Seguridad Social, toma el importe reducido como coste mensual estable y aprueba la contratación. Más tarde aparece una condición que no se revisó: el trabajador no tenía la situación exigida en la fecha relevante, el contrato estaba dentro de una exclusión, el empleador no cumplía un requisito o se entendió mal una obligación de mantenimiento del empleo.

No existe un único “descuento por primer empleado” al que pueda acceder cualquier autónomo. El SEPE publica resúmenes vigentes de bonificaciones y reducciones a la contratación, mientras que el Real Decreto-ley 1/2023 contiene el marco común de numerosos incentivos estatales a la cotización. El régimen aplicable puede depender de las circunstancias del trabajador, del contrato, del empleador, de las exclusiones y de los datos comunicados a la Seguridad Social. SEPE: bonificaciones y ayudas Real Decreto-ley 1/2023

Las reglas comunes contienen requisitos para los beneficiarios y exclusiones. Algunos incentivos también imponen obligaciones de mantenimiento del empleo, y los beneficios obtenidos sin cumplir las condiciones pueden quedar sujetos a reintegro. Real Decreto-ley 1/2023, artículos 8, 9, 11 y 13 Otros programas, incluidas ayudas autonómicas o medidas reguladas por normas distintas, pueden tener procedimientos y plazos propios.

Una bonificación solo debería influir en el presupuesto de contratación después de comprobar, bajo el régimen vigente, el trabajador concreto, el contrato, los requisitos del empleador, las exclusiones y las obligaciones de mantenimiento. Antes de la fecha de inicio, prepara una nota breve de elegibilidad que recoja:

la norma o programa exacto, no una etiqueta genérica tomada de una calculadora;
los hechos relevantes del trabajador y los documentos de los que depende el derecho;
la situación fiscal y frente a la Seguridad Social del empleador cuando el régimen la exija;
exclusiones, incompatibilidades, duración y compromisos de mantenimiento;
el código o dato que debe constar en el alta y en la cotización;
la evidencia conservada y la fecha de una revisión posterior de las condiciones.

Según los plazos de afiliación publicados por la Seguridad Social, el alta del trabajador en el Régimen General debe presentarse antes de que comience la relación laboral y, con carácter general, puede tramitarse hasta 60 días naturales antes. Ese plazo no demuestra por sí solo que exista derecho a una bonificación, pero confirma por qué la revisión debe hacerse antes del día uno.

Si ya se ha procesado la primera nómina sin el beneficio esperado, no fuerces el importe en el siguiente fichero de cotización. Comprueba si se trata de un dato subsanable, de un trámite omitido o de una falta real de derecho. La vía de recuperación y su plazo dependen del programa. Si el incentivo nunca fue aplicable, actualiza enseguida la previsión del coste laboral; esperar no hará que aparezca una condición que no existía.

Error 4: aplazar la prevención hasta que ocurre un accidente

Un autónomo que siempre ha trabajado solo quizá nunca haya necesitado organizar la prevención como empleador. La primera contratación cambia esa situación. El INSST distingue al autónomo con trabajadores a su cargo de quien no emplea a nadie ni concurre con otras personas, y orienta a las pequeñas empresas hacia el servicio público Prevencion10. INSST: prevención de riesgos laborales para autónomos

La Ley de Prevención de Riesgos Laborales reconoce a los trabajadores el derecho a una protección eficaz y atribuye al empresario el deber correlativo. Este deber comprende integrar la prevención en la gestión y adoptar las medidas necesarias en materia de evaluación, planificación, información, formación, emergencias, vigilancia de la salud y organización de los recursos preventivos. Ley de Prevención de Riesgos Laborales, artículo 14

La evaluación debe corresponderse con el trabajo real. Una lista genérica para oficinas puede ignorar el trabajo en solitario, la manipulación de cargas, la conducción, una posible agresión de clientes, los productos químicos, la maquinaria o un puesto doméstico mal acondicionado. El artículo 16 exige integrar la prevención mediante un plan, y sitúa la evaluación de riesgos y la planificación preventiva entre sus instrumentos esenciales. Ley de Prevención de Riesgos Laborales, artículo 16

Información y formación no son documentos intercambiables. El artículo 18 exige informar sobre los riesgos del centro y del puesto, además de las medidas de protección aplicables. El artículo 19 exige una formación preventiva teórica y práctica, suficiente y adecuada, en el momento de la contratación —cualquiera que sea su modalidad o duración— y cuando cambien las funciones, la tecnología o los equipos. Ley de Prevención de Riesgos Laborales, artículos 18 y 19

Esta carencia puede aflorar después de un incidente, cuando se pide al empleador que muestre qué existía antes: evaluación, medidas preventivas, formación, instrucciones, registros de entrega de equipos e investigación. Contratar un servicio de prevención después del accidente puede servir para cumplir en adelante, pero no crea pruebas contemporáneas para el periodo anterior.

Las infracciones preventivas tienen su propia escala sancionadora. Según la LISOS, las infracciones graves en prevención de riesgos laborales llevan multas de 2.451 a 49.180 euros en sus tres grados. No todo documento ausente o imperfecto encaja en esa calificación; el incumplimiento concreto y los criterios legales determinan el grado y la cuantía. LISOS, artículo 40.2

Antes de que el trabajador empiece a prestar servicios, comprueba que la organización preventiva cubre la tarea y el lugar reales, no solo el nombre del puesto. Aunque contrates un servicio de prevención ajeno, alguien dentro del negocio debe facilitar información correcta, implantar las medidas y registrar los cambios. El artículo 14.4 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales aclara que recurrir a entidades especializadas para las actividades preventivas no libera al empresario de sus deberes en esta materia. Ley de Prevención de Riesgos Laborales, artículo 14.4

Error 5: calcular la nómina desde una plantilla y no desde los hechos

La primera nómina suele heredar una hoja de cálculo antigua, una configuración por defecto del programa o un salario copiado del correo con la oferta. Los fallos son poco espectaculares, pero cuestan dinero: convenio equivocado, grupo profesional incorrecto, salario anual mal dividido, complementos omitidos, porcentaje de parcialidad aplicado dos veces, ausencias mal tratadas u horas adicionales que nunca llegaron a nómina.

La normativa española exige pagar y documentar el salario de forma puntual. Los periodos regulares de pago no pueden superar un mes y el trabajador debe recibir un recibo individual que separe con claridad las percepciones y las deducciones legales, mediante el modelo oficial o uno alternativo autorizado. Estatuto de los Trabajadores, artículo 29 La LISOS califica como infracción grave no consignar en el recibo de salarios las cantidades realmente abonadas. LISOS, artículo 7.3

Una nómina puede ser matemáticamente correcta y, aun así, estar jurídicamente mal. El programa calcula los datos que recibe. No decide si el puesto pertenece a otro grupo profesional, si corresponde un complemento sectorial, si el salario anual pactado contempla correctamente las pagas extraordinarias o si las horas registradas contradicen el contrato.

La primera nómina merece un cierre controlado en vez de una exportación rutinaria. Compara:

el contrato firmado y sus anexos;
el convenio aplicable y sus tablas salariales;
el grupo profesional, la jornada y la estructura retributiva;
el registro diario, las ausencias, los permisos y el tratamiento de las horas complementarias o extraordinarias;
el alta y los datos de cotización a la Seguridad Social;
la información utilizada para calcular las retenciones;
el pago bancario y la nómina definitiva.

Si el trabajador pregunta por una cantidad, responde con el cálculo y la fuente que lo sostiene. No dejes para más adelante una diferencia pequeña sin explicar solo porque la relación laboral acaba de empezar. Las reclamaciones de cantidades económicas tienen, con carácter general, un plazo de prescripción de un año desde que la acción pudo ejercitarse, según el artículo 59.2 del Estatuto de los Trabajadores. Estatuto de los Trabajadores, artículo 59 La fecha exacta de inicio y una posible interrupción del plazo exigen revisar el caso concreto.

Un error detectado dentro de la empresa debe acabar en una corrección documentada: identifica el periodo afectado, vuelve a calcular salarios y cotizaciones, emite los documentos rectificativos que correspondan, explica el ajuste al trabajador y conserva el rastro de la revisión. El procedimiento depende del tipo de error. Cambiar en silencio la nómina siguiente sin explicar la diferencia anterior hace más difícil conciliar los importes.

El control de los días 30, 60 y 90

Un control sólido de la primera contratación parte de una conciliación en tres pasos: comparar el contrato escrito con el trabajo real, contrastar ambos con el registro horario y cotejar después los tres elementos con la nómina y los datos de Seguridad Social antes del cierre mensual. Estatuto de los Trabajadores, artículos 12, 29 y 34 Esta secuencia es una recomendación de gestión derivada de los documentos legales anteriores, no una lista impuesta por la ley.

Antes del día 30: demuestra que el sistema funciona

Recupera el contrato firmado, el justificante del alta, el convenio aplicable, el expediente preventivo, las pruebas de formación, los registros diarios y los datos de la primera nómina. Habla con el trabajador sobre el horario y las funciones reales. Corrige ahora los procesos que falten, pero sin fabricar pruebas con fecha anterior.

Antes del día 60: busca desviaciones

Compara dos meses completos. Las horas adicionales repetidas, el cambio de funciones, un nuevo lugar de trabajo, los complementos habituales o los ajustes manuales recurrentes en nómina indican que el diseño inicial quizá ya no encaja. Revisa de nuevo cualquier bonificación cuyas condiciones de continuidad dependan de las circunstancias del empleo o del empleador.

Antes del día 90: decide qué necesita una modificación formal

Cierra la revisión con acciones y responsables concretos. Modifica correctamente las horas o funciones cuando la realidad haya cambiado. Resuelve las diferencias salariales o de cotización. Actualiza la evaluación de riesgos si han cambiado el trabajo o los equipos. Mantén un registro breve de excepciones con el problema, la evidencia, la decisión, el responsable y la fecha de cierre.

Este control no impide una denuncia ni una inspección. Reduce la dependencia de la memoria y entrega a la asesoría pruebas utilizables antes de que una diferencia pequeña se convierta en varios meses de rectificaciones.

Cuándo debe entrar la asesoría laboral

El asesoramiento aporta más valor antes de que la oferta se convierta en una fecha de inicio confirmada. Todavía se pueden diseñar como un solo sistema el puesto, el convenio, el contrato, la jornada, el coste de contratar al empleado, la posible bonificación y la organización preventiva.

Si el trabajador ya se ha incorporado, pide ayuda cuanto antes cuando el contrato y las horas reales no coincidan, no exista un registro diario fiable, haya dudas sobre una bonificación esperada, la prevención no estuviera activa, se discuta la nómina, se haya producido un accidente o llegue una comunicación de la ITSS. Un requerimiento de inspección o una reclamación del trabajador debe contestarse a partir de los documentos y las fechas reales; un artículo general no puede decidir la respuesta.

El equipo de asesoría laboral y de nóminas de TaxFactory puede revisar la contratación antes de cerrar la primera nómina y coordinar el contrato, la Seguridad Social, el cálculo salarial y las obligaciones laborales continuas. Lleva el contrato, el horario, los registros de jornada, las nóminas, los datos de alta, el convenio utilizado y la documentación preventiva. La conversación útil empieza por lo que ocurrió, no por una reconstrucción más presentable.

Preguntas frecuentes

¿Un error al contratar provoca automáticamente una inspección de Trabajo?

No. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social puede actuar por planes de inspección, orden superior, petición razonada de otro órgano, denuncia o iniciativa del inspector. Un fallo en el contrato, el registro horario, la nómina o la prevención no demuestra por sí solo por qué comenzó una inspección, aunque puede constituir una infracción comprobable cuando se examina la relación laboral.

¿Qué ocurre si una persona a tiempo parcial trabaja habitualmente más horas de las que figuran en su contrato?

Depende de si ese tiempo adicional eran horas complementarias válidas, cómo se pactaron y registraron, si se pagaron y cotizaron, y de lo que disponga el convenio colectivo aplicable. El contrato a tiempo parcial debe recoger las horas ordinarias y su distribución; los incumplimientos de forma o registro exigidos pueden generar la presunción legal de jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el trabajo parcial.

¿Puedo implantar el registro horario después de que empiece el trabajador?

Puedes y debes corregir de inmediato la falta de sistema, pero un registro nuevo no reconstruye de forma fiable las horas de entrada y salida de los días anteriores. Conserva lo que exista realmente, no fabriques anotaciones retroactivas, concilia horarios y nóminas y pide asesoramiento laboral sobre cualquier periodo sin cubrir o exceso de jornada.

¿Se puede recuperar una bonificación que no se aplicó en la primera nómina?

A veces puede corregirse un error de datos o de aplicación, pero no existe una solución retroactiva universal. El derecho depende del incentivo concreto, de las condiciones del trabajador y del empleador en el momento relevante, de las exclusiones, de los datos comunicados y de las obligaciones de mantenimiento. Comprueba la norma vigente antes de contratar y revisa cuanto antes un beneficio omitido, sin dar por hecho que será recuperable.

¿Qué conviene revisar antes de aprobar la primera nómina?

Compara el contrato firmado, las horas reales, el convenio colectivo aplicable, el grupo profesional, el salario pactado, los complementos, las ausencias, los datos de Seguridad Social, la información para retenciones y cualquier incentivo. La nómina debe reflejar las cantidades abonadas y separar con claridad los devengos y las deducciones legales; la aprobación debería dejar constancia de quién comprobó los datos y qué se corrigió.