Qué debería hacer tu gestoría cada trimestre

Envías las facturas y recibes una cifra para pagar. Guardas el mensaje, termina el trimestre y vuelves a atender el negocio. Ese intercambio apenas explica el trabajo que ha habido entre una cosa y otra.

Una gestoría que presta un servicio trimestral útil debería explicarte qué documentación ha revisado, qué dudas siguen abiertas, cuánto debes pagar y qué asuntos necesitan atención después. Es el nivel de servicio que proponemos en esta guía. Que un informe o una reunión estén incluidos depende del encargo acordado y de los deberes aplicables a la relación profesional.

Los contratos obligan a las partes a cumplir lo pactado y a asumir las consecuencias que se deriven de la buena fe, los usos y la ley. Código Civil, artículo 1258. Una lista de comprobación ayuda a hablar del servicio que recibes, pero no convierte cada recomendación en un derecho automático a exigir una prestación.

La forma de valorar a tu gestoría es pedir que te muestre qué hizo en tu último trimestre. No hace falta suponer cómo trabaja la mayoría de los despachos ni compararte con una promesa genérica de atención personalizada. Necesitas entender tu propio servicio y saber qué ocurrirá cuando falte una factura, cambie la actividad o aparezca una duda.

Aclara qué incluye el trimestre antes de empezar

Pide una descripción breve del servicio por escrito. Debería identificar las actividades y las empresas o personas cubiertas, los documentos que debes aportar, el asesor responsable y las tareas incluidas en los honorarios. Si otro proveedor lleva las nóminas, la contabilidad o las cuentas anuales, dejad claro quién conecta ese trabajo con las declaraciones fiscales.

Conviene distinguir entre preparar registros y asesorar sobre su tratamiento. Una persona puede contabilizar correctamente las facturas sin tener asignado el análisis de una operación inusual con el extranjero. Quien elabora las nóminas puede facilitar los datos laborales a otro profesional que presenta las retenciones. Esos pasos entre personas deben quedar claros. Preguntar únicamente si el precio incluye asesoramiento fiscal puede dar una respuesta demasiado amplia para saber quién hará cada cosa.

Contratar una asesoría no permite trasladarle tus obligaciones tributarias mediante un acuerdo privado: el artículo 17.5 de la Ley General Tributaria mantiene sus efectos frente a Hacienda. Ley General Tributaria, artículo 17. Esto no resuelve si el asesor ha incumplido un deber o debe indemnizar un daño. Explica por qué necesitas saber quién atiende una obligación y si la ha completado.

Para cada tarea que se repite, acordad qué recibirás. Si el despacho ofrece revisar el trimestre, pregunta qué revisa y cómo te comunica las incidencias. Una nota breve junto a los documentos puede ser suficiente. No necesitas contratar un informe extenso para averiguar si alguien ha reclamado la factura que falta o si la duda sigue esperando tu respuesta.

También hay compromisos por tu parte. Fijad una fecha de entrega de documentos, un canal para las operaciones poco habituales y un plazo de respuesta cuando el asesor necesite información. Si envías una carpeta incompleta después del día acordado, pide que te expliquen las consecuencias y cómo se abordarán. El silencio de cualquiera de las partes deja una incertidumbre que empeora al acercarse el vencimiento.

Comprueba qué obligaciones te corresponden

El calendario de la gestoría debe adaptarse a tu negocio. La tabla siguiente orienta sobre algunos modelos habituales; no indica que debas presentarlos todos. El territorio, la actividad, el régimen tributario y las operaciones determinan qué corresponde. Las empresas sujetas a normas forales, a la imposición indirecta canaria o a regímenes especiales necesitan su propia valoración.

Modelo	Qué debería comprobar la asesoría	Qué puedes preguntar
Modelo 303	Si corresponde presentar IVA, con qué periodicidad y cómo tratar las operaciones	¿Qué registros justifican las cifras y qué partidas necesitan explicación?
Modelo 130	Si debes realizar pagos fraccionados de IRPF en estimación directa y si concurre alguna excepción	¿Por qué debo presentarlo o por qué no me corresponde?
Modelo 111	Qué pagos encajan en las categorías de retención de este modelo	¿Han llegado al preparador los datos laborales y los pagos a profesionales que necesita?
Modelo 115	Si los alquileres o subarrendamientos generan una obligación de retener	¿Se ha revisado el contrato y sus circunstancias o se ha tratado igual que cualquier otro alquiler?
Modelo 349	Si hay operaciones intracomunitarias declarables y qué periodicidad procede	¿Los nuevos clientes o proveedores de la UE cambian mi calendario?
Modelo 202	Si corresponden pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades	¿Cuándo será el siguiente pago y cómo conoceré su importe previsto?

Para quienes liquidan el IVA trimestralmente, el plazo ordinario del modelo 303 es del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero para el cuarto trimestre; si el último día es inhábil, pasa al siguiente día hábil. AEAT, plazos del modelo 303.

El modelo 130 corresponde al pago fraccionado del IRPF de actividades económicas en estimación directa; determinadas actividades profesionales quedan exceptuadas cuando al menos el 70 % de sus ingresos del año natural anterior estuvieron sujetos a retención o ingreso a cuenta. En el inicio de actividad existe una regla específica sobre el periodo de referencia, por lo que comprobar el porcentaje no basta para resolver todos los casos. AEAT, instrucciones del modelo 130.

El modelo 111 recoge retenciones e ingresos a cuenta de rendimientos del trabajo y actividades económicas, entre otras categorías de renta previstas. AEAT, modelo 111. El modelo 115 se refiere a retenciones e ingresos a cuenta por arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos. AEAT, modelo 115. El nombre orienta sobre su contenido, pero el asesor aún debe comprobar tu obligación y las excepciones que puedan aplicarse.

La AEAT contempla presentaciones mensuales y trimestrales del modelo 349, la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias. AEAT, plazos del modelo 349. En el calendario general del modelo 202, los pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades se presentan durante los primeros veinte días naturales de abril, octubre y diciembre. Comprueba con la asesoría los ajustes de fechas y las particularidades territoriales. AEAT, plazos del modelo 202.

El plazo para presentar una autoliquidación puede ser distinto del plazo para domiciliar su pago; la AEAT los muestra en columnas separadas en el calendario de 2026. AEAT, presentación y domiciliación. Añade al calendario las fechas internas para entregar documentos y decidir cómo pagar. Un recordatorio el último día deja poco margen para resolver lo que falte.

Si necesitas revisar los cálculos, consulta el Checklist de IVA e IRPF trimestral. Aquí el objetivo es comprobar qué hace la gestoría con la información y cómo te lo explica.

Qué revisar antes de presentar los impuestos

El artículo 25 del Código de Comercio exige una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad, que permita seguir las operaciones por fecha y elaborar periódicamente balances e inventarios. Código de Comercio, artículo 25. Dentro de ese marco, la secuencia siguiente es una recomendación de trabajo. Las comprobaciones y los registros deben ajustarse a tu actividad y al encargo.

Pide a la gestoría que detecte los documentos pendientes, concilie los registros disponibles, resuelva o documente las diferencias y te explique la declaración propuesta antes de presentarla. Así puedes seguir la revisión y entender sus límites. El artículo 25 no prescribe esta lista concreta de tareas.

Empieza por saber si la documentación está completa. ¿Han llegado las ventas y las compras previstas para el periodo? ¿Has abierto una cuenta, cambiado de plataforma de cobro o empezado a facturar desde otro programa? Una carpeta con muchos archivos puede omitir toda una parte de la actividad. Pide una lista que identifique lo que falta y quién debe obtenerlo, en vez de dar por suficiente el volumen de documentos enviados.

Después, pregunta cómo se han conciliado los registros. En el ejemplo hipotético de una tienda online, la plataforma de pagos transfiere la recaudación después de descontar comisiones y devoluciones. Una revisión útil permite seguir la relación entre las ventas, esos descuentos y el ingreso bancario. Es un control propuesto: encontrar una diferencia no demuestra por sí solo un error contable ni una conducta de evasión fiscal.

Deja documentado el motivo de cada diferencia. Puede deberse a fechas, duplicados, documentos pendientes o una operación que requiere otro tratamiento. Pide al preparador que anote lo que ha comprobado y las dudas que aún quedan. Si una cuestión sigue abierta, debe tener un siguiente paso; no debería desaparecer de la conversación al presentar el modelo.

También hay que valorar el contenido de los documentos. Para deducir el IVA, la AEAT exige el justificante adecuado y que este cumpla los requisitos legales y reglamentarios; el documento necesario depende de la operación. AEAT, justificantes para la deducción. La pregunta útil es si existe soporte suficiente para el tratamiento propuesto. Que un archivo se haya subido correctamente no resuelve esa cuestión.

La AEAT establece varios requisitos para deducir el IVA soportado, entre ellos que los bienes o servicios adquiridos se utilicen en la actividad empresarial o profesional y las reglas para actividades con y sin derecho a deducción. AEAT, requisitos de deducción. Consulta el caso concreto antes de asumir que cualquier compra del negocio permite deducir el mismo importe.

Antes de dar conformidad a la presentación, pide una explicación de los cambios que te afectan. Si ha aumentado la cantidad a ingresar, ¿qué lo explica? Si aún no se sabe, ¿cuándo se aclarará? No deberías tener que reconstruir las casillas del modelo para averiguar si la diferencia procede de la actividad, de una corrección o de un registro incompleto.

Cómo acordar un contacto útil durante el año

Un mensaje ayuda cuando todavía puedes actuar. En esta guía, prestar un servicio proactivo significa acordar qué situaciones requieren una conversación y quién la inicia. El ritmo que sigue es una propuesta para organizar el servicio; no describe una obligación legal universal de llamar a cada cliente en determinadas fechas.

Primer trimestre: confirmar el punto de partida

Revisa con la asesoría las obligaciones actuales, los documentos que espera recibir y los asuntos pendientes del ejercicio anterior. Expón los cambios previstos: contratar por primera vez, alquilar un local, vender a clientes extranjeros o cobrar de otra forma. Buscas una valoración antes de ponerlos en marcha. Cada cambio necesita su propio análisis antes de atribuirle una obligación fiscal concreta.

Es un buen momento para probar los accesos y las comunicaciones. Comprueba si encuentras la última declaración presentada y si el asesor sabe a quién pedir un documento pendiente. Acordad quién sustituye a cada persona cuando no está disponible. Probar el procedimiento con una consulta ordinaria permite comprobar si ambos sabéis cómo utilizarlo cuando llegue algo urgente.

Segundo trimestre: corregir lo que dificulta el trabajo

Utiliza el siguiente trimestre para revisar el funcionamiento del servicio. ¿Se retrasan siempre los mismos documentos? ¿Envías consultas de negocio a una dirección destinada únicamente a recibir facturas? Propón un cambio que actúe sobre la causa: una lista más clara de archivos necesarios o una persona que dé respuesta a las operaciones poco habituales.

Hablad de las vacaciones antes de que afecten a la disponibilidad. Dejad acordado quién responderá a una consulta documental y quién confirmará las instrucciones de pago si falta el titular del negocio o el asesor. No hace falta convocar otra reunión cuando un intercambio breve por escrito permite dejarlo resuelto.

Tercer trimestre: plantear decisiones antes del cierre

Explica las decisiones que aún tienes por delante. Una inversión, una contratación o una necesidad de financiación pueden requerir un asesoramiento distinto al de preparar impuestos. Facilita los datos antes de comprometerte y pregunta si la gestoría puede analizar el asunto dentro del encargo o debe presupuestar un trabajo adicional.

Por ejemplo, si estás pensando en comprar maquinaria, pregunta qué documentos y previsiones necesita el asesor para valorar la operación. Su respuesta puede ser que falta información. Que no prometa un ahorro fiscal inmediato sin conocer los datos no significa necesariamente que esté evitando ayudarte; necesitas una conclusión que tenga en cuenta la propuesta real.

Cuarto trimestre: conectar el trimestre con el ejercicio completo

Pregunta cómo se enlaza el último trimestre con las obligaciones anuales que te corresponden y qué registros debes completar antes del siguiente periodo de presentación. Algunos contribuyentes están exonerados de presentar el resumen anual del modelo 390 y deben incluir la información anual exigida en su último modelo 303. AEAT, exonerados del modelo 390. Tu lista de cierre debe identificar la vía aplicable, sin copiar la de otro cliente.

Si tienes una sociedad, acordad quién prepara el trabajo contable anual y cómo utilizará los registros de los trimestres. Si eres autónomo, pregunta qué información adicional necesitará el asesor para la declaración anual, cuando ese servicio esté incluido. Confirma los honorarios y el responsable con antelación. Una cuota mensual no debería dejar a ninguna de las partes adivinando qué trabajo anual cubre.

Qué avisos conviene dejar acordados

Puedes fijar unos avisos útiles sin pedir contacto constante. Solicita que te avisen cuando falte un documento que impida concluir, una operación inusual requiera una decisión, cambie de forma relevante una previsión de pago o surja un problema de presentación. Concreta qué consideráis relevante para tu negocio, sin adoptar un porcentaje arbitrario de una plantilla.

Un mensaje práctico explica qué ha pasado, por qué te afecta y qué decisión o documento hace falta. Identifica a la persona responsable y la fecha para responder. Si te piden una factura determinada, sabes qué buscar. Una solicitud genérica para que envíes todo urgentemente puede obligarte a revisar de nuevo una carpeta sin saber qué falta exactamente.

Reserva un canal para las notificaciones oficiales y los plazos abiertos. Pregunta quién vigila las comunicaciones correspondientes, con qué autorización y cómo avisará al negocio. No des por supuesto que quien presenta tus impuestos trimestrales también revisa todas las notificaciones o se encarga de los recursos. Si ya tienes una notificación, consulta Qué hacer cuando recibes una carta de Hacienda y asigna un responsable de inmediato.

Qué deberías recibir después de presentar

Para el servicio que proponemos, el trimestre termina con una entrega breve y comprensible. Pide los modelos presentados, los justificantes, la explicación de los pagos, los movimientos que merecen atención y la lista de asuntos pendientes. Incluye esa entrega en el alcance acordado para que ambos sepáis qué esperar al acabar.

El justificante permite comprobar qué se presentó. Revisa por separado cómo se va a pagar cualquier importe a ingresar y quién comprobará su estado. Un mensaje informal diciendo que el trimestre está terminado puede dejar sin aclarar unas instrucciones de pago que todavía necesitan atención.

La explicación no tiene por qué ser larga. A un autónomo puede servirle una página con los ingresos y gastos del periodo, la base de las estimaciones y las dudas abiertas. Un cuadro de mando lleno de cifras sin contexto no sustituye esa explicación. Una empresa puede necesitar revisar el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, además de los informes de gestión que haya contratado. Son propuestas distintas según el negocio, no requisitos idénticos para todos.

Las cifras provisionales deben identificarse. Si el informe no incluye un documento pendiente de un proveedor, necesitas saberlo antes de utilizarlo para decidir. Conserva la lista de pendientes después de recibir las declaraciones presentadas: anota cada asunto, su responsable y la fecha en que volveréis a revisarlo.

Guarda la documentación donde el negocio pueda encontrarla. Haz una prueba sencilla: localiza una declaración, su justificante y la explicación asociada sin pedir a la gestoría que te lo reenvíe todo. El acceso que acordéis debe proteger la información confidencial y seguir siendo útil cuando alguien esté ausente.

Compara el trabajo con el servicio contratado

Elige los informes según las decisiones que necesitas tomar y deja por escrito qué se entregará y quién se responsabiliza de cada tarea. Esta recomendación tiene en cuenta lo pactado sin tratar el contrato como la única fuente posible de deberes profesionales. Código Civil, artículo 1258.

Para revisar el último trimestre, reúne el encargo, una petición de documentos, las declaraciones presentadas y el resumen que recibiste. Pide al asesor que te explique el recorrido. Para cada comprobación propuesta, distingue si hay evidencia del trabajo, si falta aclararla o si queda fuera del servicio. Esa conversación resulta más útil que una puntuación que pretenda determinar si hubo negligencia.

Si el trabajo está hecho pero se explica mal, pide una entrega más clara. Si una tarea recurrente no tiene responsable, asignad uno y fijad una fecha de revisión. Si el negocio necesita ahora una especialidad que el acuerdo actual no cubre, valora el apoyo descrito en Cuando tu negocio crece más rápido que tu gestoría.

Puedes llevar esta lista a una conversación con TaxFactory sobre el servicio que necesitas. Pregunta qué revisiones, comunicaciones e informes cubriría el encargo y cómo se acordaría cualquier trabajo adicional. Si decides cambiar, organiza el traspaso a otra gestoría teniendo en cuenta las obligaciones abiertas y la documentación. El siguiente paso es acordar un proceso trimestral que tanto tú como tu asesor podáis cumplir.

Preguntas frecuentes

¿Mi gestoría está obligada por ley a llamarme cada trimestre?

Una llamada trimestral fija es una prestación que conviene acordar; las normas citadas en esta guía no establecen ese calendario para todos los clientes. El Código Civil también contempla consecuencias contractuales derivadas de la buena fe, los usos y la ley. Antes de considerar que el silencio supone un incumplimiento, hay que revisar el encargo, las circunstancias y el trabajo comprometido. Para organizar el servicio, pacta cuándo debe contactar contigo la asesoría y qué situaciones requieren hablar antes. Código Civil, artículo 1258.

¿Todos los autónomos deben presentar los modelos 130 y 303?

No. El modelo 130 corresponde a actividades en estimación directa e incluye excepciones para determinados ingresos profesionales sujetos a retención. Las autoliquidaciones de IVA pueden ser mensuales o trimestrales. Pide a la gestoría que identifique los modelos y la periodicidad que corresponden a tu actividad y régimen fiscal, y que explique cualquier excepción. Dos autónomos de un sector parecido pueden tener obligaciones diferentes. AEAT, instrucciones del modelo 130; AEAT, periodicidad del modelo 303.

¿Qué debería recibir después de presentar los impuestos trimestrales?

Para el servicio que proponemos aquí, pide las declaraciones presentadas y sus justificantes, la forma y el estado del pago, una explicación de las cifras y los asuntos pendientes con responsable y fecha. Incluye esas entregas en el encargo. El justificante de presentación y el cargo bancario responden a preguntas distintas: el resumen del trimestre debería aclarar ambos, sin limitarse a un mensaje que diga que ya está todo hecho.

¿Una asesoría proactiva debe darme un informe financiero completo cada mes?

No. A un negocio pequeño puede bastarle una explicación breve del trimestre y los avisos acordados cuando algo cambia. Los informes de gestión más detallados o las previsiones de tesorería necesitan un alcance definido, documentación adecuada y unos honorarios que cubran ese trabajo. Elige el seguimiento según las decisiones que tomas y pregunta qué incluye el servicio antes de dar por hecho que presentar impuestos también cubre la gestión financiera.

¿Debería cambiar de gestoría si no encuentro estas comprobaciones?

Primero pide al despacho actual que te enseñe cómo revisa los registros, presenta los impuestos y explica el trabajo realizado. Compara esa información con el encargo: puede que el trabajo exista y se comunique mal. Solicita una mejora concreta y una fecha para revisarla. Si falta capacidad o siguen sin aclararse las responsabilidades, organiza el traspaso. Atiende cualquier plazo abierto por separado, sin esperar a resolver la relación con la gestoría.