Una asesoría contable online para un autónomo con conciliación bancaria debe hacer algo más concreto que descargar movimientos: comparar cada línea del extracto con el apunte contable y con el documento que explica la operación. Una pantalla llena de marcas verdes puede quedar muy limpia y, aun así, esconder un cierre flojo. El resultado útil permite saber qué está conciliado, qué sigue pendiente, qué ajuste se hizo y qué información falta.

La conciliación bancaria online consiste en comparar cada movimiento del extracto con su apunte y su soporte: factura, justificante de pago, liquidación del TPV u otro documento que explique la operación. Este circuito aplica un criterio de control coherente con la fiabilidad e integridad que exige el Plan General de Contabilidad. La herramienta puede proponer coincidencias; la asesoría y el autónomo aún tienen que explicar las diferencias.

Esta guía se limita a la organización contable online de un autónomo. No es una auditoría y no decide el tratamiento fiscal de una operación sin conocer los hechos. TaxFactory publica que registra facturas, bancos, gastos y operaciones, concilia movimientos, revisa saldos y realiza cierres dentro de su servicio para autónomos. La descripción puede comprobarse en la página del servicio. El alcance concreto debe confirmarse antes de contratar.

Qué significa conciliar de verdad

Importar el extracto es solo el punto de partida. Conciliar implica comprobar que el saldo del banco puede reconstruirse desde la contabilidad y que cada apunte tiene una explicación suficiente. Si el banco muestra un pago de 242 euros y la contabilidad contiene una factura de 200 euros más IVA, la coincidencia puede ser razonable. Si solo existe la salida bancaria, todavía falta saber qué se pagó, quién emitió la factura y si el documento corresponde a la actividad.

El Marco Conceptual del PGC exige que la información financiera sea fiable e íntegra: debe estar libre de errores materiales y contener los datos que pueden influir en decisiones, sin omisiones significativas. La norma también pide atender a la realidad económica de las operaciones, no solo a su forma jurídica. Ambos criterios constan en la fuente oficial. Por eso una coincidencia por importe y fecha no siempre basta.

Una conciliación razonable trabaja con tres capas:

  1. El movimiento real del banco, el TPV o la plataforma de cobro.
  2. El registro contable, con fecha, cuenta, concepto e importe.
  3. El soporte que permite entender la operación y su relación con la actividad.

Cuando una capa no encaja, aparece una incidencia. Puede faltar una factura, haberse contabilizado dos veces el mismo gasto, existir una comisión descontada por la plataforma o haber un desfase entre la fecha de venta y el abono. La incidencia no se resuelve borrando el movimiento incómodo. Se describe, se asigna y se cierra cuando existe evidencia suficiente.

El mapa de cuentas y medios de cobro

Antes de conciliar, la asesoría necesita saber por dónde circula el dinero. Un autónomo puede usar una cuenta profesional, otra personal para pagos ocasionales, una tarjeta, un TPV, PayPal, Stripe u otra plataforma. Si una vía queda fuera del inventario, sus operaciones reaparecerán como ingresos sin cobrar, gastos sin pagar o diferencias que nadie consigue explicar.

Prepara una lista con todas las cuentas y medios utilizados durante el periodo, aunque alguno se haya cerrado. Indica titular, moneda, fecha de apertura o baja y finalidad. También conviene identificar cuentas que no pertenecen a la actividad pero reciben o pagan alguna operación profesional. Mezclar fondos no impide reconstruir la contabilidad, pero aumenta las partidas que requieren explicación y documentación.

La asesoría debería fijar para cada fuente:

  • qué formato de extracto acepta y si necesita además el PDF bancario;
  • desde qué fecha se descarga y quién comprueba que no falten días;
  • cómo se identifican tarjetas y cuentas de liquidación;
  • qué informe del TPV muestra ventas, devoluciones y comisiones;
  • cómo se documentan traspasos entre cuentas propias.

Los bancos y plataformas no entregan un formato universal. El archivo elegido debe permitir comprobar el periodo completo, el saldo inicial, los movimientos y el saldo final. Un CSV cómodo pero incompleto no es mejor que un PDF completo. A veces hacen falta ambos.

Bancos: el saldo es el punto de control, no la explicación

La revisión bancaria empieza por confirmar que el extracto cubre todo el periodo y que los saldos inicial y final corresponden a la cuenta correcta. Después se comparan los movimientos con la contabilidad. Las coincidencias automáticas son útiles cuando el importe y la referencia son inequívocos, pero deben tratarse con cuidado en pagos repetidos, remesas agrupadas o importes redondos.

Hay diferencias normales de calendario. Una transferencia ordenada el último día del mes puede cargarse en el siguiente. Un recibo devuelto aparece después del cobro inicial. Una tarjeta acumula compras y las carga en una sola fecha. Estas diferencias no son necesariamente errores, pero deben quedar identificadas para no corregirlas dos veces.

También aparecen movimientos que no son ingresos ni gastos: traspasos entre cuentas propias, aportaciones del titular, retiradas, disposiciones de préstamo o devoluciones de fianzas. La norma pide atender a la realidad económica, no solo al texto abreviado que devuelve el banco. Un concepto como «transferencia recibida» no dice si hubo una venta, un préstamo o un movimiento entre cuentas.

Pide que el informe de cierre muestre, como mínimo, el saldo bancario a la fecha, el saldo contable, las partidas en tránsito y las diferencias sin resolver. Si ambos saldos coinciden porque se añadió un ajuste genérico, la conciliación no está terminada. El ajuste necesita origen, importe, fecha y soporte.

TPV y plataformas: una venta rara vez equivale a un abono

Los cobros con tarjeta suelen llegar agrupados. El cliente paga una cantidad, el TPV liquida varias operaciones y el banco recibe un neto después de comisiones, devoluciones o retenciones. Conciliar cada abono bancario directamente contra una única factura produce falsos descuadres.

La unidad de trabajo es la liquidación. El informe de la plataforma debe permitir enlazar ventas, reembolsos, comisiones y cantidad transferida. A partir de ahí se comprueba que las ventas están registradas, que las devoluciones no se han perdido, que la comisión tiene soporte y que el neto coincide con el banco. Si la plataforma mantiene un saldo pendiente, ese importe no debe forzarse contra el extracto.

Un ejemplo hipotético ayuda a ver el circuito. Durante dos días se cobran tres facturas por 100, 150 y 200 euros. La plataforma descuenta 9 euros y abona 441. El banco solo muestra 441. Una conciliación correcta conserva la relación con los 450 cobrados, registra la comisión según corresponda y enlaza el neto con el abono. Registrar 441 como ventas ocultaría parte del ingreso y mezclaría la comisión con la facturación.

Las devoluciones merecen una revisión propia. Comprueba qué venta corrigen, si existe el documento necesario y en qué fecha la plataforma descuenta el importe. Lo mismo ocurre con impugnaciones de cobro o reservas temporales. El informe debe distinguir una incidencia abierta de una pérdida confirmada; son situaciones distintas.

Facturas y justificantes: qué hay que compartir

El Reglamento de facturación exige a empresarios y profesionales conservar las facturas recibidas, las copias o matrices de las expedidas y determinados justificantes contables durante el plazo legal aplicable. Los controles de gestión deben permitir una pista de auditoría fiable que conecte la factura con la entrega de bienes o la prestación de servicios documentada. Ambos requisitos se consultan en el texto consolidado del reglamento.

Para la conciliación, comparte las facturas emitidas y recibidas del periodo, pero no te quedes ahí. Según la actividad, pueden ser necesarios:

  • justificantes de transferencias y pagos con tarjeta;
  • liquidaciones completas de TPV y plataformas;
  • recibos bancarios, seguros y cuotas;
  • contratos o cuadros de amortización de préstamos;
  • liquidaciones de impuestos y Seguridad Social;
  • documentación de aportaciones y retiradas del titular;
  • notas sobre cobros parciales, anticipos, devoluciones o compensaciones.

El documento debe poder leerse y asociarse a una operación. Una foto recortada donde no aparece emisor, fecha o importe total obliga a pedir información otra vez. Nombrar los archivos con un criterio estable reduce preguntas, aunque no convierte un documento incompleto en válido.

No envíes únicamente lo que “parece deducible”. La asesoría necesita conocer la operación para decidir cómo registrarla o si debe pedir más datos. Ocultar un pago personal hecho desde la cuenta profesional no lo elimina del extracto; simplemente deja una diferencia. Identificarlo como personal permite tratarlo de forma separada sin atribuirle una naturaleza falsa.

Un circuito online que no dependa de perseguir archivos

La relación funciona mejor con fechas de corte y estados visibles. Al comenzar el periodo, ambas partes deberían conocer las cuentas incluidas, el canal de entrega y quién responde a las incidencias. Cerca del cierre, la asesoría envía una lista de pendientes concreta. El autónomo aporta el soporte o explica por qué no existe. Después se registra la resolución.

Un circuito práctico puede seguir este orden:

  1. El autónomo entrega extractos completos, liquidaciones y documentos hasta la fecha acordada.
  2. La asesoría verifica cobertura y saldos antes de proponer coincidencias.
  3. Se casan movimientos, apuntes y soportes; TPV y plataformas se trabajan por liquidación.
  4. Las diferencias se clasifican: documento pendiente, desfase temporal, duplicado, operación personal, error o cuestión que necesita criterio.
  5. Cada incidencia recibe responsable, fecha y siguiente acción.
  6. El cierre conserva una lista de partidas abiertas y explica los ajustes realizados.

Un cierre verificable separa lo conciliado, lo pendiente y los ajustes; asigna responsable y soporte a cada diferencia antes de dar el periodo por revisado. Es una recomendación operativa derivada de los requisitos de fiabilidad e integridad del PGC, no un procedimiento único impuesto por esa norma.

El correo puede servir para avisos, pero se vuelve frágil cuando hay muchas versiones del mismo archivo. Si la asesoría utiliza un portal o una herramienta contable, acuerda cómo se nombra cada documento, qué estado significa “revisado” y cómo se corrige una versión. No compartas credenciales bancarias por mensajes ni concedas más permisos de los necesarios.

Qué debe contener el cierre contable online

«Todo conciliado» es una conclusión demasiado pobre si no se puede comprobar. El cierre debe identificar el periodo, las cuentas revisadas y la fecha hasta la que llega cada extracto. También debe mostrar los saldos contrastados y las partidas que explican cualquier diferencia.

Un informe útil incluye:

  • relación de bancos, tarjetas, TPV y plataformas incluidos;
  • saldo final del extracto y saldo contable por cuenta;
  • partidas en tránsito con fecha e importe;
  • documentos pendientes y persona responsable;
  • duplicados, errores o cambios de clasificación detectados;
  • ajustes realizados, con explicación y soporte;
  • cuestiones que pasan a revisión contable o fiscal;
  • fecha prevista para resolver lo que sigue abierto.

No todas las partidas deben cerrarse por la fuerza el último día. Un cobro en tránsito puede quedar pendiente si está identificado y se comprueba después. Lo peligroso es que una diferencia desaparezca mediante una cuenta puente sin seguimiento. La cuenta puente puede ser una herramienta temporal; no debe convertirse en un almacén permanente de importes inexplicados.

El cierre también sirve para detectar problemas de proceso. Si todos los meses faltan facturas del mismo proveedor, quizá el canal de recepción es el fallo. Si los cobros del TPV nunca cuadran, puede faltar el informe de liquidaciones o una correcta configuración de comisiones. La corrección duradera cambia el circuito, no solo el apunte de ese mes.

Conciliación puntual o servicio recurrente

La conciliación puntual encaja cuando hay un atasco delimitado; un circuito recurrente conviene cuando cada periodo genera nuevos extractos, cobros agrupados, comisiones e incidencias que deben resolverse antes del cierre. Este criterio de periodicidad busca sostener la fiabilidad e integridad descritas en el PGC; no es una frecuencia obligatoria fijada por esa norma. Un encargo puntual puede cubrir una cuenta que no cuadra, un cambio de software o la reconstrucción de un periodo. Debe fijar fecha inicial y final, cuentas incluidas, documentación disponible y qué se entregará al terminar. Si faltan meses de extractos o muchas facturas, conviene reconocerlo antes de prometer un cierre.

Un circuito recurrente tiene sentido cuando cada periodo genera nuevos movimientos, liquidaciones, comisiones y cobros agrupados. Permite resolver incidencias cerca de la operación, cuando el autónomo aún recuerda qué ocurrió. También facilita comparar pendientes entre periodos y evitar que las cuentas puente acumulen importes.

Para elegir, no mires solo el número de facturas. Considera cuántas cuentas existen, cuántos medios de cobro se usan, si hay moneda extranjera, cuántas liquidaciones agrupan ventas y con qué frecuencia aparecen devoluciones o pagos personales. Un negocio con pocas facturas y cinco plataformas puede necesitar más trabajo de conciliación que otro con mayor volumen y un único banco.

Pregunta por el resultado, la periodicidad y el tratamiento de incidencias fuera de alcance. «Conciliación incluida» puede significar desde una importación automática hasta una revisión documentada. La diferencia está en las comprobaciones y en lo que queda escrito al cierre.

Conciliación y revisión fiscal no son lo mismo

La conciliación no demuestra por sí sola que el tratamiento fiscal sea correcto: confirma correspondencias y diferencias, pero la deducibilidad, el devengo o la calificación dependen de los hechos y de la norma aplicable. El PGC aporta el marco contable general, pero cada cuestión fiscal puede requerir su norma específica. Un gasto pagado y conciliado puede requerir una factura válida, relación con la actividad y otras condiciones. Un ingreso aún no cobrado puede necesitar registro según el criterio aplicable.

La revisión fiscal formula preguntas distintas. ¿Qué operación ocurrió? ¿Cuándo se devengó? ¿Qué IVA corresponde? ¿Existe retención? ¿El gasto está vinculado a la actividad? ¿Hay una regla especial? La conciliación aporta evidencia y descubre huecos, pero no responde automáticamente.

Tampoco equivale a una auditoría. Una auditoría tiene objeto, procedimientos y alcance propios. La asesoría contable puede revisar coherencia, pedir soportes y señalar incidencias sin emitir una opinión de auditoría. Si necesitas verificación independiente o existe un conflicto, define ese encargo por separado.

Este límite importa al comparar ofertas. Una propuesta barata puede cubrir importación y coincidencias; otra puede incluir revisión de pendientes, cierres y consultas fiscales. No son productos idénticos. Pide que el presupuesto separe qué se concilia, qué se revisa y qué queda excluido.

Señales de que el circuito está fallando

Hay problemas visibles antes de que el saldo deje de cuadrar. El primero es trabajar siempre con extractos parciales. Otro es aceptar coincidencias solo por importe, especialmente cuando existen pagos repetidos. También es mala señal cerrar con muchas partidas genéricas sin fecha de resolución.

Revisa el proceso si ocurre alguna de estas situaciones:

  • el banco coincide, pero no se puede localizar el soporte de varios movimientos;
  • las ventas del TPV se registran por el neto recibido;
  • las devoluciones aparecen como nuevos gastos sin enlazar con la venta;
  • los traspasos entre cuentas propias se cuentan dos veces;
  • cada cierre crea ajustes que se revierten sin explicación;
  • las cuentas puente crecen de un periodo a otro;
  • el autónomo descubre incidencias cuando ya se prepara una declaración.

Una conciliación automática puede ahorrar trabajo repetitivo, pero necesita reglas revisables. Si el sistema aprende que todos los pagos de un proveedor van a la misma cuenta, comprueba qué ocurre cuando cambia el concepto o aparece un abono. La automatización debe dejar rastro de la regla aplicada y permitir corregirla.

Cómo comparar una asesoría contable online

Pide una demostración del proceso, no datos de clientes. La asesoría puede explicar cómo recibe extractos, cómo trata las liquidaciones agrupadas, qué estados usa para los pendientes y qué contiene su informe de cierre. No necesita revelar información ajena para demostrar que el circuito está definido.

Estas preguntas ayudan a comparar:

  1. ¿Qué bancos, tarjetas y plataformas entran en el alcance?
  2. ¿Se revisan liquidaciones de TPV o solo abonos bancarios?
  3. ¿Quién solicita los documentos que faltan y por qué canal?
  4. ¿Con qué periodicidad se concilia y cuándo se considera cerrado el periodo?
  5. ¿Cómo se documentan ajustes, cuentas puente y partidas en tránsito?
  6. ¿La revisión fiscal está incluida o se trata como una consulta aparte?
  7. ¿Qué recibirá el autónomo al terminar el cierre?

TaxFactory se presenta como gestoría online especializada en autónomos y empresas y publica un servicio fiscal y contable. Así consta en su página de contacto y en la página del servicio. Esa información propia acredita el canal y la categoría del servicio, no la disponibilidad, el plazo ni el resultado para una situación concreta. Confirma el alcance con tu documentación antes de decidir.

Si buscas contexto más amplio, consulta los recursos de autónomos. Si tu decisión depende de atención vinculada a esa ciudad, la guía sobre contabilidad para autónomo en Valencia aborda una intención distinta. Esta página se centra en la conciliación online, con independencia de que exista una oficina física.

Preparar la primera revisión

Antes de la reunión, reúne un periodo completo. Incluye extractos de todas las cuentas, informes de liquidación del TPV, facturas y una lista breve de movimientos que no sabes clasificar. Señala también cuentas cerradas, préstamos, pagos personales desde la cuenta profesional y cobros que pasan por plataformas.

No hace falta corregir por tu cuenta cada apunte para pedir ayuda. Sí conviene separar hechos de suposiciones. «Transferí 800 euros desde mi cuenta personal para pagar a un proveedor» es información útil. «Creo que es un ingreso» es una interpretación que puede ser errónea. La asesoría podrá preguntar por el origen, el destino y el soporte.

Define qué esperas recibir: saldos conciliados a una fecha, lista de pendientes, propuesta de ajustes o un circuito recurrente. Si hay declaraciones próximas, dilo, pero no des por hecho que cualquier diferencia puede resolverse sin documentación. El calendario no transforma una evidencia incompleta en una operación validada.

Para plantear el encargo, puedes acudir al servicio de autónomos y usar el objetivo previsto: Ordenar la conciliación contable de tu actividad. La respuesta debe confirmar alcance, documentación y siguiente paso, y no prometer una conclusión fiscal antes de revisar el caso.

Preguntas frecuentes

¿Cómo conciliar bancos, TPV y facturas de un autónomo online?

Se parte de extractos completos y liquidaciones del TPV. Cada movimiento se vincula con su factura o justificante y con el apunte contable; después se separan comisiones, devoluciones, traspasos, cobros agrupados y partidas pendientes. El cierre debe dejar constancia de las diferencias no resueltas.

¿Qué extractos y justificantes debe compartir?

Conviene compartir extractos completos de todas las cuentas usadas en la actividad, liquidaciones de TPV o plataformas, facturas emitidas y recibidas, justificantes de transferencias, préstamos, impuestos y aportaciones o retiradas del titular. La lista exacta depende de la operativa real.

¿Qué incluye el cierre contable online?

Un cierre útil identifica el periodo revisado, saldos bancarios, partidas conciliadas, diferencias pendientes, ajustes realizados y documentación que falta. También fija quién resolverá cada incidencia y evita presentar como definitivo un saldo que aún depende de información.

¿Qué diferencias hay entre conciliación y revisión fiscal?

La conciliación comprueba que movimientos, apuntes y documentos encajan. La revisión fiscal analiza, además, la naturaleza de la operación, el devengo, la deducibilidad, el IVA y otras reglas aplicables. Un pago localizado en el banco no convierte automáticamente el gasto en deducible.

La información de esta página es general para España. Puede haber especialidades territoriales, sectoriales o derivadas del régimen del autónomo. Una decisión concreta requiere revisar actividad, documentos y normativa vigente; el canal online no garantiza un resultado.