Inspección tributaria AEAT: alcance, plazo y cierre

Una inspección no es un requerimiento aislado ni una petición genérica de papeles. Una inspección tributaria de la AEAT es un procedimiento de comprobación e investigación que puede terminar regularizando la situación del obligado mediante una o varias liquidaciones o declarando que es correcta. Esa es la regla que resulta de los artículos 141 y 145 de la Ley General Tributaria y de la descripción oficial del procedimiento por la AEAT.

En la práctica, la empresa necesita dos expedientes desde el primer día. Uno contiene lo administrativo (notificaciones, diligencias, comunicaciones, actas y justificantes). El otro reúne los hechos y las pruebas de cada obligación revisada. Si se mezclan, es fácil perder un cambio de alcance, entregar una versión documental que no coincide con la explicada o tratar una propuesta como si ya fuera una liquidación.

Esta guía se refiere al procedimiento inspector estatal en España y a la normativa consolidada consultada el 17 de julio de 2026. No permite decidir por sí sola si una actuación concreta es válida, si ha prescrito un periodo o si conviene firmar un acta. Esas conclusiones dependen de la comunicación recibida, de la cronología completa, de la norma vigente en los periodos comprobados y de la prueba disponible.

La comunicación inicial manda más que el asunto del correo

La comunicación inicial debe informar de la naturaleza y el alcance de las actuaciones, de los derechos y obligaciones del contribuyente y del plazo de duración aplicable. La primera parte procede del artículo 147.2 LGT; la obligación de informar del plazo está en el artículo 150.2 LGT. El correo o SMS que avisa de una notificación no sustituye ese documento.

La lectura inicial debe extraer, como mínimo:

• órgano y unidad actuante;
• número de expediente y obligado tributario;
• tributo u obligación formal;
• periodos impositivos o de liquidación;
• carácter general o parcial de cada obligación y periodo;
• elementos incluidos o excluidos si el alcance es parcial;
• documentación requerida y forma de aportarla;
• lugar, fecha y hora de la primera actuación;
• plazo máximo indicado para el procedimiento.

No mezcles tres planos. La regla legal dice qué debe comunicar la Administración. Interpretar el caso consiste en decidir qué significan expresiones como “operaciones vinculadas”, “bases imponibles negativas” o “IVA soportado” dentro de ese expediente. Convertir el texto en una matriz de trabajo es una recomendación operativa. Esa matriz no amplía ni reduce el alcance; evita que el equipo trabaje con resúmenes distintos.

Una empresa que recibe una comunicación sobre Impuesto sobre Sociedades de 2023 y 2024 no debería abrir de inmediato toda su contabilidad de ambos ejercicios. Primero debe comprobar si la actuación es general para esos periodos o si se limita, por ejemplo, a una deducción y a determinadas operaciones vinculadas. En el segundo caso, el inventario documental empieza por esos elementos y por las partidas que permitan cuadrarlos, no por una descarga indiscriminada de todo el ERP.

El alcance se dibuja por tributo, periodo y elemento

La LGT distingue actuaciones generales y parciales. Son parciales cuando no afectan a todos los elementos de la obligación del periodo; en los demás casos tienen carácter general. El Reglamento añade una precisión útil: si hay varias obligaciones o periodos, el alcance debe determinarse para cada uno y, cuando sea parcial, deben comunicarse los elementos comprobados o los excluidos. Puede modificarse después mediante acuerdo motivado y comunicado al contribuyente (artículo 148 LGT y artículo 178 Reglamento general de gestión e inspección).

Si el alcance es parcial, la primera decisión jurídica es comprobar si interesa solicitar que pase a ser general para el mismo tributo y periodos, opción que debe ejercerse dentro de los 15 días siguientes a la notificación del inicio. El artículo 149 LGT establece ese plazo y señala que la solicitud no interrumpe las actuaciones en curso. El artículo 179 Reglamento general de gestión e inspección permite formularla por escrito o hacerla constar al actuario para que conste en diligencia.

Solicitar alcance general no es una respuesta automática. Puede dar mayor cierre sobre el tributo y los periodos afectados, pero también amplía el terreno que la Inspección examinará. Para decidir, hacen falta hechos: qué elementos ya están incluidos, qué riesgos existen fuera de ellos, cuánto tardará la empresa en reconstruir la prueba y qué efecto tendría una liquidación provisional. La norma reconoce la opción; no afirma que siempre beneficie al contribuyente.

Una matriz de alcance puede tener estas columnas:

El ejemplo es hipotético. Su utilidad no está en las etiquetas, sino en obligar a detectar una contradicción: si la comunicación dice “parcial” pero no permite identificar los elementos incluidos o excluidos, esa duda debe aclararse antes de asumir el perímetro.

Si la Inspección se persona en la empresa

El procedimiento puede comenzar mediante comunicación previa o por comparecencia en la empresa, oficinas, instalaciones, centros de trabajo o almacenes donde exista prueba de la obligación tributaria. Si el obligado no está presente, las actuaciones pueden entenderse con la persona encargada o responsable del lugar, según el artículo 177 Reglamento general de gestión e inspección.

La facultad de comparecencia no elimina las reglas de acceso. El artículo 142 LGT diferencia el acuerdo administrativo de entrada de la autorización judicial exigible cuando el lugar tiene la consideración de domicilio constitucionalmente protegido y no existe consentimiento. Consulta el artículo 142 LGT. La protección de un espacio depende de su uso y circunstancias.

La empresa necesita un protocolo corto que no dependa de localizar al asesor en el primer minuto:

1. identificar a los funcionarios y pedir que se precise la actuación;
2. avisar al representante legal y al responsable fiscal;
3. registrar hora, lugares solicitados y personas presentes;
4. evitar destrucciones, cambios o “limpiezas” de archivos;
5. designar a quien acompañará la actuación y tomará nota;
6. revisar la diligencia antes de que termine la visita.

Esto es una recomendación de control, no un derecho a paralizar la actuación hasta que llegue una persona concreta. El equipo debe colaborar dentro del marco legal y, a la vez, dejar constancia de las incidencias relevantes. Tampoco conviene confundir a un empleado que abre el local con quien puede representar a la sociedad, consentir determinadas actuaciones o hacer manifestaciones sobre el fondo.

Representante, interlocutor y custodio no son la misma persona

Una sociedad puede actuar mediante representante y las actuaciones sucesivas se entienden con este, salvo manifestación expresa en contrario. El artículo 46 LGT regula la representación voluntaria. Los artículos 111 y 112 Reglamento general de gestión e inspección exigen que consten la identidad de representante y representado, el contenido y suficiencia del poder, su fecha y, cuando proceda, la representación legal de quien lo otorgó. La representación debe acreditarse en la primera actuación realizada por esa vía; una insuficiencia puede subsanarse en el plazo concedido de 10 días.

Actuar por medio de asesor no convierte cualquier autorización electrónica en poder suficiente para todas las decisiones del procedimiento. El Registro de apoderamientos de la AEAT exige identificar los trámites comprendidos en el poder, como explica la ficha oficial de apoderamiento. Hay que comparar el poder real con la actuación prevista: recibir notificaciones, aportar documentos, comparecer, formular alegaciones y prestar conformidad no son expresiones intercambiables.

El interlocutor interno cumple otra función. Sabe quién custodia contratos, cómo se obtuvo un listado o por qué cambió una cuenta. Puede ayudar al representante, pero no debería improvisar una posición fiscal ni responder de memoria a cuestiones que requieran contraste. El custodio técnico, por su parte, puede ejecutar una extracción del ERP sin conocer la interpretación tributaria. Separar los papeles evita que una explicación provisional termine documentada como versión definitiva de la empresa.

Antes de la primera comparecencia, conviene preparar una ficha de representación con el documento acreditativo, facultades, fecha de vigencia, límites y personas autorizadas para sustituir al representante. Si cambia el administrador, el asesor o el apoderado durante la inspección, la modificación debe comunicarse y quedar reflejada en el expediente. No basta con cambiar destinatarios en una cadena interna de correos.

La prueba se prepara por afirmaciones, no por carpetas

La Inspección puede examinar declaraciones, contabilidad y sus soportes, libros registro, facturas, justificantes, documentos, datos e informes con trascendencia tributaria. También puede visualizar o copiar información almacenada en soportes informáticos. Cuando solicita antecedentes que no deban estar a disposición inmediata, el Reglamento prevé con carácter general 10 días hábiles desde el día siguiente a la notificación del requerimiento (artículo 171 Reglamento general de gestión e inspección). Ese plazo general no sustituye el que figure en una actuación concreta ni autoriza a aplazar documentos que debían estar disponibles.

La empresa suele fallar cuando entrega por origen: “carpeta de contabilidad”, “carpeta del asesor”, “carpeta de compras”. La Inspección, en cambio, contrasta afirmaciones. Para cada cuestión discutida resulta más útil relacionar:

La regla legal delimita qué documentación puede examinarse. Interpretar el caso exige decidir qué prueba apoya o contradice cada hecho. Como pauta de trabajo, conserva el original sin alteraciones, trabaja sobre una copia y explica la procedencia de cualquier tabla creada para la inspección. Una hoja de conciliación preparada después no debe presentarse como si fuera un registro contemporáneo.

En una empresa de software, por ejemplo, una factura y un asiento pueden no bastar para demostrar cuándo se prestó un servicio. Hitos de proyecto, repositorios, actas de aceptación o partes de trabajo pueden completar el relato, siempre que sean reales, correspondan al periodo y se explique qué acredita cada fuente. Aportar miles de registros sin esa relación puede ocultar la prueba útil y exponer datos de terceros ajenos al alcance.

Cada entrega debería cerrarse como un paquete reproducible: escrito, índice, anexos exactos y justificante de presentación. Si un archivo cambia después, debe conservarse la versión enviada. La trazabilidad no prueba por sí misma el tratamiento fiscal, pero permite saber qué conocía la Administración en cada momento y evita discutir sobre una versión que nunca entró en el expediente.

La diligencia no es un trámite para firmar deprisa

Las actuaciones inspectoras se documentan mediante comunicaciones, diligencias, informes y actas, conforme al artículo 143 LGT. La diligencia puede recoger hechos, documentos aportados, requerimientos, resultados de obtención de información y manifestaciones del obligado, incluida su conformidad o disconformidad con los hechos y circunstancias consignados. Así lo detalla el artículo 98 Reglamento general de gestión e inspección.

Una diligencia debe revisarse comprobando quién comparece, en qué condición, qué se ha pedido, qué se entrega, qué hechos se consignan y qué manifestaciones se atribuyen al contribuyente. La fuente es el contenido obligatorio de los artículos 98 y 99 Reglamento general de gestión e inspección, que también prevén la entrega de un ejemplar y que se deje constancia si alguien no firma o no lo recibe.

De ahí no se sigue que firmar carezca de consecuencias ni que toda frase de la diligencia sea una conclusión jurídica aceptada. Hay que leer el texto concreto. Si afirma “se aporta el mayor de la cuenta 623”, es posible verificar el hecho. Si añade que un gasto “no está relacionado con ingresos”, ya hay una valoración que quizá requiera matiz. Pide que se corrijan los errores materiales y que consten las manifestaciones relevantes antes de firmar, sin convertir la diligencia en un escrito de alegaciones improvisado.

Una revisión útil responde a cinco preguntas:

• ¿el inventario coincide con los archivos efectivamente entregados?;
• ¿las fechas, importes y personas son correctos?;
• ¿se atribuye a la empresa una manifestación que nadie hizo o que está incompleta?;
• ¿queda anotada una documentación pendiente y su plazo?;
• ¿la siguiente actuación está convocada con lugar, fecha y hora?

Negarse a firmar no borra la diligencia: el funcionario hará constar la negativa. Firmar sin leer tampoco mejora la colaboración. Lo sensato es reservar tiempo al final de cada comparecencia para cotejar el documento con las notas tomadas durante la sesión.

El calendario se calcula con el artículo 150 LGT

El plazo no está en el artículo 141, que enumera las funciones de la Inspección. Las actuaciones deben terminar en 18 meses con carácter general o en 27 meses cuando concurra alguno de los supuestos del artículo 150.1 LGT, entre ellos determinada cifra anual de negocios, la integración en ciertos grupos sometidos a comprobación o la comprobación del Impuesto Complementario. El texto vigente puede consultarse en el artículo 150 LGT.

El cómputo va desde la notificación del inicio hasta que se notifica o se entiende notificado el acto administrativo resultante. El plazo es único para las obligaciones y periodos incluidos, aunque la circunstancia que lleva a 27 meses afecte solo a alguno, salvo el supuesto de desagregación previsto para determinadas suspensiones. Por eso una hoja que solo reste meses entre dos fechas no es un calendario inspector fiable.

Para calcular el final del procedimiento hay que partir de la notificación de inicio, aplicar el plazo de 18 o 27 meses y añadir únicamente las suspensiones y extensiones que encajen en el artículo 150 LGT y estén documentadas en el expediente. Entre las incidencias posibles figuran causas de suspensión tasadas, periodos solicitados por el obligado en los que no se actúa (hasta 60 días naturales en conjunto y con los requisitos del artículo 184 Reglamento general de gestión e inspección) y extensiones por aportación tardía en los casos descritos por el artículo 150.5.

Un calendario de control debería registrar para cada incidencia:

Las filas son categorías, no un cálculo de un caso real. Para fijar una fecha final hay que revisar notificaciones, intentos de notificación, suspensiones, extensiones, posibles desgloses y el régimen temporal aplicable. Tampoco debe llamarse “dilación” a cualquier periodo sin actuaciones: el modelo actual del artículo 150 contiene reglas propias y no se calcula sumando automáticamente toda inactividad administrativa.

Superar el plazo máximo no produce la caducidad automática de la inspección: el procedimiento continúa, aunque cambian los efectos sobre prescripción, ingresos espontáneos e intereses de demora. El artículo 150.6 LGT precisa esos efectos. Afirmar que “la inspección ha caducado” solo porque han pasado 18 meses es, por tanto, una conclusión jurídicamente incorrecta. La revisión debe identificar primero el plazo aplicable y todas las incidencias acreditadas.

Del último requerimiento al acta

Cuando la Inspección considera reunidos los datos y pruebas necesarios, debe abrir el trámite de audiencia previo a las actas de conformidad o disconformidad. La misma notificación puede fijar la firma, según el artículo 183 Reglamento general de gestión e inspección. Ese momento exige dejar de pensar por entregas aisladas y reconstruir la propuesta completa: hechos, calificación, cálculo, prueba aceptada y prueba ignorada.

El acta debe incluir los elementos esenciales del hecho imponible, los fundamentos jurídicos, la regularización y propuesta de liquidación, la conformidad o disconformidad y los trámites posteriores. La LGT distingue actas con acuerdo, de conformidad y de disconformidad (artículos 153 y 154 LGT). No son tres maneras estilísticas de firmar el mismo documento; sus requisitos y efectos cambian.

Antes de decidir, conviene separar cada ajuste. Una empresa puede aceptar que una factura se contabilizó dos veces y discutir la calificación de otra operación. Mezclar ambos puntos en un “estamos de acuerdo” general impide valorar la conformidad parcial y el efecto de los hechos aceptados. También hay que conciliar cuota, intereses y, si aparece, la opinión del actuario sobre indicios de infracción, sin presumir que el acta y un eventual procedimiento sancionador son el mismo acto.

En un acta de conformidad, la aceptación debe constar expresamente. Si, durante el mes contado desde el día siguiente a la fecha del acta, no se notifica uno de los acuerdos previstos por la norma, la liquidación se entiende dictada y notificada al día siguiente conforme a la propuesta. La conformidad no puede revocarse, aunque sí cabe recurrir la liquidación resultante en los términos legales (artículo 156 LGT y artículo 187 Reglamento general de gestión e inspección).

En un acta de disconformidad, el obligado puede formular alegaciones durante los 15 días contados desde el día siguiente a aquel en que se extienda el acta o, si no compareció, se notifique. Después, el órgano competente dicta y notifica la liquidación correspondiente. Los artículos 157 LGT y 188 Reglamento general de gestión e inspección regulan esta secuencia.

El acta con acuerdo queda reservada a supuestos legales específicos, como la concreción de conceptos jurídicos indeterminados o determinadas apreciaciones y valoraciones, y exige autorización y garantía. No es una negociación informal disponible por simple preferencia. Sus efectos de impugnación son especialmente limitados, de modo que requiere un análisis separado del que se hace para conformidad o disconformidad (artículo 155 LGT).

El cierre no siempre coincide con la firma

El cierre se identifica por la forma de terminación aplicable. El artículo 189 Reglamento general de gestión e inspección establece como forma ordinaria la liquidación del órgano competente y contempla otras salidas, incluidos acuerdos cuando no procede formalizar acta y diligencias o informes para determinadas comprobaciones de obligaciones formales. Consulta el artículo 189 del Reglamento. La AEAT resume las fases oficiales desde el inicio hasta la terminación, con particularidades según la clase de acta.

El expediente no debe marcarse como cerrado hasta identificar el acto final, su fecha de notificación, los importes y periodos afectados, la vía de impugnación y las obligaciones operativas que deja abiertas. Esta conclusión se apoya en las formas de terminación del artículo 189 Reglamento general de gestión e inspección, pero es una recomendación de gestión. Puede haber efectos contables, pagos, garantías, rectificaciones de procesos internos o recursos que continúan después del procedimiento inspector.

Una nota de cierre útil debería responder:

• qué elementos se regularizaron y cuáles se declararon correctos;
• qué hechos quedaron aceptados y cuáles siguen discutidos;
• cuándo y cómo se entiende notificada la liquidación;
• qué importe corresponde a cuota e intereses;
• qué recurso o reclamación indica el acto y cuándo vence;
• qué controles internos deben corregirse para periodos posteriores.

No se debe copiar el pie de recursos sin comprobar que corresponde al acto recibido. Tampoco hay que asumir que recurrir suspende automáticamente el cobro. La decisión sobre impugnación y garantías queda fuera del alcance de esta guía y exige leer la liquidación concreta.

Un ejemplo completo de decisiones, no de resultados

Supongamos que una sociedad recibe el 8 de septiembre una comunicación que inicia actuaciones sobre IVA de 2024. El alcance es parcial y se refiere a cuotas soportadas de cinco proveedores. La primera comparecencia se fija para el 24 de septiembre y se piden facturas, contratos, mayores y justificantes de pago. El ejemplo es ficticio y no calcula ningún vencimiento real.

La regla legal obliga a leer el alcance por obligación, periodo y elemento. La empresa comprueba que no se revisa todo el IVA de 2024, sino un grupo concreto de cuotas. Antes de que terminen los 15 días del artículo 149, valora si solicitar alcance general. Descubre que existen operaciones complejas fuera del perímetro y decide no ampliar. Esa decisión no nace de que el alcance parcial sea siempre mejor, sino de su mapa de riesgos y de la prueba disponible.

Después acredita a la asesora como representante para las actuaciones incluidas en el poder. El director financiero queda como interlocutor y compras custodia los contratos. Al conciliar los cinco proveedores aparece una diferencia: una factura se registró en enero de 2025, aunque está fechada en diciembre de 2024. En lugar de cambiar el asiento o esconder la diferencia, el equipo prepara una cronología, identifica la fecha de recepción y separa la cuestión contable de la deducción fiscal.

En la comparecencia entrega un índice y los anexos. La diligencia enumera seis archivos, pero el recibo interno muestra siete; también atribuye al director financiero una manifestación que hizo la asesora. Piden corregir ambos extremos y dejan constancia de que queda pendiente una confirmación del proveedor. Meses después, la Inspección amplía el alcance a otro elemento. La empresa añade la comunicación al mapa en vez de reescribir la fila original, porque necesita conservar la historia del perímetro.

Al abrirse la audiencia, el equipo compara la propuesta con cada afirmación y detecta que una prueba aportada no se menciona. Decide formular alegaciones centradas en ese punto. Si finalmente recibe un acta, no elige su clase por comodidad: separa ajustes aceptados y discutidos, revisa los efectos y comprueba quién tiene poder suficiente para firmar. El valor del método está en hacer visibles esas decisiones antes de que una fecha próxima las convierta en urgencias.

Errores que cambian la posición de la empresa

El error más serio es tratar la inspección como una auditoría privada. La empresa no controla unilateralmente el alcance, los tiempos ni el cierre. Puede organizar su respuesta y defender su interpretación, pero debe hacerlo dentro del procedimiento comunicado.

Otro fallo es contar 18 meses desde la primera reunión o desde que alguien abrió el correo. El artículo 150 toma como inicio la notificación del procedimiento y como final la notificación o notificación entendida del acto resultante. Entre ambos puntos puede haber incidencias con efectos distintos. Una hoja sin documentos de respaldo no prueba el calendario.

También crea problemas entregar bases de datos sin fijar filtros, fecha de extracción y campos. Si una segunda exportación cambia porque el sistema está vivo, deben conservarse ambas versiones y explicar la diferencia. Una cifra aislada de Excel no sustituye el mayor, el asiento o el documento que le da sentido.

En las comparecencias, el riesgo suele estar en hablar antes de comprobar. “Siempre se hizo así” o “seguro que no existe contrato” son respuestas fáciles de registrar y difíciles de corregir. Es preferible identificar qué se sabe, qué documento lo acredita y qué punto necesita verificación.

Por último, firmar por agotamiento es una mala razón. La conformidad, la disconformidad y el acuerdo producen efectos distintos. La decisión debe tomarse ajuste por ajuste, con el cálculo revisado y con poderes suficientes. Una firma no debería servir para descubrir después qué documento se aceptó.

Qué hacer durante las próximas 24 horas

Descarga la comunicación completa y conserva su justificante de acceso. Construye el mapa de alcance por tributo, periodo y elemento. Abre un calendario separado para el artículo 150 y registra solo incidencias respaldadas por una comunicación, diligencia o acuerdo. Verifica quién representa a la sociedad y hasta dónde llega el poder. Después asigna cada petición a un responsable y exige que toda afirmación tenga una prueba identificable.

Si ya hubo comparecencias, coteja las diligencias con los documentos realmente aportados. Si el expediente está cerca de audiencia o acta, reconstruye la propuesta completa antes de decidir conformidad o disconformidad. No uses esta guía para fijar un vencimiento ni para concluir prescripción, nulidad o caducidad sin revisar todo el expediente.

La guía para distinguir cartas y requerimientos de Hacienda ayuda cuando todavía no está claro qué procedimiento se ha iniciado. Si la comunicación corresponde a una actuación de gestión con facultades más limitadas, consulta la guía de comprobación limitada. Para revisar una inspección concreta, el equipo fiscal-contable de TaxFactory necesitará la notificación completa, las diligencias, el mapa de alcance y las entregas realizadas; un resumen verbal no permite reconstruir el plazo ni el estado real.