Modelo 190: resumen anual de retenciones

El modelo 190 resume por perceptor las rentas del trabajo, actividades económicas, premios y otras percepciones que deben informarse. Se prepara con el detalle anual, sin sustituir los modelos 111 periódicos. La ficha oficial de la AEAT lo presenta como la declaración informativa anual de retenciones e ingresos a cuenta.

Preparar el 190 no es copiar una hoja de nóminas ni sumar cuatro cuotas. Decide qué pagos entran, identifica a cada perceptor, separa dinero y especie, asigna la clave y subclave del ejercicio y conserva la evidencia para emitir certificados. Esta guía prepara el resumen anual; para investigar diferencias entre los modelos 111 y 190 consulta el procedimiento de conciliación del 111 con el 190.

Qué resuelve el modelo 190

Están obligadas a presentar el modelo 190 las personas físicas, jurídicas y demás entidades, incluidas las Administraciones públicas, que tengan obligación de retener o ingresar a cuenta y hayan satisfecho las rentas incluidas. Esa es la regla de entrada: primero se identifica al pagador y su obligación; después se clasifica el pago. La instrucción oficial del modelo 190 vincula la obligación con el artículo 76 del Reglamento del IRPF.

El resumen comunica a la Administración y a los perceptores qué rentas se han satisfecho y qué retenciones o ingresos a cuenta se han practicado. No vuelve a ingresar el total anual: esa es la función de las autoliquidaciones periódicas. Ambas piezas deben reconstruirse desde una misma fuente de datos.

El modelo 190 resume por perceptor las rentas del trabajo, actividades económicas, premios y otras percepciones que deben informarse. Estas son las familias que conviene revisar:

• rendimientos del trabajo, con sus percepciones dinerarias, en especie y derivadas de incapacidad laboral cuando proceda;
• actividades profesionales, agrícolas, ganaderas, forestales y ciertas actividades empresariales en estimación objetiva;
• determinadas rentas de propiedad intelectual o industrial, asistencia técnica, arrendamiento de bienes muebles, negocios o minas y cesión del derecho de imagen cuando tienen la calificación fiscal indicada;
• premios y determinadas ganancias patrimoniales, además de rentas exentas del trabajo o de actividades económicas que las instrucciones obligan a informar.

La propia guía de la AEAT para el modelo 190 aclara este punto. Algunas percepciones deben incluirse aunque no se haya practicado retención por razón de su cuantía o el tipo aplicable haya resultado cero. Una retención cero, por tanto, no basta para borrar una fila del fichero anual.

Hay exclusiones importantes. El alquiler o subalquiler de inmuebles urbanos sometido a retención no se informa en el 190, aunque la actividad del arrendador tenga otra calificación económica: sus datos van al modelo 180. Tampoco se deben trasladar al 190 por comodidad los rendimientos del capital mobiliario que tienen modelos propios. La ficha oficial del modelo 123 identifica ese formulario para determinados rendimientos del capital mobiliario; un dividendo no se convierte en una percepción del 190 por aparecer en la contabilidad del mismo pagador.

Cuándo se presenta y qué ejercicio abarca

La página de plazo de la AEAT fija para la campaña del ejercicio 2025 un periodo de presentación del 1 de enero al 2 de febrero de 2026. Consulta la fecha oficial del modelo 190 como referencia operativa de esa campaña. No deduzcas el último día de una plantilla: puede desplazarse por fines de semana, festivos o decisiones del calendario tributario.

Las instrucciones generales mantienen la regla anual del 1 al 31 de enero para las cantidades del año natural anterior y contemplan cuatro días naturales adicionales si una causa técnica impide presentar por Internet dentro del plazo reglamentario. Para el ejercicio 2025 manda la fecha concreta publicada por la AEAT, no el intervalo genérico de una copia antigua.

El ejercicio se determina por la percepción que se ha satisfecho o abonado y cuyo devengo o exigibilidad se haya producido en ese ejercicio. La instrucción sobre el ejercicio de declaración recoge esa regla general. Antes de cerrar diciembre, deja una columna de fecha de pago, otra de fecha de devengo y otra de criterio aplicado. Así se puede explicar una nómina atrasada, un pago parcial o una factura que cambió de ejercicio sin forzar el total anual.

Cada declarante presenta una única declaración para el mismo ejercicio, salvo las vías de declaración complementaria o sustitutiva. La instrucción de presentación del modelo 190 distingue las dos: la complementaria añade percepciones completamente omitidas y la sustitutiva anula y reemplaza una declaración anterior con datos inexactos o erróneos. Guarda el número de justificante de la declaración anterior cuando el formulario lo exija.

Qué pagos y perceptores entran

El punto de partida no es la cuenta contable, sino la naturaleza de la renta y la condición del perceptor. Una misma persona puede aparecer con varias claves si cobra una nómina, una retribución de administrador y una conferencia. Una sociedad proveedora tampoco queda sujeta al 190 solo porque preste un servicio: comprueba quién percibe la renta y qué obligación existe.

En el trabajo por cuenta ajena, incorpora el salario y los conceptos que correspondan. Si hay especie, conserva valoración e ingreso a cuenta en campos diferenciados. Si existe incapacidad laboral, identifica quién abonó la prestación: la documentación oficial distingue entre el empleador, los regímenes públicos y una mutua. No mezcles ese dato con el neto bancario.

En actividades económicas, separa facturas profesionales, nóminas, dietas, dividendos y alquileres urbanos. Trabaja con la renta satisfecha que debe informarse, no con una transferencia que mezcle IVA, suplidos y conceptos sin clasificar. La propiedad intelectual, el arrendamiento de bienes muebles o la cesión de imagen pueden llevar el pago a otra clave.

Los premios requieren una revisión específica. El 190 puede incluir premios de juegos, concursos, rifas o combinaciones aleatorias y ciertas ganancias de aprovechamientos forestales. Consulta el diseño lógico oficial. Los premios sujetos al gravamen especial de determinadas loterías no se trasladan sin más. Prevalecen las instrucciones del ejercicio y el modelo aplicable, no la etiqueta «premio».

Las rentas exentas y las dietas exceptuadas de gravamen no se borran por tener retención cero. La clave L tiene subclaves propias y puede exigir información adicional cuando hay límites cuantitativos. Si una dieta supera el importe exceptuado, el exceso se analiza en la clave de la renta sujeta. El diseño lógico oficial del modelo 190 describe este tratamiento.

Claves y subclaves: cómo clasificar sin reutilizar una plantilla vieja

La tabla siguiente es un mapa de decisión para empezar. No sustituye el diseño del ejercicio: las subclaves, los datos adicionales y algunas descripciones pueden cambiar. Antes de exportar el fichero, contrasta la relación oficial de claves y subclaves del ejercicio 2025.

La clave G corresponde a actividades profesionales; la clave A, al trabajo por cuenta ajena general; y las claves I o K se reservan para otras rentas económicas, premios y ganancias patrimoniales definidas por sus instrucciones. El diseño lógico oficial del modelo 190 respalda esta orientación. Es una referencia para los casos habituales, pero no resuelve por sí sola un caso dudoso.

La campaña de 2026 incorpora dos cambios relevantes. La Orden HAC/1431/2025 se aplica por primera vez a los modelos 190 del ejercicio 2025 y siguientes. Texto oficial. Entre otros ajustes, separa nuevas subclaves de la clave B y modifica las subclaves de la clave K. También crea un campo adicional obligatorio para B.01 con los tipos de prestación percibidos: jubilación, viudedad, incapacidad permanente, pensiones no contributivas y resto de prestaciones previstas.

No copies un fichero de 2024 para presentar el ejercicio 2025 sin comparar la posición de los campos y las subclaves. El cambio afecta al diseño, no solo al texto de ayuda. Si el programa de nóminas todavía exporta la estructura anterior, detén la importación y solicita una actualización o una conversión documentada.

Datos por perceptor que debes reunir

Cada registro del modelo 190 identifica al perceptor, el ejercicio, la provincia, las percepciones dinerarias o en especie y la clave y subclave que correspondan. Las instrucciones del modelo 190 enumeran, según la clave, el NIF, nombre o denominación, representante cuando proceda, ejercicio de devengo, código de provincia, datos de Ceuta o Melilla, importes íntegros, valoraciones, retenciones e ingresos a cuenta.

En una hoja de trabajo anual conviene conservar, como mínimo:

• NIF normalizado y nombre documentado del perceptor;
• fecha de pago, fecha de devengo o exigibilidad y fuente del dato;
• naturaleza de la renta, clave y subclave del diseño vigente;
• importe íntegro dinerario, valoración en especie, retención e ingreso a cuenta;
• incapacidad laboral, reintegros, reducciones, gastos deducibles y datos personales o familiares solo cuando el formulario los exija;
• periodo del 111 de origen, justificante, versión del registro y estado de revisión.

Valida la identificación antes de agrupar. Dos filas no se fusionan porque compartan nombre, ni se separan por diferencias de mayúsculas o espacios. Si falta el NIF o ha cambiado la residencia, deja abierta la incidencia: una suma correcta con un identificador equivocado sigue generando un certificado y un registro nominativo defectuosos.

Un mismo perceptor puede necesitar varios registros. Si del mismo pagador recibe rentas de claves diferentes o de distintas subclaves de una misma clave, se cumplimenta un registro por cada combinación. Diseño del ejercicio 2025. Cada registro debe reflejar exclusivamente los datos de su clave y, cuando corresponda, subclave. Agruparlo todo en una sola fila borra la trazabilidad y puede llevar datos adicionales al bloque equivocado.

El resumen del formulario se alimenta de ese detalle. La casilla 01 cuenta apuntes o registros, no necesariamente NIF únicos: si una persona aparece en más de un registro, se cuentan sus apariciones. La casilla 02 agrega percepciones íntegras, valoraciones y las cantidades de incapacidad laboral que correspondan; la casilla 03 agrega retenciones e ingresos a cuenta. Las instrucciones oficiales sobre las casillas 01, 02 y 03 explican por qué los totales deben salir del registro anual y no de una cifra manual.

Procedimiento para preparar el modelo 190

1. Congela las fuentes del ejercicio

Reúne nóminas, pagos profesionales, premios, prestaciones y cualquier otra fuente que haya generado una renta informable. Descarga los justificantes de los modelos 111 presentados y guárdalos separados del mayor de pagos. El justificante acredita lo declarado en un periodo; el mayor debe permitir reconstruir qué ocurrió con cada perceptor.

Anota la periodicidad del pagador. Una sociedad anónima o limitada que no sea gran empresa suele trabajar con una dinámica distinta de una gran empresa o de una Administración pública que supere el umbral reglamentario. Si el número de periodos no coincide con el de otra entidad, no concluyas todavía que faltan perceptores: identifica primero la periodicidad aplicable.

2. Normaliza personas, fechas y documentos

Limpia espacios, formatos y caracteres accidentales del NIF sin alterar el valor que deba declararse. Comprueba el nombre, el representante cuando proceda, la provincia y cualquier percepción de Ceuta o Melilla. En cada fila enlaza la nómina, factura, resolución, acta o justificante que explique el pago.

Después ordena por fecha de pago y conserva la fecha de devengo. El artículo 78 del Reglamento del IRPF establece como regla general que la obligación de retener nace cuando se satisfacen o abonan las rentas. El texto consolidado del Reglamento del IRPF contiene la regla y sus excepciones. No cambies un pago de ejercicio solo porque la factura o la nómina tenga otra fecha.

3. Clasifica cada pago antes de sumarlo

Para cada fila responde en este orden: quién recibe, qué renta recibe, cuándo se satisface, si es dinero o especie, qué modelo periódico la soporta y qué clave y subclave corresponden. Si no puedes documentarlo, la fila todavía no está lista para el 190.

Separa los pagos al administrador de los dividendos y de los servicios profesionales. Separa una conferencia que es trabajo de otra que forma parte de una actividad profesional. Separa la renta de un inmueble urbano, que no va al 190, de un arrendamiento de bienes muebles que sí puede entrar en otra clave. La contabilidad ayuda a localizar movimientos, pero no sustituye la calificación fiscal.

4. Construye el mapa anual

Agrupa el detalle por NIF, clave y subclave, manteniendo campos independientes para dinero, especie, incapacidad, retención e ingreso a cuenta. No agregues las claves A y G solo porque ambas tengan retención; la persona que recibe la renta, la naturaleza del trabajo y los datos adicionales pueden ser distintos.

Conserva también la columna del modelo 111 de origen. El modelo 190 es anual, pero una fila sin periodo de procedencia no permite investigar un descuadre, una complementaria ni un pago desplazado entre diciembre y enero. El mapa anual debe llevarte de vuelta a las filas de origen sin depender de la memoria de quien lo preparó.

5. Concilia con los 111 sin convertir el total en una prueba única

El modelo 111 es una autoliquidación única por retenedor y periodo, mientras el 190 identifica las percepciones del ejercicio. Las instrucciones del modelo 111 exigen separar rendimientos del trabajo y de actividades económicas y distinguir dinero de especie. Compara primero esas mismas dimensiones y luego baja al perceptor.

El total anual puede coincidir aunque a un NIF le sobre una cantidad y a otro le falte. Registra entonces la diferencia, su causa, el documento y la acción prevista. Si hay complementarias, fija el estado definitivo de cada periodo a partir del justificante; no sumes automáticamente la inicial y la corregida.

6. Valida el fichero y el formulario

Comprueba que el ejercicio sea correcto, que la estructura corresponda al diseño vigente y que cada clave tenga su subclave cuando sea obligatoria. Revisa B.01 y K, dinero y especie, incapacidad laboral, reintegros y datos adicionales. Si importas un fichero, conserva el archivo de entrada junto con el resultado de la validación.

El formulario genera un resumen automático a partir de los perceptores incorporados. Contrasta el número de registros, las percepciones y los importes con tu mapa anual. Automatizar esa suma evita una transcripción, pero no demuestra que la renta esté bien clasificada.

7. Emite certificados y conserva el justificante

El retenedor debe expedir al contribuyente una certificación de las retenciones practicadas o ingresos a cuenta y de los demás datos que deban constar en la declaración anual. El artículo 108 del Reglamento del IRPF exige ponerla a disposición antes de que se abra el plazo de declaración del impuesto y comunicar la retención al satisfacer la renta, con la salvedad reglamentaria para rendimientos de actividades económicas.

Genera el certificado desde el detalle final y no desde una plantilla desconectada. Deben coincidir el NIF, la naturaleza, el importe íntegro, la retención o el ingreso a cuenta y el ejercicio. Conserva el justificante de presentación, su Código Seguro de Verificación y la versión del fichero que produjo los totales.

Preparar el modelo 190 consiste en extraer pagos, clasificar cada renta, agrupar por perceptor y clave, conciliar los 111 y emitir los certificados antes de presentar. Instrucciones oficiales. Si el proceso necesita un ajuste manual sin documento, todavía no ha terminado: falta encontrar la causa o dejar constancia de una decisión profesional pendiente.

Frontera entre el 111 periódico y el 190 anual

Esta es la frontera operativa:

La AEAT detalla la periodicidad y el contenido del modelo 111: el formulario recoge los pagos sujetos satisfechos en el periodo y separa dinero de especie. El modelo 190 toma esa información y la ordena en una vista anual y nominativa. No es obligatorio que la suma de contadores de todos los 111 sea igual al número de registros del 190: una persona puede aparecer en varios periodos y un perceptor puede requerir varias claves.

El modelo 190 no sustituye ni corrige por sí solo los 111 periódicos: una diferencia exige revisar pagos, periodos, perceptores y la declaración que corresponda. Si el error está en una autoliquidación periódica, el resumen anual no debe utilizarse para ocultarlo. Si solo está mal el detalle nominativo, documenta la vía de corrección aplicable y actualiza el certificado.

Cómo investigar una diferencia sin ajustar a ciegas

Empieza por el tipo de diferencia y no por el importe total:

1. Periodo. Compara fecha de pago, periodo del 111 y ejercicio del 190. Busca atrasos, pagos parciales, anulaciones y remesas rechazadas.
2. Persona. Normaliza NIF y nombre; comprueba que el pago no se haya quedado en un proveedor duplicado o en otra ficha.
3. Naturaleza. Decide si es trabajo, actividad profesional, cargo, premio, especie, renta exenta u otra categoría. La cuenta contable puede ser común a varias rentas.
4. Clave. Contrasta A/G, E/F, B/C y las subclaves de I, K o L con el diseño del ejercicio. No traslades la clave del año anterior por inercia.
5. Magnitud. Separa íntegro, valoración, retención e ingreso a cuenta. No uses el neto bancario como base.
6. Corrección. Determina si hay que corregir el 111, el 190, el certificado o más de una pieza. Conserva la explicación y el justificante.

Un total igual no cierra la revisión. La casilla 03 del 190 puede coincidir con la suma de retenciones de los 111 mientras una percepción en especie se haya llevado a dinero, una renta profesional tenga clave A o un NIF esté cambiado. Un control por filas detecta esa diferencia; un control global no.

Si necesitas el método detallado para reconstruir complementarias, pagos parciales y mayores por NIF, consulta la guía específica para cuadrar los modelos 111 y 190. Aquí el foco es preparar el resumen y sus certificados sin convertir el cierre anual en una corrección improvisada.

Complementarias, sustitutivas y límites de esta guía

Una complementaria del 190 sirve para incluir percepciones completamente omitidas de una declaración anterior del mismo ejercicio. Una sustitutiva anula y reemplaza por completo la declaración anterior cuando contenía datos inexactos o erróneos. La diferencia importa: añadir una fila omitida no equivale a rehacer todo el fichero. El manual oficial del modelo 190 indica qué información de la declaración previa se debe conservar.

Esta página no calcula el porcentaje de retención de cada caso, no resuelve la calificación de operaciones complejas y no sustituye el diseño oficial del ejercicio. Tampoco analiza de forma exhaustiva no residentes, convenios, retribuciones en especie concretas, entidades en atribución de rentas o los modelos 180, 193 y 345. Cuando una de esas circunstancias aparece, identifica el modelo o régimen relacionado y busca revisión profesional antes de presentar.

Las instrucciones y los diseños se actualizan. Para la campaña que se presenta en 2026, la Orden HAC/1431/2025 aplica por primera vez a los modelos 190 del ejercicio 2025 y siguientes; eso no permite suponer que las campañas posteriores conservarán los mismos campos. Cada vez que reutilices una exportación, revisa la ficha de la AEAT y el diseño del ejercicio que vas a declarar.

Revisión del cierre

Antes de presentar, confirma que:

• el pagador está obligado y el pago pertenece al alcance del modelo 190;
• alquileres urbanos, rendimientos del capital mobiliario y premios con otro modelo han sido separados;
• todas las filas tienen NIF, nombre, ejercicio, fecha, naturaleza, clave y subclave cuando proceda;
• dinero, especie, incapacidad, retenciones e ingresos a cuenta están en sus campos propios;
• B.01, K, L, reintegros y datos adicionales se han revisado con el diseño vigente;
• cada registro del 190 puede volver a su pago, periodo del 111 y documento;
• los totales del formulario coinciden con el mapa anual y las diferencias tienen causa;
• los certificados coinciden con la versión final y el justificante de presentación queda archivado.

También puedes consultar el hub de fiscalidad y modelos y la guía sobre IVA e IRPF trimestral para autónomos. Si además has iniciado o modificado una actividad, el modelo 036 y el alta de actividad pertenecen a otra obligación censal: no sustituyen al 190.

Si prefieres delegar el mapa anual, la conciliación y los certificados, puedes solicitar ayuda en el servicio fiscal-contable de TaxFactory. La revisión parte de tus justificantes y deja separadas las incidencias que requieren una corrección periódica o una decisión fiscal.

Preguntas frecuentes

¿Qué se declara en el modelo 190?

Se declaran por perceptor determinadas rentas del trabajo, actividades económicas, premios, ganancias patrimoniales e imputaciones, incluidas algunas rentas sin retención efectiva y rentas exentas que las instrucciones identifican. La instrucción oficial del modelo 190 también enumera exclusiones, como el alquiler de inmuebles urbanos que debe ir al 180.

¿Cómo conciliar 190 con 111?

Compara los totales periódicos del 111 con el detalle anual del 190 por naturaleza, dinero o especie, perceptor, clave, base y retención. Si no coincide, investiga el origen antes de ajustar. El modelo 111 oficial sirve para reconstruir el periodo; el 190 añade el mapa nominativo anual.

¿Qué certificados y datos de perceptores hacen falta?

Reúne NIF, nombre, ejercicio de devengo, provincia, naturaleza del pago, clave y subclave, importes íntegros, retenciones o ingresos a cuenta y los datos adicionales que correspondan; después emite el certificado. El artículo 108 del Reglamento del IRPF exige certificar las retenciones e ingresos a cuenta y los restantes datos que deban incluirse en la declaración anual.

¿Cómo resolver una diferencia entre perceptores del 111 y el 190?

No la corrijas con una suma global: reconstruye pagos y fechas, normaliza NIF, comprueba claves y subclaves, revisa complementarias y determina si hay que corregir el 111, el 190 o ambos. Si el total coincide pero el detalle no, conserva la incidencia y corrige la fila y el certificado que correspondan antes del cierre.