No empieces por una plantilla en blanco

«Modelo de nómina para rellenar» puede querer decir dos cosas: descargar el modelo oficial del recibo salarial para usarlo en la empresa, o entender una nómina recibida y completar los campos que falten. En ambos casos hay una pregunta previa: quién prepara el documento y con qué datos. En España, el recibo justifica la liquidación del salario que la empresa paga a cada trabajador; no es una declaración tributaria que presente el empleado en la Sede de la Agencia Tributaria.

El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores dispone que el salario se liquide y pague de forma puntual y documental, y que se entregue al trabajador un recibo individual justificativo. Para localizar el modelo de referencia, consulta el anexo de la Orden de 27 de diciembre de 1994 en el BOE. La orden fue modificada en 2014 y el anexo incorpora información de cotización empresarial; usa la redacción y estructura consolidadas que correspondan a la norma aplicable (Orden ESS/2098/2014).

No tomes una plantilla descargada de un blog como modelo universal ni escribas importes de ejemplo sobre una nómina real. Un recibo en blanco puede servir para comprender los apartados, pero no tiene los datos del contrato, convenio, jornada, periodo ni incidencias de una persona. Tampoco demuestra que el salario se haya pagado. Para rellenarlo correctamente, primero reúne el expediente laboral y determina quién va a preparar y revisar la liquidación.

Qué documento es y quién lo prepara

La nómina o recibo de salarios documenta las cantidades liquidadas durante un periodo y las deducciones aplicadas. El Estatuto ordena entregar un recibo individual y justificativo del pago. Su referencia es mensual: la Orden de 1994 indica que el recibo se refiere a meses naturales; los pagos por periodos menores se documentan como anticipos a cuenta de la liquidación definitiva que se incluirá en el recibo mensual.

La empresa —o quien gestione su nómina bajo sus instrucciones— prepara los datos y entrega el recibo a cada persona trabajadora. El empleado puede comprobarlo, guardar una copia y señalar errores; la plantilla no traslada al empleado la responsabilidad empresarial de pagar y documentar la liquidación. Si eres una persona trabajadora y lo que buscas es completar una copia para revisarla, utiliza tus documentos como fuente, marca dudas y pide al empleador una corrección formal cuando proceda. No alteres el archivo original para hacerlo coincidir con el ingreso bancario.

La norma sobre el recibo salarial permite usar el modelo aprobado o uno establecido por convenio colectivo; en su defecto, puede acordarse otro con la representación de los trabajadores, siempre con claridad y separación de percepciones y deducciones. Las modificaciones puramente formales o la información adicional son compatibles con el modelo si no se eliminan los conceptos exigidos ni se cambia su denominación. No conviertas esa flexibilidad en permiso para omitir apartados o mezclar cantidades.

Descargar el anexo oficial

En el BOE busca la Orden de 27 de diciembre de 1994, identificador BOE-A-1995-912, y abre el anexo «Recibo individual justificativo del pago de salarios». El texto consolidado de la orden señala que el modelo puede sustituirse por el previsto en convenio o por acuerdo admisible. No todas las copias que circulan en Internet reflejan la modificación de 2014. La Orden ESS/2098/2014 modificó el anexo para informar de la cotización total a la Seguridad Social y distinguir la aportación empresarial de la del trabajador; la corrección de errores de esa orden está identificada como BOE-A-2014-11988.

El documento oficial publicado por el BOE sirve para consultar la estructura normativa y el anexo. No infieras, solo por ver un PDF, que el archivo sea un formulario interactivo que valide automáticamente cálculos o guarde datos de manera segura. Si necesitas un documento que se pueda rellenar para la gestión diaria, confirma primero que el software o archivo conserva todos los conceptos del modelo, aplica las reglas vigentes de forma correcta, protege datos personales y permite guardar el recibo y la prueba del pago.

Evita subir DNI, número de afiliación, dirección, salario, cuenta bancaria, situación familiar o datos de salud a una plantilla genérica alojada por un tercero. Para un modelo de muestra, los campos pueden permanecer vacíos o usar datos ficticios inequívocos. Para una nómina real, trabaja en el sistema de la empresa o con el profesional autorizado y comparte solo lo necesario por un canal aprobado.

Antes de rellenar: reúne estos datos

Empieza por el periodo de liquidación: mes natural y año, y días incluidos si hay alta, baja, jornada parcial, vacaciones, incapacidad temporal u otra incidencia. Revisa el contrato, sus modificaciones, jornada y calendario; la nómina mensual no se calcula igual en todas las situaciones. Si existe convenio colectivo, identifica el aplicable, grupo profesional, salario base y complementos que correspondan. No extrapoles la cantidad de un compañero: incluso dentro del mismo centro pueden cambiar antigüedad, jornada, puesto, variables y retenciones.

Reúne también los partes de horas, objetivos o comisiones validadas, justificantes de gastos y desplazamientos, vacaciones, permisos y comunicaciones de incapacidad temporal. Cada concepto necesita una base documental y un criterio de tratamiento. Una dieta, una prestación de Seguridad Social, una indemnización y un complemento salarial no se convierten automáticamente en el mismo concepto porque aparezcan en el extracto bancario.

Para las deducciones, confirma bases de cotización y tipos del periodo, anticipos, embargos u otras deducciones autorizadas o legalmente procedentes, y la retención de IRPF comunicada por nómina. Si tienes dudas sobre la retención, no fijes un porcentaje universal: la Agencia Tributaria publica un servicio de cálculo de retenciones para el ejercicio 2026 con reglas y datos del ejercicio. El modelo 145 se usa para comunicar al pagador datos personales que influyen en el cálculo de retención; no es una nómina ni se adjunta de forma automática al recibo.

Si vas a reconstruir un recibo ya emitido, compara los datos con los registros del sistema de nómina, el justificante bancario, el contrato vigente y la comunicación de variables. Un importe transferido por sí solo no revela cómo se obtuvo el neto, y un concepto en el recibo no prueba que se haya pagado cuando no consta el abono.

Identificación y periodo del recibo

La primera zona identifica empresa y trabajador. El modelo recoge, entre otros datos, nombre o razón social, domicilio, NIF y código de cuenta de cotización, y datos del trabajador como nombre, identificación, número de afiliación, grupo profesional y grupo de cotización. Comprueba que el documento corresponde al empleador que paga, a la persona concreta y al centro o relación laboral pertinente. No copies el número de afiliación de un recibo anterior si cambió o estaba mal.

Después indica el periodo liquidado y los días a los que se refiere. La nómina debe permitir saber qué mes paga y qué devengos pertenecen a ese periodo. Si hay pagos parciales, el calendario de la Orden distingue los anticipos de la liquidación mensual definitiva. Deja claro si una regularización corresponde a un periodo anterior y documenta por qué se incluye ahora; no la camufles como salario ordinario del mes.

El recibo también tiene fecha de emisión o liquidación. Asegúrate de que no se confunde con la fecha efectiva de transferencia. Son datos relacionados, pero responden a momentos diferentes: el periodo en que se devenga el salario, el día en que se prepara el documento y el día en que se abona.

Completar los devengos

El bloque de devengos registra las percepciones de la persona trabajadora antes de deducciones. Separa salario base y complementos salariales de percepciones extrasalariales y de las cantidades que no tienen naturaleza salarial. La estructura de cada retribución depende de convenio y contrato. El artículo 26 del Estatuto de los Trabajadores identifica como salario la totalidad de las percepciones económicas por la prestación laboral, en dinero o especie, y diferencia indemnizaciones o suplidos de esa naturaleza. No etiquetes un concepto por el nombre que muestra el banco: comprueba su origen y la norma o pacto aplicable.

Anota cada complemento con denominación reconocible, unidades o periodo cuando ayuden a entenderlo, y el importe que resulte de los datos validados. Puede haber antigüedad, turnicidad, nocturnidad, horas extraordinarias, incentivos, comisiones, pagas extraordinarias o salario en especie; no todos aparecen en todas las nóminas. Si una cantidad depende de objetivos, horas o ventas, conserva el cálculo de soporte y el visto bueno requerido por la empresa.

Las prestaciones e indemnizaciones por Seguridad Social, suplidos y compensaciones no se mezclan sin más con el salario base. El modelo separa conceptos porque pueden tener tratamiento diferente en cotización e IRPF. Si se utiliza una clasificación extraordinaria, explica qué justificante la respalda y revisa su naturaleza antes de incorporarla. No inventes una línea de “otros” para hacer que el total coincida.

Suma el total devengado solo después de comprobar cada concepto y su periodo. En una revisión, vuelve desde las líneas al total; no tomes una cifra final del borrador como evidencia suficiente. Si no hay dato de horas, base de cálculo o criterio para un importe variable, detén el cálculo y solicita la información a quien la valida.

Deducciones y líquido a percibir

El bloque de deducciones refleja importes que se descuentan del total devengado para obtener el líquido. El modelo incluye aportaciones del trabajador a la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta, retención del IRPF, anticipos, valor de productos en especie y otras deducciones que procedan. La Orden ESS/2098/2014 y su corrección deben consultarse junto con el anexo que modificó para distinguir las aportaciones empresariales y las del trabajador.

Comprueba el tipo, la base y el periodo antes de aplicar una cotización. La Tesorería General de la Seguridad Social publica los tipos y reglas por ejercicio; las condiciones del contrato, la base y contingencia pueden variar el resultado. La tabla informativa de cotización de trabajadores para 2026 es referencia para ese año, pero no permite rellenar cualquier nómina sin conocer bases y circunstancias. No uses un porcentaje de un ejemplo de Internet en una persona real.

La retención del IRPF tampoco es el impuesto final anual de la persona. Es un pago a cuenta que se determina con los datos y reglas del ejercicio y puede regularizarse durante el año. Si los datos personales cambian, el trabajador debe comunicarlos al pagador por el cauce previsto. Un modelo 145 incompleto o desactualizado puede afectar el cálculo, pero la empresa debe utilizar el procedimiento correspondiente y no recopilar datos sensibles por un formulario público.

Resta solo conceptos que tengan base legal, contractual o autorización válida. Si aparece una deducción por anticipo, comprueba el importe y el recibo previo; si hay embargo, sigue la resolución y el cálculo aplicable; si se descuenta un producto en especie, verifica su valoración y tratamiento. Las dudas sobre si un concepto puede embargarse o sobre los mínimos protegidos o el límite de una deducción no se resuelven copiando un campo de plantilla: requieren la norma y los datos del caso.

El líquido total a percibir se obtiene de la liquidación del recibo según sus devengos y deducciones. Contrástalo con el importe abonado, pero no alteres el líquido para que coincida con la transferencia. Si se han pagado anticipos, existen embargos, pagos parciales o varios abonos, deja una conciliación que explique la diferencia. La nómina y el justificante bancario son piezas complementarias.

Cotización empresarial: informar no es descontar

La nómina puede mostrar información de cotizaciones a cargo de la empresa. La modificación introducida en 2014 añadió al modelo la cuantía total de la cotización y la separación entre parte empresarial y parte del trabajador (Orden ESS/2098/2014). Esa información permite ver el coste de las cuotas y su distribución. La aportación empresarial no se resta del salario neto del empleado; la deducción del trabajador y el coste que corresponde a la empresa son líneas distintas.

No calcules el coste total de contratación sumando solo el neto y una cifra genérica de cotización. Según Seguridad Social, las cuotas se obtienen aplicando el tipo correspondiente a la base, y las contingencias pueden tener distinto reparto. Para una cifra del periodo, verifica el año, la base, el tipo, la modalidad contractual y cualquier regla específica. El resumen visible en la nómina es información de ese recibo, no un sustituto de la liquidación o ingreso de cuotas ante la Tesorería.

Si preparas una nómina en un programa, revisa que las líneas empresariales no se sumen al bruto pagadero ni aparezcan como retenciones al trabajador. En un PDF de muestra, utiliza encabezados y columnas que separen claramente ambas aportaciones. Un lector que ve una sola cantidad de cotización puede confundir coste empresarial con dinero descontado del salario.

Pago, firma y conservación

La Orden de 1994 regula la entrega del duplicado, la firma y el modo de acreditar el pago. Si el empleado recibe las cantidades en efectivo o mediante cheque, la firma acredita la percepción, pero no implica conformidad con el cálculo. Cuando el pago se realiza por transferencia, la empresa entrega el duplicado del recibo sin recabar firma; el comprobante bancario sustituye a la firma a efectos de acreditar el abono bajo la norma. Guarda recibo y justificante del mismo periodo, con una referencia que permita encontrarlos si hay una consulta posterior.

El artículo 3 de la Orden de 1994 exige que la empresa archive y conserve los recibos de salarios junto con los boletines de cotización durante un periodo mínimo de cinco años. Comprueba si hay otras obligaciones contables, fiscales, de protección de datos o de litigio que exijan conservar documentos más tiempo. Limita quién puede acceder a los archivos: una nómina contiene datos personales y salariales. No la adjuntes sin ocultar datos a una consulta pública o a una persona que no necesite verla.

Si la empresa entrega recibos mediante un portal interno, comprueba que puedes obtener tu propia copia y que los permisos impiden que otro trabajador vea tus datos. Para corregir un recibo, conserva el original, emite una versión corregida identificable y registra el motivo; sustituirlo sin rastro dificulta explicar la diferencia entre el pago y la documentación.

Revisar un recibo antes de archivarlo

Haz una revisión de arriba abajo y después vuelve desde el líquido a los documentos. Confirma que coinciden empresa, trabajador y periodo; contrasta salario base, jornada, grupo y complementos con contrato y convenio; verifica variables, ausencias y anticipos; separa percepciones salariales y extrasalariales; revisa bases y deducciones; comprueba la cotización empresarial informativa; y concilia el neto con el abono. Cada comprobación debe tener una fuente: un parte horario, una comunicación, el convenio, el sistema de cotización, el cálculo de retención o el banco.

Busca cambios respecto al mes anterior, pero no des por sentado que toda diferencia sea un error. Un nuevo tramo de jornada, paga extraordinaria, baja, ausencia, cambio de salario o regularización puede modificar la nómina. Pregunta qué cambió y solicita el documento que lo explica. Una comparación con la nómina previa ayuda a detectar diferencias; no sustituye revisar el contrato ni las reglas del periodo.

Si lo que falta es una copia, pide el recibo al empleador o accede al canal de nómina de la empresa. Si el recibo existe, pero una cifra no se entiende, señala la línea y pregunta por base, periodo y cálculo. Si el error afecta al salario, convenio, cotización, IRPF o embargo, solicita una revisión laboral o de nómina con los documentos del caso. No envíes una foto completa por mensajería abierta si basta con identificar el campo y ocultar los datos personales.

¿Dónde descargo un modelo oficial de nómina para rellenar?

El BOE publica el modelo en el anexo de la Orden de 27 de diciembre de 1994, modificada en 2014. Consulta la versión vigente y la corrección publicada. El PDF normativo permite ver campos y estructura; no asumas que ofrece cálculo automático o que sirve como formulario electrónico certificado.

¿Un trabajador debe rellenar su propia nómina?

La empresa prepara y entrega el recibo que documenta la liquidación y el pago. El trabajador puede revisar sus datos, aportar la información necesaria y comunicar discrepancias, pero una plantilla cumplimentada por su cuenta no sustituye al recibo de la empresa.

¿Qué datos necesito para cumplimentarla?

Reúne datos identificativos, periodo, contrato, jornada, convenio, devengos, incidencias, bases, deducciones, retención y justificante del pago. Los importes dependen de la relación laboral y de las reglas de cotización y tributación aplicables al periodo.

¿La nómina es lo mismo que el modelo 145?

No. El modelo 145 comunica al pagador datos personales relevantes para calcular retenciones de IRPF; la nómina documenta un periodo de salario pagado. Revisa ambos por su función y protege la información personal que contienen.

¿Tengo que firmar la nómina si me pagan por transferencia?

La Orden prevé que, en el pago por transferencia, la empresa entregue el duplicado sin recabar la firma y que el comprobante bancario sirva a esos efectos. Si se firma en otra forma de pago, la firma acredita la percepción, no la conformidad con los cálculos.

¿Qué hago si el neto del recibo no coincide con la transferencia?

Compara fechas, anticipos, pagos parciales, ajustes y el periodo cubierto por cada abono; solicita el detalle a la empresa. No cambies importes para hacerlos coincidir. Conserva el recibo y el justificante, y pide revisión si la diferencia no queda explicada.

La consulta se resuelve cuando tienes el modelo que corresponde a la relación laboral, los documentos que justifican cada importe, la nómina individual y la constancia del pago. Si solo necesitas comprender el anexo, usa la norma oficial; si necesitas preparar un recibo real, completa los datos con la empresa o el profesional que gestione el periodo y solicita revisión de cualquier partida que no puedas respaldar.