Resumen verificado

  • El Plan General Contable es la norma española que ordena cómo las empresas reconocen, valoran y presentan sus operaciones en las cuentas anuales. fuente oficial
  • El Real Decreto 1515/2007 aprobó el PGC PYMES y sus criterios específicos para microempresas. fuente oficial
  • Para registrar una operación, documenta primero el hecho y su fecha; identifica después el criterio de reconocimiento y valoración aplicable; por último registra el asiento y comprueba dónde aparece en las cuentas anuales. fuente oficial
  • La empresa debe determinar qué marco contable aplica antes de contabilizar: PGC general o, si reúne las condiciones y no concurre una exclusión, PGC PYMES. fuente oficial
  • Un asiento correcto no demuestra automáticamente que el gasto sea fiscalmente deducible: la conciliación con el impuesto debe revisarse aparte. Ley del Impuesto sobre Sociedades

El Plan General Contable (PGC) es el marco que indica cómo registrar y presentar las operaciones de una empresa en España. Sirve para que las cuentas anuales no sean una suma de facturas: deben explicar activos, deudas, patrimonio, ingresos y gastos con criterios coherentes. El texto principal está en el Real Decreto 1514/2007; las empresas que reúnen los requisitos pueden valorar la opción simplificada del Real Decreto 1515/2007.

La consulta «plan general contable» suele llegar con una operación concreta detrás: una compra, un anticipo, un préstamo, una subvención, una amortización o el cierre del ejercicio. La respuesta útil empieza identificando el hecho y el marco aplicable. Después separa tres preguntas que a menudo se mezclan: cuándo reconocer el elemento, por qué importe y en qué partida presentarlo. El código de cuenta ayuda a registrar, pero no sustituye esas decisiones.

Esta página ofrece una guía para orientarse en el PGC, no un manual de cierre ni un catálogo de asientos para copiar sin revisar. No calcula impuestos ni resuelve por sí sola la aplicación de una norma sectorial. Si una operación modifica el resultado, el patrimonio o la información que debe incluirse en la memoria, conserva el documento y el razonamiento que sustentan el registro.

Qué regula el PGC

El PGC reúne cinco piezas que conviene leer juntas. La primera es el marco conceptual: define la finalidad de las cuentas, las cualidades de la información, los principios contables, los elementos de las cuentas anuales y los criterios de registro y valoración. La segunda contiene normas de registro y valoración para grupos de operaciones, como inmovilizado, instrumentos financieros, existencias, ingresos, provisiones e impuesto sobre beneficios. La tercera fija normas para formular las cuentas anuales y sus modelos. La cuarta desarrolla el cuadro de cuentas y la quinta describe sus definiciones y relaciones contables.

El cuadro de cuentas ofrece una estructura práctica para organizar el mayor. No se debe convertir en un fin autónomo. La existencia de una cuenta con un nombre que parece encajar no basta para concluir que el saldo corresponde ahí. Antes hay que identificar qué recurso, obligación, ingreso o gasto nace, cuándo se produjo y qué criterio contable lo gobierna. Esa secuencia evita elegir una cuenta por parecido verbal y corregir luego el error mediante una reclasificación que no explica el criterio original.

El marco conceptual también ayuda cuando no hay una factura típica. Una empresa puede tener una provisión, una subvención, un gasto devengado pendiente de factura, un anticipo o una inversión que aún no produce ingresos. La forma del documento aporta evidencia, pero no define por sí misma el fondo de la operación. Lo que se contabiliza debe corresponder a derechos y obligaciones existentes y poder medirse con el grado de fiabilidad exigido.

Las cuentas anuales son un conjunto. El balance muestra la posición patrimonial al cierre; la cuenta de pérdidas y ganancias recoge el rendimiento del período; la memoria completa y explica cifras que no se entienden con los estados principales. En función del marco y del tamaño pueden intervenir otros estados o modelos abreviados. La entidad debe consultar el modelo vigente para su marco, no reutilizar sin revisión el archivo del ejercicio anterior.

Cómo elegir entre PGC y PGC PYMES

El marco general del PGC es el punto de partida. El PGC PYMES es una opción regulada para empresas que reúnen condiciones concretas. No se determina por autodenominarse pyme, por tener pocos empleados ni por utilizar un programa contable sencillo. La entidad debe comprobar los límites financieros y de actividad previstos en el Real Decreto 1515/2007, la situación del ejercicio y las exclusiones de su artículo 2. Algunas entidades quedan fuera por su naturaleza, por formar parte de grupos en determinadas circunstancias o por tener valores admitidos a negociación, entre otros supuestos definidos por la norma.

La comprobación debe quedar documentada. Reúne el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias de los ejercicios relevantes, identifica si la empresa pertenece a un grupo y pregunta si alguna operación o condición legal la excluye. Si los límites se superan o se dejan de superar, no cambies de modelo sin revisar las reglas de permanencia y transición. El tratamiento de un cambio de marco puede afectar comparativos, políticas contables, memoria y saldos de apertura.

Las microempresas pueden aplicar criterios específicos en las materias que prevé el PGC PYMES, pero tampoco existe una tercera contabilidad libre de requisitos. La norma acota los supuestos en los que se permite esa simplificación. Un criterio práctico es registrar en la ficha de cierre qué versión del marco se aplica y por qué, quién hizo la comprobación y qué datos se utilizaron. Así se evita repetir la decisión de memoria cada año.

Elegir marco no es una decisión sobre el impuesto. El PGC y el PGC PYMES establecen cómo se informa contablemente; las normas tributarias determinan ajustes y límites fiscales. Una diferencia entre gasto contable y fiscal puede requerir conciliación, pero no autoriza a alterar el asiento para que el resultado contable coincida con la base imponible.

Del hecho al asiento: una secuencia que se puede revisar

Empieza con una ficha de operación. Anota las partes, el objeto, la fecha en que nace el derecho o la obligación, las condiciones económicas, el documento soporte y el marco contable de la empresa. Si hay anexos, cambios posteriores o un acuerdo de resolución, vincúlalos al mismo expediente. Una factura emitida más tarde puede documentar una operación anterior, y una fecha de factura no siempre es la fecha de reconocimiento.

Después pregunta si el elemento cumple la definición de activo, pasivo, patrimonio neto, ingreso o gasto y si satisface los criterios de reconocimiento. En un activo, por ejemplo, la entidad debe controlar un recurso por un hecho pasado y esperar beneficios económicos futuros; el importe tiene que poder medirse con fiabilidad. Un pago no crea automáticamente un activo: puede ser un anticipo, un gasto del período o el precio de un derecho que cumple las condiciones para reconocerse. A la inversa, la falta de pago no impide reconocer una deuda si ya existe la obligación.

La tercera etapa es medir. Identifica si se usa coste inicial, coste amortizado, valor razonable, valor neto realizable u otro criterio previsto para esa clase de operación. No mezcles una valoración inicial con una posterior. Documenta el importe de compra, los costes directamente atribuibles, descuentos, impuestos recuperables y cualquier estimación que la norma permita. Si la estimación es material, conserva los datos, hipótesis y método para que el cierre siguiente pueda revisar la cifra.

La cuarta etapa es el asiento. Un ejemplo esquemático de compra a crédito de un servicio podría cargar una cuenta de gasto y el IVA soportado deducible que corresponda, y abonar la deuda con el proveedor. El asiento real depende de la operación, del régimen de IVA y de la documentación. El ejemplo no significa que todo gasto sea deducible ni que todo impuesto soportado se recupere. El debe y el haber deben cuadrar, pero el cuadre aritmético no prueba que el registro sea correcto.

Por último, revisa la presentación y la memoria. Pregunta si la operación cambia la clasificación entre corriente y no corriente, requiere una nota, afecta a un compromiso o genera una incertidumbre que el lector de las cuentas necesita conocer. Compara saldos con el ejercicio anterior y conserva el rastro hasta el documento de origen. Si corriges el asiento, deja anotado el motivo y evita borrar la versión de cierre ya revisada.

Principios contables aplicados al trabajo diario

La empresa en funcionamiento es la hipótesis ordinaria, salvo que exista evidencia en contrario. Si la entidad afronta liquidación o no continuará operando, puede cambiar el marco de preparación y la información que debe explicar. El devengo separa el momento económico del cobro o pago: ingresos y gastos se reconocen cuando corresponden al período según la norma, aunque el dinero se mueva antes o después.

La uniformidad obliga a mantener los criterios en circunstancias similares de un ejercicio a otro. Si se cambia un criterio permitido, el expediente debe identificar la causa, el tratamiento y sus efectos. La prudencia no significa infravalorar activos de forma sistemática ni cargar gastos por temor; exige prudencia en las estimaciones sin sesgar la información. La no compensación evita ocultar saldos de activo y pasivo o ingresos y gastos cuando la norma no permite compensarlos. La importancia relativa puede permitir agrupar información poco significativa, pero no borrar una obligación o una operación solo porque su importe parezca pequeño.

Estos principios funcionan como controles antes de dar por cerrado un asiento. Si una cifra no cuadra con la operación, no la fuerces a un saldo residual. Revisa el corte temporal, el documento, el criterio de valoración y las cuentas afectadas. Anota si la diferencia se debe a un error, una estimación o una clasificación. Un cierre ordenado debe permitir que otra persona reproduzca el razonamiento y obtenga el mismo resultado con los mismos datos.

Ejemplo de compra de un equipo

Una empresa compra un equipo para utilizarlo durante varios años. El contrato y la factura describen el bien, la entrega confirma que la empresa lo recibe y el pago se hará a plazos. La primera pregunta no es qué código introducir en el programa, sino si el elemento cumple los criterios de reconocimiento como inmovilizado. Después se determina el coste, se distingue el IVA recuperable del coste, se estima la vida útil conforme a la información disponible y se analiza cuándo empieza a estar disponible para su uso.

En el cierre, la empresa calcula la amortización aplicando el método que refleja el patrón de consumo del activo, dentro de las opciones y límites de la norma. Si el equipo deja de generar beneficios esperados o sufre un daño, analiza el deterioro en lugar de mantener el valor solo porque el plan de amortización inicial siga ejecutándose. El asiento de amortización reduce el valor contable y reconoce gasto; no constituye por sí mismo la amortización fiscal. Para el Impuesto sobre Sociedades puede haber límites, porcentajes o ajustes propios que se concilian por separado.

El expediente de ejemplo conserva factura, albarán, contrato de financiación, ficha del activo, cálculo de la vida útil, fecha de puesta en condiciones de funcionamiento y registro de amortización. Si la factura agrupa instalación o transporte, la empresa revisa qué importes forman parte del coste de adquisición según la norma. Si hay elementos con vidas útiles distintas, identifica si deben separarse. Así el asiento puede explicarse desde la operación real y no solo desde una hoja de cálculo.

Cuadro de cuentas: ayuda de clasificación, no respuesta automática

El cuadro de cuentas agrupa partidas por naturaleza y función. En la práctica, una empresa puede adaptar su desglose interno para controlar líneas de negocio, centros o proyectos, siempre que conserve una correspondencia coherente con los estados y las obligaciones de información. La adaptación no cambia los criterios de reconocimiento ni permite crear una política incompatible con el PGC.

Cuando un programa propone una cuenta, comprueba tres cosas: el elemento que se registra, el momento en que se reconoce y el estado donde se presentará. Una misma cuenta puede utilizarse de forma equivocada si la operación no tiene el fondo supuesto. Por ejemplo, llamar «anticipo» a un pago no basta para mantenerlo como activo después de que el servicio se haya recibido; tampoco una cuenta de gasto soluciona la ausencia de prueba de que la operación ocurrió.

La empresa debe controlar además las cuentas puente, transitorias y de conciliación. Un saldo pendiente de aplicar necesita responsable, fecha y documento asociado. No debe crecer indefinidamente al cierre. La revisión periódica distingue errores de imputación, pagos no identificados, documentos duplicados y diferencias temporales. Una cuenta puente no es un almacén permanente de partidas sin clasificar.

Cuentas anuales y depósito

El cierre transforma los registros del ejercicio en estados que deben leerse como una unidad. Antes de formularlos, concilia bancos, clientes, proveedores, impuestos, nóminas, existencias e inmovilizado; revisa periodificaciones, deterioros y provisiones; y confirma que el resultado y el balance enlazan con los libros. La lista concreta depende de la actividad. Una empresa de servicios puede tener controles de trabajos en curso distintos de los de un comercio con inventario.

Las cuentas anuales se formulan por las personas responsables dentro del plazo legal aplicable. Su aprobación, legalización de libros y depósito en el Registro Mercantil siguen reglas societarias que no sustituye el PGC. El modelo de cuentas que se presenta depende del marco y de si la sociedad puede utilizar modelos abreviados. La calificación de abreviada no significa que pueda eliminarse información necesaria para la imagen fiel.

La memoria no es un apéndice de relleno. Explica políticas, compromisos y hechos que ayudan a interpretar los números. Si un apartado no es significativo, se aplica la regla del modelo correspondiente; si falta información imprescindible para entender la situación, puede ser necesario añadirla. Guarda el borrador formulado, los acuerdos de aprobación, el justificante de presentación y las cuentas finalmente depositadas en versiones identificables.

Contabilidad frente a fiscalidad

El gasto contable se reconoce conforme al marco financiero. La Ley del Impuesto sobre Sociedades parte del resultado contable y establece ajustes y gastos no deducibles; la deducción fiscal requiere comprobar las reglas aplicables a la operación. Puede haber gastos contabilizados que no sean deducibles, diferencias temporarias que reviertan después o criterios fiscales distintos de la amortización contable. También puede haber ingresos contables con exenciones o ajustes específicos.

Mantén dos columnas en la conciliación: resultado contable y ajuste fiscal, con su base jurídica y período. No reclasifiques un gasto para forzar la base. Si el ajuste revierte en ejercicios posteriores, anota su fecha y seguimiento. Esta separación facilita tanto la revisión contable como la declaración tributaria y evita que una decisión fiscal se presente como si fuera una norma del PGC.

Qué documentación conservar

Para cada operación material, conserva el contrato, factura, justificante de entrega o prestación, comprobante de pago, cálculo, asiento y explicación del criterio. Si la operación depende de una decisión de administración, una aprobación societaria o una tasación, enlaza también ese documento. En el cierre, conserva las conciliaciones, balances de sumas y saldos, versiones de estados, notas de revisión y justificante de depósito.

No hace falta duplicar todos los originales en varias carpetas. Sí hace falta que el expediente permita localizar el documento y comprobar qué versión se utilizó. Aplica nombres con fecha, período, contraparte y tipo de soporte. Restringe el acceso a información sensible y respeta los plazos legales de conservación que correspondan a la documentación mercantil, tributaria y laboral; esos plazos pueden diferir y no deben resumirse en una cifra única para todo.

Preguntas frecuentes sobre el Plan General Contable

Las respuestas siguientes orientan sobre el marco general. Si la operación afecta de forma material a estados financieros o a impuestos, revisa los documentos y la norma específica antes de cerrar el asiento.

¿Qué empresas aplican el PGC general y quién puede usar el PGC PYMES?

El PGC general es el marco ordinario. El PGC PYMES es una opción para empresas que cumplen las condiciones del Real Decreto 1515/2007 y no están excluidas por esa norma. Comprueba los límites previstos, la pertenencia a un grupo, la naturaleza de la entidad y los requisitos de permanencia o cambio de marco. Ser pequeña en sentido coloquial no basta para decidir.

¿Qué documentos componen las cuentas anuales?

El conjunto depende del marco y del modelo aplicable. El PGC general contempla balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria, con las dispensas previstas. En PGC PYMES, las cuentas comprenden balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria; ciertos estados pueden añadirse voluntariamente. Comprueba los requisitos de formulación de la entidad antes de escoger el modelo.

¿Qué diferencias prácticas existen entre PGC y PGC PYMES?

El PGC PYMES mantiene el marco conceptual y la finalidad de imagen fiel, pero simplifica determinados criterios y la información de algunas operaciones. No es un sistema paralelo que permita omitir transacciones. La empresa debe aplicar de forma coherente el marco que haya elegido y documentar cambios de criterio o de modelo conforme a la norma.

¿Cómo se consulta el tratamiento contable de una operación concreta?

Describe primero el hecho y sus fechas. Consulta el marco conceptual y la norma de registro y valoración relacionada. Identifica criterios de reconocimiento y medición, el asiento y su presentación en cuentas. Si persiste una duda, revisa las disposiciones e interpretaciones oficiales que correspondan y registra por escrito las alternativas consideradas. La cuenta del software no resuelve la cuestión por sí sola.

Antes de cerrar

El control más útil es poder reconstruir una cifra desde el estado hasta su soporte: saldo, cuenta, asiento, operación, documento y criterio aplicado. Si no se puede seguir ese recorrido, identifica el tramo que falta antes de formular. Si el asiento se basa en una estimación, deja visibles el método y los datos que la sostienen. Si hay una diferencia fiscal, documenta el ajuste fuera de la contabilidad.

Para un tratamiento específico, reúne el contrato o factura, la fecha del hecho, el marco que aplica la entidad, los saldos relacionados y el efecto esperado en las cuentas anuales. Con esa base se puede revisar la norma concreta sin convertir el PGC entero en una respuesta genérica.