Resumen verificado

  • El certificado de empresa es la comunicación del empleador al SEPE con datos de la relación laboral que pueden utilizarse para tramitar la prestación por desempleo. Orden TIN/790/2010, artículo 2. La persona trabajadora puede consultar la solicitud de prestaciones ante el SEPE por separado.
  • SEPE indica que la remisión electrónica del certificado de empresa es obligatoria para las empresas y sujetos responsables incluidos, cualquiera que sea su número de trabajadores. Fuente oficial
  • Si envías el certificado por formulario web de Certific@2, guarda el resguardo con los datos del certificado y el número de registro. Fuente oficial
  • El certificado de empresa comunica el cese y datos laborales al SEPE. Orden TIN/790/2010. El certificado de prestación actual acredita periodo y cuantía mensual. Sede del SEPE. La vida laboral recoge altas y bajas en los regímenes de la Seguridad Social. Seguridad Social.
  • Si la empresa no puede transmitirlo electrónicamente, SEPE prevé excepcionalmente entregar el modelo oficial a la persona trabajadora. Fuente oficial

El certificado de empresa es la comunicación con la que el empleador facilita al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) información sobre el cese, la suspensión o la reducción de jornada de una persona trabajadora. El organismo usa esos datos al tramitar prestaciones por desempleo. Para las empresas, la vía normal es Certific@2: el SEPE establece que la remisión electrónica es obligatoria para los sujetos responsables incluidos, con independencia del tamaño de plantilla.

La empresa debe preparar el certificado a partir del expediente laboral, contrastar los datos con nóminas y cotizaciones y guardar el comprobante de envío. Un formulario cumplimentado no demuestra por sí solo que el SEPE recibió la comunicación. Si utilizas el formulario web de Certific@2, conserva el resguardo con número de registro junto al certificado remitido; si envías un fichero XML, comprueba su respuesta por el canal correspondiente.

El documento no equivale al certificado de prestaciones ni a la vida laboral. Informa de una relación con un empleador y de su finalización; no concede por sí mismo el paro ni sustituye la solicitud que presenta la persona trabajadora. Si hay discrepancias, averigua qué dato de origen está mal antes de volver a enviar la información.

Quién lo prepara y cuándo hay que comunicarlo

La obligación recae en las empresas y demás sujetos responsables incluidos en la normativa sobre remisión de datos al SEPE. La FAQ oficial indica que el envío electrónico se aplica con independencia del número de personas trabajadoras en alta. Si la transmisión electrónica no es posible, se contempla excepcionalmente entregar el modelo oficial a la persona trabajadora.

La Orden TIN/790/2010, artículo 4 exige enviar los datos al producirse el cese, suspensión o reducción si la persona trabajadora ya había manifestado que solicitaría una prestación por desempleo. Si pide expresamente el certificado después, el envío corresponde al día siguiente de esa solicitud. Registra la fecha del hecho y de cualquier petición para aplicar el supuesto correcto.

La causa comunicada debe reflejar el acto realmente realizado. Una dimisión, un despido, la expiración de un contrato temporal, una suspensión o una reducción de jornada son hechos distintos. No selecciones una causa aproximada para que el formulario permita enviar. Contrasta la carta, el acuerdo, la resolución o el documento que pone fin o modifica la relación.

Si la empresa utiliza una asesoría, sigue siendo necesario acordar quién prepara, valida y envía la información, y quién conserva el resguardo. La externalización del proceso no elimina el control sobre la exactitud. Establece un responsable de confirmar que las fechas y bases se corresponden con los documentos y que la persona afectada recibe información si se corrige algún dato.

Qué información suele reflejar

El certificado identifica a la empresa y a la persona trabajadora y recoge información sobre la relación laboral, la causa y fecha del cese o la situación comunicada, además de datos laborales y de cotización que el SEPE solicita para resolver el expediente. El modelo oficial contiene casillas y códigos concretos; usa su versión vigente y no copies un formulario descargado años atrás.

Los datos deben cuadrar con contrato, nóminas, Sistema RED y expediente de extinción. Revisa especialmente:

  • nombre, NIF y número de afiliación de la persona;
  • código de cuenta de cotización y datos de la empresa;
  • fecha de alta y período trabajado que se comunica;
  • causa y fecha de cese, suspensión o reducción;
  • bases y días de cotización que recoge el modelo para el período;
  • vacaciones retribuidas no disfrutadas cuando proceda consignarlas;
  • firma, persona autorizada y canal de envío.

No todas las situaciones utilizan los mismos campos. Un contrato fijo discontinuo, un ERTE o un expediente con cambios de jornada puede requerir comunicaciones adicionales de períodos de actividad o datos específicos. Certific@2 permite otras comunicaciones además del certificado de cese. Selecciona el tipo de comunicación que describe el evento; no intentes representar un período de actividad mediante un certificado de cese si el SEPE prevé otro trámite.

Cómo preparar los datos antes del envío

Abre una ficha para cada persona y evento. Registra la fecha efectiva, tipo de relación, causa documental, período que debe certificarse y los datos de cotización. Enlaza cada dato a una fuente interna: contrato o prórroga, nómina, parte de baja, resolución de suspensión, carta de despido o justificante de vacaciones. Si una cifra se obtiene del Sistema RED, conserva el informe o la consulta que utilizaste.

Compara las fechas del certificado con las del expediente. La fecha de entrega de la carta puede ser distinta del último día trabajado o de la fecha de efectos. Las vacaciones retribuidas y no disfrutadas pueden afectar a los períodos que figuran en la comunicación. No sustituyas la fecha jurídica por la fecha de preparación del documento.

Revisa los códigos de causa en las instrucciones oficiales. La denominación de una causa en la aplicación puede ser breve y no coincidir palabra por palabra con la carta. Asegúrate de que la opción representa el hecho; si existen varios motivos, identifica cuál terminó la relación y qué información adicional se solicita. No añadas explicaciones no respaldadas por la documentación.

Antes de firmar, pide a otra persona autorizada que coteje una muestra de los campos más sensibles con la nómina y el documento de cese. En una empresa pequeña puede ser el responsable de nómina o quien administra la relación laboral; en una organización con equipo de RR. HH., separa preparación y validación. El control debería detectar un error antes de que el trabajador utilice el certificado para su prestación.

Envío en Certific@2

Certific@2 es la aplicación que el SEPE ofrece a empresas y profesionales habilitados para transmitir certificados de cese y otras comunicaciones. La empresa accede con la identificación o autorización admitida por el servicio. Antes del envío confirma que el usuario está habilitado para representar a la empresa y que el centro de trabajo o código de cuenta se ha elegido correctamente.

La aplicación admite el envío de información según sus opciones técnicas, incluidos formularios web o ficheros cuando estén disponibles. Sigue el esquema y la ayuda que aparecen en la plataforma; no generes XML con una versión antigua ni adaptes etiquetas basándote en un ejemplo ajeno. Si se comunica un lote, verifica que las personas incluidas pertenecen a la empresa y que cada registro es independiente.

Al terminar un envío por formulario web, descarga el resguardo que contiene datos del certificado y número de registro. Comprueba que el sistema ha aceptado la comunicación y archiva el PDF. Si la aplicación informa de rechazo o error, no marques la tarea como completada. Corrige los campos o el fichero, repite el envío y conserva el resultado final y, cuando sea necesario para explicar la corrección, el intento anterior.

El SEPE permite a las empresas consultar certificados enviados y obtener copias. Si la persona trabajadora solicita una copia, comprueba las opciones disponibles en la aplicación y entrega el documento por un canal seguro. No envíes datos de otra persona ni compartas un lote completo cuando basta con el certificado individual.

Si falla el envío o la empresa no puede usar Certific@2

Primero identifica si el problema está en credenciales, autorización, formato, certificado digital, datos obligatorios o disponibilidad de la sede. Lee el mensaje y conserva el código de error. No reintentes repetidamente con datos distintos si no has comprobado qué rechazó el servicio: podrías generar varios envíos sin saber cuál quedó registrado.

La regla oficial permite excepcionalmente que, si no es posible la remisión electrónica, la empresa entregue a la persona trabajadora el certificado en el modelo oficial. La excepción no convierte el papel en el canal ordinario. Documenta la incidencia, verifica la instrucción actual del SEPE y entrega el formulario correcto con un registro interno de fecha y recepción.

La FAQ del SEPE indica que, únicamente si la empresa no está integrada en el Sistema RED, pueden ser necesarios los documentos de cotización TC2 de los seis meses anteriores al cese. No solicites ni envíes documentación adicional como regla universal. Determina primero si la condición indicada se aplica a esa empresa y al trámite concreto.

Si el canal está disponible pero una persona no puede acceder al justificante, comprueba la opción de consulta de envíos y el usuario autorizado. Una copia interna del certificado no demuestra que el envío electrónico haya sido aceptado. El documento de respaldo debe permitir asociar certificado, fecha, empresa, persona trabajadora y el identificador que corresponda al canal de envío.

Cómo corregir un certificado con datos erróneos

Si detectas un error antes de presentar, corrige el certificado y vuelve a validar. Si el envío ya se hizo, compara el registro remitido con el documento fuente y usa el procedimiento vigente de Certific@2 para modificar o volver a enviar los datos dentro del plazo aplicable. La ayuda técnica del SEPE explica el tratamiento de ficheros y respuestas. No intentes borrar un registro de forma informal ni supongas que una llamada telefónica rectifica una comunicación electrónica.

Anota el error, la causa y la corrección. Si la fecha de cese estaba mal, conserva la comunicación que acredita la fecha correcta; si eran bases o días, conserva los informes de cotización que sustentan el cambio. Identifica el envío original y el corregido para que el expediente muestre cuál debe usar el SEPE.

Informa a la persona trabajadora de que se ha emitido una corrección y de qué dato afecta, sin compartir información de otros empleados. Si el error puede afectar a una solicitud de prestación en curso, facilita el resguardo corregido y orienta a la persona a contactar con el SEPE. La decisión sobre derecho, cuantía y fechas corresponde al organismo, no a la empresa.

Qué hacer si la persona trabajadora discrepa

Escucha la discrepancia y pide que señale el campo y el período. Coteja ese dato con los documentos originales, las nóminas, las altas y bajas y la causa comunicada. Si la información de origen es correcta, explica de dónde procede y remite a la persona al SEPE para las dudas sobre cómo se usa en su prestación. Si el dato de empresa es incorrecto, rectifícalo por el canal previsto y comunica el resultado.

No conviertas el certificado en un debate sobre si la persona tiene derecho al paro. El documento facilita información; el SEPE valora requisitos, períodos y situación legal de desempleo. La empresa no debe prometer que la prestación se aprobará, ni demorar una corrección pendiente porque el trabajador aún no haya aportado una resolución.

Si la causa de cese está discutida, el certificado debe reflejar la actuación y los datos que la empresa comunica, sin añadir valoraciones jurídicas no pedidas por el modelo. Conserva cartas, comunicaciones y justificantes. Si el hecho cambia después por conciliación, resolución judicial o acuerdo, revisa si procede una actualización y coordina la información con el organismo.

Certificado de empresa, certificado de prestaciones y vida laboral

El certificado de empresa comunica el cese y datos laborales al SEPE; el certificado de prestación actual acredita periodo y cuantía mensual; la vida laboral recoge altas y bajas en los regímenes de la Seguridad Social. Puedes comprobar el alcance de cada uno en la Orden TIN/790/2010, la Sede del SEPE y la guía oficial de vida laboral. Una persona puede necesitar varios de estos documentos, pero uno no sustituye a los demás.

Si la consulta es «certificado de empresas SEPE», la empresa debe usar Certific@2 para comunicar los datos del cese. Si un trabajador necesita demostrar prestaciones reconocidas, debe solicitar el certificado al SEPE. Si necesita revisar sus altas y bajas, debe acudir a los servicios de la Tesorería General de la Seguridad Social. Distinguir el emisor evita solicitudes al organismo equivocado.

Checklist de cierre para la empresa

  • Existe documento que acredita el cese, suspensión o reducción comunicado.
  • Las fechas y la causa coinciden con el expediente.
  • Las bases y períodos se han contrastado con nóminas y cotizaciones.
  • Se usó el certificado y el canal vigentes.
  • Certific@2 confirmó la recepción y conservaste el resguardo o la respuesta del canal utilizado.
  • Se gestionó cualquier rechazo o discrepancia y se informó a la persona afectada.
  • La copia entregada no expone datos de otras personas trabajadoras.

El checklist sirve para completar una comunicación, no para determinar una prestación. Si falta un documento o existe un cambio posterior, deja la tarea abierta hasta comprobar qué debe comunicarse.

Preguntas frecuentes sobre el certificado de empresa

¿Quién debe emitir el certificado de empresa?

La empresa o el sujeto obligado a cotizar comunica los datos de la relación laboral al SEPE. La vía ordinaria es electrónica mediante Certific@2 y la obligación no depende del tamaño de plantilla.

¿Cuándo se envía al SEPE y por qué canal?

Si la persona trabajadora había manifestado antes su intención de pedir la prestación, la Orden TIN/790/2010 exige el envío al producirse el cese, suspensión o reducción. Si solicita el certificado después, el envío corresponde al día siguiente de esa petición expresa. La vía ordinaria es Certific@2.

¿Qué hacer si el certificado contiene fechas o bases incorrectas?

Compara el dato con contrato, nóminas, cotizaciones y causa de extinción; después corrige la comunicación por el procedimiento de Certific@2 dentro del marco aplicable. Conserva el envío inicial, el justificante de corrección y comunica a la persona trabajadora qué dato se rectificó.

¿Puede solicitarse una prestación si la empresa aún no lo ha enviado?

El certificado facilita al SEPE los datos que necesita, pero la solicitud de prestación tiene sus propios requisitos y plazos. La persona trabajadora debe contactar con el SEPE y no esperar a que una comunicación pendiente haga vencer su plazo; la empresa debe remitir el certificado y entregar el modelo oficial en los supuestos excepcionales previstos.

Expediente mínimo que conviene conservar

Guarda el certificado enviado, su justificante, el documento que acredita la causa, fechas y nóminas o informes utilizados para completar bases. Si hubo una corrección, conserva la trazabilidad de ambas comunicaciones y señala cuál es la última válida. Protege la carpeta con acceso limitado porque puede contener información personal y laboral.

La comprobación final debe responder tres preguntas: ¿qué hecho comunica el certificado?, ¿qué documento respalda cada dato sensible? y ¿qué prueba confirma que el SEPE recibió la información? Si falta respuesta a cualquiera, revisa el expediente antes de cerrar la tarea.