Si la empresa ha pagado dos veces una liquidación o descubre que ingresó más de lo que correspondía, puede solicitar a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) la devolución total o parcial de cuotas. La devolución no es automática: hay que identificar el pago, explicar el error y aportar la documentación que permita comprobarlo. La Ley General de la Seguridad Social reconoce ese derecho para los ingresos hechos por error, en los términos que desarrolla la normativa recaudatoria. (LGSS, art. 26)

Esta guía se limita a la empresa responsable de cotizaciones del Régimen General y regímenes asimilados. No explica devoluciones de cuotas de autónomos, reintegros de prestaciones, bonificaciones cuya solicitud tenga otra vía ni impugnaciones de una deuda no pagada. Tampoco sustituye el cierre mensual de seguros sociales: si el problema nace en las personas, tramos, bases o deducciones de una liquidación, primero hay que identificar y documentar esa diferencia. La guía de RLC y RNT en el cierre de seguros sociales aborda la revisión ordinaria de esos documentos; aquí tratamos qué hacer cuando ya hubo un ingreso que la empresa considera indebido.

Cuando una empresa responsable del pago ingresó cuotas por error, puede pedir a la TGSS la devolución total o parcial; debe identificar el ingreso, explicar la causa y acreditar los datos del pago. (LGSS, art. 26)

Primero: ¿hay un ingreso que pueda devolverse?

Antes de preparar un expediente, separa tres situaciones que suelen mezclarse en la contabilidad:

  1. El importe se pagó y pudo ser indebido. Puede tratarse de un pago duplicado, una cantidad superior a la liquidada, cuotas de periodos posteriores a la fecha efectiva de baja u otro error material o aritmético en la gestión recaudatoria. Son ejemplos reconocidos por la Orden de desarrollo, pero no significan que cada discrepancia dé derecho por sí sola al reintegro. (Orden TAS/1562/2005, art. 43)
  2. La liquidación o los datos son incorrectos, pero no consta el pago. Aún no hay un ingreso a devolver. Averigua qué acto o liquidación debe corregirse y utiliza el trámite que corresponda a esa rectificación. Una solicitud de devolución no sustituye la revisión de afiliaciones, bases, tramos o datos del Sistema de Liquidación Directa.
  3. La empresa discrepa de una deuda o de una resolución. Discutir un acto de recaudación puede exigir una impugnación con su propio plazo y efectos. No conviertas una solicitud de devolución en recurso ni supongas que pedirla suspende una deuda, un apremio o el plazo para recurrir. Revisa la notificación y la norma que indique la vía aplicable.

Una cifra errónea en un borrador no es dinero ingresado. Guarda por separado la liquidación calculada, el documento de pago y el movimiento bancario. Si aún no se ha ejecutado el pago, confirma con el área de cotización qué corrección procede antes de clasificar el importe como devolución pendiente.

Errores que pueden dar lugar a una solicitud

La Orden de recaudación contempla pagos duplicados, importes superiores a la liquidación, ingresos por periodos posteriores a la baja y errores materiales o aritméticos como supuestos de posible devolución. (Orden TAS/1562/2005, art. 43) También menciona, entre otros, la omisión de determinadas deducciones o beneficios de cotización y el pago de deudas prescritas. Son ejemplos reconocidos por la norma, pero no significan que cada discrepancia dé derecho por sí sola al reintegro.

No basta con marcar uno de esos supuestos. Si el extracto muestra dos cargos, comprueba si ambos corresponden a la misma liquidación. Compara referencia, periodo, código de cuenta de cotización (CCC), régimen e importe: uno de los cargos podría ser otra deuda, otro CCC o una regularización posterior.

Si el supuesto es un exceso, identifica la cuantía correctamente liquidada y la que se ingresó. No reclames simplemente “la diferencia” entre dos totales si uno de ellos agrupa varios centros, personas o periodos. La TGSS necesita relacionar el importe reclamado con el ingreso y con el motivo. Cuando el error procede de datos de cotización, conserva la liquidación inicial y prepara la documentación modificada que muestre los decrementos pertinentes; la Orden prevé aportar documentos de cotización adicionales con las modificaciones a la baja cuando se solicita devolución de cuotas. (Orden TAS/1562/2005, art. 45)

En pagos de periodos posteriores a una baja, comprueba que la baja tuvo efectos en la fecha que figura en el sistema y no solo que la empresa comunicó un cese. Si el dato de afiliación está pendiente de corrección, resuelve esa inconsistencia antes de afirmar qué periodos generaron cuotas indebidas.

Casos que necesitan otra comprobación

Un crédito a favor en un documento de liquidación, una bonificación omitida, una nómina recalculada y un ingreso duplicado no son el mismo supuesto. Para beneficios de cotización no deducidos por una causa que no sea imputable a la Administración, la LGSS establece una solicitud dentro de los tres meses desde la presentación de la liquidación en la que debió aplicarse el beneficio; no uses el plazo general de cuatro años sin revisar esta excepción. (LGSS, art. 38.4)

También conviene separar una reclamación de devolución de una corrección de nómina. Si el error afectó a la aportación descontada a una persona trabajadora, la empresa debe reconstruir qué retuvo efectivamente en su nómina y qué ingresó a TGSS. La parte empresarial y la obrera tienen tratamiento distinto: la empresa puede pedir la devolución de ambas cuando proceda, pero la devolución de la parte obrera no se transforma en ingreso propio de la empresa. (Orden TAS/1562/2005, arts. 45-46)

Identifica quién paga y a qué régimen pertenece la cuota

Empieza por la empresa responsable que hizo el ingreso; identificar a quien detectó el error no basta. Para una empresa del Régimen General, anota al menos razón social, NIF, CCC, periodo, régimen y, si el formulario lo requiere, la información sobre la entidad que cubre contingencias profesionales o incapacidad temporal. La Orden incluye estos datos entre los que deben figurar en la solicitud. (Orden TAS/1562/2005, art. 45)

Comprueba también qué entidad recibió o gestionó la liquidación, qué órgano de TGSS tramitó el procedimiento recaudatorio y si la empresa tiene autorizada una gestión centralizada. El Reglamento atribuye a la TGSS la competencia sobre la devolución de ingresos de cuotas, con reglas específicas para conceptos de recaudación conjunta y para remitir la solicitud cuando deba resolver otro organismo. La organización territorial y la competencia deben confirmarse en el expediente concreto; no deduzcas el destinatario solo por el domicilio de una sucursal. (Reglamento General de Recaudación, arts. 45 y 47)

La página de la Sede separa el trámite empresarial de Régimen General y asimilados de los servicios que corresponden a otros regímenes. Para esta consulta, la TGSS ofrece “Devolución de ingresos realizados en el Régimen General y asimilados”, destinada a empresas incluidas en ese ámbito. El servicio permite presentar por Registro electrónico una solicitud de reintegro total o parcial de cuotas ingresadas por error y adjuntar documentación. (Sede Electrónica de la Seguridad Social: devolución en RG y asimilados)

No elijas un servicio de Importass dirigido a regímenes especiales solo porque aparezca en un buscador. La misma Sede y la información de TGSS separan esos trámites de la devolución de cuotas empresariales de Régimen General. Si el expediente incluye varios CCC o regímenes, segmenta los importes y verifica con la TGSS qué solicitud o solicitudes corresponden.

Reúne una prueba que permita seguir el dinero

Prepara el expediente para que otra persona pueda seguir el pago sin reconstruir toda la contabilidad: qué se ingresó, en qué fecha, por qué lo consideras indebido y qué importe reclamas. La solicitud debe incorporar los datos identificativos que exige la norma y la justificación del ingreso y del derecho; los justificantes de pago pueden sustituirse por la mención exacta de sus datos identificativos, según la regulación aplicable. (Orden TAS/1562/2005, art. 45)

Organiza los documentos por periodo y CCC. Un expediente puede necesitar, según su causa:

  • la liquidación o autoliquidación original y, si se corrigió, la versión con las modificaciones a la baja;
  • el justificante de ingreso o la referencia exacta que permita localizarlo;
  • un cuadro breve que relacione fecha, periodo, CCC, concepto, cantidad ingresada y cantidad cuya devolución se pide;
  • la resolución o comunicación que originó el cambio, cuando el error derive de una baja, una revisión o una rectificación;
  • los documentos de afiliación o cotización que expliquen a qué personas y tramos afecta la diferencia;
  • las nóminas pertinentes si está en juego la aportación descontada a la plantilla;
  • la acreditación de representación si presenta la solicitud una persona apoderada en nombre de la empresa.

No adjuntes un archivo porque “puede servir”. Relaciónalo con una afirmación concreta: “este documento muestra el ingreso”, “esta liquidación identifica el periodo” o “esta nómina refleja la cantidad descontada”. Si la documentación está fragmentada, numera los anexos y conserva una copia del conjunto exactamente como se presentó.

El formulario de la Sede permite anexar documentación. En la página actual, el trámite advierte que el formulario electrónico sustituye al modelo TC.13/1 en PDF y señala que no es necesario adjuntar ese modelo antiguo cuando se utiliza el formulario electrónico. Si encuentras instrucciones o una copia descargable de 2018 que todavía lo presenta como el formato de referencia, prioriza la ficha vigente del servicio electrónico. Antes de enviar, confirma los límites y requisitos mostrados por la Sede en ese momento. (TGSS, trámite de devolución RG y asimilados)

Para una devolución de cuotas basada en correcciones, la norma menciona documentos de cotización adicionales que reflejen únicamente las modificaciones por decrementos respecto de los presentados con el error. No sustituyas la liquidación original ni alteres el justificante: aporta el documento corregido junto con una explicación breve de qué cambia y por qué. (Orden TAS/1562/2005, art. 45)

Presenta la solicitud por la vía vigente

La Sede ofrece un trámite de devolución de ingresos de Régimen General y asimilados dentro del apartado para empresas. La descripción oficial dice que la solicitud se presenta por Registro electrónico y que el reintegro puede ser total o parcial, sujeto a la regulación. El formulario vigente sustituye el PDF TC.13/1, por lo que no descargues ni rellenes ese documento antiguo como requisito de la solicitud electrónica. (Sede Electrónica de la Seguridad Social)

Accede con una identidad habilitada para actuar por la empresa y completa los campos del servicio. Si presenta otra persona, comprueba que tenga representación suficiente. La página permite el acceso como persona física o entidad y prevé acreditar el apoderamiento cuando se actúa en nombre de otra; no compartas las claves de la empresa. Utiliza la forma de representación que admita el servicio. (TGSS, trámite de devolución RG y asimilados)

Al terminar, descarga el justificante PDF y revisa que corresponda a la solicitud correcta. Si no aparece confirmación o se muestra un error de transmisión, no presupongas que se registró. La Sede indica que el servicio genera un justificante de la solicitud y enlaza a una vía para aportar nueva documentación, consultar el seguimiento y revisar solicitudes presentadas por Registro dirigidas a TGSS. Guarda número de registro, fecha, anexos y copia de la pantalla de confirmación si la plataforma la ofrece. (TGSS, trámite de devolución RG y asimilados)

Si el formulario no encaja con el expediente, no fuerces una respuesta en un campo que cambie la naturaleza de lo pedido. Comprueba si el servicio remite a otra unidad o si la devolución está vinculada a una resolución previa que deba ejecutarse. La Orden contempla tanto las solicitudes iniciadas por el interesado como los casos en que la TGSS inicia el procedimiento de oficio tras reconocer el derecho en una resolución administrativa o judicial, entre otros supuestos. (Orden TAS/1562/2005, arts. 44-45)

Para Régimen General y asimilados, la sede ofrece una solicitud electrónica de devolución por Registro; el formulario actual sustituye al PDF TC.13/1 y permite anexar documentación. (TGSS, trámite de devolución RG y asimilados)

Separa la cuota de empresa de la descontada al trabajador

En las cotizaciones por cuenta ajena, el importe ingresado puede incluir la aportación empresarial y la parte de la persona trabajadora. La Orden permite que quien responde del pago solicite la devolución en nombre propio y, cuando corresponda, también en nombre de los trabajadores afectados. El trabajador puede pedir a la empresa que presente la solicitud por la parte que le corresponde; solo puede solicitarla directamente si acredita que la empresa se ha negado o ha desaparecido. (Orden TAS/1562/2005, art. 45)

Antes de enviar, separa en tus cálculos internos qué parte soportó la empresa y qué parte se descontó efectivamente en nómina. No supongas que la composición es idéntica en todas las personas o periodos: conserva las nóminas, los datos de cotización y las correcciones que expliquen la diferencia. La empresa no debe presentar como propio el importe retenido a trabajadores sin explicar su destino.

La empresa puede solicitar la parte de cuota obrera, pero si se la devuelven debe reintegrar a cada trabajador lo que le corresponda; el descuento de esa parte en nómina limita su compensación frente a deudas. (Orden TAS/1562/2005, arts. 45-46) La deducción o imputación del crédito no puede afectar a esa parte de cuota cuando ya se descontó del salario. Si la empresa acredita que no la descontó al pagar las retribuciones, la norma le atribuye el ingreso íntegro de las cuotas a su exclusivo cargo.

En la práctica, abre una línea de conciliación para cada persona y periodo afectado: importe retenido en nómina, importe que se ingresó, parte reconocida en la devolución y reintegro efectuado al trabajador. Guarda el justificante de cada pago. Si ya no es posible localizar a una persona o hay una discrepancia sobre el importe que debe recibir, no cierres la partida como ahorro de empresa; solicita orientación profesional antes de contabilizarla como definitivamente propia.

Qué puede hacer la TGSS con el importe y cuánto puede tardar

Solicitar una devolución no equivale a recibirla. La TGSS comprueba si el ingreso fue indebido, qué concepto corresponde a cada parte y si existe otra deuda que deba aplicarse. Según el Reglamento, si el sujeto responsable era deudor de la Seguridad Social o tenía concedido un aplazamiento o moratoria cuando hizo el ingreso erróneo, el importe puede aplicarse a la deuda pendiente en los términos establecidos. La norma prevé excepciones, entre ellas determinados supuestos de deuda garantizada mediante aval genérico. No calcules de antemano que recibirás una transferencia por el total solicitado. (Reglamento General de Recaudación, art. 44)

El Reglamento también dispone intereses de demora desde la fecha del ingreso en TGSS hasta la propuesta de pago para las devoluciones que procedan, con las condiciones legales aplicables. Ese cálculo forma parte de la resolución; no añadas una cifra estimada a la solicitud como si fuera una cuantía garantizada. Los ingresos maliciosos no se devuelven, sin perjuicio de otras responsabilidades. (Reglamento General de Recaudación, art. 44)

La TGSS debe resolver y notificar dentro de los seis meses siguientes a la fecha en que se complete la documentación que debe aportar quien solicita la devolución. El Reglamento prevé que, si vence ese plazo sin resolución expresa, pueda entenderse desestimada la solicitud. El cómputo no se describe como seis meses desde el primer borrador o desde una llamada: anota cuándo quedó completo el expediente y conserva cualquier requerimiento de subsanación. (Reglamento General de Recaudación, art. 45)

La resolución debe indicar si reconoce la devolución total o parcial, los conceptos e importes, y las compensaciones o deducciones que practique. Si incluye una parte de aportación de trabajadores, debe advertir de la obligación de la empresa de reintegrarla a las personas afectadas. Lee cada apartado y comprueba si la respuesta acuerda el reembolso, compensa otra deuda, deniega la solicitud o pide una actuación adicional. (Orden TAS/1562/2005, art. 46)

Si la TGSS solicita más documentación, responde dentro del plazo indicado en ese requerimiento y adjunta solo lo que atiende la petición, con referencias a los anexos anteriores. Si hay que corregir una liquidación o aportar documentos de cotización a la baja, conserva el vínculo entre la solicitud inicial y cada nueva versión. Para consultar la presentación y aportar nuevos documentos, la Sede enlaza al servicio de seguimiento de solicitudes presentadas por Registro. (TGSS, trámite de devolución RG y asimilados)

Plazos: cuatro años no cubre todos los supuestos

Para ingresos indebidos de cuotas, la regla general de prescripción es de cuatro años desde el día siguiente al ingreso. Después de que se reconozca el derecho a devolución, existe además un plazo de cuatro años desde la notificación del reconocimiento para exigir el pago. Son dos momentos diferentes: uno para reclamar que el ingreso era indebido y otro, una vez reconocido, para percibir lo acordado. (LGSS, art. 26; Reglamento General de Recaudación, art. 44)

No apliques ese plazo general a todo error de cotización. Para determinados beneficios que no se descontaron en la liquidación por causa no imputable a la Administración, la LGSS concede tres meses desde la fecha de presentación de la liquidación en la que debió aplicarse. La propia Sede repite esa excepción en la ficha del servicio. Si el caso consiste en una bonificación o reducción no reflejada, comprueba el requisito y la fecha concreta antes de presentar; podría quedar fuera aunque el ingreso sea reciente. (LGSS, art. 38.4; TGSS, trámite de devolución RG y asimilados)

La fecha relevante puede no coincidir con la del cierre contable, la detección interna o la primera reclamación al banco. Para cada ingreso, conserva la fecha de cargo, el periodo y los datos identificativos que permiten localizarlo. Si hay pagos repetidos en varios meses o CCC, calcula el plazo para cada uno por separado; no uses la fecha del último pago para dar por vigente toda la serie.

El plazo general para reclamar cuotas indebidas es de cuatro años desde el día siguiente al ingreso, con una regla distinta de tres meses para ciertos beneficios de cotización no descontados por causa no imputable a la Administración. (LGSS, arts. 26 y 38.4)

Cómo no confundir la devolución con RLC y RNT

RLC y RNT ayudan a entender la liquidación: a qué trabajadores y tramos corresponde y qué importe se calculó para ingresar. El expediente de devolución responde a otra pregunta: ¿se ingresó dinero por error y qué prueba acredita el derecho a recuperarlo? Si el pago no se hizo, puede haber una liquidación que corregir, pero no un importe ya ingresado que devolver.

Por eso, utiliza primero los documentos de cotización para localizar el origen del problema. Si el error era una baja no reflejada, una base, un tramo o una deducción, identifica el dato original y su corrección. Después comprueba si esa corrección cambia un ingreso ya efectuado. La solicitud a TGSS debe describir el ingreso y la modificación, no limitarse a adjuntar una captura de un total distinto.

La Orden prevé que, al solicitar la devolución de cuotas, se presenten documentos de cotización adicionales en los que figuren únicamente las modificaciones por decrementos respecto de los presentados con errores. Esto permite mostrar qué cambia sin perder el rastro del documento anterior. No sustituyas un RLC/RNT original por uno nuevo en tu archivo interno: guarda las dos versiones y el justificante del envío. (Orden TAS/1562/2005, art. 45)

La guía de cierre de seguros sociales con RLC y RNT ayuda a revisar el cálculo ordinario y sus documentos. Esta página se ocupa de la fase posterior: solicitud de devolución, prueba del ingreso, protección de la cuota obrera y seguimiento ante TGSS. Si la incidencia incluye una deuda, una reclamación o un plazo para recurrir, consulta la resolución concreta en lugar de tratarla como un simple saldo a favor.

Lista de comprobación antes de presentar

Antes de abrir la solicitud electrónica, confirma estos puntos:

  • Ingreso localizado: existe un cargo ya realizado, no solo un borrador o una deuda pendiente.
  • Sujeto responsable: la empresa que pagó aparece identificada con razón social, NIF y CCC pertinente.
  • Régimen y órgano: el servicio elegido corresponde al Régimen General o asimilados y al expediente de recaudación afectado.
  • Periodo y cuantía: se distingue cada mes, CCC, referencia e importe reclamado.
  • Causa concreta: duplicidad, exceso, periodo posterior a baja u otro error documentado; no una etiqueta contable sin explicación.
  • Liquidación comparada: se conserva el documento original y la versión corregida, si hay decrementos.
  • Pago probado: se adjunta justificante o se identifican exactamente los datos que permiten localizarlo.
  • Cuota obrera separada: se identifica qué parte se descontó en nómina y cómo se reintegrará si se reconoce su devolución.
  • Plazo calculado: se ha comprobado la regla aplicable a cada ingreso, incluida la excepción de tres meses para ciertos beneficios no descontados.
  • Representación y anexos: quien actúa está habilitado y la documentación permite seguir el expediente sin claves compartidas ni datos ajenos innecesarios.
  • Acuse archivado: tras presentar se guarda el justificante PDF, el número de registro y una copia íntegra de los anexos.

Si uno de esos puntos todavía no puede responderse, pausa el envío y completa la investigación documental. No necesitas convertir la solicitud en un informe contable extenso; una tabla de conciliación que conecte pago, liquidación corregida, periodo y motivo suele hacer más visible la discrepancia.

Preguntas frecuentes

¿Qué pagos puede pedir una empresa que le devuelvan?

La norma contempla, entre otros, pagos duplicados, importes superiores a la liquidación, pagos posteriores a la baja y errores materiales o de cálculo. La TGSS debe comprobar el ingreso, la causa y los requisitos del expediente.

¿La empresa puede reclamar también la aportación de sus trabajadores?

Sí. La empresa puede formular la solicitud en nombre propio y, cuando proceda, en el de las personas trabajadoras afectadas. Si recibe la devolución de la parte obrera, debe reintegrar a cada persona la cantidad que le corresponda.

¿Sigue siendo obligatorio adjuntar el modelo TC.13/1?

No en el trámite electrónico actual para Régimen General y asimilados: la sede indica que el formulario electrónico sustituye al PDF TC.13/1. Comprueba la información vigente antes de presentar.

¿Cuánto tiempo hay para solicitar la devolución?

Como regla general, cuatro años desde el día siguiente al ingreso indebido de cuotas. Para beneficios de cotización no descontados por una causa no imputable a la Administración, la LGSS fija tres meses desde la presentación de la liquidación correspondiente.

¿La devolución se ingresa siempre en la cuenta de la empresa?

No se puede asegurar antes de la resolución. La TGSS puede aplicar el ingreso erróneo a deudas existentes en los supuestos previstos, y la parte de cuota obrera está protegida si se descontó de la nómina.

¿Pedir la devolución corrige el RLC o el RNT?

No sustituye la corrección de los datos de afiliación o liquidación. Si la causa está en bases, trabajadores, tramos o deducciones, documenta la rectificación y aporta los documentos de cotización ajustados cuando corresponda.