El mes de una asesoría contable: banco, libros y cierre

Envías facturas, conectas el banco y acumulas PDFs en una carpeta compartida. Al cabo de unas semanas llega un mensaje: el mes está contabilizado. Ese intercambio rara vez explica qué trabajo ha habido entre una cosa y otra.

Una asesoría contable mensual útil registra operaciones, concilia bancos cuando el encargo lo incluye y cierra el periodo con saldos e incidencias explicables, sin confundir ese ritmo con el calendario de impuestos trimestrales. Es el nivel de servicio que proponemos aquí, dentro del marco de una contabilidad ordenada. Código de Comercio, artículo 25. Que una conciliación completa, un informe de gestión o una reunión estén incluidos depende del encargo y de las obligaciones de tu actividad.

Esta guía habla del mes de las cuentas: qué suele quedarse en tu software, qué hace el despacho con extractos y libros, y cómo distinguir un autónomo con libros registro de una sociedad sujeta al Código de Comercio. No es el calendario de modelos trimestrales ni un tutorial de conciliación. Para el servicio fiscal y el trimestre, usa las rutas del final.

El encargo organiza quién hace cada tarea. Eso no traslada tu posición tributaria: los elementos de la obligación tributaria no podrán ser alterados por actos o convenios de los particulares, que no producirán efectos ante la Administración. Ley General Tributaria, artículo 17. Necesitas saber qué revisó la asesoría y qué sigue pendiente, sin conformarte con un «ya lo lleva».

Qué es (y qué no es) una asesoría contable mensual

Cuando alguien busca asesoría contable suele mezclar facturar, llevar registros del periodo y presentar impuestos. El mes contable se ocupa sobre todo de los registros. La facturación y la banca alimentan ese trabajo; el trimestre fiscal lo consume después, con otras reglas y plazos.

El punto de partida legal no es el mismo para todos. Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Código de Comercio, artículo 25. Ese marco obliga a libros concretos (diario e inventarios y cuentas anuales) y deja margen a leyes especiales. No enumera un procedimiento llamado «conciliación bancaria».

Para un autónomo, la AEAT recuerda que las obligaciones contables y registrales dependen del régimen o modalidad de determinación del rendimiento neto. AEAT, obligaciones contables y registrales IRPF 2025. Un profesional en estimación directa, en cualquiera de sus modalidades, debe llevar libro registro de ingresos, de gastos, de bienes de inversión y de provisiones de fondos y suplidos. AEAT, actividades profesionales en estimación directa. Desde el 1 de enero de 2019 esos libros son obligatorios aunque como profesional lleves voluntariamente contabilidad ajustada al Código de Comercio. AEAT, actividades profesionales en estimación directa.

La Orden HAC/773/2019 regula la llevanza de los libros registros en el IRPF. En estimación directa simplificada para actividades empresariales, impone libro registro de ventas e ingresos, de compras y gastos y de bienes de inversión. Orden HAC/773/2019. Si tu actividad empresarial mercantil se determina en estimación directa normal, la AEAT indica que estarás obligado a llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio. AEAT, obligaciones contables y registrales IRPF 2025.

Una sociedad mercantil se mueve en otro registro: el Código de Comercio, el Plan General de Contabilidad aprobado por el Real Decreto 1514/2007 y, cuando proceda, el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas del Real Decreto 1515/2007. Plan General de Contabilidad; PGC de Pymes. Elige el alcance mensual según si eres autónomo con libros registro o sociedad sujeta al Código de Comercio y al plan contable aplicable; no copies la lista de otro negocio. AEAT, obligaciones contables y registrales IRPF 2025.

Fuera de alcance quedan el detalle local de Terrassa o Valencia y el trimestre fiscal completo. Para el servicio trimestral, lee qué debería hacer tu gestoría cada trimestre. Si ya sospechas un error en libros o modelos, usa cómo corregir errores contables y fiscales. La pieza programática sobre asesoría contable online con conciliación profundiza en extractos, TPV e incidencias sin sustituir el encargo escrito.

Qué suele quedarse en tu software (y por qué importa)

En la práctica el material bruto del mes suele vivir en el programa de facturación, en la banca (o su conexión) y en la bandeja de tickets, liquidaciones y correos con justificantes. De ahí sale casi todo lo que la asesoría podrá registrar después.

La facturación debería identificar fecha, importe, cliente o proveedor y el documento que soporta el ingreso o el gasto. Si emites desde un programa y cobras por otro canal, el mes contable necesita ambos hilos. Una venta «en el software» sin cobro localizable, o un cobro sin factura, no es un fallo moral: es una diferencia que alguien debe explicar antes del cierre.

La banca aporta el extracto. Importar movimientos no es conciliarlos. Conciliar, en el sentido de esta guía, es casar cada movimiento relevante con un apunte y un soporte, o dejar escrito por qué aún no encaja. El artículo 25 del Código de Comercio exige seguimiento cronológico y contabilidad ordenada; no prescribe ese cruce bancario. Código de Comercio, artículo 25. Tratar la conciliación como control interno evita venderla como obligación legal universal.

La bandeja (carpeta compartida, correo o bandeja del portal) es donde se pierden los PDFs sueltos: liquidaciones de TPV, comisiones de marketplace, recibos de préstamo, nóminas si otro proveedor las prepara. Acordad un canal y una fecha de corte. Si envías documentación incompleta después del día pactado, pide que te digan qué queda fuera del cierre y qué se revisará en el siguiente periodo.

El servicio de asesoría fiscal y contable de TaxFactory describe un flujo en el que aportas documentación a tu ritmo y el despacho registra, concilia bancos y deja la contabilidad lista para impuestos. Sirve para hablar del encargo. No es una lista de prestaciones automáticas ni una promesa de software concreto. Pregunta qué canales aceptan, qué exportaciones necesitan y qué queda fuera si falta un extracto.

El mes en cuatro tramos: reunir, casar, anotar, cerrar

Una secuencia práctica del mes consiste en reunir extractos y facturas, casar movimientos con apuntes y soportes, anotar diferencias y dejar el periodo cerrado solo cuando los saldos clave y las pendientes estén identificados. Es una propuesta de organización, no una lista de comprobación legal. El artículo 28 del Código de Comercio detalla el libro diario y el de inventarios y cuentas anuales, y permite anotar totales por periodos no superiores al trimestre si el detalle aparece en otros registros concordantes. Código de Comercio, artículo 28. Esa norma no convierte cada paso de la secuencia en un derecho automático frente al despacho.

Reunir lo que el periodo necesita

Empieza por saber si la documentación del mes está completa. ¿Han llegado las ventas y compras previstas? ¿Hay una cuenta nueva, un TPV distinto o una plataforma de cobro que antes no usabas? Una carpeta voluminosa puede omitir toda una línea de actividad. Pide una lista de lo que falta y quién debe obtenerlo, en lugar de dar por suficiente el número de archivos enviados.

Si eres autónomo con libros registro, comprueba que ingresos y gastos del mes tienen soporte numerado o factura según corresponda. La Orden HAC/773/2019 detalla, entre otros, el contenido del libro de ventas e ingresos y del de compras y gastos. Orden HAC/773/2019. Si eres sociedad, el preparador también necesitará los movimientos que alimentan nóminas, seguros sociales, amortizaciones, préstamos u operaciones con socios cuando formen parte del encargo. El servicio fiscal-contable de TaxFactory enumera ese tipo de operaciones en su descripción de registro completo; confirma cuáles están cubiertas en tu cuota. Asesoría fiscal y contable.

Casar banco, apunte y documento

Aquí suele concentrarse el malentendido. Mucha gente llama «contabilidad al día» a tener el banco importado. Un extracto limpio ayuda, pero no demuestra que cada apunte refleje la operación correcta. En el ejemplo hipotético de una tienda online, la plataforma transfiere la recaudación después de comisiones y devoluciones. Una revisión útil sigue la relación entre ventas, descuentos e ingreso bancario. Encontrar una diferencia no prueba evasión ni un error contable automático: pide una explicación.

Pide que las diferencias queden clasificadas: fecha distinta, duplicado, documento pendiente, traspaso entre cuentas propias, cobro agrupado o operación que necesita otro tratamiento. Sin esa clasificación, el cierre se convierte en un saldo «casi cuadrado» que nadie puede defender dos meses después.

La conciliación bancaria es un control de trabajo. La ley no te obliga a conciliar el extracto con ese nombre. Lo que sí puedes exigir, según tu caso, son registros ordenados o libros registro; si contratas el control bancario, pide que te muestren cómo lo hacen. La pieza sobre conciliación online para autónomos desarrolla extractos, TPV e incidencias con más detalle operativo.

Anotar y dejar rastro

El libro diario, cuando aplica el Código de Comercio, registra día a día las operaciones o, con los límites del artículo 28, totales periódicos si el detalle vive en registros concordantes. Código de Comercio, artículo 28. En libros registro del IRPF, la anotación sigue las reglas de la Orden HAC/773/2019 y de las fichas AEAT ya citadas. En ambos mundos, un apunte sin soporte o un soporte sin apunte es una deuda de explicación, no un detalle estético.

Deja documentado el motivo de cada diferencia abierta. Puede deberse a un proveedor que aún no ha enviado la factura, a un cobro de un mes anterior o a un pago personal mezclado en la cuenta del negocio. Pide al preparador que anote lo comprobado y lo que sigue esperando tu respuesta. Si una cuestión desaparece al cerrar el mes, volverá en el trimestre o en un requerimiento con peor margen.

Cerrar el periodo sin fingir certeza

Cerrar no significa que todo esté perfecto. Significa que el periodo tiene un estado (conciliado, pendiente o ajustado), con responsable y siguiente paso. Un cierre útil identifica saldos bancarios revisados, partidas abiertas y documentación que falta. Dar por definitivo un saldo que aún depende de un PDF perdido solo empuja el problema al mes siguiente.

Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la Memoria, con las excepciones legales previstas. Código de Comercio, artículo 34. El cierre mensual de una pyme no es ese acto anual; es el trabajo que alimenta balances e inventarios periódicamente, dentro del marco del artículo 25. Código de Comercio, artículo 25.

La página de servicio de TaxFactory habla de cierres periódicos mensuales o trimestrales para detectar desviaciones antes de final de año, e incluye cuentas anuales y legalización de libros cuando forma parte del alcance. Asesoría fiscal y contable. Pregunta qué frecuencia tienes contratada y qué entregable recibes al acabar cada ciclo.

Autónomo y sociedad: dos mapas, un mismo mes

En la oficina el mes se parece: llegan extractos, se piden facturas, se discuten diferencias. El mapa normativo no. Mezclar ambos genera encargos imposibles («quiero PGC completo pero solo libros registro») o expectativas frustradas («mi gestoría no me da balance» cuando el encargo solo cubría registros de IRPF).

Para actividades profesionales en estimación directa, la AEAT fija los cuatro libros registro ya citados. AEAT, actividades profesionales en estimación directa. Para actividades empresariales, la misma página general de obligaciones distingue carácter mercantil, modalidad normal o simplificada y, en su caso, estimación objetiva. AEAT, obligaciones contables y registrales IRPF 2025. Dos autónomos del mismo sector pueden tener listas distintas.

Una sociedad que aplica el PGC o el PGC de pymes trabaja con el marco del Real Decreto 1514/2007 o del 1515/2007, respectivamente. PGC; PGC de Pymes. Ahí el mes incluye, con más frecuencia, revisión de saldos de balance, periodificaciones y operaciones con socios o administradores. Nada de eso convierte automáticamente cada control interno en una obligación tipificada con el mismo nombre en el Código de Comercio.

Conservar los libros tampoco es un detalle menor. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que establezcan disposiciones generales o especiales. Código de Comercio, artículo 30. La AEAT recuerda que ese plazo de seis años no coincide con el de prescripción tributaria de cuatro años, y que el cese de actividad no exime del deber de conservación. AEAT, conservación de libros. Guardar solo el último Excel del software puede ser insuficiente si falta el rastro ordenado del periodo.

Qué deberías recibir al acabar el mes

Para el servicio que proponemos, el mes termina con una entrega breve y comprensible. Pide el estado de conciliación o de revisión de registros, los saldos revisados, la lista de incidencias con responsable y fecha, y qué queda fuera del cierre. Incluye esa entrega en el alcance. Así nadie tiene que adivinar si «mes cerrado» significa solo que alguien importó el banco.

No hace falta un informe financiero de veinte páginas para un negocio pequeño. Sí hace falta saber si el saldo de clientes o proveedores incluye partidas dudosas, si hay cobros sin identificar y si falta documentación que afectará al trimestre. Una captura de pantalla del programa de facturación no sustituye esa explicación.

Si el mes alimenta impuestos, pregunta cómo se enlazará con el siguiente vencimiento. El trabajo mensual y el trimestral pueden compartir carpeta y aún así fallar si nadie traduce diferencias abiertas a modelos. La guía de servicio trimestral cubre esa frontera. Aquí el objetivo es que el cierre mensual no llegue al trimestre como una caja negra.

Guarda la documentación donde el negocio pueda encontrarla. Haz una prueba sencilla: localiza el extracto del mes, la factura conflictiva y la nota de la incidencia sin pedir que te reenvíen todo el archivo. El acceso acordado debe proteger datos confidenciales y seguir siendo útil cuando alguien esté ausente.

Cómo decidir si el mes está bien organizado

Empieza por el encargo escrito. Identifica actividades cubiertas, documentos que debes aportar, frecuencia de cierre y entregables. Si otro proveedor lleva nóminas o un software de facturación distinto, dejad claro quién conecta esos datos con los registros.

Después, mira una evidencia reciente. Elige un mes cerrado y pide que te enseñen el recorrido de una venta, un gasto y un movimiento bancario dudoso. No necesitas auditar todos los asientos. Necesitas ver si el método existe y si las diferencias se documentan.

Compara ese método con tu forma jurídica. Elige el alcance mensual según si eres autónomo con libros registro o sociedad sujeta al Código de Comercio y al plan contable aplicable; no copies la lista de otro negocio. AEAT, obligaciones contables y registrales IRPF 2025. Si el despacho te habla solo de «sube facturas», pregunta qué libros o estados produce y quién revisa saldos.

Valora también los límites territoriales. Esta guía se refiere al territorio de régimen común estatal español. Las empresas o autónomos sujetos a normas forales, a la imposición indirecta canaria o a regímenes especiales necesitan su propia valoración. No extrapoles plazos ni libros desde esta página.

Por último, separa control interno y obligación tributaria. Contratar una asesoría contable no permite trasladarle tus obligaciones frente a Hacienda mediante un acuerdo privado. Ley General Tributaria, artículo 17. Puedes pactar quién prepara, quién presenta y quién responde un requerimiento; no puedes pactar que la Administración ignore tu condición de obligado.

Qué queda fuera de esta guía

Aquí no hay plantilla de asientos, tutorial de conciliación línea a línea ni calendario completo de los modelos 303 o 130. Tampoco precios ni testimonios. Si necesitas corregir un error ya detectado, ve a la guía de errores contables y fiscales. Si tu duda es el trimestre, usa la guía del servicio trimestral.

Tampoco resolvemos si tu actividad concreta es mercantil, profesional o mixta. Esa calificación condiciona libros y contabilidad; debe hacerla quien conozca tus hechos y el régimen aplicable. Esta página te da el mapa de preguntas, no la respuesta individual.

Siguiente paso

Reúne el encargo actual, un extracto reciente y la última entrega mensual (si la hay). Marca qué vive en tu software de facturación, qué llega del banco y qué queda en la bandeja sin clasificar. Con eso puedes pedir a tu despacho, o valorar el servicio fiscal-contable, una descripción escrita del mes: qué registran, qué concilian, qué cierran y qué entregable recibes.

Si operas como autónomo, revisa también autónomos. Si tienes sociedad o te planteas crecer con estructura societaria, mira empresas. El siguiente paso útil no es acumular más PDF. Es acordar un mes que tú y la asesoría podáis cumplir sin fingir que el banco importado ya es contabilidad ordenada.

Preguntas frecuentes

¿La conciliación bancaria es obligatoria por ley?

No. Las normas citadas en esta guía exigen, según el tipo de empresario, una contabilidad ordenada o unos libros registro concretos; no imponen un procedimiento llamado conciliación bancaria. Conciliar el banco es un control de trabajo útil para comprobar que movimientos, apuntes y documentos encajan. Si tu encargo lo incluye, pide que te digan qué cuentas revisan y cómo documentan las diferencias. Código de Comercio, artículo 25; AEAT, obligaciones contables y registrales IRPF 2025.

¿Qué diferencia hay entre la asesoría contable mensual y el trimestre fiscal?

El mes contable organiza bancos, facturas, apuntes y el cierre del periodo. El trimestre fiscal se centra en las autoliquidaciones y en los plazos de presentación que te correspondan. Pueden compartir documentación, pero no son el mismo servicio: un cierre mensual no sustituye comprobar modelos, periodicidad y excepciones. Si necesitas el calendario de obligaciones, usa la guía trimestral enlazada. Qué debería hacer tu gestoría cada trimestre.

¿Un autónomo tiene las mismas obligaciones contables que una sociedad?

No. Las obligaciones dependen del régimen o modalidad de determinación del rendimiento y de si la actividad tiene carácter mercantil. Un profesional en estimación directa debe llevar libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones de fondos y suplidos. Una sociedad mercantil se rige por el Código de Comercio y, en su caso, por el Plan General de Contabilidad o el de pymes. Pide a la asesoría que identifique tu caso antes de copiar la lista de otro negocio. AEAT, actividades profesionales en estimación directa; Código de Comercio, artículo 25.

¿Qué debería quedarse en mi software y qué envío a la asesoría?

En tu software suelen vivir la facturación, la conexión bancaria y la bandeja de justificantes del día a día. A la asesoría le corresponde, cuando el encargo lo incluye, registrar, conciliar y cerrar el periodo con una foto coherente de saldos e incidencias. Acordad qué exportas, con qué frecuencia y qué queda pendiente cuando falta un documento. Un archivo subido no equivale por sí solo a un registro revisado. Asesoría fiscal y contable.

¿Contratar una asesoría contable traslada mis obligaciones tributarias?

No. Los elementos de la obligación tributaria no pueden alterarse por actos o convenios de los particulares frente a la Administración. Contratar ayuda profesional puede organizar el trabajo y aclarar responsabilidades internas, pero no desplaza tu posición ante Hacienda. Deja por escrito quién prepara registros, quién presenta y quién responde a un requerimiento. Ley General Tributaria, artículo 17.