Gastos que tu gestoría no se atreve a defender

Una factura a nombre de tu negocio no resuelve por sí solo si Hacienda aceptará el gasto. La pregunta útil es: ¿puedes explicar qué relación tiene con la actividad, cuándo se produjo, cómo se pagó y qué parte, si alguna, corresponde a un uso privado?

En estimación directa, un gasto no se defiende porque tenga factura: debe estar vinculado a la actividad, registrado, imputado correctamente y convenientemente justificado. AEAT, gastos fiscalmente deducibles en estimación directa. Para un autónomo, esa regla es el punto de partida; una sociedad limitada añade las reglas contables y los ajustes del Impuesto sobre Sociedades.

Esta guía se refiere al territorio común español, a autónomos en estimación directa y a sociedades limitadas sujetas al Impuesto sobre Sociedades. Quedan fuera País Vasco, Navarra, Canarias y su IGIC, Ceuta, Melilla, estimación objetiva o módulos y otros regímenes especiales. La información es general: no convierte una factura concreta en deducible ni sustituye el análisis de tu expediente.

La prueba empieza antes de la factura

La vinculación se analiza por la relación del gasto con la actividad y con la obtención de ingresos; si esa relación no se acredita suficientemente, la deducción puede rechazarse. AEAT, requisitos para considerar un gasto deducible. “Correlación” no significa que cada compra tenga que producir un ingreso identificable ese mismo día. Significa que debe haber una explicación empresarial razonable.

Quien hace valer un derecho tributario debe probar los hechos que lo sustentan. Ley General Tributaria, artículo 105.1. La Administración debe valorar la prueba conforme a las reglas aplicables; no existe un documento único que resuelva todos los gastos. Por eso, una gestoría prudente puede pedirte algo más que el PDF de la factura.

En estimación directa, un gasto no se defiende porque tenga factura: debe estar vinculado a la actividad, registrado, imputado correctamente y convenientemente justificado. La factura es el justificante prioritario, pero no es una prueba privilegiada de que la operación sea real; si Hacienda la cuestiona fundadamente, hay que acreditar también la prestación, el pago y su finalidad. AEAT, gastos fiscalmente deducibles en estimación directa; AEAT, requisitos para considerar un gasto deducible. El pago por banco ayuda, pero tampoco demuestra por sí solo que el servicio se haya prestado para la actividad.

Un expediente sencillo que se puede revisar

Para preparar un expediente, conserva la factura válida, contrato o pedido, prueba del pago, evidencia de la prestación, finalidad empresarial y criterio de afectación. Para ejercer la deducción del IVA hay que estar en posesión del documento justificativo válido; una factura que no reúne los requisitos legales no acredita por sí sola el derecho a deducir. Como regla general, los ingresos y gastos se imputan al período de devengo, con independencia del pago o cobro, y los gastos deben estar contabilizados para ser fiscalmente deducibles salvo excepciones legales. Reglamento de facturación, artículos 6 y 7; Ley del Impuesto sobre Sociedades, artículo 11. Después, separa el tratamiento de IRPF/IS del tratamiento del IVA. Esta secuencia es una recomendación de control, no un modelo oficial obligatorio.

En la práctica, el expediente puede incluir:

la factura completa o el documento justificativo que corresponda;
contrato, pedido, presupuesto aceptado o condiciones del servicio;
transferencia, tarjeta o extracto que conecte el pago con la factura;
informe, entrega, anuncio, billete, registro de horas o cualquier rastro de la prestación;
una nota breve que explique el proyecto, cliente, local o proceso al que se destinó;
el cálculo de la parte profesional cuando existe uso mixto.

La AEAT vincula la deducibilidad de los gastos de actividad al alta y al inicio efectivo de la actividad, por lo que los costes previos requieren un análisis específico y no deben presentarse como una regla automática. AEAT, requisitos para considerar un gasto deducible. Los gastos preparatorios, el IVA soportado antes del inicio y los activos de puesta en marcha pueden seguir reglas distintas. El momento de la compra no basta para resolverlos.

Tres casillas mentales: IRPF o IS, IVA y uso privado

Un gasto contable, un gasto deducible en el impuesto directo y una cuota de IVA deducible no son la misma cosa. Que un gasto sea deducible en IRPF o IS no significa automáticamente que su IVA sea deducible: el IVA exige cumplir sus propios requisitos de afectación, destino y documentación. Ley del IVA, artículos 92, 94, 95, 96 y 97; AEAT, requisitos de deducción del IVA.

El IVA soportado solo se deduce en la medida en que los bienes o servicios se utilicen en operaciones que generan derecho a deducción. Ley del IVA, artículos 92.2 y 94. Puede haber prorrata, operaciones exentas o sectores diferenciados. En cambio, el IRPF del autónomo parte del rendimiento de su actividad y el IS de una sociedad parte del resultado contable, con sus propios ajustes.

Los bienes y servicios corrientes usados simultáneamente para actividad y necesidades privadas no se consideran, como regla general, afectados directa y exclusivamente al negocio. Ley del IVA, artículos 95.1 y 95.2. Los bienes de inversión y determinados supuestos tienen reglas específicas, así que no conviene aplicar esta frase sin revisar la naturaleza de la compra.

En una SL, la base imponible del IS parte del resultado contable y se corrige con los ajustes exigidos por la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades, artículo 10.3. Como regla general, los ingresos y gastos se imputan al período de devengo, con independencia del pago o cobro, y los gastos deben estar contabilizados para ser fiscalmente deducibles salvo excepciones legales. Ley del Impuesto sobre Sociedades, artículo 11; AEAT, devengo e inscripción contable en el IS.

La LIS excluye, entre otros, la retribución de fondos propios, el IS contabilizado, multas y sanciones, pérdidas del juego, donativos y liberalidades no exceptuados, actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico y ciertos gastos financieros. Ley del Impuesto sobre Sociedades, artículo 15; AEAT, gastos no deducibles. En una SL, los gastos financieros están sujetos a las limitaciones específicas del artículo 16 LIS; la existencia de una factura o de un pago bancario no elimina ese análisis. Ley del Impuesto sobre Sociedades, artículo 16; AEAT, gastos financieros.

Qué gastos suelen ser defendibles

La guía de la AEAT incluye, entre otras categorías, alquileres, suministros, profesionales independientes, seguros, servicios bancarios, publicidad, gastos financieros, amortizaciones, manutención y determinados tributos. AEAT, gastos fiscalmente deducibles en estimación directa; AEAT, cuadro resumen. Aparecer en una rúbrica no elimina los requisitos de vinculación, registro, imputación y prueba.

El alquiler de bienes muebles o inmuebles y ciertos cánones pueden deducirse cuando el bien o derecho está afecto a la actividad y el gasto está correctamente documentado. AEAT, arrendamientos y cánones. Para un local, coworking o equipo alquilado, guarda contrato, factura o recibo válido, pago y una explicación de uso. Si hay retención, conserva también la información necesaria para su tratamiento.

Software, servicios profesionales, banca y publicidad suelen ser fáciles de explicar cuando el expediente conecta la compra con un proyecto, cliente o proceso. En un SaaS, por ejemplo, acompaña la factura con el usuario o equipo que lo utiliza y con el propósito del servicio. En una campaña publicitaria, conserva la orden, las piezas, el período y el proveedor. Si la cuenta es personal o se usa para varias actividades, calcula la parte que realmente corresponde al negocio.

Los seguros necesitan una lectura parecida. Una póliza del local, de responsabilidad profesional o de un equipo de trabajo tiene una finalidad reconocible; una póliza personal del socio no se vuelve empresarial porque la pague la sociedad. Pide que el expediente identifique el objeto asegurado, quién es el tomador y qué riesgo cubre.

La formación debe conectarse con la actividad o con el trabajo de la plantilla. El programa, la lista de asistentes y la relación con el puesto ofrecen mejores pruebas que una descripción genérica en el extracto bancario. Si la formación es de interés personal o no se puede explicar su utilidad para el negocio, el riesgo aumenta.

El IVA de estos gastos se estudia aparte: se necesita un documento justificativo válido y el bien o servicio debe destinarse a operaciones con derecho a deducción. Para ejercer la deducción del IVA hay que estar en posesión del documento justificativo válido; una factura que no reúne los requisitos legales no acredita por sí sola el derecho a deducir. Ley del IVA, artículo 97; Reglamento de facturación, artículos 6 y 7. Documento formal y realidad de la operación son controles distintos.

Vivienda, teléfono e internet: donde el porcentaje engaña

Si una parte de la vivienda habitual está afectada a la actividad, los gastos derivados de su titularidad, como amortización, IBI o comunidad, se calculan proporcionalmente a la superficie afectada y al porcentaje de titularidad. AEAT, criterios de afectación. Aquí importa distinguir titularidad y suministros: no se calcula todo con la misma fórmula.

Para suministros de una vivienda habitual parcialmente afecta, el porcentaje ordinario en IRPF es el 30 % multiplicado por la proporción de metros cuadrados afectos sobre la superficie total, salvo prueba de un porcentaje superior o inferior. En IRPF, el autónomo puede deducir determinados gastos propios de manutención si se producen durante la actividad, en establecimientos de restauración u hostelería y se pagan electrónicamente. AEAT, suministros de vivienda parcialmente afecta; AEAT, manutención del contribuyente. La fórmula ayuda a calcular el IRPF del autónomo. No autoriza a aplicar el mismo porcentaje al IVA.

La AEAT indica que los gastos de una línea móvil son deducibles en la medida en que esa línea se utilice exclusivamente para la actividad; el teléfono adquirido se deduce, en su caso, mediante amortización. AEAT, suministros y teléfono. Una línea personal utilizada para hablar con clientes no se convierte automáticamente en una línea exclusiva. Si el negocio necesita una línea profesional separada, deja esa decisión documentada.

El tratamiento del IVA de suministros requiere cautela. La deducción del IVA de suministros en un inmueble de uso empresarial y privado exige analizar la afectación real; el TEAC unificó en 2023 que puede existir deducción proporcional cuando el inmueble forma parte del patrimonio empresarial y se utiliza para actividad y uso privado. TEAC, RG 00/06654/2022, resolución de 19/07/2023. La resolución se refiere a agua, luz y gas y a un inmueble integrado en el patrimonio empresarial; no permite trasladar sin más el 30 % del IRPF a cualquier vivienda.

Vehículos, viajes y manutención

Los vehículos de uso mixto concentran buena parte de las discusiones porque una misma compra se mira con reglas diferentes. Para turismos, remolques, ciclomotores y motocicletas existe una presunción de afectación del 50 % en IVA; determinados vehículos y usos tienen presunción del 100 %, y cualquier porcentaje distinto debe probarse. AEAT, qué IVA soportado puede deducirse; Ley del IVA, artículo 95.3.

Los usos con presunción del 100 % incluyen transporte de mercancías en vehículos mixtos, transporte de viajeros, enseñanza de conductores o pilotos, pruebas o demostraciones de fabricantes, desplazamientos profesionales de representantes o agentes comerciales y vigilancia. Es una presunción de IVA, no una regla equivalente para IRPF. Para el IRPF, la afectación de un turismo ordinario es más restrictiva y exige mirar la actividad, el uso y la prueba disponible.

La decisión debe tomarse en tres columnas: gasto en IRPF o IS, IVA soportado y porcentaje afecto. Que un gasto sea deducible en IRPF o IS no significa automáticamente que su IVA sea deducible: el IVA exige cumplir sus propios requisitos de afectación, destino y documentación. Para turismos, remolques, ciclomotores y motocicletas existe una presunción de afectación del 50 % en IVA; determinados vehículos y usos tienen presunción del 100 %, y cualquier porcentaje distinto debe probarse. En una SL, los gastos por atenciones a clientes o proveedores no quedan automáticamente excluidos, pero su deducibilidad está limitada al 1 % de la cifra neta de negocios del período. Ley del IVA, artículos 92, 94 y 95; AEAT, IVA soportado deducible; Ley del Impuesto sobre Sociedades, artículo 15.e.

Para un desplazamiento, guarda la cita, cliente o proyecto, origen y destino, billete o factura y prueba del pago. Un registro de kilometraje puede ser útil, pero debe ser coherente con la agenda, el calendario y la actividad. Si la sociedad entrega el coche a un socio o empleado, añade el análisis laboral y de retribución en especie que corresponda; no lo reduzcas a “lo paga la empresa”.

En IRPF, el autónomo puede deducir determinados gastos propios de manutención si se producen durante la actividad, en establecimientos de restauración u hostelería y se pagan electrónicamente. AEAT, manutención del contribuyente. Los límites publicados por la AEAT para 2025 son, en España, 53,34 euros al día con pernocta y 26,67 euros sin pernocta; en el extranjero, 91,35 euros con pernocta y 48,08 euros sin pernocta. Debe realizarse en un municipio distinto del lugar habitual de trabajo y de residencia. Mantén el ejercicio de referencia: esos importes no deben reutilizarse para otro año sin comprobar el manual aplicable.

La vivienda y los gastos de representación son zonas de riesgo. El IVA soportado por alimentos, bebidas, tabaco, espectáculos recreativos y atenciones a clientes, asalariados o terceros está sujeto a exclusiones del artículo 96, salvo excepciones legales concretas. La deducción del IVA de suministros en un inmueble de uso empresarial y privado exige analizar la afectación real; el TEAC unificó en 2023 que puede existir deducción proporcional cuando el inmueble forma parte del patrimonio empresarial y se utiliza para actividad y uso privado. Ley del IVA, artículo 96; TEAC, RG 00/06654/2022. La manutención propia no equivale a una comida con un cliente.

Atenciones, regalos y ropa: no rellenes los huecos

La AEAT incluye las atenciones a clientes o proveedores entre los servicios exteriores y aplica el límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios. AEAT, otros servicios exteriores. En una SL, los gastos por atenciones a clientes o proveedores no quedan automáticamente excluidos, pero su deducibilidad está limitada al 1 % de la cifra neta de negocios del período. Ley del Impuesto sobre Sociedades, artículo 15.e; AEAT, donativos y liberalidades. Estar por debajo del límite no arregla un regalo personal ni un gasto sin correlación.

El expediente de una comida o regalo debería identificar cliente o proveedor, motivo de negocio, asistentes cuando sea relevante, fecha, factura y pago. En IVA, la exclusión del artículo 96 obliga a separar el tratamiento del gasto y del IVA soportado: que la comida sea admisible como gasto directo en un impuesto no garantiza el IVA.

La ropa requiere una respuesta prudente. Esta guía no establece una regla universal para uniformes, prendas protectoras o ropa común. Tratamos la ropa común como un caso de alto riesgo y, si la evidencia no permite separar el uso profesional del personal, como evidencia insuficiente. Cuando el resultado dependa de los hechos concretos, pide un análisis específico y conserva la documentación que explique la finalidad de la compra.

La matriz que puede usar una gestoría

Una revisión no necesita convertir cada factura en un debate interminable. Puede clasificarla en cuatro resultados: admitir, admitir parcialmente, pedir evidencia adicional o excluir explicando el motivo. La explicación debe identificar el impuesto: IRPF, IS, IVA o más de uno.

Tipo de gasto	Qué conviene reunir	Qué debe quedar separado
Alquiler o coworking	Contrato, factura, pago y uso del espacio	Tratamiento del alquiler y, si procede, retención
Software y profesionales	Suscripción, entregable, usuario o proyecto	Gasto directo y cuota de IVA
Seguros y banca	Póliza, objeto asegurado, extracto o comisión	Finalidad empresarial y titular del gasto
Publicidad y formación	Campaña, piezas, programa, asistentes y finalidad	Evidencia de la prestación y tratamiento fiscal
Vivienda y suministros	Plano, metros, titularidad, facturas y criterio	Cálculo de IRPF y cálculo de IVA
Teléfono e internet	Línea, uso, contrato y factura	Uso profesional y uso personal
Vehículo y viajes	Ficha, rutas, agenda, billetes y pago	Afectación del IVA y análisis del IRPF
Manutención y atenciones	Fecha, municipio, cliente, pago electrónico y motivo	Gasto propio y atención a terceros
Ropa	Descripción de la compra y finalidad documentada	Hechos profesionales y posible uso personal

La tabla sirve para ordenar una conversación, no para sustituir la norma. Para una sociedad, añade el asiento, el período de devengo y cualquier ajuste extracontable. Para un autónomo, deja claro qué parte va al rendimiento y qué IVA se recupera en la autoliquidación. El IVA soportado deducible en la autoliquidación de IVA no se registra también como gasto de IRPF; el IVA no recuperable puede formar parte del gasto o del valor de adquisición, según se trate de gasto corriente o inmovilizado. AEAT, IVA soportado en IRPF; AEAT, tributos deducibles.

Qué hacer cuando tu gestoría dice “no”

Pide cuatro datos por escrito: en qué impuesto se rechaza el gasto, qué norma o criterio se ha aplicado, qué evidencia falta y si se propone excluir el gasto o admitir solo una parte. Esa respuesta convierte una negativa genérica en una decisión revisable. También evita que un problema de IVA se discuta como si fuera un problema de IRPF.

Si la operación es real pero el expediente está incompleto, reúne primero los documentos. Si falta afectación, calcula una proporción defendible. Si el gasto cae en una exclusión legal, registra la razón para no repetirlo. Y si existe una duda interpretativa importante, separa la opinión de la norma citada y deja claro que no hay garantía de aceptación.

Puedes contrastar esta revisión con la guía para corregir errores contables y fiscales, lo que debería hacer tu gestoría cada trimestre y cómo Hacienda cruza los datos del negocio. Esas guías tratan controles y comunicación; aquí nos hemos quedado en la prueba y el tratamiento del gasto. Si necesitas revisar el encargo completo, consulta el servicio fiscal y contable de TaxFactory o contacta con el equipo para explicar el alcance. La consulta de una situación concreta requiere datos y un análisis propio.

Preguntas frecuentes

¿Qué requisitos debe cumplir un gasto para ser deducible?

Debe estar vinculado a la actividad, registrado, correctamente imputado y justificado. Además, el gasto no puede estar excluido por una regla fiscal específica.

¿Una factura basta para que Hacienda acepte un gasto?

No. Es el justificante prioritario, pero no prueba privilegiada de la realidad. Conviene conservar contrato, entrega, pago, finalidad empresarial y cualquier evidencia de uso o prestación.

¿Puedo deducir un coche que uso para trabajar y para asuntos personales?

En IVA existe una presunción general del 50 % si se acredita al menos una afectación empresarial, con presunción del 100 % para determinados usos. En IRPF, los turismos ordinarios tienen una afectación mucho más restrictiva y no debe copiarse automáticamente el porcentaje del IVA.

¿Puedo deducir vivienda, teléfono e internet si trabajo desde casa?

En IRPF, la vivienda parcialmente afecta permite deducir proporcionalmente los gastos de titularidad y aplicar a suministros el 30 % de la proporción de superficie, salvo prueba distinta. Una línea móvil personal no es automáticamente deducible; la AEAT exige uso exclusivo para la actividad. El IVA requiere un análisis independiente.

¿Qué hago si mi gestoría rechaza un gasto?

Pide que identifique por escrito el impuesto afectado —IRPF, IS o IVA—, la norma aplicada, la documentación que falta y si propone excluirlo o admitirlo parcialmente. Si la operación es real pero la prueba es débil, completa el expediente antes de decidir; no presentes la factura aislada como argumento suficiente.