Asientos contables: ejemplos de compras, ventas y nóminas

Un asiento contable es la forma de llevar una operación al libro diario: muestra qué cuentas cambian y por cuánto. Una factura de compra, un cobro, el reconocimiento de una nómina y el pago de esa nómina no describen el mismo hecho. Por eso buscar «el asiento correcto» sin enseñar el documento y la fecha suele producir respuestas poco útiles. El Plan General de Contabilidad (PGC) aporta el marco de reconocimiento, valoración y cuentas; su aplicación parte de la realidad económica de la operación.

Un asiento contable registra el efecto de una operación en cuentas del debe y del haber; ambos lados deben sumar lo mismo, aunque ese equilibrio no prueba que se hayan elegido las cuentas correctas. PGC: marco conceptual y cuadro de cuentas. En esta guía los importes son hipotéticos. Las cuotas de IVA, deducciones, retenciones y costes de nómina se fijan solo para mostrar la mecánica; no afirman un tipo fiscal o laboral aplicable al lector.

Lo útil de un ejemplo es entender qué cambia cuando cambia la factura. Para situar las cuentas dentro del marco completo, consulta la guía del Plan General de Contabilidad. Aquí seguimos operaciones corrientes y explicamos por qué cada cantidad va al debe o al haber.

Antes de poner números: documento, fecha y marco

El documento de origen define qué ocurrió. Una factura emitida puede reconocer un ingreso y un derecho de cobro aunque todavía no haya entrado dinero al banco. Un extracto con una transferencia puede cancelar ese derecho, pero no acredita por sí solo qué venta lo generó. Del mismo modo, una factura recibida y su pago posterior son dos momentos. El principio de devengo del PGC separa el reconocimiento de ingresos y gastos de la corriente monetaria cuando corresponde. Marco conceptual del PGC.

Antes de copiar un ejemplo, comprueba el documento, la fecha de devengo, el marco contable, la naturaleza de cada cuenta y si el cobro o pago ya ocurrió. PGC y PGC de Pymes. También conviene saber si la sociedad aplica el PGC general o puede y ha optado por el PGC de Pymes. Este último tiene ámbito y reglas de aplicación propios; no es un cajón de cuentas del que se eligen solo las más cómodas. Artículos 2 y 3 del RD 1515/2007.

En los ejemplos, «debe» y «haber» no significan «malo» y «bueno». Son lados del asiento. Una cuenta de activo como bancos suele aumentar en el debe y disminuir en el haber; una deuda con proveedor suele aumentar en el haber y cancelarse en el debe. Un gasto se reconoce normalmente con cargo y un ingreso con abono. Hay movimientos más complejos, pero esas relaciones explican los asientos sencillos que siguen. Cuadro de cuentas y definiciones del PGC.

La comprobación aritmética cabe en una línea: suma del debe = suma del haber. Si una factura muestra base 1.000 y una cuota de IVA de 210, el total es 1.210. Hay que poder seguir los tres importes, sin perder los 210 para que cuadre el banco. También puede cuadrar un asiento con el gasto equivocado o con IVA deducido sin derecho. Por eso el cuadre es el inicio de la revisión.

Ejemplo 1: compra de mercaderías a crédito

Supuesto didáctico: una empresa compra mercaderías. La factura indica base de 1.000 euros y cuota de IVA de 210 euros. Damos por comprobado solo para este ejercicio que el IVA es deducible y que la operación se reconoce como compra de mercaderías. El proveedor cobrará después. Los 210 euros no se ofrecen como tipo aplicable a cualquier compra.

¿Por qué? La 600 recoge la compra de mercaderías y se carga por el gasto reconocido. La 472 representa la cuota soportada que, bajo el supuesto expreso, puede deducirse. La 400 queda abonada porque la empresa debe 1.210 al suministrador. El PGC identifica esas cuentas y el movimiento de proveedores. Cuentas 600, 472 y 400 del PGC.

El PGC identifica la cuenta 600 para compras de mercaderías, la 700 para ventas, la 400 para proveedores y la 430 para clientes. Cuadro de cuentas del PGC. La numeración ayuda a leer el ejemplo, pero una compra de servicios, inmovilizado o existencias de otra clase puede usar cuentas distintas. La clasificación empieza por qué se adquirió, no por el total de la factura.

La cuenta 472 del PGC recoge IVA soportado con carácter deducible; un importe de IVA en una factura no autoriza por sí solo a usar esa cuenta en cualquier operación. Definición de la cuenta 472 en el PGC. En una adquisición exenta, una cuota no deducible o una operación con reglas especiales, el registro necesita otra revisión. Tampoco basta con que la factura esté pagada: el derecho a deducción y el momento de registro no se deciden leyendo el banco.

Cuando se paga la factura en una fecha posterior, el segundo asiento ya no reconoce otra compra:

La 400 se carga para cancelar la deuda y la 572 se abona porque sale dinero de la cuenta bancaria. Cuentas 400 y 572 del PGC. Si el pago es parcial, solo se cancela la parte satisfecha; la diferencia sigue pendiente. Si el proveedor agrupa varias facturas, se necesita una conciliación que muestre cuáles quedan saldadas.

Si la factura reconoce una compra a crédito, se registra primero la deuda con el proveedor y después su cancelación al pagar; no se sustituye el primer asiento por el movimiento bancario. Relaciones de las cuentas 400 y 572 en el PGC. Este es uno de los errores más frecuentes al reconstruir una contabilidad únicamente desde extractos.

Ejemplo 2: venta a crédito y cobro posterior

Ahora una empresa vende mercaderías. La factura hipotética indica base 2.000 euros y una cuota de IVA repercutido de 420 euros; en el supuesto se ha comprobado que procede ese tratamiento. El cliente pagará después. Al reconocer la operación:

La 430 representa el derecho de cobro frente al cliente; la 700, el ingreso por venta de mercaderías; la 477, el IVA repercutido en la operación del ejemplo. Cuentas 430, 700 y 477 del PGC. El importe de 420 no es un porcentaje recomendado: es un dato inventado de la factura hipotética.

Cuando entra la transferencia por 2.420 euros, se carga 572 Bancos y se abona 430 Clientes por el mismo importe. El ingreso no se registra de nuevo en 700: ya se reconoció al contabilizar la venta. Movimiento de las cuentas 430 y 572 en el PGC. Si la empresa prestó un servicio en lugar de vender mercaderías, la cuenta de ingresos puede cambiar; el PGC prevé la 705 para prestaciones de servicios.

Un cobro bancario sin identificar podría corresponder a un anticipo, un préstamo, una factura antigua o varias operaciones. No lo fuerces a 700 porque el saldo cuadre. Antes de contabilizar, relaciona importe, cliente, factura, fecha y concepto. Si hay devolución o descuento posterior, ese hecho pide su propio soporte y asiento; no borres la venta original para «hacer coincidir» el banco.

Ejemplo 3: un equipo informático como inmovilizado

Supuesto: la empresa compra un ordenador que utilizará en su actividad durante más de un ejercicio. La factura hipotética indica precio de adquisición de 1.200 euros y una cuota de IVA de 252 euros que, solo en este ejemplo, se presupone deducible. Se paga en ese momento por banco. Si el bien reúne los criterios de reconocimiento como inmovilizado material, el asiento ilustrativo es:

La 217 identifica equipos para procesos de información. Se carga el activo porque la empresa incorpora el bien, y se abona el banco por el desembolso. Cuentas 217, 472 y 572 del PGC. No todo aparato de bajo importe se trata igual sin mirar su naturaleza, política contable y reglas de importancia relativa; tampoco puede concluirse la deducibilidad fiscal del IVA o del gasto a partir del asiento.

La adquisición y el consumo del activo ocurren en momentos distintos. Si, solo como hipótesis contable para aprender, se estima una vida útil de seis años, valor residual cero y amortización lineal anual, la dotación del primer año completo sería 200 euros. El asiento del ejemplo carga 681 Amortización del inmovilizado material por 200 y abona 2817 Amortización acumulada de equipos para procesos de información por 200. Norma de inmovilizado y cuentas 681/281 del PGC.

La vida útil de seis años no es una tabla fiscal universal ni una recomendación para cualquier equipo. La norma contable exige estimar la depreciación según uso y revisar las estimaciones cuando cambien. La amortización contable y el tratamiento en el impuesto sobre sociedades son cuestiones relacionadas, pero no idénticas. Este ejemplo enseña la separación entre compra, pago y dotación posterior; no ofrece una política de amortización lista para copiar.

Ejemplo 4: devengo de una nómina sencilla

Una nómina mezcla conceptos que una transferencia neta no muestra. Para entender el asiento, imagina una remuneración bruta devengada de 1.500 euros. Supongamos, sin atribuirlos a ninguna tarifa vigente, una retención fiscal de 150, una aportación de la persona trabajadora a Seguridad Social de 100 y un líquido pendiente de pago de 1.250. La empresa soporta además una cuota propia hipotética de 400. Las cifras están elegidas para explicar cuentas, no para calcular una nómina.

Al reconocer el salario bruto y las deducciones del ejemplo:

La 640 recoge la remuneración íntegra devengada; la 465, el importe que queda por pagar a la persona; la 4751 y la 476, obligaciones frente a las administraciones en el supuesto. Cuentas del PGC para gastos de personal, retenciones y Seguridad Social. Si se mirara solo la transferencia neta de 1.250, desaparecerían 250 de obligaciones que sí constan en la nómina.

La cuota empresarial hipotética se reconoce aparte: debe 642 Seguridad Social a cargo de la empresa por 400 y haber 476 por 400. Con ese asiento, el saldo acreedor de la 476 derivado de estas dos anotaciones sería 500, antes de otros movimientos. El PGC separa la cuenta de gasto 642 de la 640 y usa la 476 para la deuda con organismos de Seguridad Social. PGC, grupo 64 y cuenta 476.

Cuando se paga el líquido al trabajador, se carga 465 por 1.250 y se abona 572 por 1.250. Los pagos posteriores a Hacienda y Seguridad Social cancelarán las obligaciones correspondientes cuando realmente se produzcan. No vuelvas a cargar 640 por la misma nómina. Movimiento de la cuenta 465 en el PGC.

Una nómina real puede incluir pagas extras, anticipos, bajas, retribución en especie, embargos, atrasos, bonificaciones y otras condiciones. La cuota de Seguridad Social y la retención se calculan con normas y datos personales que no están en este ejemplo. Si una línea de la nómina cambia, rehace la conciliación de bruto, descuentos, líquido y costes de empresa antes de copiar el asiento.

Leer el debe y el haber sin memorizar plantillas

Los ejemplos tienen una secuencia reconocible, aunque cada operación cambia las cuentas. Primero se identifica el hecho: adquirir mercaderías, venderlas, comprar un activo o devengar salario. Después se busca qué cuentas representan el activo, gasto, ingreso o deuda. El cobro o pago se registra cuando ocurre. Saltarse esa distinción suele duplicar ingresos o gastos.

Una forma de comprobar un asiento es narrarlo en una frase: «me deben por una venta», «debo al proveedor por una compra», «ha salido dinero del banco para cancelar una deuda». Si la frase no encaja con las cuentas elegidas, investiga antes de forzar el cuadre. Una cuenta 572 abonada indica salida de banco en estos ejemplos, pero el significado del resto depende del hecho que motiva la contrapartida.

El PGC de Pymes conserva un marco propio y permite usarlo solo a empresas que cumplan su ámbito. Su artículo 3 exige aplicarlo de forma completa y remitir al PGC general para operaciones no contempladas, con la excepción que la norma establece. Además, la numeración y denominación de cuentas y los movimientos de la cuarta y quinta partes no son vinculantes en todos sus extremos, salvo cuando incorporan criterios de registro o valoración. RD 1515/2007, artículo 3. Así se entiende por qué una subcuenta personalizada puede ser válida si conserva la información necesaria y respeta los criterios contables.

No uses esta flexibilidad como permiso para ocultar obligaciones. La documentación, las normas de registro y valoración y la imagen fiel siguen siendo la referencia. Una aplicación puede proponer automáticamente 600 o 700, pero el usuario debe comprobar qué se compró o vendió realmente. La automatización ayuda a contabilizar repetición; no sustituye la calificación de una operación atípica.

Errores habituales al copiar asientos

Confundir factura con pago. La compra o venta puede reconocerse antes de la transferencia. Si registras solo el banco, pierdes proveedores o clientes pendientes; si repites la cuenta de gasto o ingreso al pagar, duplicas resultados.

Usar 472 porque aparece IVA en el PDF. La 472 del PGC se refiere al IVA soportado deducible. Examina sujeción, factura y derecho a deducción. Los ejemplos parten de ese supuesto para mostrar la mecánica, no para resolverlo fiscalmente.

Tratar un equipo como mercadería. El ordenador para uso prolongado del ejemplo se considera inmovilizado bajo los supuestos fijados; un ordenador adquirido para revenderlo sería otra operación. Lo importante es la función económica del bien, no que ambas facturas digan «ordenador».

Contabilizar solo el líquido de la nómina. El pago neto no muestra salario bruto, retenciones ni cuotas. Esas partidas necesitan rastro hasta los justificantes y pagos posteriores.

Buscar que el asiento cuadre mediante una cuenta comodín. Un descuadre aritmético tiene una causa; una cuenta escogida para absorber la diferencia puede ocultar un error de base, IVA o documento. Revisa importes y conceptos desde el origen.

Trasladar una solución sectorial. Subvenciones, préstamos de socios, instrumentos financieros y regularizaciones tributarias tienen reglas que estos ejemplos generales no cubren. Una operación parecida en importe puede tener otra sustancia. La guía del PGC ayuda a localizar el marco; para un caso concreto conviene revisar su norma y documentación.

Una comprobación útil antes de guardar

1. Relaciona el asiento con la factura, nómina, contrato, extracto o justificante que lo origina.
2. Verifica fecha de devengo y fecha de cobro o pago. Si son distintas, pregunta si necesitas dos asientos.
3. Revisa el marco contable aplicable y las cuentas que la empresa usa en su plan.
4. Comprueba que la base, el IVA que proceda y el total son coherentes con el documento. Separa dudas fiscales de errores de suma.
5. Suma debe y haber; investiga cualquier descuadre sin inventar una contrapartida.
6. Concilia clientes, proveedores, banco y obligaciones públicas con sus saldos posteriores.
7. Deja una descripción que permita reconocer la operación meses después sin exponer datos innecesarios.

Toma una operación real y pon junto a ella sus documentos. Después contrasta el asiento propuesto con el PGC o PGC de Pymes que corresponda. Si aparecen IVA no deducible, moneda extranjera, pagos anticipados, una subvención o salario variable, una plantilla de ejemplos deja de ayudar. El servicio fiscal y contable puede revisar la operación y su conciliación.

Esta guía se preparó con los textos oficiales consultados el 27 de septiembre de 2026 para España. Los importes y cuotas son inventados. Ningún ejemplo certifica por sí solo la deducibilidad de un impuesto, la valoración de un activo ni el cálculo de una nómina. En el centro de recursos fiscales y contables puedes continuar con guías de operaciones concretas.

Preguntas frecuentes

¿Qué información se necesita antes de registrar un asiento?

El documento de origen, la fecha y naturaleza de la operación, su base e impuestos cuando procedan, las partes, el momento de cobro o pago y el marco contable de la empresa. Un extracto bancario aislado puede no explicar el hecho económico.

¿Cómo se interpreta el debe y el haber en un ejemplo?

Son los lados del asiento. En los ejemplos, un gasto o activo que se reconoce suele cargarse en el debe; una deuda o ingreso suele abonarse en el haber. Su significado depende del tipo de cuenta, no de que sea bueno o malo para la empresa.

¿Cómo se registra una compra o una venta sencilla?

En el supuesto ilustrativo, la compra a crédito carga la 600 y, si el IVA es deducible, la 472, con abono a la 400. La venta a crédito carga la 430 y abona la 700 y, si procede, la 477. El cobro y pago posteriores cancelan las cuentas pendientes.

¿El asiento de IVA es igual en todas las operaciones?

No. Antes de usar 472 o 477 hay que comprobar sujeción, tipo, devengo, factura y derecho a deducir. Los importes inventados en estos ejemplos no fijan el tratamiento fiscal de una operación real.

¿Puedo copiar un ejemplo sin adaptarlo a mi empresa?

No conviene. El PGC y el PGC de Pymes establecen criterios, y la cuenta o valoración depende de la realidad económica. Revisa el plan aplicable, la documentación y si el asiento refleja exactamente lo ocurrido.