Qué se delega exactamente

Externalizar el seguimiento de facturas vencidas significa encargar un trabajo administrativo: mantener la lista de saldos, comprobar documentos, contactar con el cliente según un guion aprobado, registrar respuestas y preparar el siguiente paso. La pyme conserva las decisiones que cambian su posición: aceptar un aplazamiento, conceder una quita, ceder un crédito o iniciar una reclamación.

Conviene fijar esa frontera en el contrato y en la herramienta de trabajo. Un proveedor puede comunicar que una factura aparece pendiente. No debería afirmar que la deuda es indiscutible si no conoce el contrato, ni aceptar por teléfono un calendario que la empresa no ha autorizado. Tampoco puede prometer el cobro. La solvencia y la voluntad del cliente quedan fuera de su control.

La Ley 3/2004 define la morosidad como el incumplimiento de los plazos contractuales o legales de pago. La definición figura en el artículo 2 de la Ley 3/2004. Para el backoffice, esto tiene una consecuencia práctica: una factura antigua no es necesariamente una factura vencida. Hay que identificar el plazo aplicable antes de iniciar la cadencia.

Esta guía propone un método de organización. Las bandejas, estados, controles y umbrales que aparecen a continuación son recomendaciones editoriales, no requisitos impuestos por la Ley 3/2004. Su objetivo es evitar contactos erróneos y dejar las decisiones sensibles en manos de la pyme.

La ficha mínima de cada saldo

El punto de partida no es el correo de reclamación. Es una ficha que otra persona pueda revisar sin reconstruir el negocio desde cero. Debe separar el importe original del pendiente, porque un pago parcial cambia el mensaje y el riesgo.

Una ficha operativa puede contener:

  • identificador de cliente y número de factura;
  • importe original, pagos aplicados y saldo abierto;
  • fecha de emisión y vencimiento registrado;
  • pedido, contrato o presupuesto aceptado;
  • evidencia de envío de la factura;
  • evidencia de entrega o prestación cuando resulte relevante;
  • interlocutor y canal autorizado;
  • último contacto, respuesta y próxima revisión;
  • promesa de pago, disputa o bloqueo interno;
  • persona que debe aprobar una excepción.

No todos los campos tienen el mismo peso. La factura explica qué se emitió. El contrato o pedido ayuda a entender el plazo y las condiciones. La evidencia de entrega sirve para contestar una incidencia, pero no convierte por sí sola el saldo en indiscutible. El backoffice reúne la información; la empresa resuelve las contradicciones.

Antes de migrar la cartera, conviene retirar duplicados, abonos ya emitidos y pagos sin aplicar. También hay que separar facturas todavía no vencidas. Reclamar un ingreso que ya llegó perjudica la relación comercial y demuestra que el circuito no consulta la tesorería.

Tres preguntas antes del primer contacto

¿Está pendiente el importe correcto?

La respuesta sale de la conciliación, no del total impreso en el PDF. Hay que considerar pagos parciales, anticipos, compensaciones aceptadas y rectificaciones vigentes. Si aparece un movimiento bancario compatible, el expediente pasa a «por identificar» antes de contactar.

¿Ha vencido de verdad?

La Ley 3/2004 se aplica a pagos derivados de operaciones comerciales entre empresas o entre empresas y la Administración. El artículo 3 delimita su ámbito. Dentro de ese ámbito, el contrato y las reglas legales determinan el plazo. La fecha cargada en el ERP es un dato que debe poder explicarse.

Si el contrato no fija fecha o plazo, el plazo de pago es de treinta días naturales después de recibir las mercancías o de prestar los servicios. Así lo dispone el artículo 4.1 de la Ley 3/2004. El mismo artículo contiene reglas sobre recepción de la factura, procedimientos de aceptación y agrupaciones; por eso no conviene reducirlo a una fórmula automática.

¿Existe una incidencia abierta?

Una devolución bancaria, una factura rechazada en un portal o una discusión sobre la prestación cambian el circuito. El contacto puede servir para pedir un dato, pero no debe presentarse como presión sobre una deuda pacífica. La incidencia necesita dueño y fecha de respuesta dentro de la pyme.

Un aging que muestre la causa

El aging distribuye los saldos por días desde el vencimiento. Puede usar tramos de 1–15, 16–30, 31–60, 61–90 y más de 90 días, aunque cada empresa debe adaptar el corte a su ciclo. Los colores ayudan a leer; no sustituyen la causa.

Dos facturas con sesenta días de retraso pueden requerir acciones opuestas. Una tiene una transferencia anunciada pendiente de conciliación. La otra acumula silencios y promesas incumplidas. Si el informe solo muestra días e importe, ambas parecen iguales.

La agenda diaria debería cruzar cuatro variables: saldo abierto, antigüedad, estado y próxima acción. La vista de dirección necesita además concentración por cliente, disputas sin resolver y compromisos vencidos. No hace falta una puntuación compleja. Hace falta saber por qué un caso aparece arriba.

Estado Qué significa Qué lo saca de ahí
Por comprobar falta validar saldo o vencimiento ficha revisada
Por contactar saldo conciliado y sin bloqueo contacto registrado
Pago anunciado el cliente comunica una transferencia movimiento identificado
Promesa vigente existen importe y fecha futuros pago o incumplimiento
Disputa abierta hay una objeción concreta resolución interna
Decisión terminó la cadencia autorizada instrucción de la pyme

Estos estados son una propuesta de trabajo. Cada uno necesita propietario, fecha de entrada y condición de salida. «Urgente» o «cliente difícil» no sirven porque describen una impresión, no un hecho.

Contactar sin convertir el recordatorio en negociación

El primer mensaje identifica factura, saldo y vencimiento y ofrece un canal para comunicar incidencias. No necesita amenazas ni párrafos legales. Si el cliente dice que pagó, se pide la referencia y se concilia. Si discute el servicio, el expediente se deriva. Si propone otra fecha, se registra una promesa sujeta a los límites aprobados.

El proveedor debería trabajar con una matriz de autorizaciones. Puede enviar recordatorios rutinarios y confirmar la recepción de documentos. Necesita aprobación para aceptar pagos fraccionados, modificar una fecha pactada, conceder descuentos o comunicar una posición jurídica. El silencio de la pyme no equivale a autorización.

Una cadencia razonable define canal, intervalo y punto de salida. El número exacto depende del negocio. Repetir el mismo correo cada dos días no aporta información. Es preferible cambiar de interlocutor o devolver el caso a la empresa cuando se alcanza el umbral pactado.

Cada actuación deja cuatro datos: momento, canal, resultado y siguiente fecha. Si hubo una conversación, la nota distingue lo que dijo el cliente de la interpretación del agente. Esta disciplina permite relevar a una persona sin perder contexto.

Promesas de pago que se puedan comprobar

«La semana que viene» no basta. El registro debe indicar quién promete, cuánto, qué día, por qué medio y a qué facturas se aplicará. Una propuesta de dos pagos crea dos hitos. Una condición, como reenviar un albarán, crea una tarea con responsable.

Una promesa pasa por estados simples: propuesta, vigente, cumplida, incumplida o sustituida. Solo se marca como cumplida después de conciliar el ingreso. Si cambia, la versión anterior permanece en el historial; borrarla impide conocer la fiabilidad de los compromisos.

El agente puede recoger una propuesta, pero no debería aceptar una quita o un aplazamiento que exceda su mandato. Esas decisiones pueden alterar el contrato y necesitan revisión. La respuesta debe indicar si la pyme acepta, rechaza o solicita otra condición.

Una promesa incumplida no dispara automáticamente una reclamación jurídica. Activa el umbral acordado: nuevo contacto, revisión por dirección o preparación de expediente. La automatización organiza la alerta; la empresa decide.

Conciliación: el control que precede a cada recordatorio

Los clientes no siempre pagan con una referencia limpia. Una transferencia puede cubrir varias facturas, llegar desde otra sociedad o descontar un importe. Forzar la aplicación para vaciar la bandeja crea un saldo ficticio en otro lugar.

Conviene distinguir pago íntegro, parcial, agrupado, no identificado, devolución y diferencia pendiente. El proveedor puede proponer una correspondencia. La pyme conserva la aprobación de ajustes y compensaciones que afecten a la contabilidad.

Antes de cada nueva comunicación se revisan los movimientos recientes y las notas abiertas. Si el proveedor recibe un fichero bancario una vez por semana, el mensaje no debe afirmar que el pago no existe; solo puede referirse a la información actualizada hasta una fecha concreta.

El acceso también debe ser proporcional. Un extracto filtrado o una exportación suele bastar. Compartir credenciales bancarias o cuentas personales aumenta el riesgo sin mejorar la conciliación.

Una disputa sale de la cadencia

Cuando el cliente objeta el precio, la entrega, el alcance o la identidad del destinatario, el caso deja de ser un simple recordatorio. El backoffice registra la objeción y reúne contrato, pedido, albaranes y comunicaciones. El área comercial u operativa responde sobre el fondo.

La Ley 3/2004 exige, para que el acreedor pueda reclamar intereses de demora, que haya cumplido sus obligaciones contractuales y legales y que no haya recibido a tiempo, salvo que el deudor pruebe que no es responsable del retraso. Son los requisitos del artículo 6 de la Ley 3/2004. Una plantilla de cobro no puede resolver si se cumplen en un caso discutido.

La bandeja de disputas debería mostrar motivo, responsable interno, documentación pendiente y próxima revisión. Mientras siga abierta, se suspende la escalada automática. Al cerrarla, el expediente vuelve con una instrucción: mantener saldo, rectificarlo mediante el documento correspondiente o enviarlo a otra vía.

Intereses y costes: una revisión, no una casilla automática

En operaciones comprendidas en la Ley 3/2004, el retraso puede producir intereses. En defecto de tipo pactado, el tipo legal es la suma del tipo aplicado por el Banco Central Europeo a su operación principal de financiación más ocho puntos porcentuales. El artículo 7 explica la fórmula y su aplicación semestral. La página no publica un porcentaje fijo porque la referencia cambia.

La Ley 3/2004 también reconoce una cantidad fija de 40 euros cuando el deudor incurre en mora y permite reclamar costes de cobro acreditados que superen esa cantidad. El artículo 8 contiene el alcance y la excepción cuando el deudor no es responsable.

Antes de incluir intereses o costes en una comunicación, la pyme debe revisar el ámbito, el contrato, el vencimiento, su propio cumplimiento y cualquier disputa. El proveedor puede preparar el cálculo y la evidencia, pero la decisión no debería quedar escondida en una plantilla.

La Ley 3/2004 excluye los pagos de operaciones comerciales en las que intervengan consumidores y las deudas sometidas a procedimientos concursales. La exclusión está en el artículo 3.2 de la Ley 3/2004. Esos expedientes requieren otro análisis; no se arreglan cambiando el tono del correo.

Elegir entre seguimiento, factoring y revisión jurídica

El seguimiento administrativo ordena contactos y evidencias. No anticipa dinero ni cambia por sí solo la titularidad del crédito. Si el problema es la liquidez, la empresa puede valorar financiación. Si necesita determinar cómo reclamar, debe solicitar análisis jurídico.

El Banco de España describe el factoring como un contrato por el que una empresa cede créditos comerciales a una entidad de factoring. La definición aparece en la guía oficial de Cliente Bancario sobre factoring. La entidad puede prestar servicios y ofrecer financiación según el contrato; costes y riesgos dependen de la modalidad.

Esta diferencia cambia la pregunta de compra. Para ordenar recordatorios, interesa el proceso, la trazabilidad y los permisos. Para obtener circulante, interesan el anticipo, el coste y las condiciones de la operación financiera. La guía sobre préstamo, póliza de crédito y factoring para una pyme desarrolla esa segunda comparación y sí está publicada en este repositorio.

La vía jurídica tampoco es el «último correo» del backoffice. Antes de remitir el caso, se prepara un dossier con cronología, contrato, factura vigente, entrega, saldo conciliado, contactos, promesas y objeciones. El profesional competente determina después la estrategia. Preparar el dossier no equivale a ejercer la reclamación.

Reparto de responsabilidades y controles

Una matriz RACI pequeña evita decisiones por inercia. El backoffice actualiza la cartera, ejecuta contactos autorizados y registra resultados. Finanzas aprueba acuerdos, conciliaciones excepcionales y salidas de la cadencia. Comercial u operaciones resuelven la prestación. El asesor jurídico interviene cuando la empresa deriva el expediente.

Acción Backoffice Pyme Especialista
Validar ficha y aging ejecuta supervisa informado
Enviar recordatorio aprobado ejecuta supervisa informado
Registrar promesa ejecuta aprueba excepciones consultado si procede
Resolver disputa comercial aporta expediente decide consultado si procede
Estudiar factoring aporta cartera decide entidad financiera
Definir acción jurídica aporta dossier autoriza analiza y ejecuta

El contrato del servicio debería fijar permisos, suplencias, horarios, canales, conservación, exportación y salida. También conviene auditar una muestra mensual: un caso cobrado, otro abierto, una disputa y un escalado. Se comprueba vencimiento, contacto, promesa, conciliación e historial.

Las métricas útiles observan expedientes sin próxima acción, promesas incumplidas, pagos por identificar y disputas sin dueño. «Número de llamadas» mide actividad, no calidad. «Dinero cobrado» tampoco debe convertirse en garantía, porque intervienen la solvencia, el contrato y la conducta del cliente.

Privacidad, fraude y plan de salida

La cartera puede contener nombres, correos profesionales, facturas y datos bancarios. El acceso debe limitarse a lo necesario para la función. Se usan usuarios nominales, doble factor cuando esté disponible y un registro de accesos. El proveedor no necesita ver nóminas ni todas las cuentas de la empresa.

Los cambios de cuenta bancaria requieren verificación por un canal independiente. Un correo que pide sustituir el IBAN no basta. El contexto de cobros es especialmente sensible a la suplantación, así que la plantilla nunca debería incorporar datos nuevos sin comprobarlos.

Al finalizar, la pyme recibe la cartera, el historial, los documentos y la lista de casos abiertos en un formato utilizable. Después revoca accesos y aplica las instrucciones acordadas sobre conservación. La continuidad no puede depender de un buzón propiedad del proveedor.

Modelo de datos para que el historial sobreviva al proveedor

Una hoja puede servir al principio, pero sus columnas deben tener significado estable. Si «estado» mezcla pagos, llamadas y opiniones, la exportación no permite reconstruir nada. Un diccionario de datos evita que cada agente invente abreviaturas.

Campo Contenido Control
invoice_id identificador inmutable nunca reutilizable
customer_id código maestro del cliente no usar nombre libre
issued_at fecha de expedición formato ISO
due_at vencimiento registrado guardar regla de origen
gross_amount importe original incluir moneda
open_amount saldo conciliado recalcular tras movimiento
delivery_ref evidencia o localizador enlace recuperable
queue_code bandeja actual catálogo cerrado
contact_code resultado del contacto catálogo cerrado
promise_at fecha prometida vacío si no existe
promise_amount cuantía prometida no confundir con ingreso
dispute_code tipo de objeción requiere dueño
owner_id responsable actual usuario nominal
next_action_at próxima revisión obligatoria en casos abiertos
closed_code motivo de cierre obligatorio al terminar

El historial funciona mejor como eventos que como una fila sobrescrita. invoice_loaded conserva el alta; balance_reconciled, el saldo comprobado; reminder_sent, el canal; customer_replied, la respuesta; promise_recorded, el compromiso; payment_matched, la aplicación; dispute_opened, la objeción; decision_requested, el envío a la pyme. Cada evento lleva hora, autor y referencia documental.

Un ejemplo aclara la diferencia. La factura TF-204 entra con 6.400 euros abiertos y vencimiento validado. Tras el primer contacto, el cliente comunica dos transferencias previstas. El agente no cambia open_amount: crea dos eventos promise_recorded, uno por 3.200 euros. Cuando llega el primer movimiento, la conciliación registra payment_matched y reduce el saldo. La segunda promesa vence sin ingreso; el sistema genera decision_requested. Nadie tiene que deducir la historia a partir de una nota que dice «pagará en breve».

Los códigos de disputa también deben ser descriptivos: invoice_not_received, purchase_order_missing, price_mismatch, delivery_contested, service_scope_contested, duplicate_invoice o wrong_legal_entity. Una nota libre añade matices, pero el código permite agrupar causas. Si proliferan valores «otros», el catálogo necesita revisión.

La exportación de salida incluye el registro de eventos y el último estado. Debe poder abrirse sin la aplicación del proveedor y conservar identificadores, fechas, importes, moneda, autores y referencias. Antes de contratar conviene pedir un ejemplo sin datos reales del fichero de devolución.

Qué contiene el paquete de escalado

El umbral de escalado no decide la solución. Solo indica que el guion administrativo terminó. El backoffice prepara un paquete breve para que la persona autorizada no lea una cadena completa de correos.

La portada identifica deudor, facturas, saldo conciliado, vencimiento más antiguo y motivo de salida. La cronología enumera contactos, respuestas y promesas sin adjetivos. Después aparecen contrato o pedido, facturas vigentes, entrega, movimientos aplicados y documentos aportados en una disputa. Una última lista señala ausencias: pedido no localizado, interlocutor sin confirmar o prestación discutida.

No se etiqueta el saldo como «incobrable», «fraude» o «listo para demanda» salvo que el profesional competente haya emitido esa conclusión. El agente puede usar códigos neutrales: cadence_exhausted, promise_broken, formal_notice_received, insolvency_signal o legal_question. El código explica por qué pide una decisión, no cuál debe ser.

Finanzas recibe el paquete si debe valorar liquidez o exposición. Comercial lo recibe si hay una propuesta de acuerdo o una objeción sobre la relación. El asesor jurídico recibe el expediente cuando la empresa solicita análisis. La misma base documental sirve para tres decisiones, pero los mandatos siguen separados.

Mapa de decisiones para veinte incidencias habituales

Esta tabla no asigna consecuencias legales. Asigna las señales frecuentes a una bandeja administrativa y evita que cualquier anomalía termine en otro recordatorio.

Señal observada Lectura de cartera Próximo control
ingreso exacto localizado cobro probable conciliación antes de cerrar
ingreso parcial localizado cobro incompleto conciliación y saldo nuevo
transferencia agrupada cobro sin desglose conciliación con remesa
referencia desconocida cobro no identificado conciliación con cliente
fecha todavía futura vencimiento no alcanzado cartera en espera
fecha contractual distinta vencimiento dudoso revisar cartera y contrato
factura rechazada en portal vencimiento con incidencia corregir entrega, no reclamar cobro
primera fecha confirmada promesa vigente agenda tras vencimiento prometido
segundo aplazamiento pedido promesa nueva decisión sobre cartera
fecha prometida superada promesa incumplida umbral de cobro
pago prometido localizado promesa cumplida conciliación del cobro
importe prometido menor promesa parcial decisión sobre saldo de cartera
precio cuestionado disputa comercial detener cadencia de cobro
entrega negada disputa operativa reunir evidencia de cartera
razón social incorrecta disputa documental corregir circuito antes del cobro
factura duplicada alegada disputa de identificación conciliación entre documentos
silencio tras cadencia cartera sin respuesta preparar decisión de cobro
concurso comunicado cartera fuera del guion revisión especializada
propuesta de factoring necesidad financiera separar cobro y financiación
solicitud de demanda cuestión jurídica entregar cartera documentada

La tabla fuerza una pausa útil. «Cobro», «conciliación», «promesa», «disputa», «vencimiento» y «cartera» describen dimensiones distintas. Un expediente puede tener vencimiento confirmado y, al mismo tiempo, una disputa abierta. También puede registrar una promesa mientras la conciliación busca un ingreso. El sistema conserva ambas señales sin reducirlas a un único semáforo.

Para probar la configuración antes del arranque, conviene cargar expedientes ficticios que combinen esas dimensiones. La muestra siguiente funciona como guion de aceptación; los importes y clientes son deliberadamente genéricos:

  1. Cartera A: vencimiento confirmado, cobro ausente, conciliación cerrada, promesa ausente y disputa ausente.
  2. Cartera B: vencimiento futuro, cobro ausente, conciliación cerrada, promesa ausente y disputa ausente.
  3. Cartera C: vencimiento confirmado, cobro parcial, conciliación abierta, promesa vigente y disputa ausente.
  4. Cartera D: vencimiento confirmado, cobro anunciado, conciliación abierta, promesa vigente y disputa ausente.
  5. Cartera E: vencimiento dudoso, cobro ausente, conciliación cerrada, promesa ausente y disputa documental.
  6. Cartera F: vencimiento confirmado, cobro ausente, conciliación cerrada, promesa incumplida y disputa ausente.
  7. Cartera G: vencimiento confirmado, cobro agrupado, conciliación abierta, promesa ausente y disputa ausente.
  8. Cartera H: vencimiento confirmado, cobro ausente, conciliación cerrada, promesa parcial y disputa comercial.
  9. Cartera I: vencimiento confirmado, cobro íntegro, conciliación terminada, promesa cumplida y disputa ausente.
  10. Cartera J: vencimiento confirmado, cobro devuelto, conciliación reabierta, promesa sustituida y disputa ausente.
  11. Cartera K: vencimiento pendiente, cobro ausente, conciliación cerrada, promesa ausente y disputa operativa.
  12. Cartera L: vencimiento confirmado, cobro no identificado, conciliación abierta, promesa ausente y disputa ausente.
  13. Cartera M: vencimiento confirmado, cobro ausente, conciliación cerrada, promesa vigente y disputa sobre precio.
  14. Cartera N: vencimiento confirmado, cobro parcial, conciliación terminada, promesa incumplida y disputa ausente.
  15. Cartera O: vencimiento excluido del guion, cobro ausente, conciliación cerrada, promesa ausente y disputa jurídica.

El piloto pasa si cada combinación llega a la bandeja prevista, conserva el historial y solicita la decisión correcta. No pasa si «cobro anunciado» cierra el saldo, si «promesa vigente» reemplaza al vencimiento o si una disputa continúa en la cadencia normal.

Una implantación corta, con casos reales controlados

Empieza con una muestra depurada, no con toda la cartera. Veinte o treinta vencimientos permiten probar pagos parciales, promesas, disputas y expedientes silenciosos sin perder el control.

En la primera semana se verifican saldos, plazos, contactos y exclusiones. En la segunda se configuran estados, permisos y plantillas. La tercera funciona con revisión previa de la pyme. En la cuarta se reducen aprobaciones solo para tareas rutinarias que hayan demostrado ser estables.

El criterio de aceptación no es «se enviaron todos los correos». Debe poder reconstruirse cualquier caso: dato de origen, contacto, respuesta, decisión y siguiente fecha. Las excepciones deben haber llegado al dueño correcto y ningún acuerdo debe haberse aceptado fuera de mandato.

La empresa puede coordinar este circuito con su control de cobros y pagos y con la emisión delegada de facturas, manteniendo un responsable distinto para cada decisión. Para revisar el alcance del servicio, están disponibles el servicio fiscal-contable y el formulario de contacto.

Preguntas frecuentes

¿Qué incluye el seguimiento administrativo de cobros?

Incluye mantener la cartera de vencimientos, comprobar documentos y contactos, enviar recordatorios autorizados, registrar respuestas y promesas, conciliar ingresos y preparar alertas o expedientes. No incluye decidir quitas, ceder el crédito, contratar factoring ni iniciar acciones judiciales salvo mandato separado y expreso.

¿Cómo registrar promesas de pago y facturas vencidas?

Cada registro debe identificar factura, cliente, importe pendiente, vencimiento, evidencia de entrega, contacto realizado, respuesta, fecha e importe prometidos, responsable y siguiente revisión. Si la promesa cambia, se conserva el historial en lugar de sobrescribirlo.

¿Cuándo escalar un impago a factoring o vía jurídica?

Cuando la empresa ya conoce la causa, el importe no está pendiente de conciliación, la documentación es suficiente y el seguimiento ordinario ha alcanzado el umbral aprobado. El factoring se estudia por su efecto financiero y contractual; la vía jurídica, por la exigibilidad y la estrategia del caso. Ninguna de las dos decisiones debe automatizarla el backoffice.

¿Qué señales indican que un impago debe salir del seguimiento administrativo?

Una disputa sobre la prestación, una insolvencia conocida, comunicaciones formales del deudor, una solicitud de quita, un concurso, amenazas, sospechas de fraude o la necesidad de interrumpir plazos exigen detener el guion habitual y consultar al responsable competente.

¿Se pueden añadir intereses y costes de cobro a cualquier factura vencida?

No de forma automática en todos los casos. La Ley 3/2004 regula determinadas operaciones comerciales y exige comprobar su ámbito, el contrato, el cumplimiento del acreedor, el vencimiento y la responsabilidad del retraso. Consumidores y deudas concursales, entre otros supuestos, quedan fuera de ese régimen.