FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado. Su web histórica limita la consulta a facturas remitidas hasta el 27 de febrero de 2026. Las facturas antiguas y las nuevas se pueden consultar en el Portal FACe Proveedores, donde se presentan los envíos nuevos. El punto de entrada sirve de intermediario entre el proveedor y las unidades administrativas que reciben, registran y tramitan la factura. La administración destinataria puede usar FACe, otro punto propio o el de otra administración a la que se haya adherido. Confirma siempre el canal de tu contrato.

Una factura presentada genera un asiento en el registro electrónico y un acuse que acredita fecha y hora. Ese justificante es importante para probar la entrega, pero no significa que la Administración haya confirmado que los bienes se recibieron correctamente ni que reconozca el pago. Tras el registro, la factura pasa por controles y por la tramitación presupuestaria que corresponda. La Ley 25/2013 regula los puntos de entrada y el registro de facturas del sector público.

El artículo 3 de la Ley 25/2013 exige presentar la factura ante un registro administrativo dentro de los 30 días siguientes a la entrega efectiva de los bienes o la prestación del servicio. Comprueba la fecha de ese hecho y las condiciones del contrato para tu caso; el acuse acredita cuándo se presentó, pero no determina por sí solo desde cuándo se cuenta el plazo.

El Portal FACe Proveedores permite presentar y consultar facturas dirigidas a administraciones públicas que utilizan el punto de entrada. Fuente oficial

Comprueba el canal antes de crear la factura

Empieza por el contrato, pedido, resolución de adjudicación o comunicación del órgano que te encarga el trabajo. Comprueba el nombre legal del destinatario, su NIF, la unidad que gestiona el contrato y el sistema al que debe remitirse la factura. Si el documento dice FACe, verifica que la entidad aparezca adherida. Si identifica una plataforma autonómica, local o sectorial, utiliza las instrucciones de esa entidad. La expresión «factura electrónica a la Administración» no garantiza que todos los organismos usen exactamente la misma pantalla o punto de entrada.

El Portal FACe Proveedores ofrece un buscador de organismos y relaciones. Busca el organismo por su denominación y confirma que coincide con el órgano contractual. Si hay más de una unidad con nombre parecido, pregunta al responsable del contrato o al servicio de facturación antes de presentar. Una factura enviada a una unidad incorrecta puede quedar registrada pero no llegar a quien certifica la prestación, y después requerir una anulación o nueva presentación.

Revisa además si la factura debe usar una referencia de contrato, pedido, expediente o centro de coste. Ese dato puede no ser parte de los tres códigos DIR3, pero el destinatario puede necesitarlo para asociar el gasto. Sigue las instrucciones contractuales y no inventes números de expediente.

Qué significan los códigos DIR3

Las facturas dirigidas a una Administración deben identificar los órganos administrativos correspondientes mediante códigos normalizados. En el flujo habitual aparecen tres unidades: Oficina Contable, que registra contablemente la factura; Órgano Gestor, responsable de la gestión del gasto o del contrato; y Unidad Tramitadora, que revisa y tramita la factura para su reconocimiento. Consulta los códigos DIR3 en el buscador vigente del Portal FACe Proveedores y confirma su vigencia con el órgano destinatario.

La Ley 25/2013 establece puntos generales de entrada y dispone que la recepción genera un asiento registral y un acuse con fecha y hora. Fuente oficial

No elijas los códigos por la primera coincidencia del buscador. Una misma consejería, ayuntamiento o ministerio puede tener muchas oficinas con responsabilidades diferentes. Copia los códigos que facilite el órgano destinatario y compara la denominación completa, unidad territorial y servicio. En contratos con varios centros o lotes puede cambiar la unidad tramitadora entre facturas; reutilizar el código de un pago anterior solo es seguro si el contrato confirma que sigue siendo válido.

Registra en la ficha de proveedor los datos de destinatario y códigos confirmados, junto a quién los facilitó y cuándo. Si la contratación se modifica o se cambia de unidad, solicita confirmación. La factura debe permitir asociar emisor, receptor, operación, importe, impuestos, fecha, concepto y las unidades administrativas pertinentes. La herramienta puede validar estructura y campos, pero no conoce el acuerdo comercial completo.

Preparar el fichero Facturae

La factura que se transmite es un fichero electrónico estructurado, no solo una imagen legible o una hoja de cálculo. El flujo FACe utiliza el formato Facturae y la versión admitida por el portal; consulta la versión técnica vigente antes de emitir. Un PDF de cortesía puede facilitar lectura humana, pero no sustituye el fichero Facturae si el procedimiento exige formato estructurado. FACe mantiene información histórica y remite a su nuevo portal para proveedores.

Antes de exportar, comprueba razón social y NIF del emisor, domicilio, numeración y serie, fecha, concepto detallado, unidades y precios, impuestos, total, forma de pago y moneda. Incluye la referencia administrativa requerida y los códigos de unidades. Si hay varias líneas, desglosa los conceptos de acuerdo con el contrato y conserva trazabilidad con albaranes o certificaciones. No incluyas servicios no aceptados ni mezcles expedientes si el órgano exige facturas separadas.

La factura electrónica debe firmarse o sellarse con el mecanismo admitido por la normativa y el punto de entrada. Comprueba que el certificado está vigente, pertenece a la entidad emisora o a una persona autorizada, y que el perfil de firma funciona con la versión de Facturae usada. No adjuntes credenciales privadas ni permitas que otra empresa firme en nombre del proveedor sin verificar representación. El sello o firma debe garantizar autenticidad e integridad según el formato legal.

Valida el fichero antes de presentarlo. El validador puede detectar errores estructurales —como XML incorrecto, campos obligatorios ausentes, códigos no encontrados o una firma que no se valida—, pero no decide si el importe refleja el contrato ni si el servicio se prestó. Revisa también el fichero visible para una persona: un XML técnicamente válido puede contener una fecha, receptor o importe equivocados.

Envío por FACe

El portal permite realizar la presentación a través de las opciones habilitadas para proveedores. El método de autenticación y la forma de firma disponibles pueden variar según la función y el usuario. Usa el certificado o medio de identificación correspondiente a quien está autorizado para presentar por la entidad. Comprueba que el NIF del emisor coincide con el de la factura y que el documento está completo antes de confirmar el envío.

El orden práctico puede organizarse así:

  1. Confirma si el punto general de entrada del destinatario es FACe.
  2. Solicita y valida los códigos de oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora.
  3. Revisa datos de contrato, pedido, fecha, NIF, numeración, concepto, impuestos y total.
  4. Genera el fichero Facturae en la versión que admite el portal y firma o sella correctamente.
  5. Ejecuta la validación técnica y conserva el fichero final que vas a enviar.
  6. Entra en FACe, identifica la factura, selecciona o verifica el destinatario y carga el fichero.
  7. Confirma el envío y descarga el justificante registral con fecha y hora.
  8. Vuelve a consultar el estado en el portal y atiende incidencias o peticiones de subsanación.

Guarda el acuse original en el expediente de facturación. Apunta la referencia de registro, fecha, hora, factura, entidad destinataria y usuario que presentó. Si el portal muestra un error antes de registrar, conserva el mensaje y corrige el fichero. Si recibes un acuse, no vuelvas a presentar la misma factura solo porque el estado no se actualiza de inmediato: primero revisa si ya hay asiento y consulta soporte.

Consultar el estado y actuar ante incidencias

FACe permite consultar el estado de tramitación de las facturas presentadas. Según las comunicaciones que remita la Administración, el estado puede reflejar que la factura se registró, llegó a la oficina contable, se tramitó o fue rechazada. Los nombres y detalle pueden depender del flujo administrativo. Revisa el glosario o ayuda vigente del portal; no supongas que un estado intermedio equivale a aprobación.

Antes de enviar, confirma el punto de entrada, identifica los códigos DIR3, prepara la factura Facturae con datos y firma requeridos, valida el fichero y guarda el acuse. Fuente oficial

Si la factura se rechaza, lee el motivo completo y localiza quién lo emitió. Distingue un error de formato, un código de unidad, un dato administrativo, un concepto no aceptado o una incidencia sobre la prestación. Si debes corregir la factura, averigua si corresponde emitir una factura rectificativa, retirar una factura cuando la normativa lo permita o presentar un nuevo documento. No cambies el original registrado sin seguir las instrucciones de facturación y de la Administración.

Si el estado permanece sin cambio, descarga el último acuse y pregunta al órgano tramitador por el número de registro. FACe facilita el canal de entrada y consulta, pero no puede acelerar por sí mismo la conformidad ni el pago. El responsable del contrato y la oficina contable tienen funciones distintas. Si el retraso produce efectos legales o de tesorería, guarda fechas y comunicaciones y revisa las vías previstas para reclamar el pago.

La recepción por FACe produce efectos de presentación en un registro administrativo. La Ley 25/2013 aclara que el asiento no sustituye fases posteriores de conformidad y reconocimiento de la obligación. No contabilices automáticamente la factura como aceptada por el cliente público solo por conservar el acuse. Comprueba la recepción efectiva del servicio y la confirmación que emita la unidad competente.

A quién obliga la factura electrónica pública

La Ley 25/2013 obliga a determinadas categorías de proveedores del sector público a utilizar factura electrónica y permite que las administraciones regulen exclusiones dentro de los supuestos legales, incluido un umbral para facturas de importe reducido. La obligación concreta depende del emisor, Administración, cuantía, normativa de aplicación y reglas del organismo. Consulta la ley, pliego y portal destinatario antes de decidir si puedes usar papel u otro formato.

FACe se refiere a facturas de proveedor a Administración. No debe confundirse con la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales que se está desarrollando en otro marco legal, ni con los requisitos para programas de facturación y VERI*FACTU. Son sistemas y obligaciones diferentes aunque compartan el término «electrónica». Una factura generada en un software compatible con ciertos requisitos fiscales no queda automáticamente presentada en FACe: hay que remitirla al punto administrativo correcto.

La página no compara programas comerciales ni explica obligaciones B2B o el calendario de sistemas de facturación. Para esas consultas, utiliza el contenido especializado del sitio sobre VERI*FACTU y factura electrónica B2B.

Crear el fichero: MiFacturae y otras opciones

MiFacturae es una aplicación web oficial para crear, validar, consultar, convertir y firmar facturas electrónicas. Si la Administración destinataria utiliza FACe, sigue también el proceso de remisión y conserva el acuse registral; generar el fichero y presentarlo son pasos distintos. Comprueba los datos del receptor, los códigos DIR3 y la versión y firma que exige el destinatario antes de remitir. Accede a MiFacturae.

Conserva un expediente por factura

Agrupa el fichero Facturae final, representación legible, pedido o contrato, certificaciones de servicio, códigos DIR3 confirmados, validación técnica, asiento registral y comunicaciones del órgano. Usa un nombre que permita encontrar número de factura, NIF de emisor y destinatario, evitando poner datos personales innecesarios en carpetas compartidas. Si la factura se rectifica, enlaza la original y la rectificativa en el sistema contable.

Define quién responde por la emisión, quién valida la carga y quién revisa el estado. En una empresa pequeña puede ser la misma persona, pero conviene registrar las tres comprobaciones por separado: contenido fiscal, punto de entrada y seguimiento del cobro. Una factura registrada que permanece pendiente debe escalarse al responsable contractual antes de enviar una copia duplicada.

Lista de control para cada factura pública

  • ¿El receptor es una entidad pública y confirmó el punto de entrada?
  • ¿FACe es el portal correcto para ese contrato y Administración?
  • ¿Coinciden entidad, NIF, expediente y códigos DIR3 con la instrucción recibida?
  • ¿La factura Facturae está completa, firmada y validada en la versión requerida?
  • ¿Los datos de concepto, periodo, unidades e impuestos reflejan lo contratado?
  • ¿Se adjuntan certificación, pedido o justificantes en el canal y formato admitidos?
  • ¿Se descargó el acuse con asiento, fecha y hora?
  • ¿Se revisó después el estado y se conserva cualquier rechazo o comunicación?

Usa FACe cuando sea el punto general de entrada de la Administración destinataria; si utiliza otro punto propio o adherido, presenta allí la factura. Fuente oficial

Si el error aparece en los datos de las unidades, pide confirmación al órgano que tramita el contrato. Si el fichero no valida, conserva el mensaje técnico y genera una nueva versión corregida. Si se discute la prestación o el importe, trabaja con el responsable contractual; el equipo técnico de FACe no puede resolver una disputa comercial.

Facturas rectificativas, duplicados y devolución

Si el importe, receptor, fecha u otro elemento fiscal de una factura registrada es incorrecto, consulta con el departamento de facturación y con la unidad administrativa qué procedimiento debe seguirse. La factura rectificativa tiene requisitos propios y debe referenciar el documento rectificado cuando proceda. No generes un duplicado con número nuevo para ocultar el error: puede crear dos obligaciones de pago o bloquear la conciliación del registro contable.

Antes de pedir la retirada de una factura, comprueba la normativa de facturación y las condiciones técnicas del punto de entrada. FACe contempla servicios de consulta y soporte, pero la aceptación de una retirada depende de requisitos y estado del trámite. Conserva el asiento inicial, respuesta de la entidad y justificante de cualquier rectificación o nuevo envío.

Proveedor y destinatario: responsabilidades distintas

El proveedor responde de emitir una factura completa y de presentarla por el cauce que corresponda. La Administración registra la entrada y remite el documento a sus unidades, que verifican recepción, conformidad y pago conforme al contrato y reglas presupuestarias. El acuse electrónico puede ayudar a fijar la fecha de registro para los efectos legales previstos, pero no demuestra que el proveedor haya completado todos los hitos de ejecución.

El registro de la factura acredita su presentación administrativa, pero no prueba conformidad, reconocimiento de la obligación ni pago. Fuente oficial

Si presentas facturas mensuales por un contrato de servicios, adjunta partes o certificaciones de conformidad cuando el contrato lo exige. Si el destinatario rechaza el documento por falta de certificación, la cuestión puede corresponder al responsable contractual y no al soporte técnico de FACe. Separa el error de formato de la discrepancia comercial y abre el caso con la persona competente.

Cómo verificar el estado sin confundir registro y conformidad

Una factura puede pasar por varios estados: enviada, registrada, distribuida, aceptada o rechazada, según la fase que muestre el portal. El acuse de registro acredita que el punto de entrada recibió el envío con determinados datos; no demuestra que la unidad destinataria haya validado el contenido, reconocido la obligación ni ordenado el pago. Comprueba si el estado requiere una actuación y quién debe responder: el órgano gestor, contabilidad u otra unidad indicada en el directorio.

Consulta las facturas antiguas y las nuevas en el Portal FACe Proveedores y presenta allí los envíos nuevos. La web histórica permite consultar únicamente facturas remitidas hasta el 27 de febrero de 2026. Conserva el identificador, fecha y justificante de cada envío y, si se rechaza, el motivo íntegro. Corrige el XML o los códigos señalados y vuelve a presentar por el canal indicado, sin borrar la primera evidencia. Si el sistema no permite consultar el estado, registra la incidencia y contacta con soporte o con el órgano receptor.

Para las obligaciones del programa de facturación, consulta las diferencias entre factura electrónica y VERI*FACTU. Puedes localizar otras guías en el centro de recursos fiscales y contables o pedir una revisión del expediente al servicio fiscal y contable. El envío a FACe sigue siendo una gestión separada.

Preguntas frecuentes

¿A quién se presenta una factura electrónica mediante FACe?

A órganos y entidades de administraciones públicas adheridos al punto de entrada. Comprueba el directorio y las instrucciones del destinatario; algunas administraciones disponen de un punto propio o se han adherido al de otra administración.

¿Qué códigos de oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora hay que incluir?

Son los códigos DIR3 de las unidades que intervienen en la gestión de la factura. Solicítalos en el contrato, pedido o al órgano receptor y contrasta que estén vigentes en el directorio; no elijas por similitud de nombre.

¿Qué formato de factura acepta el punto de entrada?

El punto de entrada procesa facturas electrónicas estructuradas conforme a Facturae y a las especificaciones vigentes del portal de proveedores. Un PDF visual sin estructura no sustituye el fichero electrónico requerido; valida la versión y firma antes de remitir.

¿Dónde se consulta si la factura fue registrada o rechazada?

En la consulta de facturas de FACe, con los datos de identificación que solicite el portal. Revisa el estado, descarga el acuse y sigue las instrucciones si aparece un rechazo o petición de subsanación.

Fuentes oficiales