El modelo 369 OSS sirve para liquidar, desde un Estado miembro de identificación, el IVA de determinadas operaciones B2C que tributan en otros Estados miembros. Si tu empresa está registrada en España en el Régimen de la Unión, presentarás una autoliquidación por cada trimestre natural, con el detalle de los países de consumo, las bases, los tipos y las cuotas. Antes de abrir el formulario, clasifica cada venta y guarda el rastro que permite explicar por qué terminó en ese país.

El modelo 369 OSS es la autoliquidación trimestral del Régimen de la Unión; en España la presenta electrónicamente quien está registrado en el Régimen de la Unión y tiene a España como Estado miembro de identificación. La AEAT describe el Régimen de la Unión y la presentación del modelo 369.

Esta guía se concentra en ventas a distancia intracomunitarias de bienes a consumidores de la Unión Europea. No pretende resolver la fiscalidad completa de una tienda en línea, la tributación de importaciones ni el tratamiento de una operación entre dos empresas. Si una expedición, una plataforma de venta, un almacén o la condición del cliente cambia los hechos, cambia también el análisis. En un asunto con impacto económico, contrasta la información con la sede electrónica y con un profesional que pueda revisar tus datos.

Qué resuelve el 369 y qué debes decidir antes

El OSS funciona como una ventanilla: en lugar de registrarte y presentar una liquidación por cada Estado de consumo que entre en el régimen, comunicas la información y realizas el ingreso a través del Estado miembro de identificación. Esa simplificación administrativa no convierte en española una venta que se localiza en Francia, Alemania u otro país. Tampoco sustituye el control de facturas, pedidos, transporte, devoluciones y existencias.

Una venta a distancia intracomunitaria parte de un Estado miembro y llega a otro con destino a un consumidor o destinatario incluido por la norma; no cubre medios de transporte nuevos ni bienes instalados o montados. La ficha de la AEAT recoge la definición y sus exclusiones. Por eso, una venta B2B con un cliente identificado a efectos de IVA no se convierte en una venta B2C solo porque se haya cobrado por una web.

La condición B2C no significa solo «particular»: la AEAT también contempla ciertos agricultores en régimen especial, sujetos que solo realizan operaciones sin derecho a deducción y algunas personas jurídicas que no actúan como empresarios. Consulta las categorías de destinatarios en la explicación de la AEAT. Guarda la evidencia de cómo identificaste al comprador y no uses la etiqueta «consumidor» de tu plataforma como única prueba.

En una venta a distancia intracomunitaria, el Estado miembro de consumo es el país donde termina la expedición o el transporte de los bienes. La Ley del IVA fija el criterio de localización en el texto consolidado. La dirección de entrega, el transportista, el almacén de salida y la prueba de recepción deben contar la misma historia. Si el pedido se divide o cambia de ruta, conserva el desglose por envío.

Cuando la sede de la actividad está en el territorio de aplicación del IVA español, España es el Estado miembro de identificación en los supuestos previstos por la LIVA. El texto consolidado de la Ley del IVA define el Estado de identificación. No es una elección libre desligada de los establecimientos y registros: la situación de la empresa y de sus existencias puede obligar a revisar qué Estado interviene.

El umbral de 10.000 euros exige control incluso por debajo del límite

El umbral se suele mencionar como si fuera una cifra aislada. No lo es. El umbral conjunto de 10.000 euros se calcula, sin IVA, sobre las ventas intracomunitarias a distancia y los servicios TBE (de telecomunicaciones, de radiodifusión y prestados por vía electrónica) realizados en la Comunidad por empresarios establecidos en un único Estado miembro. La guía práctica de la AEAT explica qué operaciones se acumulan.

El cálculo debe hacerse sobre el periodo y las circunstancias que marca la norma, no sobre una impresión de la facturación total de la tienda. Revisa si hay servicios de telecomunicaciones, de radiodifusión o prestados por vía electrónica, si existe más de un Estado de establecimiento y si alguna operación está fuera del conjunto. Un error frecuente es mirar solo las ventas físicas y descubrir tarde que los servicios TBE también se computaban en el umbral.

Si no se supera el umbral y no se ejerce la opción por destino, las ventas pueden tributar en el Estado de inicio mientras se cumplan las condiciones legales; al superar el límite se aplica la tributación en destino. La AEAT explica la excepción y el cambio a destino. La cifra no autoriza a ignorar el país de llegada ni la fecha en que se supera el umbral; sirve para aplicar una regla de localización concreta.

La opción por tributar en destino cuando no se ha superado el umbral tiene una permanencia mínima de dos años naturales. La explicación de la AEAT recoge la duración mínima de la opción. Antes de ejercitarla, proyecta la carga de identificar tipos, países y evidencias durante todo ese periodo; cambiar de criterio por una campaña comercial concreta puede no ser posible.

De la decisión al alta: prepara una ficha que sobreviva al trimestre

El alta no debería ser un trámite separado de la contabilidad. Haz una ficha operativa con:

  • quién es el empresario o profesional y qué Estado actúa como Estado miembro de identificación;
  • qué canales generan ventas B2C y qué plataforma cobra o interviene;
  • desde qué Estados se expiden los bienes y si hay existencias almacenadas fuera de España;
  • qué datos del destinatario y del transporte se guardan;
  • quién revisa la liquidación, quién autoriza el pago y dónde se archiva el justificante.

El inicio, la modificación y el cese de operaciones comprendidas en el régimen se declaran por vía electrónica. El texto consolidado de la Ley del IVA recoge estas comunicaciones del régimen. Antes de tramitarlo, comprueba también que el alta de actividad en el modelo 036 refleja la situación real: no des por terminado el régimen porque un mes no haya pedidos, ni mantengas un alta que ya no corresponde sin comprobar las consecuencias.

La Orden HAC/610/2021 aprueba los modelos y describe la presentación telemática, la respuesta de aceptación y el justificante que debes conservar. Consulta la orden publicada en el BOE. En el día a día, asigna a una persona la tarea de descargar el recibo con su fecha, hora y código, y a otra la conciliación con el banco cuando el tamaño de la operación lo justifique.

Si se opta por el régimen de ventanilla única, el modelo 369 debe incluir todas las entregas y prestaciones a las que resulte aplicable ese régimen; no se puede elegir solo una parte. La AEAT lo aclara en sus preguntas sobre el modelo 369. No selecciones Francia porque sea el país con más pedidos ni dejes fuera Alemania porque el volumen parezca pequeño: el criterio es la aplicabilidad del régimen, no la conveniencia de cada país.

Cómo clasificar cada venta sin perder el hilo

Una hoja de control sencilla evita que el formulario se convierta en una reconstrucción manual. Para preparar el 369, separa cada venta por Estado miembro de consumo, base sin IVA, tipo, cuota, Estado miembro de salida y trimestre. El artículo 163 duovicies de la Ley del IVA detalla el desglose exigido.

Dato que guardas Pregunta de control Evidencia útil
Estado miembro de consumo ¿Dónde termina realmente el transporte? Pedido, dirección de entrega y prueba del transportista
Estado miembro de salida ¿Desde qué almacén o punto salió el paquete? Albarán, etiqueta y movimiento de existencias
Condición del cliente ¿Es consumidor o una categoría asimilada, o es B2B? Datos de identificación y validación disponibles
Base y cuota ¿Está el importe separado del IVA y coincide con el tipo aplicado? Factura, nota de crédito e informe de la plataforma
Periodo ¿A qué trimestre pertenecen el devengo y la venta corregida? Fecha de pedido, expedición y reglas internas documentadas

Por cada Estado miembro de consumo, el modelo 369 debe recoger el valor total sin IVA, la cuota global y el desglose por tipos impositivos. La LIVA especifica esta información por Estado de consumo. No mezcles en una misma línea ventas con tipos distintos solo porque pertenezcan al mismo país.

Cuando los bienes se expiden desde Estados miembros distintos de España, la declaración añade el valor y la cuota por cada Estado miembro de expedición y el identificador fiscal disponible de ese Estado. El BOE recoge el desglose adicional por expedición. Esto importa aunque el cliente vea una única marca comercial: el almacén que prepara el paquete puede cambiar la información que necesita el 369.

Un ejemplo de control, no una liquidación

Imagina una tienda española que vende el mismo producto a una persona consumidora en Francia y a otra en Alemania. En el cierre del trimestre, no apuntes dos líneas genéricas «ventas UE». Abre una línea por país de consumo, identifica el almacén real de salida, conserva el importe neto y calcula cada cuota con el tipo que corresponda a ese producto en el Estado de consumo. Si una devolución modifica una de las ventas, deja enlazado el abono con el pedido original y con el trimestre que vas a corregir.

Este ejemplo es deliberadamente incompleto: no ofrece un tipo de IVA ni una cuota porque esos datos requieren comprobar el producto, el país y la fecha. Aquí importa la trazabilidad, no copiar un número de una plantilla. Si la plataforma genera informes con nombres de países distintos de los códigos de la sede, crea una tabla de equivalencias y revísala antes de importar datos.

Si la contraprestación está en una moneda distinta del euro, la conversión del modelo 369 usa el tipo válido del último día del periodo, publicado por el BCE o, si no existe publicación ese día, el del día siguiente. La Ley del IVA fija el criterio de conversión para el régimen. Guarda la fuente del tipo y el cálculo aplicado; redondear cada pedido con un criterio diferente puede crear una diferencia difícil de explicar al final.

Presentación trimestral, ingreso y justificante

Quien está registrado en el Régimen de la Unión con España como Estado miembro de identificación presenta una autoliquidación por cada trimestre natural, incluso cuando no haya realizado operaciones cubiertas en ese periodo. La AEAT confirma la obligación de presentar también sin actividad OSS. Un cierre «sin ventas» necesita una decisión explícita y un justificante, no un silencio en el calendario.

El modelo 369 se presenta durante el mes natural siguiente al final del trimestre declarado. Ese plazo figura en la información de la AEAT sobre el modelo 369. Como orientación de calendario, la autoliquidación del primer trimestre se presenta en abril; la del segundo, en julio; la del tercero, en octubre, y la del cuarto, en enero del año siguiente; comprueba siempre el calendario y la sede antes de transmitir, especialmente si el último día coincide con una incidencia técnica o un día no hábil.

El impuesto resultante se ingresa en euros dentro del plazo de presentación de la declaración. La LIVA regula el ingreso del impuesto del régimen. La conciliación final tiene tres pasos: compara el total del formulario con tu hoja por país, confirma que el banco muestra el importe correcto y archiva la respuesta aceptada junto con el detalle que permite reconstruirlo.

El modelo 369 solo incluye el IVA devengado; el IVA soportado de la actividad no se deduce en esa autoliquidación. La AEAT explica esta limitación y remite a los procedimientos de devolución que correspondan. No intentes compensar en el mismo formulario el IVA soportado de una factura de publicidad, logística o software. El tratamiento del IVA soportado se analiza por la vía que corresponda, con sus propios requisitos y plazos.

369, 303 y 349: no los uses como sinónimos

El modelo 369 es el instrumento OSS para las operaciones que entran en el Régimen de la Unión. El modelo 303 se utiliza para presentar la autoliquidación periódica nacional cuando la operación debe declararse en España. El modelo 349 tiene una finalidad recapitulativa propia para determinadas operaciones intracomunitarias; no es un sustituto automático del 369 por el hecho de que la venta cruce una frontera.

Empieza por estas tres preguntas, en este orden:

  1. ¿El destinatario y la operación están dentro del alcance B2C del OSS?
  2. ¿Dónde termina el transporte y qué regla de localización se aplica?
  3. ¿Qué régimen y qué declaración corresponden a ese hecho, considerando también el país de salida?

Si una operación es B2B, si el bien se importa desde un territorio tercero o si el bien se instala, monta o pertenece a una categoría excluida, detén el flujo OSS y revisa el tratamiento propio. La fila no se arregla trasladándola de un modelo a otro al final del trimestre.

Registros, correcciones y cierre mensual

El registro OSS debe conservarse durante diez años desde el final del año en que se realizó la operación y quedar disponible para los Estados de identificación y consumo. La Ley del IVA establece el plazo y la disponibilidad del registro. Diseña el archivo pensando en una pregunta de comprobación: quién compró, qué se vendió, dónde terminó, desde dónde salió, qué base y tipo se usaron, cómo se pagó y qué ocurrió si hubo devolución.

Una modificación de las cifras ya declaradas se realiza en una autoliquidación posterior dentro del plazo máximo de tres años desde la fecha en que debía presentarse la inicial. El texto consolidado de la LIVA regula las correcciones de periodos anteriores. Documenta el motivo, el importe anterior, el nuevo importe y la referencia al pedido o factura afectada. No edites el fichero histórico hasta hacerlo irreconocible: conserva la versión transmitida y deja que la corrección explique la diferencia.

Haz el cierre cada mes, sin esperar al trimestre. Revisa una muestra de pedidos por país, compara las ventas de la plataforma con el ERP, comprueba los almacenes desde los que salió el paquete y registra las excepciones. Si el informe no distingue bien entre dirección de facturación y dirección de entrega, corrígelo antes de que el volumen haga imposible revisar cada caso.

Errores que suelen bloquear la transmisión

Confundir el país del cliente con el país de consumo

La dirección de facturación puede no coincidir con el lugar donde termina el transporte. Usa la evidencia de entrega y documenta los casos de recogida, reenvío o devolución.

Seleccionar solo los países con más ventas

El OSS no es un menú de conveniencia. Si la operación entra en el régimen, el conjunto aplicable debe tratarse con el mismo criterio y con todos los países que correspondan.

Presentar cero solo porque no hubo pedidos nuevos

Puede haber una alta vigente y una devolución o ajuste pendiente. Comprueba la obligación del periodo y conserva la presentación, aunque el resultado sea cero.

Meter el IVA soportado en el 369

La autoliquidación no funciona como una cuenta global de IVA de la empresa. Separa el circuito de devoluciones y deducciones del ingreso OSS.

Perder el Estado de salida

Un inventario en otro país o un operador logístico que expide desde un Estado distinto puede cambiar el desglose necesario. Pregunta al almacén qué movimiento físico ocurrió, no solo qué etiqueta aparece en la tienda.

Usar OSS para importaciones sin revisar IOSS u otras reglas

El transporte entre Estados miembros y la entrada desde un territorio tercero no son el mismo hecho. Si el bien entra en la Unión desde fuera, abre un análisis separado.

Cuándo pedir una revisión antes de presentar

Pide una revisión específica si la empresa tiene existencias o establecimientos en varios Estados, vende a través de una interfaz que puede intervenir como proveedor presunto, combina bienes con servicios digitales, supera el umbral durante el año, recibe muchas devoluciones o vende productos con reglas especiales. Pídela también si la plataforma no conserva el itinerario de cada envío o si no puedes explicar el tipo aplicado en cada país.

Esta página ofrece información general y no sustituye el alta, la baja ni la comprobación de los datos en la sede electrónica. El umbral de 10.000 euros, la localización, la condición del destinatario y el tratamiento de una importación requieren hechos concretos. La normativa y las instrucciones pueden cambiar: vuelve a consultar las fuentes oficiales en el momento de preparar la declaración. Si quieres ordenar el expediente antes de transmitir, puedes revisar el centro de recursos fiscal-contables, el checklist general de IVA e IRPF trimestral como contexto de cierre (no sustituye el desglose ni el plazo propio del 369) y la información del servicio fiscal-contable.

Revisión final antes de transmitir

Si vendes por varios canales, la guía sobre fiscalidad del comercio electrónico puede ayudarte a encajar esta revisión en el control general del negocio.

Usa esta lista como control de salida del trimestre:

  • confirma que el Estado de identificación y el alta siguen vigentes;
  • separa B2C, B2B, importaciones, instalaciones y demás casos fuera del alcance;
  • valida el Estado de consumo con la entrega y el Estado de salida con el almacén;
  • agrupa base, tipo y cuota por país, y conserva el criterio de conversión a euros;
  • incluye las operaciones aplicables al OSS, incluso si un país aporta poco volumen;
  • comprueba el resultado cero cuando proceda, transmite dentro del mes siguiente y guarda el justificante;
  • concilia el pago, archiva el registro y consérvalo durante diez años.

Si el control revela una cifra ya declarada incorrecta, no borres el trimestre anterior: prepara la corrección en una declaración posterior dentro del plazo aplicable y deja una explicación enlazada al expediente.

Preguntas frecuentes

¿Quién presenta el modelo 369?

Lo presenta electrónicamente el empresario o profesional registrado en el Régimen de la Unión cuyo Estado miembro de identificación sea España, incluso si en ese trimestre no tuvo operaciones cubiertas. La Orden HAC/610/2021 y la AEAT establecen que se presente una autoliquidación por trimestre natural. Consulta la información oficial de la AEAT sobre el modelo 369.

¿Qué ventas B2C de la UE se declaran en OSS?

En el alcance de esta guía, se declaran las ventas a distancia intracomunitarias de bienes a consumidores de la UE cuyo transporte parte de un Estado miembro y termina en otro. No se incluyen por esta sola razón las ventas B2B ni los bienes importados sujetos al régimen de importación. La AEAT explica el alcance de las ventas a distancia intracomunitarias.

¿Cuándo presentar el modelo 369 trimestral?

El Régimen de la Unión exige una autoliquidación por cada trimestre natural. Esta se presenta durante el mes natural siguiente al trimestre: el primer trimestre en abril, el segundo en julio, el tercero en octubre y el cuarto en enero del año siguiente. La obligación existe aunque el periodo no tenga operaciones cubiertas. La AEAT indica la periodicidad y el mes de presentación.

¿Cómo separar las ventas B2C por país antes de presentar el 369?

Separa cada operación por Estado miembro de consumo, base sin IVA, tipo impositivo, cuota, Estado miembro desde el que salió el bien y periodo. Esa matriz debe poder reconciliarse con el registro OSS y con el importe total que se ingresa en España. El artículo 163 duovicies de la LIVA recoge el desglose por consumo y expedición.