Requerimiento AEAT de facturas: cómo responder

Respuesta breve: qué significa que la AEAT pida facturas

Un requerimiento AEAT de facturas pide documentos concretos para comprobar una operación o una obligación tributaria; la respuesta debe respetar el periodo, el concepto y el canal que indique la notificación. (Ayuda de la AEAT para contestar requerimientos). No lo trates como una invitación a enviar toda la carpeta contable. Empieza por copiar el escrito, marcar cada punto y asignarle una factura o una explicación.

La Ley General Tributaria obliga a proporcionar datos, informes, antecedentes y justificantes con trascendencia tributaria relacionados con las obligaciones propias o con relaciones económicas, profesionales o financieras con otras personas. (Artículo 93 de la Ley General Tributaria). En el IVA, el artículo 164 de la Ley 37/1992 separa varias obligaciones: expedir y entregar facturas, llevar contabilidad y registros, informar sobre operaciones y presentar declaraciones-liquidaciones. (Artículo 164 de la Ley del IVA). Esa separación importa porque un escrito que solicita facturas no se contesta automáticamente con un libro registro ni con un modelo 303.

Esta guía está pensada para una empresa o persona autónoma que recibe una notificación de la AEAT en España. El resultado depende del procedimiento, periodo, impuesto e instrucciones del órgano que firma el requerimiento; Aduanas, Recaudación, libros completos o alegaciones tienen su trámite específico.

Lee la notificación antes de buscar archivos

En un requerimiento individualizado de información, la Administración debe identificar al obligado que suministra la información, el periodo y los hechos o datos solicitados. Lo establece el artículo 55 del Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria. Convierte esos datos en una ficha de control:

Para los requerimientos individualizados de información regulados en ese artículo, el plazo concedido no puede ser inferior a 10 días contados desde el día siguiente al de la notificación. (Artículo 55 del RGAT). No extrapoles esa regla a cualquier carta de Hacienda: la propia notificación puede pertenecer a otro procedimiento, incluir un plazo distinto o remitir a un trámite de un modelo. Anota el vencimiento que corresponda a tu escrito y pide aclaración o asistencia profesional si no puedes identificar el plazo con seguridad.

Comprueba si pide el original, una copia, una exportación, un cuadro de correspondencia o una explicación. «Factura» puede referirse al documento emitido o recibido, a una rectificativa, a un duplicado o a datos de una operación: no completes los huecos con una suposición.

Clasifica las facturas que pide la carta

La respuesta depende de la combinación de tipo de documento, periodo y operación. Usa esta clasificación como hoja de trabajo, no como una lista que sustituya la notificación.

Un contrato, un pedido, un albarán y un justificante bancario no se convierten en factura por aparecer juntos. Si el escrito solicita solo una factura, no adjuntes contratos completos o extractos bancarios por reflejo. Si pide acreditar la realidad, el pago o la relación comercial, prepara los anexos pertinentes y explica qué prueba aporta cada uno.

Facturas emitidas y recibidas no se revisan igual

El artículo 164 de la LIVA establece la obligación de expedir y entregar factura de las operaciones en los términos reglamentarios. (Artículo 164 de la LIVA). Para una factura emitida, revisa que el archivo corresponde al cliente y a la operación del periodo. Contrasta la numeración con la serie, la fecha de expedición con la fecha de la operación cuando sean distintas y el importe con el registro que originó el asiento.

Para una factura recibida, confirma quién la expidió, cómo llegó a la empresa, cuándo se registró y en qué periodo se utilizó. El artículo 97 de la LIVA exige estar en posesión del documento justificativo para ejercer el derecho a la deducción. (Artículo 97 de la LIVA). Esa exigencia formal no convierte toda factura en una prueba completa de la operación. La comprobación puede requerir otros hechos y documentos.

Una factura ordinaria debe identificar número y serie cuando proceda, fecha, partes, NIF, domicilios, descripción, datos para determinar la base imponible, precio unitario sin impuesto, descuentos, tipo o tipos y cuota separada cuando corresponda. También debe reflejar la fecha de la operación o del pago anticipado si es distinta de la expedición. Son los datos que recoge el artículo 6 del Reglamento de facturación.

Cuando el requerimiento señala una factura concreta, revisa esos campos con la factura que realmente está en tu sistema. No remaquetes el PDF para «mejorarlo» ni cambies una fecha, una descripción o un importe antes de entregarlo. Si detectas un defecto, conserva el archivo original y separa la explicación de cualquier corrección posterior.

Una factura correcta no demuestra por sí sola el pago

La LIVA vincula la deducción a la posesión del documento justificativo y limita la cuota deducible a la cuota expresa y separadamente consignada cuando el documento es el que justifica el derecho. Esa regla explica por qué la revisión formal importa, pero no autoriza a concluir que el pago existe, que el servicio se prestó o que una cuota es deducible en cualquier contexto.

Haz una matriz de correspondencia cuando la carta pida más de un soporte:

1. Factura. Anota nombre de archivo, número, serie, fecha, emisor o destinatario e importe.
2. Operación. Identifica pedido, contrato, albarán, parte de trabajo o comunicación comercial, solo si existe y es pertinente.
3. Pago. Localiza transferencia, recibo, compensación o saldo pendiente sin presentar un extracto entero si no hace falta.
4. Registro. Señala asiento, libro registro o cuenta donde la operación pueda localizarse.
5. Declaración. Si el requerimiento conecta el documento con una autoliquidación, apunta el modelo, periodo y casilla sin convertir esa referencia en una respuesta diferente.

Esa matriz es una herramienta interna. No afirmes que un contrato prueba el pago ni que un asiento contable sustituye una factura. Cada documento debe quedar asociado a una función y a un punto concreto del escrito.

Controles de factura que evitan errores de alcance

Las facturas pueden expedirse en papel o en formato electrónico si el medio permite garantizar autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad desde la expedición durante todo el periodo de conservación. El artículo 8 del Reglamento de facturación añade que los controles de gestión deben permitir una pista de auditoría fiable que conecte la factura con la entrega de bienes o la prestación de servicios. (Artículo 8 del Reglamento de facturación).

El mismo Reglamento permite expedir facturas en cualquier lengua, aunque la Administración puede exigir traducción al castellano o a otra lengua oficial en España cuando sea necesario para una actuación de comprobación. La regla está en el artículo 12. Si la carta exige traducción, no sustituyas la factura original: entrega ambos documentos y deja claro cuál es la traducción.

Si el importe del IVA o la descripción no coinciden con el registro, no corrijas el original para que cuadre. Compara fechas, descuentos, anticipos, abonos y moneda, y explica por separado el hecho documentado y tu interpretación.

Facturas rectificativas, simplificadas y duplicados

Una factura rectificativa tiene una función concreta. El artículo 15 del Reglamento de facturación exige expedirla cuando la factura original no cumple alguno de los requisitos de los artículos 6 o 7, y también cuando las cuotas repercutidas se determinaron incorrectamente o concurre una causa de modificación de la base imponible. (Artículo 15 del Reglamento de facturación). La rectificativa debe permitir identificar de manera inequívoca la factura rectificada y qué se modifica.

Por eso, una factura ausente no se «arregla» fabricando una rectificativa. Primero comprueba si existe el original en otra bandeja, sistema o archivo externo. Si se perdió una factura emitida, pide al emisor o destinatario la copia disponible y documenta la búsqueda. El artículo 14 permite ejemplares duplicados en supuestos concretos, entre ellos la pérdida del original, y exige que el ejemplar lleve la expresión «duplicado». (Artículo 14 del Reglamento de facturación).

Las facturas simplificadas tienen su propio contenido mínimo en el artículo 7. (Artículo 7 del Reglamento de facturación). Si el requerimiento pide justificar una cuota soportada o identificar una operación con más precisión, revisa si el documento contiene los datos adicionales que procedan. No conviertas todas las facturas simplificadas del periodo en un anexo masivo si la carta señala operaciones concretas.

Qué hacer si falta una factura del expediente

Describe la ausencia con claridad. Sigue una secuencia corta y reproducible:

1. Busca por número, serie, NIF, fecha, importe y proveedor o cliente. Repite la consulta en el sistema de facturación, contabilidad, correo y archivo de documentos.
2. Comprueba si el archivo está guardado con otra extensión o como factura electrónica. No des por inexistente un documento solo porque no aparece en una carpeta.
3. Pide una copia a quien expidió la factura si es una factura recibida o a quien la recibió si necesitas una copia de una factura emitida. Conserva la solicitud y la respuesta.
4. Revisa si existe una factura rectificativa, un abono o un duplicado que explique el hueco. Enlaza los documentos y no los presentes como si fueran el mismo original.
5. Redacta una explicación precisa: qué buscaste, en qué sistemas, qué documento alternativo aportas y qué no consta a la fecha de la respuesta.

No reconstruyas una factura desde un extracto bancario ni inventes un número de serie para cerrar una tabla. Un cuadro elaborado con datos internos puede ayudar a explicar una ausencia, pero debe marcarse como elaboración y no confundirse con la factura original. Cuando la ausencia afecta a la deducción o a una posible regularización, la decisión fiscal requiere revisar el expediente y el periodo; esta página no determina qué rectificación o autoliquidación procede.

Si aún estás esperando una copia y el plazo se acerca, valora pedir instrucciones o una ampliación por la vía que indique la notificación. No supongas que una solicitud suspende el plazo. La respuesta debe dejar constancia de la gestión pendiente y de la fecha del requerimiento, pero no reemplaza el análisis procesal del caso.

Conservación y acceso al expediente

Las facturas recibidas, las copias o matrices de las facturas expedidas y determinados justificantes contables deben conservarse durante el plazo previsto por la normativa tributaria. Así lo disponen el artículo 165 de la LIVA y el artículo 19 del Reglamento de facturación. El Reglamento exige conservar los documentos con su contenido original, de forma ordenada.

La conservación electrónica debe mantener autenticidad, integridad y legibilidad, y permitir el acceso de la Administración tributaria sin demora injustificada. El artículo 20 permite medios electrónicos si cumplen esas condiciones; el artículo 21 añade requisitos para documentos conservados electrónicamente, incluida la legibilidad del formato original y el acceso en línea cuando se solicite.

Para contestar, trabaja sobre una copia controlada y guarda notificación, índice, anexos, originales, filtros de búsqueda y justificante. Limita el acceso a quienes preparen o revisen la respuesta; la obligación de aportar información no vuelve pertinente todo lo que aparezca en un sistema.

La propia LGT reconoce que el obligado puede rehusar documentos que no resulten exigibles por la normativa tributaria o que ya haya presentado y estén en poder de la Administración actuante, aunque esta pueda pedir la ratificación de datos específicos. (Artículo 99 de la LGT). No uses esa regla para negar una factura que el escrito sí reclama. Úsala como recordatorio de que debes leer el objeto y evitar anexos irrelevantes.

Cómo presentar la contestación en la Sede

La AEAT indica que primero hay que revisar el contenido del requerimiento y confirmar que esa es la vía correcta, porque algunas notificaciones remiten a «Aportar documentación complementaria» o a un trámite de un modelo concreto. En la ayuda oficial para contestar requerimientos, el interesado puede acceder con certificado, DNI electrónico o Cl@ve según la opción disponible; el representante debe acceder con identificación.

La ayuda de la AEAT resume el trámite así:

1. Abre la vía asociada a la notificación e introduce el CSV que aparece en el documento cuando el trámite lo solicite.
2. Selecciona cómo presentas la contestación y comprueba la identidad, el expediente y la referencia.
3. Completa asunto, datos de contacto y, si el formulario lo pide, teléfono y correo electrónico.
4. Usa «Añadir ficheros» para adjuntar los documentos. La ayuda de la AEAT señala que cada archivo no puede superar 64 MB y remite a sus formatos aceptados. (Ayuda sobre formatos y tamaño).
5. Escribe una explicación breve que siga el orden de la carta. Relaciona cada anexo con el punto que contesta.
6. Pulsa «Presentar» y descarga el justificante de la generación del registro. Comprueba que la relación de anexos coincide con lo que pretendías enviar.

En el primer escrito no necesitas contar la historia completa de la empresa. Identifica el requerimiento, describe el paquete y señala ausencias o anexos pendientes. Si el sistema obliga a fraccionar el envío por tamaño, numera las partes y explica cómo se relacionan. Conserva el justificante de cada presentación.

Facturas, libros IVA, modelo 303, Aduanas y Recaudación

Esta distinción evita errores frecuentes. Una misma operación puede aparecer en varios sistemas, pero cada trámite pide una cosa distinta.

Facturas concretas frente a libros registro de IVA

El Suministro Inmediato de Información (SII) es un sistema de llevanza de los libros registro del IVA a través de la Sede Electrónica mediante el suministro cuasi inmediato de registros de facturación. La FAQ oficial del SII enumera, para quienes están sujetos al sistema, los libros de facturas expedidas y recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias.

Las preguntas frecuentes del SII aclaran una duda habitual: en el SII no se envían las facturas en PDF como regla general, sino los campos de los registros de facturación que se concretan en su normativa. Por tanto, un requerimiento que pide «facturas emitidas y recibidas» no debe confundirse con un envío ordinario de registros SII. (FAQ oficial del SII). Si la carta pide el libro completo o una extracción de registros, prepara ese formato además de las facturas, siguiendo literalmente el alcance.

Facturas frente al modelo 303

La LIVA coloca en apartados distintos la expedición de facturas, los libros y registros y la presentación de declaraciones-liquidaciones. (Artículo 164 de la LIVA). El modelo 303 declara y liquida el IVA del periodo. (Instrucciones del modelo 303, ejercicio 2026). No es una copia de las facturas ni sustituye los anexos documentales de un requerimiento. Si la carta vincula una factura a una casilla del 303, aporta la referencia que pide y conserva la autoliquidación, pero no respondas con el modelo como único documento si también reclama la factura.

Facturas frente a Aduanas

La AEAT tiene un procedimiento específico de requerimiento de información de Aduanas e Impuestos Especiales (D101). (Ficha D101 de la AEAT). Su objeto comprende la obtención de información sobre los tributos de ese ámbito mediante requerimientos individualizados. La ficha distingue inicio, tramitación y terminación y advierte de posibles reiteraciones o de un procedimiento sancionador si no se atiende completamente.

Si una importación aparece en tu carta, una factura comercial puede ser solo una pieza. La declaración aduanera, el documento de liquidación del IVA a la importación, el transporte o la clasificación arancelaria pertenecen a otro conjunto probatorio y no deben darse por exigidos solo porque haya una factura. Lee el órgano, la materia y los documentos citados. Si la notificación es D101, utiliza la vía que corresponda a Aduanas.

Facturas frente a Recaudación

La ficha de Requerimiento de información de Recaudación describe un procedimiento para solicitar datos, informes, antecedentes y justificantes con trascendencia tributaria. (Ficha RA10 de la AEAT). Su finalidad puede estar ligada a una deuda, cobro, movimiento o actuación ejecutiva, no a la comprobación formal de una factura emitida o recibida.

Una factura puede ayudar a explicar un pago o una relación comercial en un expediente recaudatorio, pero no sustituye la respuesta a la deuda, al plazo de ingreso o al acto ejecutivo que figure en la notificación. Si la carta viene de Recaudación, separa el anexo de facturas de la decisión sobre pago, oposición o suspensión. Son cuestiones distintas y tienen sus propios requisitos.

Si el requerimiento pide datos de un cliente, proveedor u otra persona en lugar de tus propias facturas, consulta también la guía sobre requerimientos de información sobre terceros. La etiqueta del archivo no decide el alcance; lo hace el texto del acto.

Matriz de expediente: un ejemplo hipotético

Este ejemplo solo muestra una forma de ordenar el trabajo. No representa a un contribuyente real ni una respuesta válida para un expediente concreto.

Imagina una notificación que solicita tres facturas recibidas de un proveedor durante un trimestre y pregunta por su relación con un servicio contratado. La matriz interna puede tener estas columnas:

El índice que finalmente presentes puede ser más corto que la matriz interna. Una línea de índice eficaz incluye el número de anexo, un nombre estable, la factura o la operación cubierta y el punto de la notificación al que responde. Si un anexo contesta a varios puntos, dilo una sola vez. Así, la persona que tramita la contestación puede ver qué cubre cada anexo sin reconstruir tus filtros.

Errores frecuentes al aportar facturas

Enviar todo el año. Un volcado anual puede incluir operaciones ajenas, datos personales y secretos comerciales. Filtra por la fecha y el concepto que aparecen en la carta. Si necesitas un informe más amplio para comprobar totales, úsalo internamente y entrega solo lo pertinente.

No identificar o corregir una factura. Nombra los archivos de forma estable, usa el índice y conserva la relación de una rectificativa con el documento que modifica. Si falta el original, explica la ausencia; no fabriques una corrección.

Ocultar un error. Una fecha incorrecta o un importe distinto se gestiona con una explicación y, si corresponde, con el documento rectificativo aplicable. Sustituir silenciosamente un archivo elimina la trazabilidad que necesitas para revisar la respuesta.

Usar el trámite equivocado. La AEAT advierte que algunas notificaciones dirigen a procedimientos distintos. Comprueba el enlace desde la propia carta antes de adjuntar archivos.

Límites de esta guía y siguiente paso

La selección de documentos debe seguir exactamente el periodo y concepto de la carta. Tener una factura es un requisito formal para ejercer la deducción del IVA, pero su aportación no decide por sí sola la realidad de la operación, el pago ni el resultado de una comprobación. (Artículo 97 de la LIVA). Tampoco esta página calcula plazos de recurso, decide si conviene rectificar una autoliquidación o sustituye la lectura del expediente.

La información se refiere a actuaciones de la AEAT en España y a fuentes consultadas el 30 de agosto de 2026. Un órgano foral, un trámite aduanero, una actuación de Recaudación, una inspección abierta o una notificación que pida libros completos puede aplicar reglas y documentos adicionales. Protege los datos personales, conserva el justificante y solicita revisión profesional cuando la respuesta pueda afectar a cuotas, sanciones o plazos.

Empieza con una copia de la notificación y una matriz de seis campos: expediente, periodo, operación, tipo de factura, anexo y estado. Localiza los documentos sin alterar los originales, prepara un índice, presenta por la vía indicada y conserva el paquete registrado.

El servicio fiscal-contable de TaxFactory puede revisar la selección y la correspondencia documental de un expediente complejo. La guía sobre cartas y requerimientos de Hacienda ayuda a identificar el documento recibido y su fase. Para volver a la colección, consulta el hub de recursos fiscal-contables.

Preguntas frecuentes

¿Qué facturas aportar a Hacienda?

Aporta las facturas emitidas o recibidas que la notificación identifica por operación, periodo, cliente, proveedor o número. Antes de adjuntarlas, conserva una copia del original, comprueba que cada archivo es legible y relaciona el anexo con un punto de la carta. Añade un contrato, un justificante de pago, el registro o una explicación solo cuando el escrito lo pida o sean necesarios para aclarar una diferencia.

¿Cómo responder con facturas emitidas y recibidas?

Separa las facturas emitidas de las recibidas y prepara un índice con el número, la serie, la fecha, la contraparte, el importe y el punto del requerimiento. Revisa los datos formales y conserva la trazabilidad con el registro de origen. Después utiliza el canal que indique la notificación, completa la referencia y el asunto, adjunta los ficheros, presenta la respuesta y descarga el justificante.

¿Qué pasa si falta una factura del expediente?

Busca por número, serie, NIF, fecha e importe en el sistema de facturación, la contabilidad, el correo y el archivo. Si no aparece, solicita una copia a quien la expidió o recibió, conserva esa gestión y explica en la contestación qué se ha comprobado y qué sigue pendiente. No inventes una factura ni sustituyas el original por una tabla creada desde un movimiento bancario.

¿Cómo justificar una factura ausente sin enviar documentación irrelevante?

Describe el periodo y la operación, los sistemas consultados y la gestión hecha para obtener una copia. Adjunta la evidencia alternativa únicamente si conecta con la pregunta de la carta y explica qué demuestra. Mantén fuera del envío los años no solicitados y los clientes, proveedores y datos personales ajenos al requerimiento. Si el vencimiento se acerca, pide instrucciones por la vía procedente sin asumir que la petición suspende el plazo.