Requerimiento del modelo 190 ante la AEAT: cómo responder

Respuesta breve: qué hacer cuando llega la carta

La AEAT usa la verificación de datos o la comprobación limitada del modelo 190 para aclarar o justificar discrepancias observadas en la declaración o en los datos relativos a ella. Consulta la ficha G209 de la AEAT y lee la notificación completa: es la que marca qué ejercicio, perceptores, claves, importes y justificantes debes explicar.

El modelo 190 resume anualmente retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta. La página oficial del modelo 190 permite localizar el trámite, pero no sustituye las instrucciones del ejercicio requerido.

En la práctica, empieza por delimitar el alcance de la carta y reconstruir el detalle que la originó. Después concilia el 190 con el 111, la nómina y los pagos; reúne los certificados necesarios, decide si procede aclarar o corregir y deja un rastro que otra persona pueda revisar. Esta página trata la contestación de un requerimiento; no es una guía para preparar el 190 anual desde cero ni una repetición de la guía mensual del modelo 111.

Qué significa que Hacienda revise el modelo 190

No todas las revisiones responden al mismo desajuste. Los motivos pueden ser distintos: un perceptor figura con un NIF distinto; una percepción se asignó a una clave o subclave que no encaja; un certificado no coincide con el registro informado; o la AEAT contrasta datos de varias declaraciones. La carta puede pedir una explicación y documentos sin afirmar todavía que exista una deuda.

La actuación puede iniciarse de oficio mediante un requerimiento para aclarar o justificar la discrepancia, o mediante una propuesta de liquidación cuando la Administración tenga datos suficientes. La ficha G209 explica esas formas de inicio. Por eso conviene distinguir desde el principio un requerimiento de información o justificación de una propuesta frente a la que debas formular alegaciones: el asunto, el órgano y la vía pueden cambiar.

Antes de resolver o practicar una liquidación provisional, la AEAT debe notificar la propuesta para que el obligado formule alegaciones en diez días. La misma ficha G209 describe ese trámite para el procedimiento indicado. No uses esa cifra como plazo automático para cualquier carta: anota el vencimiento que figura en tu notificación y el tipo exacto de actuación.

La verificación puede terminar sin liquidación, con la corrección de defectos o con una liquidación provisional motivada; también puede finalizar por aclaración documentada, caducidad o el inicio de otro procedimiento que incluya su objeto. G209 recoge esas posibilidades de terminación. Una respuesta ordenada no garantiza un resultado concreto, pero sí deja una ruta clara para comprobar lo que afirmas.

La ficha G209 publica un plazo de resolución de seis meses para el procedimiento indicado. Comprueba la referencia en la ficha oficial, sin confundir ese plazo de resolución con el que tienes para contestar. La prioridad práctica sigue siendo registrar la respuesta dentro del plazo de la carta y conservar el justificante.

Lee la notificación como una lista de comprobaciones

Antes de abrir la carpeta de nóminas, copia en una hoja de trabajo cinco datos: la referencia o el expediente, el ejercicio, el periodo o los meses, los perceptores incluidos y la documentación solicitada. Añade el plazo y el canal. Si la carta menciona una muestra, no la sustituyas por una extracción de todo el año sin explicar por qué; ampliar el alcance aumenta datos personales, tiempo de revisión y posibilidades de mezclar ejercicios.

El periodo y la muestra de perceptores que debes justificar vienen definidos por la notificación. La descripción del procedimiento G209 debe leerse junto con la carta concreta para identificar el alcance. Si una frase es ambigua, contesta lo que está claro y pide precisión por la vía habilitada; no inventes una muestra ni supongas que “ejercicio” equivale a todos los pagos de la empresa.

La AEAT pide revisar el contenido del requerimiento para confirmar que la vía usada sirve para contestar, alegar o aportar documentación, porque el documento puede indicar otro trámite. Revisa las instrucciones oficiales para contestar requerimientos antes de iniciar un formulario genérico. Un envío en el canal equivocado puede dejar dudas sobre si se atendió la actuación.

Separa dos preguntas que suelen confundirse. “¿Qué dato quiere comprobar la AEAT?” se responde con el alcance de la carta. “¿Qué parte del registro interno lo explica?” se responde con nómina, contabilidad, pagos, certificados y declaraciones. No contestes con una carpeta completa de recursos humanos si la carta pide una relación concreta; tampoco entregues una cifra aislada cuando la diferencia depende del NIF o de la clave.

La discrepancia suele estar en el registro, no en la suma

Cada registro de perceptor del 190 incluye datos identificativos, ejercicio de devengo, importes dinerarios o en especie y la clave y subclave de percepción. Las instrucciones oficiales del modelo 190 describen esa composición. Reproduce esos campos en tu hoja de contraste y añade las columnas internas que permitan llegar al documento de origen.

Si un mismo perceptor recibe rentas de distintas claves o subclaves, el modelo 190 exige un registro separado por cada combinación pagada. Consulta las instrucciones del 190 para el ejercicio revisado. No agrupes dos filas solo porque tengan el mismo NIF y nombre: una diferencia de clasificación puede desaparecer al sumar y seguir siendo el motivo de la carta.

El resumen del 190 calcula el total de percepciones sumando los importes de los registros con independencia de sus claves o subclaves. La fórmula aparece en las instrucciones del modelo. El total sirve como control de integridad, no como explicación suficiente de cada registro.

El total de retenciones e ingresos a cuenta del 190 suma esos importes de todos los registros, también con independencia de la clave o subclave. Comprueba esa regla en el documento oficial. Si el total coincide pero una persona aparece dos veces, falta una subclave o el ejercicio de devengo es incorrecto, todavía existe una discrepancia que contestar.

La coincidencia de los totales no demuestra que cada perceptor, clave, importe y certificado sean correctos. Las instrucciones del modelo 190 explican cómo se agregan registros, de ahí este límite práctico. Haz una comprobación en dos niveles: primero el total de la población pedida; después, cada perceptor y documento de la muestra.

Tampoco conviene copiar sin más una plantilla antigua. La Orden HAC/1431/2025 modificó diseños del modelo 190, incluidas las nuevas subclaves B.04 y B.99 y campos adicionales para determinados perceptores. Consulta el texto de la Orden en el BOE. El cambio no autoriza a aplicar esas subclaves a cualquier ejercicio: verifica el diseño y las instrucciones vigentes del periodo que aparece en la notificación.

Cómo conciliar el 190 con el 111, la nómina y el pago

La AEAT describe el modelo 111 como la declaración periódica de las retenciones y el modelo 190 como su resumen anual, dentro de las obligaciones del retenedor. El manual oficial sobre retenciones explica esa relación. En un requerimiento, el 111 es una pieza de conciliación, no una respuesta que sustituya al detalle del 190.

Ve del menor al mayor detalle. Fija primero el ejercicio y los meses o trimestres que pide la carta. Extrae después del 190 la fila o filas afectadas y conserva NIF, clave, subclave, percepción dineraria o en especie y retención. Localiza en la nómina o libro de pagos el devengo, la fecha de abono, el bruto, la retención y cualquier regularización. Cierra el recorrido con el pago bancario o justificante contable, sin confundir fecha de pago con periodo de devengo.

Una tabla útil puede tener estas columnas: perceptor, NIF, ejercicio de devengo, mes, clave, subclave, importe 190, retención 190, 111 del periodo, bruto de nómina, retención calculada, pago, certificado, diferencia, documento, explicación y decisión. No hace falta enviar todas esas columnas, pero sí conservarlas para que la respuesta se pueda revisar y repetir.

Las diferencias suelen aparecer en cuatro lugares: el tiempo, la identidad, la clasificación y el importe. Una paga de diciembre abonada en enero obliga a revisar el devengo y la documentación del periodo, no solo la fecha del banco. También puede haber varias relaciones para una misma persona o un NIF mal transcrito. La clave y la subclave determinan cómo se clasifica la percepción. Por último, las regularizaciones, los atrasos, los pagos en especie, las devoluciones y los redondeos pueden separar la nómina del resumen.

Si la diferencia procede del modelo 111, no intentes resolverla ajustando el 190. En una autoliquidación complementaria del 111 se consignan por completo las cuantías correctas de las casillas, que sustituyen a las de la autoliquidación anterior. Consulta las instrucciones del modelo 111. La corrección tiene que seguir la regla del periodo y de la autoliquidación afectada.

La respuesta útil convierte cada petición del requerimiento en una fila que conecta periodo, perceptor, NIF, clave o subclave, importe, documento y decisión. La necesidad de delimitar el objeto y el alcance se desprende de G209. La fila final debe decir qué has comprobado, qué adjuntas, si existe diferencia y cuál es el siguiente paso; no es un simple listado de archivos.

Si necesitas el procedimiento general para hacer una conciliación completa, enlaza con la guía para cuadrar el modelo 111 con el modelo 190. Aquí el punto de llegada es distinto: usar esa conciliación para contestar una carta concreta, con una muestra y un plazo ya definidos.

Qué certificados y justificantes aportar

El retenedor debe presentar una declaración anual, conservar la documentación correspondiente y expedir una certificación de las retenciones o ingresos a cuenta efectuados. El artículo 105 de la Ley del IRPF en el BOE recoge esa obligación. Por eso, cuando la carta pide certificados, identifica al perceptor y el periodo exactos en vez de adjuntar un modelo genérico sin fecha.

La AEAT indica que el retenedor debe poner los certificados de retenciones e ingresos a cuenta a disposición del perceptor antes del inicio de su declaración de IRPF. Consulta las obligaciones del retenedor. En la carpeta de contestación, nombra cada certificado con el ejercicio, el perceptor y el tipo de renta; verifica que el importe y la retención coinciden con la fila revisada.

Son dos usos documentales distintos. El certificado que la empresa entrega al perceptor ayuda a acreditar la retención de esa persona. El certificado tributario que expide la AEAT sobre el resumen anual sirve para acreditar qué declaración 190 consta presentada. El certificado tributario del resumen anual 190 acredita los datos de la declaración y, si se presentó, adjunta esa declaración. La AEAT explica su contenido. Elige el documento en función de lo que literalmente pida la carta y, si aportas ambos, identifícalos por separado.

Para una discrepancia de perceptor, el paquete suele organizarse así:

• una portada o índice que copia el punto de la notificación;
• el registro del 190 y la fila de conciliación correspondiente;
• certificado de retenciones e ingresos a cuenta del perceptor y ejercicio;
• nóminas, liquidaciones o documentos de la percepción que expliquen bruto y retención;
• justificantes de pago o asiento contable cuando la diferencia dependa del abono;
• modelo 111 y su justificante del periodo, si la carta necesita verificar la retención periódica;
• una explicación breve de cualquier regularización, devolución, especie, atraso o diferencia de fecha.

El artículo 99 de la Ley del IRPF sitúa la retención o el ingreso a cuenta en los casos y en la forma previstos para las rentas sujetas. Las entidades y personas jurídicas que satisfacen rentas sujetas al IRPF deben practicar retención o ingreso a cuenta en los casos y forma previstos. Lee el artículo 99 de la Ley del IRPF antes de presentar una explicación que atribuya la discrepancia a una “retención correcta” sin comprobar la renta y el periodo. No resuelvas por intuición si hay pagos en especie, atrasos o una relación que cambió durante el año.

Entrega solo lo pertinente. Si una nómina contiene datos personales ajenos a la muestra, revisa si pueden ocultarse sin hacer incomprensible la prueba y conserva el original en el expediente interno. Minimizar no significa borrar el NIF o la fecha que la AEAT necesita para verificar, sino evitar el envío de conversaciones, teléfonos o información de otros empleados sin relación con el punto requerido.

Decide si aclarar, corregir o revisar antes la retención

La decisión depende de dónde nace la diferencia: aclarar un dato, corregir la informativa o revisar antes la retención y los modelos periódicos. La ficha G209 sobre aclaración y corrección sirve como marco, pero la elección debe basarse en la fila de conciliación y en el texto de la carta.

La complementaria del 190 incluye únicamente percepciones omitidas, mientras que la sustitutiva reemplaza por completo una declaración anterior con datos inexactos o erróneos. Las instrucciones del modelo 190 diferencian así ambas vías. No marques “complementaria” porque el formulario sea más cómodo: primero decide si falta algo o si debes reemplazar el conjunto.

En una complementaria o sustitutiva del 190 debe constar el número identificativo de trece dígitos de la declaración anterior. Comprueba ese requisito en las instrucciones oficiales y localiza el dato en el justificante, no en una hoja de trabajo sin validar. Si la declaración anterior no está disponible, deja constancia de la búsqueda y resuelve cómo obtenerla antes de enviar una corrección.

No conviene presentar un nuevo 190 antes de identificar la causa de la discrepancia y su efecto en el 111, la nómina, el pago y el certificado. La finalidad de la comprobación G209 justifica esta secuencia de trabajo. Un nuevo resumen puede cambiar los totales y conservar el error de fondo, o crear una segunda versión difícil de explicar.

Cómo redactar y presentar la contestación

Redacta una carta corta y una carpeta comprensible. En el primer párrafo identifica al obligado, su NIF, el expediente, la fecha de notificación y el ejercicio. En el segundo, resume el hallazgo: “se contrasta el registro del perceptor X, con clave Y, por una diferencia de importe” o “se aclara la aparente diferencia porque el pago corresponde a otro periodo”. Después sigue el orden de la notificación y asigna cada anexo a un punto.

Separa hechos, comprobaciones y decisión. Por ejemplo: “el 190 contiene 4.800 euros; la nómina de marzo refleja 4.500 y una regularización de 300; el pago se realizó el día indicado; se adjuntan nómina, cálculo y certificado”. Si algo no consta, dilo después de buscar en las fuentes razonables. No reemplaces “no consta” por un cero ni presentes una reconstrucción como si fuera un registro original.

Comprueba también la vía de presentación. La AEAT explica que el canal puede servir para contestar, alegar o aportar documentación y que la propia notificación puede dirigir a otro trámite. Revisa esas instrucciones antes de enviar. La contestación vinculada a una notificación puede iniciarse con el CSV y, según el caso, con certificado, DNI electrónico o Cl@ve. La página oficial describe esas opciones de acceso.

El formulario de contestación pide, entre otros datos, el expediente o la referencia, el asunto y los datos de contacto, permite adjuntar ficheros y muestra un justificante cuando el envío se realiza correctamente. Consulta los campos y el justificante en la guía de la AEAT. Antes de pulsar enviar, revisa que el expediente de la pantalla coincide con el de la carta; después descarga el recibo y guarda una copia de cada archivo con el mismo nombre y versión.

Un índice numerado evita una respuesta opaca:

1. Punto 1 de la notificación: 01_resumen_190_ejercicio.pdf (identifica la fila y el total revisado).
2. Punto 2: 02_certificados_perceptores.pdf (reúne solo los certificados de la muestra).
3. Punto 3: 03_nominas_y_pagos.pdf (enlaza cada documento con la fila de conciliación).
4. Punto 4: 04_modelos_111_y_justificantes.pdf (prueba los periodos periódicos solicitados).
5. Anexo explicativo: 05_conciliacion_y_decision.pdf (resume diferencias, corrección o aclaración).

Los nombres son un ejemplo; respeta el formato y el tamaño que acepte el trámite. Si el portal rechaza una carpeta comprimida o un archivo, no cambies de canal a ciegas: consulta la propia notificación y la ayuda del formulario. El justificante de registro prueba qué se envió, no que la AEAT haya aceptado tu interpretación; conserva también el expediente de trabajo que permite reconstruirla.

Qué revisar después de enviar

Guarda juntos la carta original con su fecha de acceso, la contestación tal como se presentó y el justificante de registro. Conserva también la hoja de conciliación congelada en la versión que sirvió de base. Si más adelante corriges una nómina o recibes un certificado nuevo, crea una versión nueva y deja claro que no forma parte de lo ya enviado.

El envío tampoco pone fin por sí solo al expediente. G209 contempla varias salidas, desde la terminación sin liquidación hasta una liquidación provisional motivada o el paso a otro procedimiento que incluya el mismo objeto. Puedes consultar el detalle en G209. Hasta recibir la comunicación correspondiente, trata el asunto como abierto.

Si llega una nueva comunicación, compárala con el expediente inicial. Comprueba si pide el mismo periodo, una muestra ampliada, alegaciones frente a una propuesta o documentación adicional. No reutilices automáticamente una respuesta anterior: cambia el índice y la explicación para que el nuevo acto quede identificado. Si la nueva comunicación plantea una liquidación o una cuestión que excede esta guía, pide revisión profesional antes de dejar pasar el plazo.

Errores pequeños que mantienen abierta la discrepancia

Responder solo con totales encabeza la lista. Una cifra anual puede ocultar un NIF duplicado, una clave intercambiada o una percepción en especie sin certificado. También es fácil mezclar ejercicios: un archivo de 2025 no justifica por sí solo una fila de 2024. La misma confusión aparece cuando se unen nómina y pago sin explicar regularizaciones, anticipos o devoluciones, o cuando se presenta el 190 corregido sin aclarar por qué el 111 y el certificado cambian o no cambian.

Otro error es tratar todos los documentos como equivalentes. El certificado del perceptor, el justificante de una declaración, la nómina y el extracto bancario cumplen funciones distintas. Etiquétalos para que la persona que lea la respuesta sepa qué documento prueba la identidad, cuál acredita el importe y cuál demuestra que se presentó una declaración. Cuando un documento contiene datos de varios perceptores, marca la página o la fila relevante y evita adjuntar más información de la necesaria.

También es arriesgado copiar una clave desde el ejercicio siguiente o usar una plantilla de internet sin comprobar la orden e instrucciones del año revisado. La orden que introdujo cambios recientes no convierte sus subclaves y campos en una regla universal para todos los periodos. Consulta el texto de la Orden HAC/1431/2025 en el BOE y contrástalo con el ejercicio de la carta.

Límites de esta guía

La carta es la que fija el periodo, los perceptores y el alcance. Usa G209 como marco, pero la notificación concreta es la que prevalece. Esta página no decide qué clave corresponde a una renta concreta, no calcula una retención sin conocer el pago y no sustituye la lectura del expediente.

Antes de corregir, identifica la causa y su efecto en el 111, la nómina, el pago y el certificado. La explicación del procedimiento G209 respalda la necesidad de aclarar primero. Si el caso afecta a varios ejercicios, operaciones en especie, atrasos, administradores, relaciones vinculadas o una propuesta de liquidación, solicita una revisión fiscal individualizada.

Preguntas frecuentes

¿Por qué Hacienda revisa el modelo 190?

La AEAT puede revisar el modelo 190 para aclarar o justificar una discrepancia en la declaración o en los datos relacionados. La carta debe indicar el periodo, la muestra y la documentación que la AEAT quiere contrastar; no implica por sí sola que toda la declaración sea incorrecta. La ficha G209 explica el objeto de la comprobación.

¿Qué certificados de retenciones aportar?

Aporta los certificados de retenciones e ingresos a cuenta que correspondan a los perceptores y al periodo solicitado, junto con las nóminas, los justificantes de pago y el detalle del 190 cuando sean necesarios para explicar la diferencia. Comprueba si la AEAT pide además el justificante de presentación o un formato concreto. La AEAT detalla las obligaciones del retenedor.

¿Cómo conciliar el 190 con el 111?

Empieza por el periodo y la muestra del requerimiento; después compara los datos del perceptor, el NIF, la clave, la subclave, el importe, el 111, la nómina, los pagos y los certificados. Si la causa está en el dato informativo, valora corregir el 190; si está en la retención o el periodo, revisa primero la liquidación y los modelos periódicos. El manual de la AEAT describe la relación entre 111 y 190.

¿Cómo ordenar los certificados y justificantes del periodo revisado?

Ordénalos con un índice que copie los puntos del requerimiento y asigne a cada anexo un nombre, un periodo, un perceptor y una finalidad. Conserva una copia exacta de lo enviado y el justificante de registro; así puedes demostrar qué documentación recibió la AEAT. La guía de contestación de la AEAT confirma que el trámite genera un justificante.

Siguiente paso: cerrar el expediente con un índice y una decisión

Si ya tienes la notificación, empieza por una sola fila: periodo, perceptor, NIF, clave, importe, documento y decisión. Después replica el método para la muestra completa, comprueba la relación entre 111 y 190 y deja documentada internamente la decisión de aclarar o corregir. El centro de recursos sobre cartas y requerimientos de la AEAT reúne otras guías para delimitar el trámite; la guía general sobre requerimientos de Hacienda aporta contexto para contestar una carta.

Cuando la discrepancia afecte a importes, varios ejercicios o una posible corrección, puedes revisar el requerimiento del 190 con el servicio fiscal-contable. Si el expediente mezcla materias distintas, consulta también la guía sobre requerimiento de información de aduanas de la AEAT solo si esa es la materia de la notificación. La contestación debe llegar dentro de plazo, con una decisión explícita y con pruebas que otra persona pueda seguir.