Respuesta inicial: qué hacer cuando llega la carta

Un requerimiento del modelo 349 pide aclarar o justificar una declaración recapitulativa concreta; la respuesta debe seguir el período, operador y clave que identifica la notificación. La respuesta debe ceñirse a ese alcance: el 349 no es una explicación general de todo el IVA de la empresa, sino una declaración informativa que reúne determinadas operaciones con otros Estados miembros. La AEAT identifica el modelo 349 como la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias. Consulta el contenido oficial del modelo 349.

La primera tarea no es escanear todas las facturas, sino leer la notificación para delimitar su alcance. Anota su número o referencia, el órgano que la emite, el período, los operadores o registros citados, la fecha de notificación, el plazo indicado y la vía de respuesta. Guarda el PDF o la copia descargada y el CSV de acceso. El servicio de la AEAT para contestar requerimientos remite a la notificación para conocer el trámite correcto y utiliza el CSV para acceder a ella. Consulta la ayuda oficial de contestación de requerimientos.

No copies un plazo estándar de otra carta. Un requerimiento para aportar documentos, una propuesta de liquidación, una diligencia de comprobación y una resolución no tienen la misma función ni necesariamente el mismo cómputo. Si el escrito abre trámite de alegaciones, indica expresamente qué plazo concede; si solo solicita datos, sigue la instrucción de la propia notificación. Cuando el canal no sea evidente, identifica el departamento que aparece en la carta antes de enviar anexos por una entrada genérica.

La ayuda de presentación de la AEAT describe un registro electrónico con identificación del interesado o representante, motivo, archivos adjuntos y presentación final. La misma ayuda indica un límite de 64 MB para los archivos de ese trámite; si la notificación o el formulario específico muestran otra condición, prevalece esa instrucción. Al pulsar «Presentar», conserva el justificante y comprueba que los anexos figuran en él. Revisa la ayuda técnica de la AEAT.

Qué está comprobando la AEAT cuando cita el 349

La AEAT presenta el modelo 349 como la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias y publica las claves A, E, T, S, I, M, H, R, D y C. Ese es el mapa para descifrar una carta: no basta con ver el importe total. La clave, el operador y el período ayudan a localizar el registro que debe explicarse. El contenido oficial del modelo 349 describe, entre otras, adquisiciones de bienes (A), entregas exentas (E), operaciones triangulares (T), prestaciones de servicios (S) y adquisiciones de servicios (I). Consulta el contenido oficial del modelo 349.

La letra no convierte una operación en intracomunitaria por sí sola. Sirve para comparar lo que la empresa declaró con los hechos y documentos que la AEAT puede estar contrastando. El requerimiento puede concentrarse en una factura, en varias operaciones de un cliente, en un importe acumulado o en una diferencia frente a datos de terceros. Por eso el expediente debe poder contestar tres preguntas distintas:

  1. ¿Qué se declaró exactamente en el 349?
  2. ¿Qué operación ocurrió y con quién?
  3. ¿Qué documento y qué reflejo contable o fiscal lo demuestran?

En el manual de la AEAT, el importe se expresa en euros y la declaración agrupa operaciones del mismo operador y período por clave. Consulta el manual oficial del modelo 349. Esta regla práctica evita buscar una cifra aislada: concilia por NIF-IVA, clave y período, y después vuelve a la factura individual.

Expediente probatorio: reúne documentos por cada registro

Para responder, une notificación, justificante del 349, factura, identificación del operador, prueba de la operación y conciliación con el libro y el 303, marcando qué anexo responde a cada punto. La ayuda de la AEAT sobre la aportación de documentación orienta sobre la vía y los anexos. Consulta la ayuda oficial de la AEAT. Este orden no afirma que la AEAT vaya a pedir todos esos documentos. Es una estructura de trabajo para no enviar una carpeta sin índice ni relación con la pregunta de la carta.

1. Notificación y declaración presentada

Abre el expediente con una portada de una página. Incluye referencia de la carta, período, fecha de notificación, fecha límite que figura en ella, órgano y persona que firma. Después añade el justificante de presentación del modelo 349 y una copia de los registros relevantes. Si el archivo de la declaración tiene muchos operadores, crea un extracto de trabajo sin alterar el original y señala las filas contestadas.

Relaciona cada pregunta con un anexo: «punto 1, factura F-2026-018 y transporte»; «punto 2, servicio y contrato»; «punto 3, conciliación con libro y 303». La persona que revise la respuesta debe poder ir de la carta al documento y regresar al registro declarado sin interpretar nombres de archivos.

2. NIF-IVA, identidad y consulta VIES

Comprueba que el número de identificación a efectos del IVA se escribió con el prefijo y el formato que corresponden al país. Guarda una captura o descarga de la consulta VIES con la fecha, la hora (si aparece), el país y el resultado; registra también quién realizó la consulta y qué operador se estaba comprobando. No sustituyas la factura por una captura: la consulta es una pieza de identificación y de contexto.

VIES ayuda a comprobar el NIF-IVA, pero su resultado no demuestra por sí solo el transporte de bienes, la realidad del servicio ni la exención de IVA. Your Europe explica que VIES es un buscador, no una base de datos, y que un resultado no válido puede deberse a que el número no existe, no está activado para operaciones intracomunitarias o el alta todavía no se ha completado. Consulta la guía oficial de Your Europe sobre VIES. La misma fuente advierte de posibles retrasos y recomienda conservar el registro de la validación.

Si VIES devuelve «no válido», repite la comprobación sin espacios, confirma el país y revisa el número comunicado por el cliente o proveedor. Si el resultado sigue sin encajar, pide al operador que confirme su situación ante su administración nacional o que aporte el número correcto. Explica en la contestación qué se consultó y cuándo. No presentes una fecha posterior como si probara automáticamente la situación en la fecha de la operación: describe la secuencia y deja que la autoridad valore su alcance.

3. Factura, pedido y contrato

La factura debe conectarse con el registro del 349: número, fecha, emisor o destinatario, moneda, base, descripción, NIF-IVA y referencia interna. Añade pedido, contrato, albarán, correo de aceptación o evidencia de entrega solo cuando ayuden a probar el hecho que la carta pone en duda. Numera los anexos y tapa datos personales que no sean necesarios para la comprobación, sin ocultar los elementos que identifican la operación.

Una factura no demuestra por sí sola que el bien se transportó o que un servicio se prestó. Es una pista documental que debe concordar con la contabilidad, los pagos cuando sean relevantes, la logística o los entregables. Si hay una diferencia de fecha, explica si se debe a facturación, devengo, entrega, anticipo o cierre contable; no la corrijas con una anotación manual en el PDF.

4. Bienes: prueba de transporte y entrega

Cuando se trate de bienes, clasifica la evidencia por trayecto: quién expidió la mercancía, quién contrató el transporte, el origen, el destino, la fecha y la recepción. Según el caso, pueden ser útiles una carta de porte, un albarán firmado, la factura del transportista, el seguimiento, el documento de entrega o la correspondencia logística. La lista no es cerrada ni sustituye la valoración del expediente; responde a la pregunta concreta de la notificación.

Para las entregas intracomunitarias exentas, el artículo 25 de la Ley del IVA vincula la exención, entre otros requisitos, al transporte de los bienes a otro Estado miembro y a que el adquirente empresario, profesional o persona jurídica comunique un número de identificación a efectos del IVA de otro Estado miembro. El mismo precepto conecta la exención con la inclusión de la operación en la declaración recapitulativa. Consulta el artículo 25 de la Ley del IVA. Por eso un expediente que solo contiene una factura y una consulta VIES puede quedarse corto si la carta discute el movimiento físico.

Si el transporte lo organizó el cliente, pídele la evidencia disponible y explica quién la conserva. Si hay varias entregas o una devolución, separa cada trayecto y no atribuyas a una factura un documento logístico de otra expedición. Si el bien nunca salió de España, no intentes justificarlo como entrega exenta: describe el hecho y analiza con un profesional la corrección que corresponda.

5. Servicios: prueba del encargo y del lugar de realización

En una prestación de servicios, no busques un CMR como documento principal. Prepara contrato o pedido, alcance, entregables, actas, informes, acceso a la plataforma, partes de trabajo, correos de aceptación y evidencia del pago cuando sea pertinente. Explica quién recibió el servicio, dónde estaba establecido o actuaba para esa operación, qué se hizo y cuándo terminó.

La regla general del artículo 69 de la Ley del IVA sitúa determinados servicios en el territorio de aplicación del impuesto cuando el destinatario empresario o profesional está establecido allí, sin perjuicio de las reglas especiales. En el modelo 349, la clave S se refiere a prestaciones intracomunitarias de servicios que cumplen las condiciones descritas por la AEAT, mientras que la clave I se refiere a adquisiciones intracomunitarias de servicios bajo sus propios requisitos. Consulta el artículo 69 de la Ley del IVA. Consulta el contenido oficial del modelo 349.

Distingue quién presta y quién adquiere. Una empresa española que presta a un cliente empresarial de otro Estado puede estar ante una prestación declarable como S; una factura recibida de un proveedor europeo puede corresponder a una adquisición como I. No elijas la clave por el idioma de la factura, el país del banco o el nombre comercial del servicio. Comprueba los hechos y la regla aplicable al periodo.

Si no coincide el 349 con VIES

Una discrepancia puede tener varios orígenes: número mal transcrito, país elegido de forma incorrecta, alta o activación posterior, consulta realizada con retraso, cambio censal o una operación atribuida al operador equivocado. La respuesta debe separar lo que sabes de lo que solo sospechas.

Prepara una pequeña cronología:

  • fecha de la operación y de la factura;
  • número y país comunicados por el cliente o proveedor;
  • fecha y resultado de cada consulta VIES;
  • fecha de alta, modificación o baja que el operador te haya comunicado;
  • registro del 349, clave, importe y período;
  • explicación de la diferencia y documento que la respalda.

VIES es un buscador, no una base de datos, y la Comisión Europea no garantiza la exactitud de sus datos. La guía oficial de Your Europe indica además que, si el número debería existir pero no se valida, el cliente puede pedir confirmación a su administración tributaria nacional, cuyos procedimientos varían. Consulta la guía oficial de Your Europe sobre VIES. Incluye esa limitación en el expediente: evita presentar una pantalla como una certificación universal.

Si la consulta actual es válida pero la consulta de la fecha histórica era inválida, no borres la evidencia antigua. Aporta ambos resultados, marca sus fechas y explica qué cambió. Si no puedes obtener una confirmación del operador, dilo. Una contestación prudente es más defendible que una afirmación categórica sin documento.

Concilia 349, 303 y libros sin borrar la trazabilidad

La conciliación debe ser reproducible. Crea una hoja de trabajo con estas columnas: período del 349, clave, NIF-IVA, factura, base, fecha de factura, fecha del hecho o del devengo que corresponda, cuenta o libro, casilla o referencia del 303 y observaciones. Mantén el importe original y añade una columna separada para diferencias; no sobreescribas la cifra presentada.

El modelo 349 y el 303 no son el mismo tipo de declaración. El primero identifica operaciones recapituladas por operador y clave; el segundo contiene la autoliquidación de IVA y puede reflejar el tratamiento de la operación en sus casillas. Consulta el contenido oficial del modelo 349. Que dos cifras no coincidan no prueba por sí mismo un error. Puede haber prestaciones de servicios, adquisiciones, operaciones no sujetas, periodos de devengo diferentes o una operación que no deba aparecer en ambos lugares con el mismo importe.

Trabaja en este orden:

  1. Exporta el registro presentado del 349 y congela una copia de referencia.
  2. Agrupa por operador, clave y período, tal como describe la información de la AEAT.
  3. Localiza la factura y los documentos de la operación.
  4. Comprueba el reflejo en el libro de facturas emitidas o recibidas y en la autoliquidación que corresponda.
  5. Explica la diferencia con una causa y un anexo, o marca «pendiente de confirmar» si aún no hay prueba.

Ejemplo hipotético: una factura de consultoría de marzo se contabiliza en marzo, pero el devengo o la regla de declaración aplicable lleva el registro informativo a otro período. No copies el importe de marzo en todos los modelos para que cuadre visualmente. Explica las fechas, la regla utilizada y la documentación disponible. Si el supuesto afecta a una regla especial, deja la conclusión a una revisión profesional.

Decide si solo contestas o si debes corregir otra cosa

Si el dato del 349 es correcto, aporta la trazabilidad; si es incorrecto, separa una posible rectificación de la contestación y no cambies documentos históricos para que coincidan. La información de la AEAT sobre el modelo 349 explica que la corrección sigue reglas propias según la operación y el período. Consulta el contenido oficial del modelo 349. La carta no convierte cualquier diferencia en obligación de presentar una declaración nueva. Decide después de reconstruir el hecho.

El dato está bien y la prueba está disponible

Presenta una explicación breve, el registro señalado, los documentos numerados y la conciliación. Pide que se tenga por atendido el requerimiento en el alcance indicado. Si la AEAT solicita un documento que no existe, explica por qué y aporta la alternativa más cercana, sin afirmar que es equivalente si no lo es.

El dato del 349 parece equivocado

Describe el error con precisión: operador, clave, período, base o duplicidad. Averigua en la ayuda vigente de la AEAT qué declaración complementaria, sustitutiva o procedimiento de modificación corresponde a ese supuesto. La contestación debe decir que se ha detectado la incidencia y qué actuación se ha iniciado, pero no debe inventar un número de casilla ni presentar una corrección no verificada.

El contenido del modelo 349 explica que las rectificaciones de datos tienen una mecánica ligada al período en que se conocen o comunican, según el tipo de operación. Consulta el contenido oficial del modelo 349. No traslades automáticamente la regla de una rectificación a otra clase de error: comprueba la instrucción que esté vigente para tu declaración.

El problema está en la factura o en el IVA repercutido

La contestación del 349 no sustituye la corrección de una factura. El artículo 89 de la Ley del IVA regula la rectificación de cuotas repercutidas cuando la repercusión se determinó incorrectamente o cambian las bases en los supuestos legalmente previstos, con sus requisitos de documentación y plazo. Consulta el artículo 89 de la Ley del IVA. Si el requerimiento afecta también a una factura, separa: respuesta a la AEAT, factura rectificativa si procede y ajuste de declaraciones que corresponda.

El problema está en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI)

El Registro de Operadores Intracomunitarios es una cuestión censal. La AEAT explica que la inclusión, baja o modificación del ROI se solicita mediante el modelo 036, indicando, entre otros datos, la fecha prevista de la primera operación cuando se solicita el alta. Consulta la información oficial sobre el ROI. Hacer una modificación censal no reemplaza la contestación de una carta que pide justificar operaciones ya declaradas.

Requerimiento específico, servicios intracomunitarios y comprobación general

No confundas el requerimiento con la gestión ordinaria de servicios

Una guía preventiva explica cómo analizar una operación antes de facturarla. Este artículo parte de una carta recibida sobre un 349 ya presentado y organiza la prueba para un período, operador o clave concretos. Si buscas el tratamiento ordinario de una entrega o servicio, consulta la guía sobre ventas intracomunitarias y modelos 303 y 349. Si ya hay requerimiento, vuelve a la notificación: el alcance de ese documento manda.

Una prestación de servicios no se prueba igual que una entrega de bienes

En bienes, la cuestión probatoria suele girar alrededor de la salida, el transporte y la recepción. En servicios, gira alrededor del encargo, el destinatario, la localización y la prestación efectiva. Las dos clases pueden aparecer en la información del 349, pero no se justifican intercambiando documentos. La AEAT diferencia las claves de prestaciones y adquisiciones de servicios. Clasifica según los hechos, no según el documento que resulte más fácil de conseguir. Consulta el contenido oficial del modelo 349.

VIES y ROI no resuelven por sí solos la realidad de la operación

VIES permite comprobar el número de IVA en una fecha concreta. El ROI refleja una situación censal. Ninguno de los dos documentos sustituye factura, contrato, transporte, entregables o conciliación. VIES ayuda a comprobar el NIF-IVA, pero su resultado no demuestra por sí solo el transporte de bienes, la realidad del servicio ni la exención de IVA. Consulta la explicación oficial sobre VIES. Si la carta pide realidad económica, responde con la cadena completa de evidencia.

Un requerimiento del 349 no es automáticamente una inspección

La AEAT indica que la verificación de datos puede iniciarse por errores formales o aritméticos, discrepancias con otras declaraciones o datos, aplicación indebida manifiesta de una norma o necesidad de aclarar o justificar datos, con los límites del procedimiento. La ficha de verificación de declaraciones informativas describe esas causas y sus posibles terminaciones. Consulta la ficha oficial de verificación. Lee la denominación exacta del acto: una carta de información, una verificación, una comprobación limitada o una inspección tienen alcances diferentes.

La Ley General Tributaria impone deberes de aportar datos, informes, antecedentes y justificantes con trascendencia tributaria en los términos legales. Consulta el artículo 93 de la Ley General Tributaria. Para una comprobación limitada, el artículo 136 LGT contempla el examen de declaraciones, justificantes, datos de la Administración, libros y facturas dentro del alcance del procedimiento. Consulta el artículo 136 de la Ley General Tributaria. Estas normas explican por qué conviene preparar un expediente ordenado, pero no autorizan a enviar información irrelevante o de terceros sin revisar su necesidad.

Presenta, archiva y controla lo que ocurre después

Escribe el motivo de la contestación en lenguaje directo: «Se aporta la documentación solicitada para los registros X e Y del período Z». A continuación, resume el resultado de la conciliación y enumera los anexos. Si un documento no está disponible, indícalo y explica qué has hecho para obtenerlo. Evita frases como «se aporta todo» cuando el índice permite comprobar que falta una pieza.

La ayuda oficial para contestar requerimientos indica que debes identificar al interesado o representante, adjuntar los archivos en el registro habilitado y pulsar la opción de presentación. Guarda el justificante con fecha, hora, referencia y anexos. Si hay varios envíos por límites técnicos, archiva cada recibo y explica cómo se completa el expediente.

Después de presentar, registra internamente: qué se envió, quién lo revisó, qué documento falta, cuándo podría llegar una respuesta y qué circunstancias obligan a pedir una revisión. No confundas silencio interno con cierre administrativo. Una resolución, una propuesta o una nueva petición puede requerir una actuación distinta. Si la carta contiene una propuesta de liquidación, sanción, recurso o audiencia, pide revisión profesional antes de dejar pasar el plazo.

La AEAT publica plazos para presentar el modelo 349 —mensuales o trimestrales según corresponda— en su calendario y ayuda del modelo. Consulta la ayuda oficial de plazos del modelo 349. Esos plazos de presentación originaria no sustituyen el plazo de una notificación posterior. Conserva ambos datos separados en el expediente.

Límites de esta orientación YMYL

Este contenido está orientado a España, al territorio de aplicación del IVA y a una notificación sobre operaciones declaradas en el modelo 349, con información comprobada hasta el 30 de agosto de 2026. La carta concreta puede pedir otros períodos, operaciones recibidas, servicios, entregas, rectificaciones o documentos distintos de los ejemplos. Consulta la ayuda oficial para conocer el alcance de la notificación.

No hay una lista universal de anexos ni un plazo único que sustituya la lectura de la notificación. Tampoco es posible concluir, solo con VIES, que una operación está exenta o que un servicio se localiza en un territorio determinado. La aplicación de reglas especiales, representantes, establecimientos permanentes, operaciones triangulares, consignment stock, devoluciones o documentación de terceros requiere revisar hechos y normativa vigente.

No publiques en una consulta abierta los NIF, facturas, contratos, cuentas bancarias, nombres de clientes ni capturas VIES de terceros. Para un caso real, contrasta la instrucción vigente de la AEAT y solicita asesoramiento fiscal si el expediente puede terminar en liquidación, sanción, recurso, inspección o pérdida de una exención.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentos pide Hacienda por el modelo 349?

Depende de la notificación. Como punto de partida, prepara el requerimiento, el justificante del 349, la factura, la identificación del operador, la consulta VIES y la prueba de transporte o de prestación del servicio que corresponda.

La AEAT explica cómo contestar y aportar documentación; utiliza esa lista como expediente de trabajo, no como sustituto de la carta.

¿Cómo justificar una operación intracomunitaria?

Relaciona la factura y el contrato o pedido con el operador, el NIF-IVA, la entrega o el servicio realmente realizado, su fecha y su reflejo en libros y declaraciones. Explica cualquier diferencia con una cronología y documentos numerados.

Para bienes, revisa la prueba de transporte y entrega a la luz del artículo 25 de la Ley del IVA. Para servicios, comprueba el encargo y la localización que corresponda, además de la clave declarada.

¿Qué hacer si no coincide el 349 con VIES?

Guarda el resultado VIES con fecha y país, comprueba el número comunicado y explica la diferencia con la evidencia disponible. VIES puede reflejar una activación pendiente o un retraso; no cambies la historia documental solo para hacer coincidir las pantallas.

Your Europe detalla las causas posibles de un resultado no válido y la conveniencia de conservar la prueba de consulta. Si el número debería existir, pide al operador que lo confirme ante su administración nacional.

¿Qué evidencia explica una diferencia entre el 349 y VIES?

La explicación debe centrarse en el momento y motivo de la diferencia: número comunicado, fecha de consulta, alta o modificación censal, factura, prestación o transporte y asiento declarado. Si el dato del 349 es incorrecto, separa la contestación de la corrección que proceda.

El expediente debe conservar el resultado histórico y el actual, con sus fechas. Si procede una modificación del ROI, la AEAT la tramita como actuación censal mediante el modelo 036; eso no reemplaza la explicación de la operación ya declarada.

Siguiente paso: convierte la carta en un expediente revisable

Empieza por la guía sobre cómo leer y contestar una carta de Hacienda para ordenar la notificación, el plazo y los anexos. Después vuelve al hub de recursos fiscal-contables si necesitas contrastar otro trámite, como un requerimiento de información de aduanas.

Si prefieres que un profesional revise la trazabilidad, el servicio fiscal-contable de TaxFactory puede ayudarte a relacionar la carta, el 349, la factura, VIES, los libros y el 303 antes de presentar. La revisión debe partir siempre del documento recibido y de los hechos de tu empresa.