Factura de anticipo en VERI*FACTU: registro y saldo

Un pago recibido antes de entregar el bien o prestar el servicio debe documentarse con factura cuando la operación futura está sujeta a esa obligación. Así lo establece el artículo 2 del Reglamento de facturación.

Al expedir esa factura mediante un SIF sujeto al Real Decreto 1007/2023, el sistema genera automáticamente su registro de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior. Ese momento técnico está fijado por el artículo 9 del Reglamento de los sistemas informáticos de facturación. Son dos obligaciones relacionadas, pero distintas: la primera determina cuándo el anticipo debe tener factura y la segunda fija cuándo genera el SIF el registro de esa factura.

El atasco suele aparecer en uno de estos dos puntos. A veces se espera a la entrega o al final del servicio para facturarlo todo, aunque ya se haya cobrado un importe que debía documentarse. Otras veces se guarda un presupuesto o una proforma como si ya fuese la factura del anticipo. En ambos casos se pierde la secuencia real: contrato o pedido, cobro, factura del anticipo, registro de alta y factura final con su saldo.

Esta guía se ocupa de esa secuencia. No explica cómo anular una factura ya emitida ni cómo corregir una factura errónea; esos supuestos se tratan en la guía sobre anular una factura o registro en VERI*FACTU. Tampoco convierte una proforma en documento fiscal ni decide el IVA de un caso individual.

Qué es una factura de anticipo dentro del SIF

“Factura de anticipo” es una forma práctica de llamar a la factura que documenta un pago cobrado antes de que se realice la entrega de bienes o la prestación de servicios. No es una clase autónoma de registro con una clave propia llamada “anticipo”. La AEAT usa F1 para las facturas completas y las simplificadas cualificadas de los artículos 7.2 y 7.3; F2 corresponde a las simplificadas restantes y a determinadas facturas completas sin identificación del destinatario. La clasificación oficial y sus excepciones están en las FAQ de procedimientos. La elección depende de la naturaleza y del contenido del documento, no de que comercialmente se le llame señal, depósito, entrada o primer pago.

La factura ordinaria debe indicar la fecha en que se recibió el pago anticipado si difiere de la fecha de expedición. Así lo exige el artículo 6.1.i del Real Decreto 1619/2012. Esa fecha no es un detalle decorativo. Permite reconstruir cuándo entró el dinero y separarlo de la fecha en que se creó el documento.

El registro de alta nace ligado a la expedición de cada factura, no al presupuesto, al pedido ni a una proforma que todavía no sea factura. El artículo 9 del Real Decreto 1007/2023 obliga al SIF a generarlo automáticamente de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición. Por eso no conviene diseñar un flujo en el que una persona imprima primero la factura, espere una validación manual y genere el registro días después: el orden reglamentario es mucho más ajustado.

Esta distinción también aclara qué significa “registrar el anticipo”. No se crea un asiento aislado porque exista un movimiento bancario. Primero se determina si el cobro debe quedar documentado mediante factura; cuando se expide esa factura en el sistema, aparece el registro correspondiente. La conciliación bancaria sigue siendo necesaria, pero no sustituye la factura ni su alta.

Presupuesto, proforma, reserva y anticipo no son lo mismo

El nombre que aparece en la pantalla puede confundir. Para ordenar el caso, conviene mirar qué ha ocurrido realmente y qué documento se ha expedido.

Si el documento solo informa de un precio o solicita una reserva sin haberse expedido como factura, no activa por ese mero hecho un registro de alta; si ya documenta como factura un pago anticipado sujeto a facturación, sí entra en el circuito del SIF. Esta decisión combina la obligación de facturar pagos recibidos antes de la operación con la generación del registro al expedir cada factura.

No basta, por tanto, con cambiar la etiqueta “proforma” por “factura”. Una factura debe tener su número y serie, fecha, identificación de las partes cuando proceda, descripción e importes exigibles. El artículo 6 del Reglamento de facturación recoge el contenido de la factura ordinaria. Si el documento entra en ese circuito, también debe respetar la numeración y los controles del sistema.

Una reserva puede plantear más dudas. Puede ser un pago a cuenta de una operación identificada, una garantía que se devolverá o una cantidad con otra función contractual. VERI*FACTU no clasifica el contrato en nombre de la empresa. Antes de facturar hay que saber qué se ha cobrado, por qué y en relación con qué operación. Si esa calificación no está clara, no debería resolverse escogiendo una clave al azar en el programa.

Proceso: del cobro anticipado al registro de alta

Cuando el pago anticipado está sujeto a facturación, debe expedirse su factura. Al expedir esa factura mediante un SIF sujeto al Real Decreto 1007/2023, el sistema genera automáticamente su registro de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior. La primera regla figura en el artículo 2.1 del Real Decreto 1619/2012 y la segunda, en el artículo 9 del Real Decreto 1007/2023. Como control operativo, conviene vincular el cobro, el pedido o contrato, la factura del anticipo y la factura final para mostrar lo ya facturado y el saldo pendiente. El artículo 8 exige trazabilidad de los registros, pero no prescribe ese método de conciliación comercial.

1. Identifica el contrato y el hecho que origina el cobro

Antes de abrir el formulario de facturación, reúne el pedido, contrato o aceptación y el justificante de pago. Deben permitir responder preguntas sencillas: quién paga, qué operación futura se está financiando, cuánto se ha recibido, en qué fecha y si el importe incluye impuestos.

No inventes una descripción genérica para salir del paso. Si el contrato habla de una implantación por fases, la factura puede identificar el anticipo relacionado con esa prestación. Si existe un número de pedido, úsalo como referencia comercial. Esa referencia no sustituye las menciones obligatorias, pero facilita enlazar documentos meses después.

Comprueba también si el importe cobrado coincide con lo pactado. Una transferencia parcial, una comisión descontada por la plataforma de cobro o dos pagos en días distintos pueden exigir una conciliación antes de expedir. La factura debe documentar lo que realmente corresponda, no el importe que alguien esperaba recibir.

2. Determina si el pago exige factura y en qué fecha

El Reglamento de facturación obliga a expedir factura por los pagos recibidos antes de las entregas o servicios que también estén sujetos a esa obligación, con la excepción que el propio artículo 2.1 establece para determinadas entregas exentas del artículo 25 de la Ley del IVA. Consulta el texto completo y su excepción antes de trasladar la regla a una operación intracomunitaria.

El plazo general de expedición está en el artículo 11 del Real Decreto 1619/2012: la factura se expide al realizarse la operación y, cuando el destinatario es empresario o profesional que actúa como tal, antes del día 16 del mes siguiente al devengo correspondiente. La aplicación concreta al anticipo requiere casar esa regla con el pago, el devengo y el tipo de operación. Esta guía no fija una fecha individual sin revisar esos elementos.

En la factura ordinaria, incluye la fecha del pago anticipado cuando sea distinta de la expedición. Así, si el banco refleja el abono un día y el documento se expide después dentro del plazo aplicable, ambas fechas quedan visibles y no se fuerza una coincidencia ficticia.

3. Expide una factura completa o simplificada según corresponda

El programa debe pedir los datos que exige el documento. Para una factura ordinaria, revisa número y serie correlativos, fecha de expedición, identidad y NIF, domicilios, descripción, base imponible, tipo, cuota y fecha del pago anticipado cuando proceda. La lista legal completa se encuentra en el artículo 6.

En el esquema de registro, la AEAT usa F1 para las facturas completas y también para determinadas simplificadas cualificadas; F2 se reserva para facturas simplificadas y facturas completas sin identificación del destinatario cuando la normativa permite esa ausencia. La explicación oficial está en las FAQ de procedimientos de facturación. No selecciones F2 solo porque el anticipo sea pequeño.

La descripción debería permitir reconocer la operación futura sin prometer que ya se ha completado. Una fórmula como “anticipo a cuenta del pedido X” suele explicar mejor la realidad que “servicio realizado” si el servicio aún no ha terminado. La redacción concreta debe coincidir con el contrato y con lo que se ha cobrado.

4. Deja que el SIF genere el alta en el momento reglamentario

El registro no es una tarea que deba reconstruirse a mano al final de mes. El artículo 9 del RD 1007/2023 exige que el sistema lo genere automáticamente de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición.

El registro incorpora, entre otros datos, emisor, destinatario cuando sea obligatorio, número y serie, fechas, descripción, importes y desglose tributario. El detalle está en el artículo 10 del mismo Reglamento. No todo lo que aparece en la factura comercial forma parte del extracto regulado: la propia AEAT explica que el registro de alta es simplificado y que algunas menciones voluntarias pueden quedar solo en la factura, en sus FAQ de registros de alta.

Después de expedir, verifica al menos el número y la serie, las fechas, el destinatario, el total y el estado del envío si se usa la modalidad VERI*FACTU. La verificación debe detectar una incidencia sin abrir una vía para reescribir el registro original.

5. Guarda la relación entre cobro, factura y pedido

El SIF mantiene la secuencia técnica, pero una persona que revise el expediente necesita entender la relación comercial. Guarda juntos el contrato o pedido, la evidencia del cobro, la factura del anticipo y su identificador interno. Si hay varios anticipos, añade una tabla de conciliación con fecha, factura, base, cuota, total y saldo del contrato después de cada documento.

Esta pista evita que la factura final vuelva a cargar el total sin descontar lo ya documentado. También ayuda cuando el cliente paga desde otra sociedad, el banco agrupa movimientos o el proyecto cambia de responsable. Así se puede explicar cada cifra sin crear papeles innecesarios ni depender de la memoria de quien emitió la primera factura.

Qué debe contener el registro y qué queda fuera

El registro de alta es un conjunto estructurado de información tributaria. El artículo 10 del Real Decreto 1007/2023 incluye la identificación del emisor, la del destinatario cuando sea obligatoria, la indicación de quién expide, el número y serie, las fechas, el tipo de factura, la descripción, los importes y el desglose tributario. También incorpora datos del sistema, la fecha y hora de generación y la referencia al registro anterior cuando no sea el primero.

Eso no convierte el registro en el expediente completo del contrato. Puede que la factura incluya un número de pedido, hitos, condiciones de pago o explicaciones comerciales que no forman parte de los campos obligatorios del registro. La AEAT aclara que existen menciones válidas en la factura que no están en el registro simplificado.

Conviene conservar las dos capas. El SIF debe preservar el registro y su cadena. El expediente comercial debe explicar de qué anticipo se trata y cómo se aplicará después. Confiar solo en un texto libre del registro suele ser insuficiente para conciliar un contrato largo; guardar únicamente el PDF, sin la pista del cobro y del saldo, tampoco explica bien la secuencia.

Cómo tratar la factura final sin duplicar el anticipo

La factura final no borra la factura de anticipo. Documenta la operación completada y liquida el importe que falta después de considerar lo ya facturado. Para que el resultado sea legible, muestra el precio total de la operación, identifica los anticipos previos y calcula el saldo pendiente conforme al tratamiento fiscal aplicable.

Pensemos en un ejemplo meramente aritmético, no en una pauta de IVA. Un contrato tiene un precio total de 12.000 euros antes de impuestos y se han documentado dos anticipos de 2.000 y 3.000 euros antes de impuestos. La conciliación comercial deja 7.000 euros antes de impuestos pendientes. La factura final debería permitir seguir ese cálculo y referenciar las facturas previas. El tipo, el devengo y la cuota deben determinarse con los datos reales; el ejemplo no sirve para decidirlos.

La factura final también genera su propio registro de alta porque es otra factura expedida mediante el SIF. El artículo 9 no crea una excepción por existir anticipos. Por eso el diseño del programa debe evitar dos extremos: registrar solo el saldo sin explicar de dónde sale o volver a facturar el total como si los anticipos nunca hubieran existido.

Un identificador estable ayuda mucho. Puede ser el número de pedido o contrato, acompañado por las referencias de las facturas de anticipo. Si el software ofrece un campo para aplicar anticipos, comprueba que la salida visible y los importes del registro coinciden con la factura. Una función con un nombre tranquilizador no sustituye esa revisión.

Cuando la operación final cambia, se cancela parcialmente o el tratamiento tributario resulta distinto del previsto, deja de ser una simple resta. Puede hacer falta analizar una rectificación. Esta guía no prescribe el documento en ese caso: hay que revisar la causa, la factura original y las reglas aplicables antes de generar nuevos registros.

Trazabilidad: dos cadenas que deben coincidir

Los registros deben permanecer íntegros e inalterables, estar encadenados y permitir seguir su secuencia desde el primero hasta el último. Los requisitos aparecen en el artículo 8 del Real Decreto 1007/2023. El sistema debe fechar los datos y conservarlos de forma accesible y legible.

Esa es la cadena técnica. La cadena comercial es distinta: pedido, cobro, factura de anticipo, posible segundo anticipo, entrega o prestación y factura final. VERI*FACTU no deduce por sí solo que dos facturas pertenecen al mismo contrato ni decide cuánto queda pendiente. La empresa necesita una clave común y una conciliación.

Una revisión interna útil puede seguir este orden:

1. Partir del contrato y obtener el precio acordado y sus hitos.
2. Listar todos los cobros recibidos con su fecha bancaria.
3. Asociar cada cobro que deba facturarse a su factura y a su registro de alta.
4. Sumar base, cuota y total sin mezclar magnitudes.
5. Comparar el acumulado con la operación completada.
6. Verificar que la factura final identifica los anticipos y deja el saldo correcto.
7. Conservar la salida junto al expediente, sin modificar registros definitivos.

No confundas el encadenamiento hash con una relación semántica entre documentos. La cadena permite detectar y seguir la secuencia de registros; la referencia al contrato explica por qué el anticipo A se descuenta en la factura final B. Las dos pruebas se complementan.

Qué hacer si se detecta un error después de expedir

Si después hace falta corregir un dato de un registro definitivo, no se edita el registro original: se genera el registro posterior que corresponda. La AEAT lo explica en sus FAQ sobre registros de alta: no hay acciones permitidas sobre el registro definitivo y cualquier modificación debe preservar el primero.

El diagnóstico viene antes que el botón. No es igual haber asociado mal un cobro en el ERP que haber expedido una factura con un importe incorrecto. Tampoco es igual corregir una mención que no forma parte del registro que cambiar un dato incluido en él. La propia FAQ distingue el caso en que se modifican menciones de la factura no contempladas en el alta.

Esta página no desarrolla la anulación ni el tipo de factura rectificativa. Si el error está en una factura ya emitida, documenta qué dato es incorrecto, no toques el registro original y consulta la ruta específica sobre anulación en VERI*FACTU o el criterio profesional aplicable. Si la empresa todavía factura fuera de un programa, la guía sobre facturación manual sin programa delimita otra situación.

Fechas de adaptación y alcance temporal

Antes del 1 de enero de 2027 deben estar adaptados los sistemas de los obligados del artículo 3.1.a); para el resto de obligados del artículo 3.1, el límite general es anterior al 1 de julio de 2027. La disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023 contiene ambas fechas.

No asignes una fecha solo porque la empresa sea una sociedad o una persona autónoma. Primero hay que comprobar en qué apartado del artículo 3.1 encaja el obligado y si existe alguna exclusión o régimen que cambie el análisis. La fecha general del 1 de julio de 2027 no debe ocultar el límite anterior aplicable al grupo del artículo 3.1.a).

Aunque el plazo de adaptación aún no haya vencido para un obligado concreto, conviene probar ahora el circuito de anticipos: datos del pago, factura, generación del alta, conciliación y factura final. Es un proceso pequeño, pero atraviesa ventas, banco, impuestos y contabilidad. Si cada equipo usa un identificador distinto, el problema aparecerá al liquidar el saldo.

Para entender el marco completo, consulta la guía general sobre VERI*FACTU para pymes y su explicación del registro de factura anticipada. El centro de recursos de facturación reúne las rutas relacionadas. Esta página se limita a la factura de anticipo, el alta, la factura posterior y el rastro del saldo.

Límites fiscales que VERI*FACTU no decide

La fecha de expedición y el tratamiento del saldo no los decide VERI*FACTU por sí solo; dependen del contrato, del momento del pago, del devengo y del régimen de IVA aplicable. El Reglamento de facturación fija reglas de expedición, mientras que el Real Decreto 1007/2023 regula cuándo genera el sistema el registro asociado a la factura.

La operación puede requerir un análisis adicional si intervienen entregas intracomunitarias, exportaciones, inversión del sujeto pasivo, territorios con imposición indirecta distinta, exenciones, varios tipos impositivos o un cambio posterior del contrato. La factura final también puede exigir una rectificación o una referencia más precisa al anticipo según los hechos.

Esta guía ofrece un procedimiento general y no asesoramiento fiscal individualizado. Antes de emitir, confirma el territorio, la condición del destinatario, la naturaleza del bien o servicio, la fecha del pago, el tratamiento de IVA y el contenido contractual. Si alguno no está claro, detén la expedición y revisa el caso con la AEAT o con un profesional.

Checklist para configurar anticipos en el sistema

Usa esta lista con un caso real de prueba, sin enviarlo a producción si el entorno no es seguro:

• El pedido o contrato tiene un identificador estable.
• El cobro queda conciliado con fecha, pagador e importe reales.
• La aplicación distingue presupuesto, proforma y factura expedida.
• La factura muestra la fecha del pago anticipado si difiere de la expedición.
• El tipo de factura del registro responde al documento, no a una etiqueta “anticipo” inexistente.
• El alta se genera simultáneamente o justo antes de expedir.
• El usuario puede verificar número, serie, fechas, destinatario, desglose y total.
• El registro definitivo no puede editarse desde una función ordinaria.
• La factura final recupera las referencias de todos los anticipos.
• El cálculo separa precio total, importes ya facturados y saldo.
• El expediente conserva contrato, cobros, facturas y conciliación.
• Las fechas de adaptación se han asignado después de revisar el artículo 3.1.

Si una sola persona puede emitir un anticipo pero nadie puede encontrarlo al preparar la factura final, la configuración está incompleta. Para darla por buena, conviene probar el recorrido completo: cobrar, facturar, registrar, localizar, descontar y reconstruir el saldo.

Para revisar el flujo con apoyo profesional, utiliza el servicio fiscal-contable y pide que la prueba incluya al menos un anticipo, una factura final y una incidencia de conciliación. La prueba debe comprobar que la contabilidad y el expediente explican el resultado, además de confirmar que el programa acepta el documento.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo generar el registro por un anticipo?

Cuando se expide la factura que documenta el pago anticipado. En un SIF sujeto al Real Decreto 1007/2023, el registro de alta se genera automáticamente de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición. El mero presupuesto, pedido o documento proforma no crea ese registro si todavía no es una factura. Consulta la regla de generación del artículo 9.

¿Cómo se factura un pago anticipado?

Primero se identifica la operación futura y el importe realmente cobrado. Después se expide una factura con sus datos obligatorios, el tratamiento tributario aplicable y la fecha del cobro cuando sea distinta de la expedición. El SIF genera el alta y el expediente conserva la relación entre cobro, factura y contrato. Los artículos 2 y 6 del Reglamento de facturación delimitan la obligación y el contenido.

¿Qué pasa con la factura final en VERI*FACTU?

La factura final documenta la operación completada y genera su propio registro de alta. Como control operativo, conviene que la factura o su expediente permita conciliar el importe total, lo ya facturado mediante anticipos y el saldo pendiente, con el tratamiento fiscal que corresponda. VERI*FACTU no calcula por sí solo esa liquidación comercial.

¿Cómo enlazar el anticipo con la factura final sin perder trazabilidad?

Conviene usar un identificador estable de pedido o contrato, guardar el justificante del cobro y referenciar el número y la fecha de la factura de anticipo en la factura final o en su expediente. El SIF mantiene la cadena técnica de registros; la empresa debe mantener además la pista comercial que explica el saldo. El artículo 8 del RD 1007/2023 exige la trazabilidad de los registros.