R3 identifica la factura rectificativa asociada a una modificación de la base imponible por crédito incobrable del artículo 80.Cuatro de la LIVA. No es una etiqueta genérica para cualquier impago ni una forma de borrar la factura que quedó pendiente de cobro. La AEAT reserva expresamente R3 para esta causa.
La AEAT exige expedir la rectificativa en serie específica y registrar su información con el tipo de factura R3. El registro debe indicar si la rectificación se realiza por sustitución, clave S, o por diferencias, clave I. La FAQ oficial describe las dos formas y los datos que corresponden a cada una.
Hay dos planos que conviene no mezclar. El artículo 80 de la Ley del IVA determina cuándo un crédito puede considerarse incobrable y cuándo puede reducirse la base imponible. El sistema informático de facturación registra la nueva factura rectificativa sin alterar el alta original. Que el software permita seleccionar R3 no demuestra que el expediente fiscal cumpla los requisitos.
Esta guía se limita al territorio de aplicación del IVA estatal y a créditos incobrables del artículo 80.Cuatro. No cubre el concurso del deudor, que tiene su propia causa, ni sustituye el análisis de una operación foral, extranjera o sujeta a un régimen especial. Ante una fecha dudosa, utiliza la calculadora de la AEAT y revisa el expediente con un profesional.
Antes de abrir el programa, confirma que la causa es R3
Un impago comercial no se convierte automáticamente en un crédito incobrable a efectos del IVA. Puede haber una factura vencida y una deuda cierta, pero aún no haber transcurrido el periodo exigido o no haberse reclamado el cobro de forma fehaciente. También puede existir una garantía, un seguro o una relación vinculada que impida la reducción en todo o en parte.
La decisión empieza con una pregunta concreta: ¿se pretende modificar la base imponible por el supuesto del artículo 80.Cuatro? Si la respuesta es sí y se cumplen sus requisitos, la clave de factura es R3. Si el deudor está en concurso y la reducción se tramita por el artículo 80.Tres, la clave es R2. Si la factura se emitió con un error ajeno al impago, habrá que estudiar otra rectificativa o una anulación del registro.
Que el nombre parezca describir la situación no basta para usar R3. El código informa de una causa fiscal ya comprobada; no la crea. De lo contrario, puede emitirse una rectificativa correcta en apariencia cuando el plazo o la reclamación de cobro todavía no permiten reducir la base.
Los requisitos del artículo 80.Cuatro
Como regla general debe transcurrir un año desde el devengo sin cobro; si el acreedor no superó 6.010.121,04 euros de volumen de operaciones el año anterior, puede optar por seis meses o un año. El artículo 80.Cuatro fija ambos periodos y el umbral que permite la opción.
Este primer requisito exige saber quién es el acreedor y cuál fue su volumen de operaciones del ejercicio anterior. No basta con llamarlo pyme por tamaño de plantilla o por la forma jurídica. La Ley utiliza un dato fiscal concreto. Guarda el cálculo o la evidencia que justifique la opción elegida, porque de ella depende el inicio de la ventana posterior para rectificar.
En operaciones a plazos o con precio aplazado, el cómputo parte del vencimiento del plazo o plazos impagados en los términos del artículo 80.Cuatro. La LIVA diferencia estas operaciones y permite reducir la base en la proporción correspondiente. Antes de calcular fechas, revisa el contrato, los vencimientos y los cobros parciales. Una sola fecha tomada de la factura puede no describir el calendario real.
El impago debe constar en los libros registro y, si el destinatario no es empresario o profesional, la base imponible sin IVA debe superar 50 euros. Ambas condiciones aparecen en el artículo 80.Cuatro. El límite de 50 euros no se aplica de la misma forma cuando el destinatario actúa como empresario o profesional, por lo que conviene documentar esa condición.
El acreedor debe haber instado el cobro mediante reclamación judicial, requerimiento notarial u otro medio que lo acredite fehacientemente. La redacción vigente admite cualquier medio que pruebe de forma fehaciente la reclamación. Una llamada, un recordatorio automático o una nota interna pueden servir para gestionar la deuda, pero no deben darse por suficientes sin comprobar que acreditan la reclamación en los términos legales.
Si el deudor es un ente público, la Ley prevé una certificación del órgano competente conforme al informe del interventor o tesorero. La ruta documental cambia, aunque el objetivo sea el mismo: acreditar la existencia y cuantía de la obligación impagada.
Exclusiones que deben revisarse antes de emitir
La LIVA excluye, entre otros supuestos, la parte garantizada, afianzada o asegurada y los créditos entre personas o entidades vinculadas. El artículo 80.Cinco enumera estas limitaciones. Una deuda parcialmente asegurada requiere separar la parte cubierta de la no cubierta; marcar toda la factura como R3 sin ese análisis puede sobredimensionar la reducción.
También hay reglas territoriales y una coordinación específica con el concurso. Si el destinatario no está establecido en el territorio de aplicación del impuesto, Canarias, Ceuta o Melilla, la regla general impide esta modificación, con la excepción legal prevista para determinados procesos de insolvencia de otro Estado miembro. Y si existe auto de concurso respecto de créditos anteriores, la reducción no puede tramitarse después como crédito incobrable del apartado cuatro.
Una casilla genérica de «sin exclusiones» aporta poca evidencia. Registra qué garantía existe, qué parte cubre, si hay seguro de crédito, si las partes son vinculadas, dónde está establecido el destinatario y si hay procedimiento concursal. Otra persona debe poder entender por qué R3 era la causa correcta.
El plazo no termina cuando el crédito pasa a ser incobrable
La reducción debe practicarse en los seis meses siguientes a la finalización del periodo de espera aplicable. La LIVA establece esta ventana posterior. Por ejemplo, elegir el periodo de seis meses cuando la ley lo permite no significa que la factura rectificativa pueda emitirse cualquier día: abre otra ventana de seis meses para practicar la modificación.
La fecha exacta puede cambiar si hay precio aplazado, varios vencimientos, régimen especial del criterio de caja o hechos posteriores. Por eso esta guía no calcula un día universal. La AEAT ofrece una calculadora de plazos para facturas rectificativas; úsala con los datos reales y conserva el resultado junto al expediente.
El Reglamento de facturación obliga a emitir una nueva factura rectificativa cuando concurren las circunstancias del artículo 80 de la LIVA. El artículo 15 exige el documento nuevo y regula su contenido. En el supuesto de incobrable, la norma especial del artículo 80 y su desarrollo fijan la ventana concreta; no debe confundirse con el límite general de cuatro años que el Reglamento menciona para otros contextos de rectificación.
Cómo preparar el expediente antes de generar R3
El expediente debe comprobar primero los requisitos del crédito incobrable, después expedir y remitir la rectificativa y, por último, comunicar la modificación a la AEAT. El orden importa. Si la fecha era incorrecta, generar el documento antes de cerrar la revisión puede obligar a rehacer actuaciones y dejar registros innecesarios en el SIF.
Prepara una ficha por deuda con:
- factura original, fecha de expedición y fecha de operación;
- devengo del IVA y calendario de vencimientos;
- cobros recibidos y saldo impagado;
- volumen de operaciones del acreedor en el año anterior;
- condición del destinatario como empresario o profesional;
- anotación del impago en los libros registro;
- reclamación judicial, notarial u otra evidencia fehaciente;
- garantías, avales, seguro, vinculación y situación concursal;
- cálculo de la ventana para modificar la base;
- importe de base y cuota que se rectifican.
Esta ficha no sustituye los documentos. Sirve como índice para localizarlos. Conserva el original de la factura, los justificantes de vencimiento, la reclamación, los movimientos de cobro y la evidencia de remisión posterior de la rectificativa.
Diferencias o sustitución: dos formas de expresar la rectificación
La clave R3 identifica la causa. La clave I o S explica cómo se expresan los importes. Son campos diferentes y responden a preguntas distintas.
En la rectificación por diferencias, clave I, el registro informa directamente del importe de la rectificación. Para un impago total puede aparecer una cuota negativa que neutraliza la repercutida, según la estructura y el desglose aplicables. La AEAT indica que en esta modalidad no se rellenan los campos adicionales de base y cuota rectificadas.
En la rectificación por sustitución, clave S, se informan los importes correctos tras la rectificación y los importes rectificados respecto de la factura original. La AEAT publica más de una forma técnica de remitir esa sustitución. Elige la que implemente el producto conforme a la especificación vigente y comprueba el resultado, no una captura aislada del selector.
Los ejemplos oficiales explican el mecanismo, pero sus cifras no son una plantilla para la factura real. Los signos, bases, cuotas y recargos dependen de la operación. La liquidación debe partir de los importes del expediente.
Qué fechas e identificadores deben conservarse
Como fecha de operación se informa la de la entrega o prestación de la factura inicial; si una rectificativa abarca varias facturas, la AEAT indica la fecha más reciente. La FAQ de procedimientos concreta este tratamiento para R3.
La rectificativa tiene además su propia fecha de expedición y su numeración dentro de una serie específica. No sustituyas la fecha de operación por la fecha del impago ni por la fecha en que el asesor revisó el expediente. Cada una documenta un momento diferente.
El artículo 15 del Reglamento de facturación exige identificar la factura rectificada y permite incluir varias facturas en un único documento si se identifican todas. La FAQ técnica de VERI*FACTU señala que la identificación en el registro puede ser opcional en determinados campos. No hay contradicción: la factura completa y el registro de facturación no son documentos idénticos. Conserva en la factura lo que exige el Reglamento aunque el esquema técnico no obligue a repetirlo todo.
R3 genera un alta nueva, no borra el historial
La factura rectificativa genera su propio registro de facturación de alta; no se sobrescribe el registro de la factura original. La AEAT prohíbe alterar un alta ya producida y exige nuevos registros para completar o modificar su contenido.
La secuencia normal conserva dos documentos con funciones distintas. La factura original acredita la operación y la cuota inicialmente repercutida. La R3 documenta la reducción posterior por incobrable. Sus registros permanecen encadenados según el orden de generación. El impago no vuelve falsa la operación original ni autoriza a eliminarla.
En VERIFACTU, el nuevo registro de alta se remite conforme a la modalidad. En un SIF no verificable, se conserva con los controles propios de esa modalidad. La causa R3 no depende de elegir VERIFACTU o NO VERI*FACTU: procede de la LIVA. Lo que cambia es el tratamiento técnico del registro, no el fundamento fiscal de la rectificación.
R3 frente a anulación del registro
R3 corresponde al impago del artículo 80.Cuatro; una anulación de registro responde a una factura emitida erróneamente y no sustituye el análisis fiscal del crédito. La AEAT diferencia expresamente las posibles soluciones y vincula el registro de anulación con el alta anulada.
Una anulación de registro se usa cuando debe anularse un alta errónea; no es el mecanismo para documentar por sí solo una reducción de base por incobrable. Si la factura original correspondía a una venta real y quedó impagada, la solución no consiste en hacer desaparecer su alta. Se emite la factura rectificativa que exige el procedimiento fiscal.
La anulación sí puede entrar en juego si se generó por error un registro R3 que nunca debió existir o si el procedimiento concreto exige corregir un alta defectuosa. Ese segundo problema debe documentarse aparte. No conviertas una incidencia del software en una nueva justificación del crédito incobrable.
Para la visión general de errores, anulaciones y otras causas, consulta cómo rectificar una factura en VERI*FACTU. Esta página mantiene deliberadamente la frontera en R3.
Remisión al cliente y comunicación a la AEAT
El acreedor debe remitir la rectificativa al destinatario, acreditar el envío y comunicar electrónicamente la modificación a la AEAT en un mes desde la expedición. El procedimiento oficial detalla la comunicación y la documentación previa.
Antes de la comunicación, la AEAT pide aportar por registro electrónico copia de las facturas rectificativas y la documentación que acredita la reclamación. La presentación genera un código de asiento que debe incorporarse a la comunicación. Las grandes empresas deben aportar además la relación de facturas rectificativas indicada por la AEAT.
Guarda cuatro justificantes separados: expedición de la R3, remisión al destinatario, aportación de documentación y comunicación de la modificación. El acuse de envío del registro VERI*FACTU no sustituye automáticamente ninguno de los otros. Acredita una remisión técnica concreta a la AEAT, pero el procedimiento de modificación de base imponible tiene su propio expediente.
La clave R3 no acredita por sí sola que se hayan cumplido los plazos, la reclamación de cobro, las exclusiones y la comunicación exigidos para reducir la base imponible. Esa es la principal limitación de una auditoría que solo mira el XML.
Comprobación final en el SIF
Revisa el registro generado antes de cerrar el caso. Debe poder relacionarse con la factura rectificativa, su serie, fecha de expedición, fecha de operación, tipo R3 y modalidad I o S. Comprueba también los importes y signos contra la factura, no contra una plantilla reutilizada.
Verifica después que el alta original continúa disponible y que el nuevo registro se integra en la cadena. Si el programa presenta la operación como una sustitución destructiva, detén el proceso y pide al proveedor una explicación. La interfaz puede mostrar una vista consolidada, pero el histórico técnico no debe desaparecer.
Conserva la versión del SIF, la declaración responsable aplicable, la exportación del registro y el justificante de remisión cuando exista. Para entender qué ocurre si no se usa un programa de facturación, revisa los límites de la facturación manual sin programa.
Incidencias frecuentes
Se seleccionó R3 antes de comprobar el plazo
No presentes la clave como prueba de que la deuda ya es incobrable. Recalcula la ventana con los datos reales y determina si el documento se emitió dentro de plazo. Si se generó un registro incorrecto, la corrección técnica debe preservar el historial y quedar separada del expediente fiscal.
El cliente paga después
La regla general del artículo 80.Cuatro es que, una vez practicada la reducción, la base no vuelve a modificarse al alza aunque se cobre, salvo cuando el destinatario no actúe como empresario o profesional. También hay una regla específica si el acreedor desiste de la reclamación judicial o llega a un acuerdo de cobro tras el requerimiento notarial. No automatices una nueva rectificativa sin identificar cuál de estas situaciones concurre.
Hay una parte asegurada y otra no
Separa los importes. La exclusión afecta a la parte asegurada o garantizada. El saldo restante requiere su propio análisis y documentación. El SIF debe reflejar la cifra que resulte de ese trabajo, no decidir el alcance jurídico del seguro.
La factura original era simplificada
La FAQ de procedimientos asigna R5 a la rectificación de facturas simplificadas cualquiera que sea el motivo. Por tanto, no fuerces R3 si el documento de origen y el diseño aplicable conducen a R5. Confirma con el proveedor cómo conserva la causa fiscal del impago y cómo se representa en la factura completa.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una rectificativa R3 en VERI*FACTU?
Es la factura rectificativa asociada a una modificación de la base imponible por crédito incobrable del artículo 80.Cuatro de la LIVA. Se expide en serie específica y su información se registra como tipo de factura R3.
¿Cómo registrar un crédito incobrable?
Comprueba primero los requisitos y plazos fiscales, documenta la reclamación de cobro, expide y remite la rectificativa y genera su registro de alta R3. Después presenta la documentación y comunica electrónicamente la modificación a la AEAT dentro del plazo aplicable.
¿Qué diferencia hay entre R3 y anulación?
R3 documenta una reducción de base imponible por crédito incobrable mediante una nueva factura rectificativa. La anulación técnica deja sin efecto un registro de alta emitido erróneamente. No debe utilizarse una anulación para reemplazar el expediente fiscal del impago.
¿Qué requisito de la LIVA debe verificarse antes de emitir una R3?
Deben verificarse todos los requisitos del artículo 80.Cuatro: periodo sin cobro, anotación en libros, condición o importe del destinatario y reclamación fehaciente, además de las exclusiones del apartado cinco. El plazo concreto depende del acreedor y de la operación.
Siguiente paso
Reúne la factura original, vencimientos, libro registro y prueba de reclamación. Calcula la ventana aplicable y documenta las exclusiones antes de generar el R3. Para situar este expediente dentro del proyecto, consulta la guía general sobre VERI*FACTU y sistemas de facturación y el hub fiscal-contable.
Si necesitas revisar la causa, los plazos, los importes y la evidencia del SIF, TaxFactory puede revisar la rectificativa R3. El análisis parte de los documentos reales y no sustituye una resolución de la AEAT ni garantiza la recuperación del IVA.