No todos los cambios de un contrato de trabajo se comunican al SEPE. Antes de abrir Contrat@ hay que identificar qué ha ocurrido: un nuevo acuerdo entre las partes, una decisión empresarial sometida al artículo 41 del Estatuto de los Trabajadores, la corrección de un dato que se envió mal o un acto con comunicación específica, como una prórroga. Mezclar esos supuestos lleva a dos errores opuestos: enviar algo que la aplicación no admite o dejar sin tramitar una variación que sí afecta a la Seguridad Social.

Esta guía se dirige a empresas empleadoras en España y se ha revisado con normativa y páginas oficiales el 31 de agosto de 2026. No decide si un cambio concreto es válido ni sustituye el análisis del contrato, el convenio colectivo y los hechos. Su función es ordenar el expediente y dirigir cada actuación al cauce correcto.

Respuesta corta: documentar no siempre significa comunicar al SEPE

No existe una obligación general de comunicar al SEPE cada cambio de condiciones: Contrat@ no admite variaciones de jornada, categoría, ocupación, centro, grupo de cotización, cuenta de cotización, anexos o adendas. El propio SEPE lo aclara en sus preguntas frecuentes.

Que una variación no se comunique mediante Contrat@ no significa que pueda hacerse de palabra, que sea válida por sí sola o que no tenga otras consecuencias administrativas. El SEPE indica, para esos datos, que la empresa debe realizar un escrito dirigido a la persona trabajadora y que no debe formalizar un contrato nuevo solo para comunicar la variación. Ese criterio administrativo no resuelve si basta un acuerdo, si opera una facultad de dirección o si debe seguirse el artículo 41.

La pregunta correcta, por tanto, no es «¿cómo subo el anexo?», sino «¿qué naturaleza tiene el cambio y qué sistemas reciben alguno de sus datos?». Un anexo puede ser una buena prueba del acuerdo, pero Contrat@ no es un archivo general de anexos. Una aceptación técnica en Contrat@ tampoco convierte en lícita una modificación que incumple la ley o el convenio.

Cuatro situaciones que conviene separar

Un acuerdo o novación entre empresa y persona trabajadora

Las partes pueden acordar cambiar una condición dentro de los límites de la ley, el convenio colectivo, los derechos indisponibles y las reglas propias de cada materia. En la práctica suele documentarse mediante un anexo fechado y firmado que identifica el contrato original, la cláusula sustituida, la nueva redacción, la fecha de efectos y qué cláusulas continúan vigentes.

«Novación» describe aquí un cambio pactado de la relación existente. No significa necesariamente que deba emitirse otro contrato ni que Contrat@ acepte el anexo. El expediente debe permitir comprobar que hubo consentimiento real y que no se usó una firma genérica para renunciar a derechos indisponibles. También debe evitar fórmulas vagas como «se adapta la jornada según necesidades de la empresa» cuando lo que se pretende es fijar una distribución concreta.

Hay cambios con un tratamiento especial. Por ejemplo, el SEPE explica una novación concreta entre fijo discontinuo y fijo ordinario: exige formalización escrita, firma de ambas partes y comunicación en Contrat@ con el código indicado. Ese ejemplo no autoriza a comunicar cualquier anexo como si fuera una transformación.

Una modificación sustancial decidida por la empresa

El artículo 41 del Estatuto de los Trabajadores incluye entre las modificaciones sustanciales la jornada, el horario, los turnos, la remuneración, el sistema de trabajo y ciertas funciones. La lista legal es abierta y la calificación depende de la entidad del cambio, su origen y el contexto, no solo del nombre que figure en el documento. Texto consolidado del artículo 41.

La dirección empresarial solo puede acudir a esa vía cuando concurran razones económicas, técnicas, organizativas o de producción probadas. El procedimiento cambia según la modificación sea individual o colectiva. No basta con preparar un «anexo de aceptación» y enviarlo por correo si, en realidad, la empresa está imponiendo unilateralmente una alteración sustancial.

La notificación de una modificación sustancial individual debe llegar a la persona afectada y a sus representantes con al menos quince días de antelación a su efectividad. En las colectivas hay un periodo de consultas previo, con las reglas y umbrales del propio artículo 41. La persona trabajadora puede disponer de acciones de impugnación y, en determinados supuestos, de rescisión indemnizada. Por eso esta decisión requiere una revisión laboral antes de tocar Contrat@ o Sistema RED.

La corrección de un dato que se comunicó mal

Una corrección en Contrat@ sirve para subsanar datos comunicados por error, no para modificar los datos o las condiciones del contrato. Esta frontera aparece tanto en el manual de Contrat@ como en las preguntas frecuentes oficiales.

Si el contrato firmado dice jornada completa, pero se mecanizó una jornada parcial, existe una discrepancia en la comunicación. Si las partes deciden hoy pasar de jornada completa a parcial, existe un cambio real de condiciones. El segundo caso no se convierte en el primero indicando que había un «error» en el envío inicial. Antes de corregir hay que cotejar el documento vigente, la fecha de efectos y la información transmitida.

El SEPE permite corregir determinados datos desde la aplicación durante los 90 días naturales siguientes a la fecha de inicio. La fecha de inicio, el tipo o código del contrato, los datos identificativos de la persona y la ocupación no se corrigen desde esa función; debe contactarse con la oficina del servicio de empleo de la comunidad autónoma. Transcurridos los 90 días, el SEPE también remite al servicio público autonómico.

Un acto que tiene comunicación propia

Contrat@ sí contempla comunicaciones específicas de contratos, copias básicas, prórrogas, llamamientos de fijos discontinuos y pactos de horas complementarias. Servicio oficial Contrat@. El manual operativo también incluye transformaciones, correcciones, anulaciones y acuerdos de trabajo a distancia.

No todos esos actos son «cambios de condiciones» en sentido jurídico. Una prórroga amplía la duración de un contrato temporal que admite prórroga. Un pacto de horas complementarias tiene sus propios requisitos en el trabajo a tiempo parcial. Una transformación cambia la modalidad contractual. Cada uno necesita documento de origen, fecha, causa y recibo propios.

Qué se comunica al SEPE y en qué plazo

La regla general de contratación es más estrecha de lo que sugiere la consulta. El Real Decreto 1424/2002 obliga a comunicar a los servicios públicos de empleo el contenido de los contratos celebrados y sus prórrogas dentro de los diez días hábiles siguientes a su concertación, se formalicen o no por escrito. Artículo 1 del Real Decreto 1424/2002.

El plazo de diez días hábiles se refiere a contratos y prórrogas. No debe copiarse mecánicamente sobre cualquier anexo. Para una transformación, un llamamiento, un pacto de horas complementarias o un acuerdo de trabajo a distancia hay que usar la función y el plazo propios que muestre la norma o el procedimiento aplicable. Si la aplicación permite una operación, eso tampoco prueba que se haya cumplido el plazo laboral o que la condición sea válida.

La comunicación puede realizarse por introducción de datos, envío de ficheros XML o servicios web. El canal elegido no cambia la naturaleza del acto. En un envío individual conviene guardar el justificante completo; en un lote deben conservarse el fichero, la respuesta y la relación que permita saber qué registros fueron aceptados o rechazados.

Cambios que Contrat@ no recibe como variación

La respuesta oficial del SEPE menciona expresamente jornada, categoría profesional, ocupación, centro de trabajo, grupo de cotización, cuenta de cotización, anexos y adendas. Para estos conceptos no debe hacerse un nuevo contrato solo con la finalidad de trasladar la variación a Contrat@. Se prepara el escrito que corresponda para la persona trabajadora y se archiva en el expediente.

Ese listado mezcla datos laborales y datos con posible impacto en afiliación o cotización. El hecho de que el SEPE no reciba una variación no elimina un posible trámite ante la Tesorería General de la Seguridad Social. Un cambio de coeficiente de tiempo parcial, grupo de cotización, ocupación a efectos de cotización o cuenta de cotización puede exigir una actuación en Sistema RED, según el dato y el supuesto.

Las solicitudes de baja y de variación de datos de trabajadores deben presentarse dentro de los seis días naturales siguientes al cese o a la fecha en que se produzca la variación, según el artículo 32.3.2 del Reglamento general de afiliación. El plazo de tres días naturales del artículo 28 se aplica a las variaciones de los datos facilitados al practicarse la afiliación. El texto consolidado del reglamento distingue ambos supuestos; algunas operaciones tienen ventanas y efectos específicos en Sistema RED, por lo que debe comprobarse el campo exacto antes de mecanizarlo.

Esta separación evita dar por hecho que, si un cambio no se comunica al SEPE, no hay nada más que hacer. Puede haber que documentar el pacto, aplicar el artículo 41, informar a la representación legal, actualizar nómina, prevención o registro horario y comunicar un dato a la TGSS. Son circuitos distintos.

También conviene comprobar qué dato verá cada sistema después del cambio. Una reducción de horas puede modificar la jornada pactada, el coeficiente de parcialidad, la nómina y la distribución horaria, pero esos elementos no viajan juntos por una única comunicación. Prepara una tabla breve con el dato anterior, el nuevo, la fecha de efectos, el documento que lo respalda y el destino administrativo. Así se detecta enseguida si falta TGSS aunque Contrat@ no admita el anexo, o si se está intentando corregir en el SEPE algo que nunca fue un error.

Cómo preparar un anexo que deje un rastro útil

Un anexo no necesita adornos. Necesita precisión. Identifica a las partes y el contrato inicial; señala qué cláusula cambia; describe la situación anterior y la nueva; fija la fecha de efectos; indica si el resto del contrato permanece vigente; y recoge las firmas o el mecanismo de aceptación válido. Si existe una causa o una solicitud de la persona trabajadora, incorpórala al expediente sin convertir el anexo en un relato innecesario.

Antes de firmar, comprueba el convenio. Puede fijar límites, preavisos, procedimientos, complementos, clasificación profesional o intervención de la representación. Revisa también si el cambio afecta a una condición más protegida, como la conversión entre tiempo completo y parcial, la movilidad geográfica, la movilidad funcional o el trabajo a distancia. No todo cabe en una novación ordinaria.

No uses la firma para encubrir una cronología imposible. Si el cambio empezó hace un mes, un anexo fechado hoy no demuestra que se acordara antes. Registra la incidencia, determina la fecha real y corrige los sistemas conforme al cauce aplicable. Tampoco sustituyas el documento anterior: conserva contrato y anexos en secuencia.

Proceso práctico para decidir el trámite

1. Describe el hecho sin decidir aún el formulario

Anota qué cambia, desde cuándo, por iniciativa de quién y a quién afecta. Incluye los datos concretos: horas semanales, horario, centro, funciones, salario, duración o modalidad. Evita empezar por una pantalla de Contrat@, porque la aplicación puede empujar a escoger una operación antes de haber calificado el cambio.

2. Compara contrato, convenio y situación vigente

Localiza el contrato firmado, todos sus anexos y el convenio aplicable. Comprueba si la condición procede del contrato, de un pacto colectivo, de una decisión empresarial o de una práctica consolidada. El artículo 41 puede afectar a condiciones reconocidas en varias de esas fuentes. Si hay dudas sobre la naturaleza sustancial o colectiva, detén la ejecución y solicita revisión laboral.

3. Elige la base jurídica del cambio

Decide si hay consentimiento de ambas partes, una facultad empresarial ordinaria, movilidad funcional o geográfica, modificación sustancial u otra figura. La etiqueta interna no manda sobre los hechos. Un «acuerdo» obtenido después de aplicar unilateralmente la medida no borra el problema del procedimiento.

4. Redacta y entrega el documento correcto

Para un acuerdo, redacta un anexo claro. Para una modificación sustancial, prepara la comunicación causal y respeta el preaviso o el periodo de consultas. Para una prórroga o transformación, usa además el modelo o los datos que correspondan. Entrega copia a la persona afectada y documenta la fecha de recepción.

5. Revisa SEPE y TGSS por separado

Pregunta primero si el acto aparece entre las comunicaciones admitidas en Contrat@. Si solo es una variación de jornada, categoría, centro, grupo, CCC, anexo o adenda, no intentes subirla como corrección ni como contrato nuevo. Después revisa qué datos de afiliación y cotización cambian y cuál es su operación en Sistema RED.

6. Conserva los resultados sin sobrescribir versiones

Guarda el contrato original, el anexo o notificación, la evidencia de entrega, el justificante de Contrat@ si hubo comunicación y el justificante de TGSS si hubo variación. Nombra cada archivo con fecha y tipo de acto. Un expediente que permite seguir la cronología es más útil que una carpeta con un único «contrato_final.pdf» reemplazado varias veces.

Cómo actuar cuando el dato de Contrat@ está equivocado

Empieza por identificar si el error está solo en Contrat@ o también en el documento firmado y en TGSS. La respuesta cambia según el origen. Si el contrato es correcto y el dato se transmitió mal, utiliza el procedimiento de corrección permitido. Si el contrato también contiene un error material, documenta qué acordaron realmente las partes antes de pedir que una oficina cambie el registro.

No todos los campos pueden corregirse en línea. Para fecha de inicio, código contractual, identificación u ocupación, el SEPE dirige a la oficina del servicio autonómico de empleo. También lo hace cuando han pasado 90 días desde el inicio. Guarda la solicitud, la respuesta y el nuevo justificante. No borres el acuse anterior: explica por qué se rectificó.

La anulación tiene otra función. El SEPE permite anular en Contrat@ determinados actos hasta tres días después de la comunicación, contando en total el día del envío y los tres siguientes. Después remite al servicio público de empleo autonómico. Anular no es la vía normal para reemplazar una condición que cambió después.

Errores que conviene evitar

  • Crear un contrato nuevo para cada anexo. Puede romper la continuidad documental y comunicar un alta contractual que no existe.
  • Usar «corrección» para introducir una decisión posterior. La corrección reproduce lo que debía haberse comunicado; no reescribe el pacto.
  • Pensar que el plazo de diez días hábiles alcanza cualquier modificación. La norma lo fija para contratos y prórrogas.
  • Dar por terminada la gestión con un escrito firmado. Algunos cambios repercuten en afiliación, cotización, nómina o representación.
  • Aplicar una modificación sustancial antes de cumplir su procedimiento. El justificante administrativo no subsana ese defecto.
  • Sobrescribir el contrato anterior. Sin secuencia de versiones es difícil probar qué condición estuvo vigente en cada fecha.

Preguntas frecuentes

¿Qué cambios del contrato deben documentarse?

Documenta por escrito todo cambio que altere lo pactado o que pueda afectar a jornada, horario, salario, funciones, centro, duración o modalidad. La forma concreta depende de si hay acuerdo, una facultad empresarial válida o una modificación sustancial del artículo 41, además de lo que disponga el convenio.

¿Cuándo hay que comunicar una modificación al SEPE?

No hay una comunicación general para cada modificación. Se comunica cuando el acto tiene un cauce admitido, como una prórroga, transformación, llamamiento, pacto de horas complementarias o acuerdo de trabajo a distancia. Jornada, categoría, ocupación, centro, grupo de cotización, CCC, anexos y adendas no se comunican como variaciones en Contrat@.

¿Cómo se corrige un error en Contrat@?

Si se trata de un dato comunicado por error, usa la función de corrección dentro de sus límites. El SEPE permite corregir ciertos datos durante los 90 días naturales siguientes al inicio; algunos campos y las correcciones posteriores requieren acudir al servicio autonómico de empleo. Una corrección no sirve para cambiar las condiciones reales.

¿Qué diferencia hay entre un acuerdo y una modificación sustancial?

En el acuerdo, empresa y persona trabajadora consienten el nuevo pacto dentro de los límites legales y del convenio. La modificación sustancial del artículo 41 es una decisión empresarial causal que afecta a materias relevantes y exige su procedimiento, incluida la notificación o consulta que corresponda.

¿Hay que comunicar también el cambio a la Seguridad Social?

Puede ser necesario si el cambio afecta a datos de afiliación o cotización, aunque Contrat@ no admita la variación. La empresa debe comprobar el dato concreto y su plazo en el Sistema RED o con la TGSS; el justificante del SEPE no sustituye ese trámite.

Una comprobación final antes de ejecutar el cambio

El expediente debe responder seis preguntas: qué condición cambia, cuál era su fuente, qué figura jurídica permite cambiarla, cuándo produce efectos, qué documento recibió la persona trabajadora y qué administraciones deben recibir datos. Si una respuesta depende del convenio o de hechos discutidos, no la completes por intuición.

El hub de contratación del primer equipo reúne las demás decisiones laborales. Si el problema está en el documento original, consulta el contenido obligatorio de un contrato de trabajo. Para no confundir esta fase con el alta inicial, la guía para comunicar un contrato en Contrat@ explica la corrección de un dato ya enviado, no el cambio posterior de una condición.

Si necesitas revisar el contrato, el convenio y los trámites antes de aplicar la variación, el servicio laboral de TaxFactory puede ordenar el expediente y señalar qué debe documentarse, comunicarse o corregirse.