Requerimiento modelo 369 AEAT: cómo responder OSS

La respuesta corta: no empieces por la exportación de ventas

Un requerimiento sobre el modelo 369 OSS pide aclarar o justificar una discrepancia o un dato de la autoliquidación. Ficha de comprobación limitada del modelo 369 OSS de la AEAT La carta puede pedir una explicación, documentos o ambas cosas. Ese matiz importa: un archivo con miles de pedidos no contesta por sí solo a una pregunta sobre un país, un trimestre o un tipo de IVA.

Descarga la notificación completa y sus anexos. Apunta número de expediente, órgano, régimen (de la Unión, exterior de la Unión o importación), periodo, Estados miembros que aparecen, operaciones discutidas, fecha de notificación, plazo y canal. El aviso de una notificación no contiene necesariamente todo lo que necesitas para trabajar.

El modelo 369 reúne tres regímenes OSS. La Orden HAC/610/2021, de 16 de junio los distingue. Esta página se centra en la comprobación de operaciones B2C del régimen de la Unión, sobre todo ventas a distancia intracomunitarias de bienes y servicios a consumidores de otros Estados miembros. Si la carta habla del régimen exterior o de importaciones, usa la parte de esta guía relativa a la fase y al expediente, pero vuelve a comprobar sus reglas específicas. La ayuda oficial del modelo 369 separa esos recorridos.

Para cuestiones más amplias que el expediente OSS, consulta la guía sobre fiscalidad para comercio electrónico.

La respuesta se construye en una secuencia: fijar el alcance del requerimiento, extraer ventas por Estado miembro, conciliar cada total con facturas y pagos, explicar diferencias y presentar el expediente por el canal indicado. Guía de la AEAT para contestar requerimientos No es una fórmula legal cerrada. Es un orden de trabajo para que la persona que revise el expediente pueda reproducir de dónde sale cada importe.

El contenido es general y está revisado con fuentes oficiales consultadas el 30 de agosto de 2026. No calcula tu plazo, no decide si una venta está dentro de OSS y no sustituye el estudio de una notificación concreta. Si el vencimiento está cerca o hay una cuantía relevante, una persona profesional debe revisar el expediente antes del envío.

Primero: identifica el régimen y la fase

¿Es realmente el modelo 369 que crees?

El modelo 369 sirve para las declaraciones de IVA de los regímenes especiales de ventanilla única. La Orden HAC/610/2021 distingue el régimen exterior de la Unión, el régimen de la Unión y el régimen de importación. La periodicidad no es igual en todos: los dos primeros son trimestrales cuando España es el Estado miembro de identificación y el régimen de importación es mensual.

Para una empresa establecida únicamente en España, el régimen de la Unión no convierte todas sus ventas en operaciones del 369. La AEAT explica que los servicios prestados a consumidores localizados en España se incluyen, con carácter general, en la declaración nacional, mientras que los prestados a consumidores de otros Estados miembros pueden declararse en el 369 si cumplen las condiciones del régimen. Ejemplos de la AEAT sobre el régimen de la Unión

En ventas de bienes, separa la expedición o transporte desde el Estado miembro de partida y el país donde termina. No uses el país de facturación como sustituto automático del Estado miembro de consumo. Una plataforma puede mostrar una dirección de cuenta, una dirección de envío, un país de pago y un almacén distinto; tu expediente tiene que explicar cuál de esos datos sostiene la localización fiscal y qué regla aplicaste.

¿Es un requerimiento o una propuesta?

La ficha específica de la AEAT indica que la comprobación limitada OSS puede empezar de oficio mediante un requerimiento para aclarar o justificar la discrepancia, o mediante una propuesta de liquidación cuando la Administración ya dispone de datos suficientes. Procedimiento G422 de la AEAT

No redactes igual para las dos situaciones. En un requerimiento, la primera tarea es responder punto por punto y aportar la prueba que falta. En una propuesta, además de explicar los hechos, debes identificar el cálculo que no compartes y formular alegaciones dentro de la fase que indique el documento. El título de la carta ayuda, pero manda el contenido y el pie de recursos o alegaciones.

La misma ficha indica un plazo de diez días para formular alegaciones antes de la resolución o de una liquidación provisional en la comprobación limitada del OSS. Fases y trámite de la ficha G422 No cuentes ese plazo desde un correo de aviso ni lo sustituyas por una cifra memorizada: calcula con la fecha y el sistema de notificación que consten en tu documento.

La documentación que conviene preparar para el 369

La petición exacta está en la notificación. Aun así, el expediente OSS suele girar alrededor de seis preguntas: qué se vendió, a quién, dónde se localizó, cuándo se devengó, qué importe y tipo se declaró y cómo se pagó. La tabla sirve para ordenar el trabajo; no es una lista para adjuntar completa por reflejo.

El registro OSS debe permitir identificar el Estado miembro de consumo, la operación, la fecha, la base y moneda, el tipo e importe del IVA, los pagos, la factura y los datos usados para localizar al cliente o el transporte. Notas explicativas de la Comisión Europea sobre los registros de comercio electrónico Esa enumeración no obliga a que cada dato viva en una misma aplicación. Sí exige que puedas recuperarlo con suficiente detalle y relacionarlo con la declaración.

El Reglamento de Ejecución (UE) n.º 282/2011 describe esa información para los registros de los regímenes especiales. El artículo 63 quater en el texto consolidado de EUR-Lex incluye Estado miembro de consumo, descripción o tipo de servicio, fecha, base y moneda, cambios posteriores, tipo e importe del impuesto, pagos, anticipos, factura y datos de localización. La documentación de una tienda debe conservar también la lógica que transformó sus datos internos en esas columnas.

El registro y sus soportes deben conservarse durante diez años en el régimen OSS. Las notas explicativas de la Comisión Europea precisan que el cómputo parte del final del ejercicio en que se realizó la entrega. Por eso una respuesta no debería depender de una consulta que desaparece al cambiar de proveedor. Exporta el archivo, guarda su fecha de generación y conserva la versión que permita abrirlo y leer las relaciones entre pedido, factura, pago y declaración.

Cómo reconstruir las ventas por país de consumo

Haz una tabla de control antes de redactar

Empieza con el periodo exacto del requerimiento. Si dice “3T de 2025”, no mezcles ventas del 4T para que el total coincida. Si pide una corrección, separa el periodo original del periodo posterior en el que se consignó el ajuste. Una tabla inicial puede tener estas columnas:

1. identificador interno de la operación;
2. fecha de la venta o prestación y fecha de devolución, si existe;
3. tipo de operación, país de expedición y país de destino cuando sean bienes;
4. Estado miembro de consumo que se llevó al 369;
5. base imponible y moneda original;
6. tipo y cuota de IVA;
7. factura, abono, pedido y fecha de pago;
8. dato o combinación de datos usada para la localización;
9. apartado del modelo 369 y observación.

Después suma por país y tipo. La suma de la tabla debe poder compararse con el 369 presentado, no solo con el total de la plataforma. Si no coincide, deja la diferencia a la vista. Una diferencia explicada vale más que un total ajustado manualmente sin rastro.

No confundas domicilio, destino y Estado miembro de identificación

El Estado miembro de identificación es el país cuya administración recibe la declaración OSS. El Estado miembro de consumo es el país en el que se entiende realizada la entrega o prestación a efectos del régimen. Pueden ser el mismo o no. La ayuda del modelo 369 de la AEAT separa los apartados de declarante, periodo, operaciones por Estado miembro de consumo, correcciones y pago.

En un servicio digital, conserva el dato que realmente usaste para decidir dónde estaba establecido o residía habitualmente el consumidor. En un bien enviado, conserva la información que te permitió determinar dónde empezó y terminó el transporte. No prometas que una dirección IP resuelve todos los casos: puede ser un dato de apoyo, no una conclusión automática.

Los datos de una plataforma no bastan por sí solos cuando contradicen el registro, las facturas, el pago o la evidencia de localización; el expediente debe conservar el contexto y señalar cualquier hueco. Las notas de la Comisión Europea sobre registros y localización exigen conservar la información utilizada para determinar el lugar de la operación. Si dos sistemas se contradicen, no borres uno para que el otro encaje. Explica la fuente, la fecha de extracción y la razón de la diferencia.

Qué hacer con una venta que no encaja

Clasifica cada excepción en lugar de esconderla:

• Error de país. La operación se asignó a otro Estado miembro. Identifica el dato que se usó, el dato correcto, el efecto en base y cuota y si ya se corrigió.
• Periodo equivocado. El pedido, factura, devengo, pago o devolución cayó en fechas distintas. Explica qué fecha usa el criterio aplicable y aporta el documento que la respalda.
• Venta fuera del régimen. Puede tratarse de una operación nacional, B2B, importación, venta facilitada por interfaz u otra operación que requiere un tratamiento distinto. No la fuerces dentro del 369.
• Abono o devolución. Relaciona el importe con la venta original y con la forma en que la corrección aparece en el modelo.
• Dato que falta. Di qué no existe, por qué no existe y qué otra prueba permite reconstruirlo. No fabriques una trazabilidad retroactiva.

Una lista de excepciones hace que el escrito sea más creíble y facilita pedir instrucciones concretas si el dato solicitado no se puede obtener. También evita confundir una limitación del sistema con una conclusión fiscal.

Base, tipo, periodo y pago: la conciliación que suele faltar

De la factura a la cuota

La AEAT puede comparar la declaración con datos de la propia empresa, de plataformas o de otras fuentes. Tu conciliación debe mostrar el camino completo: precio antes de IVA, descuentos, devolución o abono, base imponible, tipo aplicado, cuota y total cobrado. Si la plataforma guarda el precio con impuesto incluido, documenta la fórmula que separa base y cuota y el redondeo usado.

No mezcles monedas. El registro debe indicar la moneda de la base y del IVA. Si el 369 se presentó en euros y la venta nació en otra moneda, guarda el tipo de cambio, fecha y fuente del cambio que aplicaste. Las notas de la Comisión Europea sobre los registros OSS exigen que la base y el importe del impuesto permitan identificar la moneda utilizada.

El requerimiento puede estar motivado por una cifra que parece pequeña pero se repite en muchos pedidos. Haz una prueba con varias operaciones: una venta normal, una devolución, un descuento, un pago parcial y una operación con cambio de país. Si el resultado cambia según la ruta, deja documentado qué regla o configuración origina el cambio.

Corrige con la vía del OSS, no con una declaración paralela improvisada

La AEAT indica que el modelo 369 se presenta por cada trimestre natural para los regímenes de la Unión y exterior, y dentro del mes siguiente al final del periodo. Cuestiones generales del modelo 369 Mientras el sujeto pasivo está registrado, la obligación puede existir aunque no haya operaciones cubiertas en ese periodo.

Una vez presentada una declaración, las correcciones de cuotas se llevan a una declaración de un periodo posterior dentro del plazo de tres años previsto para el ajuste; la propia AEAT explica que, superado ese plazo, la modificación debe dirigirse directamente al Estado miembro de consumo afectado. Preguntas frecuentes oficiales sobre el modelo 369 La Orden HAC/610/2021 recoge la misma lógica y añade que la declaración presentada no se modifica como si fuera un borrador.

Si detectas un error, documenta tres momentos: qué se declaró, qué se ha comprobado y dónde se reflejó o se reflejará la corrección. El requerimiento no autoriza a cambiar el periodo revisado sin explicación. Si aún no sabes si procede corregir, no presentes una cifra nueva solo para cerrar la diferencia; prepara primero la conciliación y revisa el efecto con un profesional.

El pago tiene su propio rastro

La cuota declarada no es el único dato de pago. Incluye fecha e importe de los cobros, anticipos, devoluciones y el ingreso efectuado por el 369 cuando la notificación lo pida. Distingue la fecha en que el cliente pagó de la fecha en que la empresa liquidó el saldo a la AEAT.

La AEAT contempla un trámite de ingreso adicional cuando una declaración con resultado a ingresar no se pagó en su totalidad. Preguntas frecuentes del modelo 369 Adjunta el justificante del pago y el número de registro que permita asociarlo al modelo, pero no reemplaces un requerimiento de datos por un simple comprobante bancario si la carta pide el detalle de operaciones.

Otra frontera útil es la de las cuotas. El modelo 369 incluye cuotas devengadas del régimen OSS; el IVA soportado no se deduce dentro de esa declaración. Cuestiones generales del modelo 369 Si la discrepancia mezcla IVA repercutido y soportado, separa la pregunta del 369 de la vía que corresponda a la devolución o deducción.

Cómo redactar el escrito y montar los anexos

Un buen escrito permite que alguien ajeno a tu plataforma entienda la discrepancia sin abrir veinte archivos. Puedes usar este orden:

1. Encabezado. NIF, nombre o razón social, expediente, modelo 369, régimen, periodo y órgano destinatario.
2. Objeto. Copia o resume con fidelidad cada punto de la notificación. Numéralos si la AEAT los numera.
3. Respuesta breve. Una frase por punto: se confirma, se aclara, se corrige o no se puede acreditar con el documento disponible.
4. Hechos y cálculo. Incluye la tabla por Estado miembro, base, tipo, cuota, factura, pago y localización.
5. Anexos. Numera documentos y enlaza cada uno con una fila o afirmación del escrito.
6. Petición. Solicita que se tenga por atendido el requerimiento o que se valore la alegación, sin afirmar que la Administración debe aceptar una conclusión no demostrada.

La respuesta no tiene que copiar la normativa completa. Cuando cites una regla, explica qué efecto tiene sobre tu fila. Si el escrito mezcla operaciones españolas, operaciones OSS y ventas B2B, crea apartados separados. La matriz de conciliación es más útil que una narrativa larga sobre cómo funciona el negocio.

Prepara una carpeta cerrada con la notificación y anexos recibidos, el escrito, la tabla de conciliación, los documentos originales o copias de trabajo, el modelo 369 presentado, el justificante de pago y el recibo de la respuesta. Guarda un índice con nombre, versión, fecha y relación con el punto contestado. Si tienes que dividir archivos por tamaño, conserva la numeración y explica el orden.

Presenta por el canal que marque la notificación

La AEAT indica que primero debes revisar si la notificación ofrece una vía concreta. Para la contestación general, el acceso puede hacerse con el CSV de la notificación y el sistema de identificación que corresponda; el trámite permite informar expediente, asunto, contacto y motivo, y adjuntar archivos. Ayuda oficial para contestar requerimientos

La misma ayuda señala que el representante accede con identificación electrónica, mientras que el interesado puede tener opciones con o sin identificación según el procedimiento. No supongas que una persona colaboradora puede usar el acceso del interesado: comprueba la representación y la vía que muestra la Sede.

El tamaño máximo indicado por la AEAT para cada archivo en ese trámite es de 64 MB y deben usarse formatos aceptados. Instrucciones de presentación de la AEAT El límite técnico no cambia lo que debes probar. Si necesitas varios envíos, numéralos y conserva todos los justificantes; no presupongas que el segundo sustituye al primero.

Tras presentar, descarga el justificante. Comprueba expediente, fecha, asiento, relación de ficheros y CSV. La prueba de que preparaste el documento no acredita que lo registraras. Si el envío falla, conserva la pantalla o mensaje, vuelve a la notificación y revisa el canal, el formato y el tamaño antes de insistir.

Decisiones que conviene tomar antes de enviar

Si la diferencia está en un dato o cálculo, aclárala o corrígela; si la notificación abre una liquidación o una comprobación más amplia, adapta la defensa a esa fase y revisa las obligaciones nacionales del Estado de consumo. Procedimiento G422 de la AEAT Información de la AEAT sobre el régimen de la Unión

Usa esta matriz de decisión:

La comprobación limitada OSS puede terminar por resolución expresa, caducidad o inicio de un procedimiento inspector que incluya su objeto. Ficha G422 de la AEAT Una resolución puede ser recurrible, pero el plazo y el recurso dependen del acto recibido. La propia ficha recoge, con carácter general para los actos que describe, reposición potestativa o reclamación económico-administrativa en el plazo de un mes desde el día siguiente a la notificación. No elijas una vía solo por el nombre del procedimiento: lee el pie de la resolución.

Datos de consumidores y proveedores

Un requerimiento fiscal no es una invitación a entregar el almacén de datos entero. Antes de anexar, elimina duplicados y exportaciones que no responden a la pregunta, revisa quién aparece en cada archivo y usa nombres de fichero descriptivos sin incluir más datos personales de los necesarios. No tapes un dato que la AEAT necesita para verificar el país, la operación, la factura o el pago.

Mantén intactos los originales y trabaja con copias. Si una dirección, identificador de pedido o dato de pago está parcialmente oculto en la copia, conserva una versión completa bajo control interno y explica qué parte se entrega y por qué. La orden del modelo 369 recuerda que los datos aportados para cumplir obligaciones tributarias se tratan dentro del sistema tributario y aduanero y remite a la normativa de protección de datos. Disposición adicional de la Orden HAC/610/2021

Qué hacer durante las próximas horas

Abre una ficha del expediente y fija el vencimiento que aparece en la notificación. Después congela una copia de los datos usados para preparar la respuesta, identifica el régimen y el Estado miembro de consumo y crea la tabla de conciliación. No empieces por la redacción: empieza por saber qué cifra discute la AEAT.

El hub de recursos fiscales y contables reúne otras guías para ordenar los pasos relacionados.

Cuando la tabla esté cerrada, escribe una respuesta corta para cada punto y enlaza los anexos. Revisa dos veces: primero cifras, fechas, moneda, tipo, país, factura, pago y sumas; después fase, plazo, firma, canal, tamaño de archivos y petición. Presenta la versión final y guarda el recibo junto con los mismos archivos enviados.

Esta guía no decide si una operación concreta es B2C, si su localización es correcta, si una corrección debe hacerse en un periodo posterior o si existen obligaciones de IVA en otro Estado miembro. El alcance se limita al periodo y régimen de la comunicación. Si falta evidencia de localización o los sistemas no concilian, esa incertidumbre debe aparecer en la revisión profesional, no desaparecer en el escrito.

Para distinguir la notificación de otros documentos, consulta la guía general sobre cartas y requerimientos de Hacienda. Si la comprobación se amplía, revisa la guía de comprobación limitada de la AEAT. El servicio fiscal-contable de TaxFactory puede ayudarte a ordenar la notificación, la cronología, la tabla por países y el paquete documental antes de presentarlo.

Preguntas frecuentes {#faq}

¿Qué documentación pide Hacienda por el 369?

Depende del texto de la notificación, pero el expediente suele tener que explicar las operaciones por Estado miembro de consumo y relacionarlas con el registro OSS, facturas, datos de localización, cobros, correcciones y justificante del modelo 369. No entregues un volcado indiscriminado: responde a cada punto y marca lo que no exista.

¿Cómo justificar ventas OSS por país?

Separa las ventas por Estado miembro de consumo y periodo, identifica la operación y el tipo de IVA, concilia base y cuota con la factura y el registro, y conserva la información que usaste para localizar al consumidor o el destino del transporte. Si hay una contradicción, explica cuál es el dato válido y por qué.

¿Cómo contestar la comprobación del modelo 369?

Primero comprueba si recibiste un requerimiento o una propuesta dentro de una comprobación limitada. Después prepara un escrito con expediente, alcance, hechos, conciliación, anexos y petición, y preséntalo por el canal que indique la notificación. Guarda el recibo y la versión exacta de los archivos enviados.

¿Cómo proteger los datos de consumidores al aportar el expediente OSS?

Aporta los identificadores y documentos necesarios para que la AEAT pueda comprobar la operación, pero evita anexar exportaciones completas que no respondan a la petición. Revisa destinatarios, permisos, nombres de archivo y datos de terceros antes de presentar, sin ocultar un dato que sea necesario para localizar o conciliar la venta.