Empresa usuaria y contrato ETT: responsabilidades

Cuando una pyme incorpora a una persona mediante una empresa de trabajo temporal, intervienen dos empresas, pero no hacen lo mismo. La ETT celebra el contrato de trabajo y mantiene la posición de empleadora. La empresa usuaria recibe la prestación, organiza el día a día y controla cómo se ejecuta. Esa división explica casi todas las obligaciones, aunque no permite desentenderse con la frase «eso lo lleva la ETT».

La respuesta corta es esta: la ETT mantiene la condición de empleadora y asume salario, Seguridad Social y formación preventiva. La empresa usuaria dirige la actividad cotidiana durante la puesta a disposición. Desde que empieza la prestación, la empresa usuaria responde de las condiciones de ejecución en todo lo relacionado con la seguridad y la salud. Así lo reparten los artículos 12, 15 y 16 de la Ley 14/1994, en particular su regla de dirección y control, el artículo 28 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y el Real Decreto 216/1999.

Esta guía se limita a ese reparto. Quedan fuera la comparación de precios de ETT y la calificación de una posible cesión ilegal. Tampoco sustituye la revisión del convenio, el contrato de puesta a disposición, la evaluación preventiva o los hechos de un accidente. Para una primera incorporación, este análisis puede encajarse en la guía general sobre contratar al primer trabajador y en el resto del expediente laboral.

El mapa de responsabilidades, antes de entrar en detalle

El cuadro permite asignar tareas internas, pero quedan zonas de coordinación. La usuaria necesita información de la ETT para permitir la entrada; la ETT necesita datos reales del puesto para formar, vigilar la salud y calcular la remuneración. Si una de las dos trabaja con una descripción antigua, el expediente puede parecer completo y, aun así, no corresponderse con el trabajo efectivo.

La ETT paga, pero la usuaria debe definir bien la retribución

La obligación salarial y de Seguridad Social corresponde a la ETT. Así lo establece el artículo 12.1 de la Ley 14/1994. Por eso la persona cedida no pasa a la nómina de la empresa usuaria y esta no debería improvisar pagos paralelos como si fuese la empleadora.

Ahora bien, la usuaria conoce el puesto, el horario, el sistema de turnos y el convenio aplicable en su centro. La persona cedida tiene derecho, durante la misión, a las condiciones esenciales que habría tenido si la usuaria la hubiese contratado directamente para el mismo puesto. Entre ellas están remuneración, jornada, horas extraordinarias, descansos, trabajo nocturno, vacaciones y festivos. La empresa usuaria debe cuantificar las percepciones vinculadas al puesto conforme al convenio que le resulte aplicable, aunque sea la ETT quien abone la nómina. La regla está en el artículo 11.1 de la Ley 14/1994. Esa retribución total debe constar en el contrato de puesta a disposición, como exige el artículo 15 del RD 417/2015.

En la práctica, antes de firmar hay que entregar a la ETT una ficha salarial que no se limite al salario base. Debe reflejar los conceptos que correspondan realmente: complementos del puesto, complemento por turnos o nocturnidad cuando procedan, variables vinculadas a ese trabajo y las partes proporcionales previstas por la norma. El artículo 15 del RD 417/2015 exige que el contrato de puesta a disposición incluya la retribución total y el convenio colectivo aplicable en la usuaria.

Esto evita dos errores habituales. El primero es facilitar una categoría genérica sin comprobar las funciones. El segundo es comunicar el salario al inicio y no avisar de un cambio de turnos, jornada o funciones que altera la retribución. La factura de la ETT no reemplaza esta comprobación laboral.

Quién da instrucciones y quién puede sancionar

Durante la misión, la empresa usuaria ejerce las facultades de dirección y control de la actividad. Puede asignar tareas dentro del contenido pactado, organizar turnos, marcar prioridades, supervisar la calidad y dar instrucciones de seguridad. Es la consecuencia lógica de que el trabajo se realice en su ámbito, y está recogida en el artículo 15.1 de la Ley 14/1994.

La potestad disciplinaria sigue en la ETT. Si la usuaria aprecia una ausencia injustificada, una desobediencia o cualquier otro posible incumplimiento contractual, debe recoger los hechos y comunicarlos a la ETT. El artículo 15.2 ordena precisamente esa vía. No corresponde al responsable del centro imponer por su cuenta una sanción laboral a la persona cedida.

Conviene que la comunicación contenga fecha, hora, personas presentes, instrucción dada, conducta observada y documentos disponibles. Debe narrar hechos, no anticipar la sanción. La ETT decidirá conforme al contrato, al convenio y al procedimiento aplicable. A la vez, si existe un peligro inmediato, la usuaria conserva sus deberes preventivos y puede apartar a la persona de la exposición mientras gestiona la incidencia; eso no equivale a resolver por sí sola el expediente disciplinario.

El límite operativo es el contenido de la puesta a disposición. Para asignar una tarea nueva, la empresa usuaria debe comprobar si cambia el puesto, el riesgo, la cualificación, el horario o el lugar descritos. Si cambia alguno, conviene detener la asignación y actualizar la evaluación y la documentación con la ETT antes de continuar. El contrato debe identificar causa, prestación, cualificación, lugar, horario y duración, según el artículo 15 del RD 417/2015. Una instrucción diaria puede concretar el trabajo; no debería transformar silenciosamente la misión.

La prevención empieza antes de que llegue la persona

La prevención en una puesta a disposición no se resuelve enviando el plan general del centro. Antes de celebrar el contrato, la usuaria debe haber evaluado el puesto. Después comunica a la ETT las características de la tarea, los riesgos generales y específicos, las medidas preventivas, los equipos de protección individual, la formación necesaria y las exigencias de vigilancia de la salud. El detalle figura en el artículo 2 del RD 216/1999.

La ETT utiliza esos datos para escoger a una persona idónea, informarla, comprobar su formación o impartir la que falte y organizar la vigilancia de la salud. El coste y la responsabilidad de esa formación preventiva corresponden a la ETT, aunque un adiestramiento especial pueda darse en las instalaciones de la usuaria mediante acuerdo escrito y con cargo a la ETT. La vigilancia periódica de la salud también queda a cargo de la ETT, de acuerdo con el artículo 3 del RD 216/1999.

La usuaria no puede limitarse a suponer que la ETT lo ha hecho. Debe recabar la acreditación documental de que la persona ha recibido la información, tiene la formación requerida y cuenta con un estado de salud compatible con el puesto. También ha de comprobar cualificaciones y capacidades. Antes del primer turno, la usuaria debe recibir la acreditación de aptitud, formación e información, informar a la persona y a la organización preventiva y no permitir el inicio si falta alguna comprobación. El artículo 4.2 del RD 216/1999 prohíbe permitir el inicio mientras no conste el cumplimiento.

La información directa al trabajador sigue siendo necesaria. La usuaria debe explicar los riesgos generales del centro, los específicos del puesto, las medidas aplicables y las situaciones de emergencia. Ha de informar asimismo a sus delegados de prevención o representantes, y a su servicio de prevención o trabajadores designados, de la incorporación, el puesto, los riesgos y la información y formación recibidas. El artículo 28.5 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales distribuye de modo coherente estas obligaciones: la usuaria responde de las condiciones de ejecución y de la información; la ETT, de formación y vigilancia de la salud.

Una inducción útil no consiste en obtener una firma rápida. Incluye acceso y circulación, emergencias, equipos, sustancias, bloqueo de máquinas, comunicación de incidentes y cualquier instrucción específica de la tarea. Si el puesto cambia, la evaluación y la información deben revisarse. El documento inicial no cubre cualquier trabajo futuro.

Durante la misión, la seguridad sigue en el centro de trabajo

Desde que empieza la prestación, la empresa usuaria responde de las condiciones de ejecución en todo lo relacionado con la seguridad y la salud. Debe integrar a la persona cedida en la coordinación de actividades empresariales cuando concurran varias empresas y comunicar a la ETT los resultados de las evaluaciones que esta necesite para vigilar la salud. Son obligaciones del artículo 5 del RD 216/1999.

Esto alcanza al estado real de equipos y protecciones, al orden del trabajo, a la exposición efectiva y a la respuesta ante cambios. Una evaluación correcta pierde utilidad si luego se retira una protección, se cambia un producto, se alarga un turno o se manda a la persona a otra zona sin revisar el riesgo. La usuaria es quien controla esas condiciones mientras el servicio se presta.

Si ocurre un accidente de trabajo o una enfermedad profesional, la usuaria debe informar por escrito a la ETT para que esta cumpla sus obligaciones de notificación. El artículo 7 del RD 216/1999 atribuye a la usuaria las consecuencias derivadas de no comunicarlo. Además, el artículo 16.2 de la Ley 14/1994 contempla la responsabilidad de la usuaria en protección y el recargo de prestaciones cuando el daño en su centro, durante la puesta a disposición, deriva de falta de medidas de seguridad.

Ese canal debe acordarse antes de que ocurra un accidente. La persona responsable de la operativa, el área de prevención y el contacto de la ETT han de saber a quién avisar, por qué medio y con qué datos ante un incidente, una exposición o un cambio relevante.

Documentos que debería poder reunir la empresa usuaria

La ley distribuye documentos entre ambas empresas. El RD 417/2015 obliga a la ETT a entregar a la usuaria copia del contrato de trabajo o de la orden de servicio y la acreditación de haber cumplido las obligaciones salariales y de Seguridad Social. El contrato de puesta a disposición debe formalizarse por escrito y por duplicado con los datos mínimos de su artículo 15.

Para que la documentación de puesta a disposición permita reconstruir lo sucedido, el expediente de la usuaria puede ordenarse así:

1. Identificación y autorización de la ETT, junto con los datos de ambos centros y cuentas de cotización incluidos en el contrato.
2. Contrato de puesta a disposición firmado, con causa concreta, contenido de la prestación, cualificación, duración, lugar, horario, retribución y convenio.
3. Evaluación del puesto y ficha preventiva remitida a la ETT, incluidas medidas, equipos, formación y vigilancia de la salud exigida.
4. Acreditación de la ETT sobre información, formación y aptitud, sin incorporar datos médicos que no correspondan a la usuaria.
5. Copia del contrato de trabajo u orden de servicio y acreditaciones salariales y de Seguridad Social recibidas de la ETT.
6. Constancia de la información de acogida y de la comunicación a representantes y organización preventiva.
7. Cambios de puesto, tarea, horario, equipos o riesgos, con la correspondiente actualización y comunicación.
8. Incidencias, posibles incumplimientos y accidentes comunicados a la ETT, con fechas y respuesta.

Esta lista es una propuesta de orden, no un plazo legal uniforme de archivo. Cada pieza puede estar sujeta a reglas distintas de conservación, protección de datos, prevención o prescripción. La usuaria debería limitar el acceso, conservar solo lo necesario y separar la aptitud laboral de información clínica que no debe recibir.

Un control documental mensual resulta útil en misiones largas. El artículo 18 del RD 417/2015 proporciona una base mínima: contrato u orden de servicio y acreditación del cumplimiento salarial y de Seguridad Social. Si cambian las condiciones, hay que revisar también el contrato y la evaluación, no solo añadir una nueva factura.

Igualdad de condiciones y acceso a recursos de la usuaria

La persona puesta a disposición tiene derecho a las condiciones esenciales de trabajo y empleo que corresponderían al mismo puesto en contratación directa. La igualdad no se reduce al salario. Comprende jornada, horas extraordinarias, descansos, trabajo nocturno, vacaciones y festivos, además de las disposiciones sobre embarazo, lactancia, menores e igualdad de trato que enumera el artículo 11 de la Ley 14/1994.

También puede usar transporte, comedor, guardería y otros servicios comunes e instalaciones colectivas de la usuaria durante la puesta a disposición en las mismas condiciones que la plantilla. La usuaria debe informar de vacantes para dar las mismas oportunidades de acceder a puestos permanentes. Estas reglas aparecen en el artículo 17 de la Ley 14/1994.

Para comprobar la igualdad, no basta con comparar dos salarios base. Hay que partir de un puesto equivalente y revisar sus funciones reales, horario, complementos, descansos y acceso a recursos. Si no existe un comparador idéntico, la usuaria debe documentar el criterio usado y facilitarlo a la ETT. Esta página no resuelve la clasificación profesional concreta; esa decisión depende del convenio y del trabajo efectivo.

La responsabilidad de la usuaria no desaparece por contratar una ETT

La ETT es la obligada principal al pago, pero la Ley 14/1994 establece responsabilidad subsidiaria de la usuaria por las obligaciones salariales y de Seguridad Social contraídas durante la vigencia de la puesta a disposición, y por la indemnización económica derivada de la extinción. Que la ETT figure como empleadora no protege automáticamente a la usuaria: esta responde subsidiariamente de determinadas deudas durante la puesta a disposición, y la responsabilidad pasa a ser solidaria si el contrato se celebra incumpliendo los artículos 6 u 8 de la Ley 14/1994. Es el régimen del artículo 16.3.

«Subsidiaria» y «solidaria» no son etiquetas intercambiables. Cambian la forma en que puede exigirse la deuda. La calificación exige revisar la causa del contrato de puesta a disposición y si el puesto estaba excluido, además de los hechos del caso. Aquí no se analiza si hubo cesión ilegal ni se ofrece una conclusión individual.

En prevención tampoco sirve una cláusula privada para trasladar toda la responsabilidad. La usuaria controla las condiciones de ejecución y la Ley le atribuye deberes propios. Puede pactar con la ETT cómo intercambiar documentos o ejecutar un adiestramiento, pero ese reparto operativo no elimina las obligaciones que la norma asigna a cada una.

Secuencia de control para incorporar a una persona mediante ETT

El expediente se puede manejar en cuatro momentos, con un responsable interno identificable en cada uno.

1. Definir la necesidad y el puesto

Describe la causa, las tareas reales, cualificación, centro, horario, duración prevista, convenio y retribución total. Comprueba que la causa y el puesto admiten un contrato de puesta a disposición. La Ley 14/1994 regula los supuestos de utilización y los trabajos excluidos en sus artículos 6 y 8; esta guía no desarrolla esa frontera, pero la usuaria debe validarla antes de firmar.

Completa o actualiza la evaluación del puesto. No reutilices la de otro puesto solo porque comparte departamento. Informa a la ETT de riesgos, medidas, equipos, formación y vigilancia de la salud requerida.

2. Cerrar el contrato y recibir acreditaciones

Revisa que el contrato de puesta a disposición contenga todos los datos del artículo 15 del RD 417/2015. Recibe la copia del contrato de trabajo u orden de servicio. Pide la acreditación preventiva prevista en el RD 216/1999 y comprueba que coincide con el puesto.

No solicites historia clínica ni resultados médicos. La usuaria necesita constancia de compatibilidad o aptitud en los términos aplicables, no información sanitaria innecesaria.

3. Autorizar el inicio y gestionar la misión

Solo autoriza el acceso cuando estén cerradas las comprobaciones. Da la información preventiva del centro y de emergencias, comunica la incorporación a prevención y representantes y asigna una persona de referencia para el trabajo cotidiano.

Durante la misión, contrasta las tareas reales con las pactadas. Comunica a la ETT cambios, incidencias, ausencias y posibles incumplimientos. Si varían riesgos o condiciones esenciales, revisa los documentos antes de mantener la asignación.

4. Cerrar y archivar

Registra la fecha de finalización, devuelve accesos y equipos y deja cerradas las incidencias. Comprueba que la ETT ha remitido las acreditaciones laborales previstas. Conserva un índice del expediente y aplica a cada documento el plazo y acceso que correspondan.

Si la necesidad continúa o cambia, no prolongues la misión por inercia. Revisa la causa, duración, puesto y evaluación con la ETT. La trazabilidad vale más que una carpeta llena de documentos que no describen la realidad.

Errores que dejan expuesta a la empresa usuaria

El primer error es confundir empleador con único responsable. La ETT contrata y paga, pero la usuaria dirige y controla las condiciones del trabajo. Ambas necesitan actuar y documentarse.

Otro fallo es permitir el inicio con la promesa de que «el certificado llegará». El artículo 4 del RD 216/1999 exige constancia previa. Si falta la acreditación, debe retrasarse el acceso al puesto.

También es arriesgado cambiar tareas sin avisar. Pedir apoyo ocasional en una máquina, zona o producto distinto puede alterar riesgo, cualificación, formación y retribución. Antes de dar la orden, hay que verificar el alcance pactado.

Algunas empresas guardan el contrato y olvidan la ejecución. Un expediente sólido incluye la evaluación vigente, la acogida, las comunicaciones de cambios e incidentes y las acreditaciones periódicas recibidas de la ETT. Esos documentos deben permitir reconstruir quién conocía qué, cuándo y qué medida adoptó.

Preguntas frecuentes

¿Quién paga la nómina de una persona cedida por una ETT?

La ETT paga el salario y cumple las obligaciones de Seguridad Social. La empresa usuaria debe facilitar la retribución total del puesto y cuantificar las percepciones que corresponderían a una contratación directa. Además, puede responder subsidiariamente de salarios, cotizaciones e indemnización durante la puesta a disposición en los términos del artículo 16.3. Fuente: Ley 14/1994, artículos 11, 12 y 16.

¿Qué prevención asume la empresa usuaria?

Evalúa el puesto antes del contrato, comunica riesgos y medidas a la ETT, verifica antes del inicio que la persona es apta y está formada e informada, explica los riesgos del centro y de la tarea, integra la incorporación en su organización preventiva y mantiene condiciones de ejecución seguras. Fuente: Real Decreto 216/1999, artículos 2, 4 y 5.

¿Quién dirige el trabajo diario de la persona cedida?

La empresa usuaria ejerce las facultades de dirección y control durante la prestación en su ámbito. Si aprecia un incumplimiento contractual, debe comunicarlo a la ETT; la facultad disciplinaria sigue correspondiendo a la ETT. Fuente: Ley 14/1994, artículo 15.

¿Qué documentos debe conservar la empresa usuaria?

Como base de trazabilidad, el contrato de puesta a disposición, la evaluación e información preventiva del puesto, la acreditación remitida por la ETT sobre información, formación y aptitud, la copia del contrato u orden de servicio, la acreditación salarial y de Seguridad Social y las comunicaciones de incidencias o cambios. El plazo concreto de conservación puede depender de cada documento y de la normativa aplicable. Fuentes: RD 417/2015, artículos 15 y 18 y RD 216/1999, artículos 2 a 5.

Qué hacer antes de autorizar el primer turno

Reúne en una sola revisión el puesto real, su evaluación, las condiciones económicas, el contrato de puesta a disposición y las acreditaciones de la persona asignada. Si algún dato no coincide, no intentes resolverlo con una instrucción informal el primer día. Corrígelo con la ETT y deja constancia antes del acceso.

El hub de contratación del primer equipo ayuda a situar esta modalidad junto a otras decisiones de incorporación. Si necesitas contrastar el expediente, el alcance de las tareas o la coordinación documental, puedes solicitar una revisión del servicio laboral. La revisión debe partir del contrato y de los hechos; esta guía ofrece información general y no confirma por sí sola la responsabilidad en un caso concreto.