Pago directo de IT en pymes de menos de 10 empleados

El pago directo de una incapacidad temporal no es una forma de terminar la baja ni de reducir su cuantía. Es un cambio operativo: el INSS o la mutua pasa a ingresar el subsidio a la persona trabajadora, en vez de que la empresa lo adelante en la nómina y lo compense después en la liquidación de cuotas.

Una empresa puede trasladar una IT a pago directo cuando emplea a menos de diez personas y lleva más de seis meses consecutivos abonando esa prestación en pago delegado. Son dos condiciones acumulativas. Una empresa con diez personas no entra en este supuesto, y tampoco una empresa de cinco si la IT afectada aún no supera seis meses continuados de pago delegado. Fuente: Orden de 25 de noviembre de 1966, artículo 16.2.

Esta guía se ciñe a ese caso. No sustituye el cálculo completo de una baja, no resuelve una controversia sobre el origen común o profesional de la contingencia y no cubre otros motivos de pago directo, como la extinción del contrato o el incumplimiento empresarial. Para revisar el tratamiento ordinario de una baja en el recibo, consulta la guía sobre nómina con baja médica e incapacidad temporal.

Pago delegado y pago directo no significan lo mismo

En el pago delegado, la empresa abona a la persona trabajadora la prestación con la periodicidad de la nómina. Lo hace por cuenta de la entidad que protege la contingencia. Después aplica, cuando corresponda, la compensación en la liquidación de cuotas. La Ley General de la Seguridad Social encuadra esta obligación dentro de la colaboración de las empresas: el artículo 102.1.b contempla que paguen a su personal, con cargo a la entidad gestora o mutua obligada, las prestaciones económicas por IT. Puede consultarse el texto consolidado de la LGSS.

En el pago directo, la entidad responsable ingresa la prestación a la persona beneficiaria. La empresa deja de adelantar ese importe. Eso no convierte la IT en salario, no modifica el diagnóstico y no elimina las obligaciones que siguen vivas por existir relación laboral.

La diferencia se entiende mejor separando cuatro funciones:

Hay una confusión habitual: llamar «pago directo» a cualquier cantidad que la persona recibe del INSS o de una mutua. Para esta página, el término designa el traslado solicitado por una empresa pequeña tras más de seis meses de pago delegado. Otros supuestos tienen requisitos propios y no permiten saltarse esta secuencia.

Las dos condiciones que hay que acreditar

La plantilla debe ser inferior a diez personas

La fórmula oficial es «menos de 10 trabajadores». Por tanto, el límite se cumple con nueve y deja de cumplirse con diez. Antes de preparar la comunicación conviene verificar la plantilla real en la fecha del trámite y no basarse en una cifra informal del negocio. Si hay contratos a tiempo parcial, fijos discontinuos, altas o bajas cercanas, la empresa debe confirmar con la entidad cómo computa su situación concreta.

El aviso de 2026 describe el formulario nuevo para empresas cuya cobertura está concertada con el INSS. La facultad de traslado, sin embargo, también puede conducir el pago a la mutua colaboradora por cuya delegación venía abonándose. El primer dato práctico no es «qué formulario descargo», sino qué entidad cubre la prestación de esa persona y de esa contingencia.

Si la cobertura está concertada con el INSS se utiliza su formulario C-249. Cuando la cobertura corresponde a una mutua, la comunicación se dirige a la entidad por cuya delegación se venía pagando la prestación. Fuentes: formulario C-249 y Orden de 25 de noviembre de 1966, artículo 16.2. El aviso oficial de la Seguridad Social presenta el formulario para las empresas cubiertas por el INSS.

Deben haberse superado seis meses consecutivos de pago delegado

El requisito no habla de la antigüedad de la sociedad ni de cuánto tiempo lleva contratada la persona. Se refiere al periodo durante el que la empresa ha pagado de forma delegada la prestación económica de la IT afectada. Debe ser superior a seis meses y consecutivo.

La comprobación exige revisar las fechas del proceso y los periodos realmente abonados. No conviene sumar bajas diferentes, mezclar procesos de varias personas o entender que «seis meses» basta cuando la fuente exige más de seis meses. Una recaída, un alta intermedia o una incidencia en el proceso puede alterar el análisis; si existe, hay que trasladarla al INSS o a la mutua antes de fijar la fecha.

Este mecanismo puede aliviar la tesorería de una microempresa que lleva meses adelantando el subsidio, pero no convierte el pago directo en automático. La empresa tiene que iniciar la comunicación y la persona trabajadora debe solicitar después la continuidad del cobro ante la entidad.

Quién interviene y qué responsabilidad conserva

La empresa comprueba el supuesto, elige una fecha posible, comunica el traslado y corrige su circuito de nómina y cotización. El formulario C-249 del INSS pide los datos de la empresa o de su representante, los de la persona en IT y la fecha desde la que solicita el cese del pago delegado. El formulario oficial C-249 está disponible en la web de la Seguridad Social.

El autorizado RED puede presentar la comunicación en representación de la empresa cuando la cobertura corresponde al INSS, según el aviso oficial de abril de 2026. Esa posibilidad no cambia quién debe validar los datos empresariales ni autoriza a escoger una fecha incompatible con el preaviso.

La persona trabajadora solicita el pago directo a la entidad que corresponda una vez que la empresa ha comunicado el cambio. La Seguridad Social advierte que la comunicación empresarial previa es imprescindible. Así consta en su aviso oficial de 2026. En el trámite de la prestación puede exigirse acreditación de identidad, representación y certificados de empresa. Para una solicitud de pago directo por contingencia profesional, la Seguridad Social incluye el parte de accidente o enfermedad profesional y exige remitir el parte de accidente mediante DELTA. La web de la Seguridad Social detalla esta documentación oficial.

El INSS o la mutua comprueba el derecho, la cobertura y la documentación. No debe darse por hecho que el primer ingreso llegará el mismo día en que la empresa deja de pagar. Antes del corte, conviene coordinar la fecha con la entidad y explicar a la persona trabajadora qué solicitud debe presentar, por qué canal y con qué justificantes.

Cómo tramitar el cambio sin dejar un mes en tierra de nadie

La Seguridad Social exige un preaviso mínimo de quince días y que el cambio produzca efectos al comienzo de un mes natural. Así lo establece el artículo 16.2 de la Orden de 25 de noviembre de 1966. Esto impide fijar libremente un corte a mitad de mes.

Un circuito prudente tiene estos pasos:

1. Identificar la entidad responsable. Revisa si la cobertura de la IT corresponde al INSS o a una mutua y si se trata de contingencia común o profesional. Conserva la evidencia de esa comprobación.
2. Verificar el umbral de plantilla. Confirma que la empresa emplea a menos de diez personas en el momento relevante. Si el recuento es dudoso, pide criterio antes de presentar.
3. Reconstruir los seis meses. Localiza la fecha desde la que se viene abonando esa IT en pago delegado y comprueba que el periodo supera seis meses consecutivos.
4. Elegir el primer día de un mes. Calcula hacia atrás el preaviso. La entidad debe recibir la comunicación con al menos quince días de antelación.
5. Presentar la comunicación empresarial. Si la cobertura está con el INSS, usa el modelo C-249 disponible en el repositorio oficial de formularios. Puede firmarlo y presentarlo la empresa o su autorizado RED. Si corresponde una mutua, utiliza el canal que esta indique.
6. Guardar evidencia de presentación. Conserva formulario, justificante, fecha, entidad receptora y cualquier respuesta. No dependas de un correo suelto o de una llamada sin referencia.
7. Facilitar la solicitud de la persona trabajadora. Comunica la fecha prevista y entrega los certificados que procedan para que solicite la prestación directa.
8. Cerrar el último periodo delegado. Cuadra la nómina y la liquidación hasta la fecha efectiva. Evita solapar un pago empresarial con un pago de la entidad o dejar sin identificar el último importe adelantado.

Primero la empresa comunica el cambio a la entidad responsable; después la persona trabajadora presenta su solicitud de pago directo con la documentación aplicable. Invertir el orden puede retrasar el expediente porque la Seguridad Social condiciona la solicitud de la persona a la comunicación empresarial previa en la secuencia publicada.

Un ejemplo solo de calendario: si se pretende que el cambio produzca efectos el 1 de noviembre, la comunicación debe llegar como mínimo quince días antes. No basta con enviarla el último día de octubre. El día exacto desde el que contar y el canal válido deben confirmarse con la entidad; la guía no presume días inhábiles, reglas de registro ni una aceptación automática.

Contingencia común y profesional: qué cambia y qué no

El supuesto de empresa pequeña se formula para una prestación de IT «cualquiera que sea su causa» en el C-249. Eso no significa que enfermedad común, accidente no laboral, accidente de trabajo y enfermedad profesional se calculen igual ni que la misma entidad cubra siempre todas las contingencias.

En enfermedad común o accidente no laboral, la Seguridad Social publica que la base reguladora general se obtiene de la base de cotización por contingencias comunes del mes anterior, dividida por 30 para salario mensual o por los días a los que se refiere la cotización si el salario es diario. Sobre ella se aplica el 60 % del día 4 al 20 y el 75 % desde el día 21. Hay reglas específicas para tiempo parcial, fijos discontinuos, pluriempleo, contratos formativos y otros colectivos. Fuente oficial.

En accidente de trabajo o enfermedad profesional, la base reguladora general suma la base de contingencias profesionales del mes anterior sin horas extraordinarias, dividida entre los días correspondientes, y el promedio diario de las horas extraordinarias del año anterior. El porcentaje general es el 75 % desde el nacimiento del derecho. El salario íntegro del día de la baja por contingencia profesional corre a cargo de la empresa. La Seguridad Social publica la cuantía oficial de la IT.

También existen situaciones especiales de IT con reglas distintas. La misma página oficial recoge porcentajes y días propios para menstruación incapacitante secundaria, interrupción del embarazo, gestación desde el primer día de la semana trigésima novena y donación de órganos o tejidos. Por eso no es seguro reutilizar un cálculo estándar sin identificar la causa exacta.

El cambio de modalidad identifica quién entrega el subsidio, pero no recalcula por sí solo la base reguladora, el porcentaje aplicable ni un complemento de convenio. Si el convenio colectivo mejora la prestación o la empresa mantiene otra obligación retributiva, hay que separarla del subsidio público. El pago directo de la entidad no borra automáticamente ese complemento. La Seguridad Social publica las reglas oficiales de base y porcentaje.

Qué ocurre con la cotización durante el pago directo

La obligación de cotizar subsiste durante la incapacidad temporal mientras se mantiene la relación laboral. La LGSS incluye la IT entre las situaciones en las que continúa la obligación de cotizar, y la información general de la Seguridad Social lo recuerda expresamente. Fuente oficial.

Lo que cambia es el circuito del subsidio. En pago delegado, la empresa puede compensar en la liquidación las prestaciones satisfechas por cuenta de la entidad, dentro de las reglas aplicables. La LGSS vincula esa compensación a los datos de las entidades gestoras y colaboradoras y a la liquidación en plazo. Cuando comienza el pago directo, la empresa no debe seguir declarando como prestación adelantada una cantidad que ya no ha pagado.

El cierre exige casar tres fechas: último día abonado de forma delegada, primer día reconocido para pago directo y periodo de liquidación. Si existen diferencias entre nómina, respuesta de la entidad y borrador de seguros sociales, detén la confirmación hasta aclararlas. La guía sobre RLC y RNT en el cierre de seguros sociales ayuda a ordenar esa revisión, pero no sustituye la respuesta del INSS o de la mutua sobre el expediente.

No regularices «a ojo» descontando el neto del mes siguiente. Una duplicidad puede exigir rectificación de nómina, corrección de la liquidación o reintegro, según qué importe se pagó y quién lo hizo. La Seguridad Social mantiene incluso un formulario específico para solicitar el reintegro de una IT abonada en pago delegado y no deducida en los boletines de cotización; su existencia no convierte el reintegro en la solución para cualquier descuadre.

Cómo debe reflejarse en la nómina

La nómina del último mes delegado debe identificar el subsidio pagado por la empresa, las percepciones o complementos que procedan y las deducciones aplicables. A partir de la fecha efectiva de pago directo, el recibo empresarial no debería incluir en el líquido que abona la empresa la prestación ingresada por el INSS o la mutua.

Eso no obliga a ocultar la situación. El recibo puede necesitar reflejar bases de cotización, días en IT, complementos de convenio, conceptos salariales de días trabajados o ajustes pendientes. La solución depende del programa de nómina y del convenio. Lo importante es que el total a pagar por la empresa no incluya una prestación que ya paga otra entidad.

Antes de cerrar el primer mes en pago directo, compara:

• la resolución o confirmación de la entidad y su fecha de efectos;
• los días de IT comunicados y la contingencia registrada;
• el último subsidio pagado por la empresa;
• las bases de cotización calculadas durante la baja;
• cualquier complemento empresarial o convencional;
• las compensaciones que propone el Sistema de Liquidación Directa;
• el neto que realmente va a transferir la empresa.

Si la entidad reconoce una fecha distinta de la prevista, corrige el documento y la liquidación que correspondan antes de compensar importes. No se arregla el problema duplicando el concepto con signo contrario sin identificar su causa.

La persona trabajadora puede recibir dos documentos o movimientos separados: una nómina de la empresa con conceptos residuales y un ingreso de la entidad por la prestación. Explicarlo de antemano reduce reclamaciones por una aparente bajada del «neto de nómina», cuando en realidad una parte llega por otro pagador. También puede haber consecuencias fiscales por la existencia de más de un pagador; su efecto depende del conjunto anual y no debe deducirse a partir de una sola nómina.

Fallos que suelen bloquear o encarecer el cambio

Contar diez como «menos de diez». El texto oficial no dice «hasta diez». Si la plantilla está justo en el límite, confirma el cómputo antes de comunicar.

Sumar varios procesos hasta llegar a seis meses. La condición se refiere a la prestación que la empresa lleva pagando de manera consecutiva. Mezclar personas o bajas distintas desfigura el requisito.

Confundir pagador con responsable del coste. En contingencias comunes, los días 4 a 15 tienen un régimen económico específico a cargo de la empresa. El pago directo no permite trasladar retroactivamente importes empresariales ni cambia el reparto legal ya devengado.

Avisar a la entidad equivocada. Si la mutua protege la contingencia, presentar solo un formulario ante el INSS puede no activar el cambio. El C-249 nuevo está diseñado para la cobertura concertada con el INSS.

Dejar que la persona solicite antes de la comunicación empresarial. El aviso de 2026 califica esa comunicación previa como imprescindible. Coordina ambos trámites y conserva justificantes.

Cortar a mitad de mes. La fecha de efectos debe coincidir con el comienzo de un mes natural. La comodidad del cierre de nómina no permite apartarse de esa regla.

Dejar activa la compensación automática. Un concepto heredado del mes anterior puede provocar que la liquidación descuente un pago que la empresa no ha hecho. Revisa los datos antes de confirmar.

Olvidar el complemento de convenio. La entidad paga la prestación legal. La empresa puede seguir debiendo una mejora convencional o pactada. Son circuitos distintos y deben documentarse por separado.

Lista de control para la empresa

Antes de enviar nada, deja por escrito la respuesta a estas preguntas:

1. ¿La plantilla computable es realmente inferior a diez?
2. ¿Qué proceso de IT se va a trasladar y desde cuándo se paga por delegación?
3. ¿El periodo supera seis meses consecutivos sin una incidencia que cambie el análisis?
4. ¿La contingencia es común, profesional o una situación especial?
5. ¿La cobertura corresponde al INSS o a una mutua?
6. ¿Qué primer día de mes permite respetar al menos quince días de preaviso?
7. ¿Quién presenta: la empresa o el autorizado RED?
8. ¿Qué certificados necesita la persona trabajadora para su solicitud?
9. ¿Cuál será el último día delegado y cómo quedará cuadrado en nómina y cotización?
10. ¿Existe un complemento de IT en el convenio o un pacto de empresa?

Si alguna respuesta depende de una recaída, una discrepancia de contingencia o un cambio de plantilla, no la completes con una suposición. Pide confirmación a la entidad gestora o a la mutua. Esta cautela importa porque el pago directo afecta al momento en que una persona cobra y a cómo la empresa liquida cuotas.

Qué debe conservarse para una revisión posterior

Guarda el C-249 o la comunicación a la mutua, el justificante de registro, la respuesta de la entidad, el certificado de empresa, la solicitud de la persona trabajadora si la comparte, el detalle de nómina del último mes delegado y del primero directo, y la evidencia de las liquidaciones de cuotas afectadas. No hace falta duplicar historiales médicos: la empresa debe limitar su archivo a la información laboral y de Seguridad Social que necesite y proteger los datos de salud.

La trazabilidad permite responder tres preguntas meses después: quién pagó cada periodo, qué se compensó y por qué la nómina cambió. Sin esa secuencia, una diferencia entre el extracto bancario y el recibo puede parecer un impago aunque el subsidio haya llegado directamente desde la entidad.

Preguntas frecuentes

¿Qué pymes pueden pedir el cambio a pago directo de la IT?

Las empresas que empleen a menos de diez personas y lleven más de seis meses consecutivos abonando en pago delegado la incapacidad temporal de la persona afectada. No es una opción general para cualquier baja ni para una empresa con diez personas trabajadoras.

¿Qué significa llevar más de seis meses en pago delegado?

Significa que la empresa ha venido adelantando el subsidio de esa incapacidad temporal, por cuenta del INSS o de la mutua, durante más de seis meses consecutivos. No equivale a que la empresa tenga seis meses de antigüedad ni a sumar bajas distintas de varias personas.

¿Qué formulario y preaviso exige el cambio?

Si la cobertura corresponde al INSS, la empresa o su autorizado RED puede usar el formulario oficial C-249. La comunicación debe llegar a la entidad responsable con una antelación mínima de quince días. Si corresponde una mutua, hay que tramitarlo con esa mutua y seguir su canal documental.

¿Desde qué día comienza el pago directo?

El traslado debe coincidir con el comienzo de un mes natural. La empresa debe indicar esa fecha en la comunicación y respetar el preaviso mínimo; no procede cortar el pago delegado a mitad de mes por decisión unilateral.

¿La empresa deja de cotizar cuando empieza el pago directo?

No por el mero cambio de pagador. Mientras continúen la relación laboral y la situación de incapacidad temporal, subsiste la obligación de cotizar. Deben revisarse la liquidación y las deducciones para no compensar como pago delegado importes que ya abona directamente el INSS o la mutua.

Siguiente paso para una pyme

El cambio solo debe tramitarse cuando encaja en el supuesto oficial y puede coordinarse sin interrumpir el cobro. Reúne plantilla, fecha inicial del pago delegado, entidad de cobertura, último recibo y liquidación de cuotas. Con esos datos se puede fijar una fecha de efectos realista y anticipar el primer cierre de nómina en pago directo.

Para situar este expediente dentro de las obligaciones laborales del negocio, consulta el hub de recursos laborales y la guía para contratar al primer trabajador en una pyme. Si necesitas revisar la comunicación, el corte de nómina y la cotización del caso, puedes solicitar una revisión laboral con TaxFactory. La revisión debe hacerse con los documentos del expediente; esta página ofrece información general y no sustituye el criterio del INSS, de la mutua ni el asesoramiento aplicable al caso concreto.