El colegio llama a media mañana: un hijo ha sufrido un accidente y necesita que alguien vaya a recogerlo. En otra empresa, una trabajadora recibe aviso de que su conviviente ha enfermado de repente y no puede quedarse sola. Ambas personas pueden necesitar salir del trabajo de inmediato. Para eso existe la ausencia por fuerza mayor familiar del artículo 37.9 del Estatuto de los Trabajadores.

Para tramitar un permiso retribuido por fuerza mayor familiar, la empresa necesita conocer qué horas de trabajo se perdieron y cuál fue la urgencia. Una vez comprobados esos hechos, puede calcular el tiempo retribuido que corresponde.

El permiso por fuerza mayor familiar del artículo 37.9 ET cubre la ausencia necesaria por una urgencia familiar derivada de enfermedad o accidente que exige presencia inmediata. La ley reconoce el derecho a ausentarse y dispone que se retribuyan las horas de ausencia equivalentes a cuatro días al año. El convenio o el acuerdo ayuda a concretar su aplicación; su ausencia no suprime el derecho legal. Tampoco convierte cualquier necesidad de cuidado en una bolsa de cuatro días que pueda elegirse libremente.

Esta guía se dirige a trabajadores por cuenta ajena y a empresas que gestionan su tiempo y nómina en España. La norma se comprobó el 27 de septiembre de 2026. Un caso concreto exige revisar el convenio vigente, la jornada de la persona, la urgencia real, las horas de ausencia y la acreditación disponible. Si hay una discrepancia o una situación médica compleja, la decisión requiere revisión laboral individual.

Qué tiene que ocurrir para poder salir del trabajo

El artículo 37.9 reúne varios elementos. La causa debe ser una enfermedad o un accidente; el motivo familiar ha de ser urgente; afecta a un familiar o a una persona conviviente; y la presencia inmediata de quien trabaja debe ser indispensable. No basta con que resulte más cómodo encargarse de la gestión. Tampoco exige la ley que el accidente haya sido grave o que exista ingreso hospitalario: esos términos pertenecen a otros permisos.

La urgencia explica por qué la ausencia se produce en ese momento. Puede aparecer durante una jornada empezada o antes de entrar a trabajar. La necesidad inmediata es distinta de una cita médica conocida desde hace semanas, una gestión administrativa o una organización ordinaria del cuidado. Esas situaciones pueden tener otra cobertura legal o convencional, pero no se convierten en fuerza mayor solo porque afecten a la familia.

La exposición de motivos del Real Decreto-ley 5/2023 explica que el nuevo apartado responde a urgencias familiares justificadas que requieren presencia inmediata, separadas de los permisos de cuidadores y parentales. Esa finalidad ayuda a leer el requisito sin exigir que toda emergencia termine en hospitalización. También impide tratar un cuidado programable como un hecho imprevisto por una simple etiqueta en el registro horario.

Una llamada de un centro sanitario, del colegio o de la persona afectada puede iniciar la comunicación. Esos avisos no prueban automáticamente todos los requisitos. La empresa debe identificar quién necesita ayuda, qué hecho ha ocurrido, por qué hace falta presencia inmediata y cuánto tiempo de trabajo se ha perdido. Cuando el motivo es real pero alguno de esos datos aún no está disponible, conviene dejar la comprobación abierta en vez de registrar una falta injustificada por defecto.

Una urgencia que aparece durante la jornada

Imagina que una trabajadora comienza su turno a las nueve y a las once recibe aviso de un accidente doméstico de una persona con la que convive. Sale, organiza la primera atención y regresa tres horas después. La incidencia que debe analizarse son esas horas de ausencia, no una jornada completa por el mero hecho de haber usado el permiso. El parte de horario y la acreditación del motivo permiten cerrar después el tiempo retribuido que corresponda.

El ejemplo tampoco permite concluir que cualquier accidente de una persona conviviente exija exactamente tres horas. La necesidad puede terminar antes, prolongarse o requerir una intervención diferente. La ley vincula el permiso a la presencia indispensable. Por eso interesa describir el hecho y registrar inicio y fin de la ausencia, sin pedir una narración médica detallada que no hace falta para tomar la decisión laboral.

Familiares y personas convivientes

La norma menciona a familiares y personas convivientes; no limita este apartado a una lista cerrada de grados de parentesco. Esa es una diferencia importante con el artículo 37.3.b, que sí enumera relaciones y condiciones específicas para el permiso de cinco días. Al tramitar fuerza mayor, no conviene copiar automáticamente aquella lista ni exigir un segundo grado de parentesco donde el apartado 9 no lo expresa.

La palabra «conviviente» exige comprobar la convivencia cuando se usa esa vía. La amistad, una relación sentimental o la disponibilidad para ayudar no prueban por sí solas que se comparta residencia. Las situaciones de residencia temporal o custodia compartida necesitan examen individual. La empresa debe verificar lo necesario para resolver, sin convertir el trámite urgente en una investigación familiar desproporcionada.

Para un familiar que no vive en el mismo domicilio, la relación familiar y la urgencia siguen siendo cuestiones separadas. El artículo no dice que todos los familiares deban convivir con quien se ausenta. Sí pide que la enfermedad o el accidente haga indispensable su presencia inmediata. La empresa debe valorar ese requisito con los hechos del caso, sin denegar automáticamente porque exista otra persona de la familia.

Cuando una empresa reciba un aviso ambiguo, conviene preguntar por la condición relevante con lenguaje sencillo: «¿Es un familiar o una persona con la que convives?», «¿Qué situación urgente requiere que estés allí ahora?». No necesita de entrada saber el diagnóstico, revisar la historia clínica o conocer toda la estructura familiar. La AEPD recuerda que los justificantes de ausencia deben respetar la minimización de datos. Una descripción suficiente y una acreditación proporcionada suelen servir mejor que un formulario extenso en plena emergencia.

Cuatro días al año expresados en horas

Las horas de ausencia por estas causas se retribuyen hasta el equivalente de cuatro días al año, conforme al convenio o, en su defecto, al acuerdo con la representación legal. Así está redactado el segundo párrafo del artículo 37.9. La expresión legal es «horas de ausencia», no «cuatro días de libre disposición». El derecho está en el Estatuto: si faltan convenio y acuerdo, la empresa no puede convertir por ello la urgencia en tiempo sin sueldo. El cómputo concreto exige examinar la jornada y las circunstancias individuales.

Si una persona falta dos horas para atender la urgencia, el control debe registrar dos horas y el saldo que resulte del criterio aplicable. No debería consumir por inercia un día entero. Tampoco puede presumirse que cuatro días equivalen siempre a 32 horas: esa cifra parte de una jornada de ocho horas que puede no ser la de quien solicita la ausencia. En turnos, jornadas parciales o distribuciones irregulares, la conversión merece especial atención.

Supón dos personas de la misma empresa: una trabaja ocho horas por día y otra seis. Decirles a ambas «tienes 32 horas» sin revisar convenio, acuerdo y calendario sería aplicar una cifra fabricada para una de ellas. La forma de calcular el equivalente anual y de registrar el consumo puede estar desarrollada en el convenio o en un acuerdo con la representación legal. Si no existe ninguno, hay que resolver el caso atendiendo a la jornada de la persona y al tiempo de ausencia justificado. La falta de acuerdo no es motivo para negar las horas retribuidas que reconoce la ley.

El límite se refiere a la retribución legal de horas equivalentes a cuatro días al año. Si una urgencia supera ese equivalente, la empresa todavía tiene que examinar la causa y el régimen aplicable; la ausencia por fuerza mayor y el tratamiento salarial no deben confundirse. Un convenio puede mejorar las condiciones. La guía no promete que todas las horas adicionales estén pagadas ni que puedan descontarse automáticamente sin revisar otra cobertura.

El año de referencia, los cambios de jornada y las reglas de control deben comprobarse en el convenio o acuerdo si existen. El artículo 37.9 no describe un contador técnico universal para contratos iniciados a mitad de año ni un redondeo nacional de fracciones. Evita afirmar una prorrata, acumulación o caducidad particular sin una fuente que gobierne el caso. La ficha de tiempo debe reflejar qué criterio se usó, desde cuándo y a cuántas horas de ausencia retribuida se llegó.

Cómo registrarlo sin perder el contexto

Una anotación útil recoge fecha, horario previsto, momento del aviso, hora de salida y retorno, número de horas afectadas, motivo laboral resumido y referencia al convenio o acuerdo. Si la ausencia ocupa jornadas distintas, separa cada tramo. No pongas en el concepto de nómina el nombre de la persona enferma ni su diagnóstico. El registro interno puede identificar quién autorizó la clasificación y qué documento justificativo se consultó.

Para el recibo salarial, el permiso legal retribuido no debería entrar como ausencia sin sueldo durante las horas protegidas. Si hay complementos variables o conceptos ligados a circunstancias concretas, revisa su regulación antes de concluir el importe. La ley garantiza las horas retribuidas en el marco descrito; no enumera en el apartado 9 el comportamiento de cada concepto salarial de todos los convenios. La mejor comprobación es comparar la incidencia y el cálculo con la regla aplicable a esa nómina.

Avisar y acreditar la urgencia

La persona trabajadora aporta, en su caso, acreditación del motivo de ausencia para que la empresa pueda verificar la urgencia y el tiempo empleado. El artículo 37.9 no prescribe un único certificado ni un formulario nacional. La prueba necesaria depende del hecho: un justificante de atención, una comunicación del centro educativo u otra constancia que confirme la enfermedad o el accidente y la necesidad temporal pueden ser pertinentes según el caso.

Avisar pronto ayuda a organizar sustituciones y evita que una salida de urgencia parezca una ausencia sin explicación. Pero pedir que se solicite el permiso con días de antelación sería incompatible con una emergencia inesperada. Si se puede llamar o escribir antes de salir, se hace; si la situación lo impide, se comunica en cuanto sea posible. Conviene registrar la hora y el canal de aviso, y completar la acreditación cuando pueda obtenerse.

La empresa puede plantear preguntas que vayan al requisito legal: qué sucedió, qué relación existe con la persona afectada, cuándo hizo falta acudir y qué horas de trabajo se perdieron. Los justificantes deben ajustarse a los principios de minimización y confidencialidad de datos; la AEPD los explica para ausencias laborales. Fuente oficial. Pedir una historia clínica completa, una copia de pruebas diagnósticas o datos de terceros que no aportan nada al cómputo puede ser excesivo. El documento debería acreditar lo necesario y quedar fuera de sistemas de nómina accesibles a personas que no necesitan conocer datos de salud.

Un justificante de asistencia no siempre dice por qué era indispensable que acudiera esa persona concreta. Un mensaje de un colegio puede documentar la llamada, pero quizá no las horas totales de ausencia. Puede ser razonable combinar documentos y una explicación breve. También puede haber información que solo esté disponible después. La decisión debe atender al conjunto y no a la ausencia de una casilla en un modelo interno.

Si se cuestiona la prueba, anota qué hecho falta por acreditar y ofrece una vía razonable para completarlo. Denegar por defecto porque no se entregó un certificado imposible durante la urgencia puede originar un conflicto evitable. A la inversa, aceptar cualquier explicación como prueba suficiente sin revisar relación, motivo y horas tampoco protege una liquidación correcta. El expediente debe permitir reconstruir la decisión sin invadir la intimidad de la familia.

Diferencia con el permiso por hospitalización

La fuerza mayor familiar del artículo 37.9 no sustituye por defecto al permiso de cinco días del artículo 37.3.b para hospitalización, enfermedad grave o intervención con reposo. Son normas del mismo Estatuto, pero responden a hechos y unidades de cómputo distintos. El artículo 37.3.b recoge cinco días por accidente o enfermedad graves, hospitalización o intervención quirúrgica sin hospitalización que precise reposo domiciliario, con su propia relación de personas protegidas.

Puede suceder que una urgencia inmediata acabe en un ingreso. No hay que rebautizar retrospectivamente todas las horas como si ambos permisos fueran sinónimos, ni prometer dos bolsas acumulables por las mismas horas. Identifica cuándo surgió la necesidad inmediata, cuándo se produjo el hecho que activa el otro permiso y qué tiempo de trabajo se dejó de prestar. Después revisa convenio y criterio jurídico aplicable antes de cerrar el tratamiento de cada tramo.

La diferencia se ve en un ejemplo: un familiar sufre un accidente, la persona trabajadora sale dos horas para atenderlo y esa tarde se confirma su ingreso hospitalario. Las dos horas de salida plantean la regla de fuerza mayor; los días posteriores pueden plantear el permiso por hospitalización si se cumplen sus requisitos. El resultado exacto del solape y del inicio requiere los documentos y el convenio. No se resuelve sumando mecánicamente cuatro más cinco días.

También hay enfermedades graves sin una llamada urgente, y urgencias por enfermedad que no alcanzan la gravedad exigida por el otro permiso. El nombre informal «permiso familiar» oculta esa diferencia. Para los cinco días y su efecto salarial está la guía específica sobre nómina y permiso retribuido por hospitalización. El permiso de nacimiento y cuidado de menor responde a otra situación y se explica en su guía de nómina.

Proceso para empresa y trabajador

Cuando llega la emergencia, lo primero es atenderla y comunicar la salida por el canal posible. La documentación y el cálculo pueden completarse después, antes de cerrar la incidencia. Una secuencia breve ayuda a no convertir la urgencia en un descuento salarial incorrecto:

  1. Registra el aviso. Anota hora, canal y turno previsto. Si todavía faltan datos, deja la incidencia abierta.
  2. Describe el hecho sin diagnósticos. Comprueba que se trata de enfermedad o accidente, familiar o conviviente y necesidad de presencia inmediata.
  3. Delimita las horas. Señala la parte de jornada realmente afectada, incluida la vuelta si la hubo.
  4. Consulta convenio o acuerdo si existen. Identifica la regla de equivalencia anual, posibles mejoras y forma de justificación. Si faltan, calcula con la jornada y el caso, preservando el derecho legal.
  5. Solicita acreditación proporcionada. Acepta que algunos documentos se obtengan después de la asistencia urgente.
  6. Revisa otros permisos. Si aparece hospitalización u otra causa, delimita cada periodo antes de clasificarlo.
  7. Cierra tiempo y nómina. Mantén el carácter retribuido de las horas cubiertas y revisa complementos con regla propia.
  8. Conserva la decisión. Guarda fuente, criterio de cómputo y responsable sin introducir detalles médicos en el recibo.

Esta secuencia permite corregir errores. Si el registro inicial fue «ausencia injustificada», no basta con cambiar una etiqueta sin verificar el salario. Revisa horas, saldo, bruto y bases afectados por la clasificación. Si se pagó de menos, documenta la rectificación y comunica un recibo comprensible. Si la incidencia coincidió con otra ausencia, no dupliques tiempo ni borres el rastro que permite entender el ajuste.

Errores que cambian el resultado

El más común es leer «cuatro días» como cuatro jornadas completas que pueden utilizarse para cualquier asunto familiar. Esa lectura pierde dos elementos de la norma: la enfermedad o accidente urgente y el cómputo de horas de ausencia. Otro error consiste en fijar 32 horas para toda la plantilla sin comprobar jornadas, convenio o acuerdo. La aparente facilidad del número no compensa una liquidación incorrecta.

También conviene vigilar estos casos:

  • exigir hospitalización para una urgencia que el apartado 9 no condiciona a ingreso;
  • copiar los grados de parentesco del permiso de cinco días al de fuerza mayor;
  • negar la ausencia solo porque quien enferma no vive con la persona trabajadora, aunque sea familiar;
  • usar el permiso para una cita o cuidado previsto sin urgencia inmediata;
  • descontar una jornada entera cuando la salida duró solo unas horas;
  • exigir antes de salir un documento que aún no existe;
  • incluir diagnósticos de terceros en la nómina o en un sistema de acceso amplio;
  • acumular sin análisis las mismas horas con otro permiso;
  • tratar como remuneradas sin límite todas las horas que sobrepasen la equivalencia anual;
  • aplicar una regla de convenio vencido por costumbre.

La corrección depende del error. Una causa insuficiente exige revisar si existe otro permiso; un saldo mal calculado requiere rehacer el cómputo; una prueba pendiente merece una petición concreta. El responsable de nómina no debería decidir un conflicto médico o familiar usando únicamente el código de incidencia. Si hay discrepancia, conserva los hechos y escala la revisión laboral antes de cerrar definitivamente el descuento o la denegación.

Preguntas frecuentes

¿Qué urgencias familiares permiten usar el permiso por fuerza mayor?

El artículo 37.9 exige una enfermedad o accidente de un familiar o conviviente y una necesidad urgente que haga indispensable la presencia inmediata de la persona trabajadora. Una gestión de cuidados conocida con antelación no entra automáticamente en ese supuesto.

¿Cómo se computa el límite anual de horas retribuidas?

La ley retribuye las horas de ausencia equivalentes a cuatro días al año. Hay que revisar la jornada aplicable y, si existen, el convenio o el acuerdo entre empresa y representación legal. La falta de ambos no elimina el derecho; el cómputo se resuelve con la jornada y circunstancias individuales, sin imponer una cifra universal.

¿Qué justificante puede pedir la empresa y cuándo?

Puede solicitarse, en su caso, acreditación del motivo de ausencia. La documentación debe permitir comprobar la urgencia, su relación con enfermedad o accidente y las horas necesarias, sin pedir más datos médicos de los imprescindibles. Si la urgencia impide obtenerla al instante, conviene registrar el aviso y completar la prueba después.

¿Cómo se coordina con hospitalización u otros permisos?

Una hospitalización puede dar lugar al permiso específico de cinco días del artículo 37.3.b, con sus propios requisitos. Si antes hubo una necesidad inmediata por fuerza mayor, hay que documentar cada causa y periodo y revisar el convenio antes de decidir su tratamiento; la ley no establece una acumulación automática ni permite duplicar las mismas horas.

Antes de cerrar la incidencia

Toma la solicitud real y verifica cuatro datos: urgencia por enfermedad o accidente, relación familiar o convivencia, horas de presencia indispensable y regla colectiva aplicable al cómputo. Deja anotado qué prueba existe y cuál falta. Con esa ficha se puede decidir si corresponde fuerza mayor, otra ausencia protegida o una revisión individual, sin atribuir a la persona trabajadora cuatro días libres que la ley no reconoce.

Puedes consultar más dudas en el centro de recursos laborales. Si necesitas revisar una incidencia concreta y su tratamiento en nómina, el servicio laboral de TaxFactory puede ayudarte a ordenar convenio, horas y justificantes.

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