Un plan de igualdad no es solo una política corporativa ni un documento descargado de internet. Es un conjunto ordenado de medidas, negociadas con la representación legitimada, precedidas por diagnóstico, sujetas a seguimiento y registradas. La Ley Orgánica 3/2007 y el Real Decreto 901/2020 regulan obligación, contenido, negociación y registro.

Todas las empresas deben respetar la igualdad de trato y adoptar medidas dirigidas a evitar discriminación y acoso sexual o por razón de sexo. La obligación de elaborar y aplicar un plan alcanza con carácter general a las empresas de 50 o más personas trabajadoras. También puede surgir por convenio colectivo o como consecuencia de una resolución de la autoridad laboral en un procedimiento sancionador. El RD 901/2020 distingue ambos planos.

Cómo calcular la plantilla

El cómputo se hace sobre la plantilla total de la empresa, cualquiera que sea el número de centros de trabajo y la modalidad contractual. Incluye personas con contratos indefinidos, fijos discontinuos, temporales y puestas a disposición. Cada persona a tiempo parcial cuenta como una persona, con independencia de sus horas. Además, se suman determinados contratos temporales que hayan estado vigentes durante los seis meses anteriores y estén extinguidos al hacer el cómputo, aplicando la regla de cada cien días trabajados o fracción. El conteo debe comprobarse al menos el último día de junio y diciembre.

No calcules el umbral mirando solo el informe de empleados activos a jornada completa. Consolida centros, modalidades, ETT y temporales extinguidos que deban computarse. Conserva el informe fuente, fecha, criterio y fórmula aplicada. Si el grupo tiene varias sociedades, calcula para cada empresa obligada: un plan de grupo puede ser posible bajo las condiciones reglamentarias, pero no elimina automáticamente la obligación propia de entidades no incluidas.

Una vez alcanzado el umbral, nace la obligación de negociar, elaborar y aplicar el plan. Si la plantilla desciende por debajo de cincuenta después de constituirse la comisión negociadora, la obligación se mantiene hasta que termine la vigencia acordada del plan o, en su caso, durante cuatro años. No cierres un proceso iniciado solo porque una nueva contratación finalizó.

Negociación y diagnóstico

La empresa debe iniciar la negociación con la representación legitimada de las personas trabajadoras. La comisión negociadora es paritaria entre empresa y representación laboral conforme a las reglas del RD 901/2020. La representación no puede sustituirse por un grupo informal creado por la empresa porque resulte más rápido. Cuando no exista representación legal en algún ámbito, la norma establece cómo se integra la comisión; revisa el artículo aplicable antes de convocar.

El diagnóstico es la base del plan. Recoge información cuantitativa y cualitativa y analiza materias previstas por la ley y el reglamento, como selección y contratación, clasificación profesional, formación, promoción, condiciones de trabajo, ejercicio corresponsable de derechos, infrarrepresentación, retribuciones y prevención del acoso. El contenido exacto depende de la estructura y necesidades de la empresa. No copies un diagnóstico de otra organización: centros, puestos, convenios, categorías y datos pueden diferir.

Define fuentes, periodos, responsable, metodología y tratamiento de datos. Trabaja con información suficiente para detectar brechas, pero respeta protección de datos y confidencialidad. Todo plan de igualdad debe incluir una auditoría retributiva, previa negociación del plan; documenta su método y conclusiones. La plantilla debe poder entender qué se midió y por qué las medidas responden a los hallazgos.

Medidas, calendario y seguimiento

Cada medida debe describir el problema que aborda, objetivo, personas responsables, recursos, plazo e indicador de seguimiento. Una frase genérica como «promover la igualdad» no permite evaluar resultados. Ejemplos de diseño pueden incluir criterios transparentes de promoción o formación, revisión de procesos de selección, seguimiento de composición por categorías o difusión de canales antiacoso; la comisión debe decidir qué procede con base en el diagnóstico.

El plan debe fijar vigencia, sistemas de seguimiento y revisión. Determina quién recopila datos, con qué frecuencia se reúne la comisión, qué evidencia acredita avance y qué mecanismo permite corregir una medida ineficaz. La revisión puede resultar necesaria ante cambios relevantes o supuestos reglamentarios; no esperes al final de la vigencia si los indicadores muestran que la acción no funciona.

Evita confundir una acción con un resultado. Una sesión formativa realizada acredita actividad, pero no necesariamente cambio en acceso a promoción o reducción de desigualdades. Establece indicadores que puedan medirse de forma consistente y asigna la carga de informar a un área responsable. Guarda las actas, acuerdos, datos y versiones para demostrar trazabilidad.

Registro del plan

Los planes de igualdad deben inscribirse en un registro público, sean obligatorios o voluntarios y hayan sido adoptados por acuerdo o no. La tramitación se articula a través del registro de convenios y acuerdos colectivos, con participación de las autoridades laborales estatales o autonómicas conforme a su competencia. REGCON es el sistema oficial de inscripción. Revisa requisitos de presentación, modelo estadístico, documentación y autoridad competente de tu centro o ámbito.

Cuando la obligación nace por alcanzar 50 personas, la comisión negociadora debe constituirse en los tres meses siguientes. El plan debe quedar negociado y aprobado, y la solicitud de registro presentada, en el plazo máximo de un año contado desde el día siguiente a la finalización de esos tres meses. Si la obligación procede del convenio o de una resolución sancionadora, comprueba el plazo específico que corresponda. Presenta la solicitud electrónica con la representación acreditada. No confundas cargar una copia en intranet con registrar el plan ante la autoridad laboral. Conserva justificante, número, fecha, estado y comunicaciones de subsanación. Si la solicitud se devuelve, responde a cada defecto formal y guarda la versión presentada y la subsanada.

Obligaciones relacionadas pero distintas

El plan de igualdad no sustituye el registro retributivo obligatorio para todas las empresas ni las medidas de prevención y actuación frente al acoso sexual y por razón de sexo. Estas últimas se exigen con independencia del tamaño de la empresa. También pueden existir obligaciones específicas derivadas de normativa sobre igualdad y no discriminación, convenios, prevención de riesgos o medidas LGTBI. Delimita cada obligación y no presentes una misma política como prueba automática de todas.

Tampoco basta con disponer de una plantilla formalmente firmada. La obligación incluye negociación e implementación en los supuestos legales. Asegúrate de que las personas responsables conocen las medidas, los recursos están disponibles y la comisión puede verificar el avance.

Lista de control

  • Se ha calculado la plantilla completa con el criterio reglamentario.
  • Se han revisado junio y diciembre, contratos temporales extinguidos y personas a tiempo parcial.
  • Se ha identificado si obliga la ley, un convenio o una resolución sancionadora.
  • La comisión está constituida con sujetos legitimados y negociación documentada.
  • El diagnóstico sustenta objetivos, medidas, responsables e indicadores.
  • El plan contiene reglas de vigencia, seguimiento y revisión.
  • Se ha solicitado la inscripción en REGCON y guardado el justificante.

Ejemplos de cómputo y situaciones especiales

Varios centros de una misma empresa. Si una entidad tiene centros con 28 y 23 personas, el umbral se calcula sobre la empresa total, no centro a centro. Documenta cuál es el empleador contractual; un grupo con varias sociedades no se suma automáticamente como una sola empresa.

Contratos parciales. Cada persona cuenta como una, con independencia de sus horas. No uses equivalentes a jornada completa. Contrasta el listado nominal con altas en Seguridad Social y modalidad contractual.

Temporales extinguidos. Incorpora los contratos temporales que estuvieron vigentes durante los seis meses previos y terminaron antes de la fecha de cómputo. Aplica la regla de cien días trabajados o fracción, y guarda fechas y operación aritmética.

Umbral alcanzado. La obligación nace al alcanzar 50, aunque luego baje la plantilla una vez constituida la comisión. Activa negociación y conserva la fecha en que se alcanzó el umbral. No esperes al cierre anual si el cómputo muestra que ya surgió la obligación.

Cómo documentar una negociación real

Guarda convocatorias, propuestas, asistentes, información entregada y actas. La comisión debe componerse conforme a las reglas de representación del RD 901/2020; un comité informal elegido por la dirección no sustituye a las personas legitimadas. Cuando no exista representación legal en parte de la empresa, consulta el mecanismo reglamentario antes de continuar.

La negociación necesita información suficiente, pero no difusión ilimitada de datos personales. Agrega resultados, restringe acceso y acuerda cómo se conservarán anexos. Si una categoría pequeña podría identificar a una persona, valora técnicas de agregación y tratamiento con asesoría de privacidad. Registra qué datos se omitieron y por qué, sin inutilizar el diagnóstico.

Si no hay acuerdo, documenta el diálogo y pide orientación laboral sobre los pasos posibles. La falta de acuerdo no elimina la obligación legal ni autoriza a presentar cualquier documento como plan negociado. Revisa convenio colectivo, sujetos legitimados y circunstancias antes de decidir cómo se solicita la inscripción.

Separa instrumentos que se suelen mezclar

El registro retributivo afecta a todas las empresas y sigue reglas propias. El plan de igualdad es una herramienta negociada obligatoria por umbral u otras causas. Los procedimientos para prevenir y atender acoso sexual o por razón de sexo también tienen alcance general. Una empresa puede relacionar estos instrumentos, pero no demostrar una obligación con el documento que solo cubre otra.

La auditoría retributiva forma parte de todo plan de igualdad, también de uno voluntario, pero no equivale al registro salarial ordinario. Las medidas sobre diversidad sexual y de género pueden tener requisitos adicionales. Mantén un inventario de obligaciones, responsable, alcance, evidencia y fecha de revisión.

Qué materias observar en el diagnóstico

La comisión puede ordenar el diagnóstico por procesos de personas: entrada y selección, clasificación profesional, acceso a formación, promoción, condiciones laborales, ejercicio corresponsable de derechos, segregación por categorías, retribuciones y prevención del acoso. Para cada tema identifica periodo, fuente y población incluida. Si la empresa cambió de sistema de nómina, documenta cómo se consolidan los datos.

Los indicadores deben permitir comparar sin ocultar diferencias importantes. Por ejemplo, una tasa global de promoción puede esconder que ningún puesto técnico se ofrece a mujeres o que la participación formativa varía por turno. Añade cortes cuando sean relevantes y haya datos suficientes, sin publicar información que identifique a personas.

Vincula cada hallazgo a una medida, un responsable, recursos y fecha de revisión. Si no se observa una brecha en una materia, documenta cómo se comprobó. El diagnóstico no debe inventar un problema para justificar medidas ya decididas ni omitir áreas por falta de datos: señala la limitación y acuerda cómo obtener información.

De los datos a medidas que se puedan comprobar

Cada medida debe vincularse con un hallazgo del diagnóstico. Si la participación en formación difiere por turnos, mide acceso por horario y cambia el sistema de convocatoria; si la promoción se concentra en un área, revisa criterios y publica oportunidades. Son ejemplos, no recetas aplicables a todas las organizaciones. La comisión debe justificar qué acción responde a sus datos.

Asigna responsable, recursos, fecha de inicio y fin, fuente del indicador y objetivo medible. Si no hay datos históricos, incorpora primero una tarea para obtenerlos. No fijes objetivos sin presupuesto o sin una persona que pueda ejecutarlos. En las reuniones, revisa qué cambió y si el efecto se mantiene, no solo si se impartió una sesión.

La implantación del plan puede requerir apoyo externo; para separar tareas laborales recurrentes de trabajos que necesitan encargo o presupuesto propio, revisa el alcance de los servicios laborales y trabajos presupuestados aparte.

La comunicación interna debe explicar medidas, responsable de consultas y canal de queja sin difundir datos personales del diagnóstico. Asegura que los centros, turnos y nuevas incorporaciones conocen el plan. Si una medida no funciona, registra el motivo y acuerda revisión conforme al propio plan.

El registro retributivo, protocolo de acoso y plan de igualdad pueden coordinarse, pero no son equivalentes. Mantén un inventario separado con obligación, responsable, evidencia y fecha de revisión para evitar que un documento se use como prueba universal.

Cómo mantener el plan vigente

Asigna una comisión u órgano de seguimiento paritario y fija calendario de reuniones. Guarda acuerdos, indicadores, incidencias, revisiones y versión vigente. Si la empresa cambia estructura, convenio, sistema retributivo, procesos de promoción o centros, pregunta si el diagnóstico y medidas siguen representando la organización.

Explica a responsables cómo ejecutar las medidas, qué datos deben recopilar y dónde escalar una incidencia. Si el plan establece formación, verifica quién asistió y si los turnos quedaron cubiertos. Un plan que solo se archiva puede dejar de responder a cambios de plantilla y no demuestra implementación efectiva.

Cuando corresponda revisar el plan, conserva la causa, los datos revisados y las medidas actualizadas. Tramita el depósito o inscripción de modificaciones si lo requiere el sistema registral, y guarda recibo y comunicaciones. No sustituyas el plan registrado en la intranet sin identificar la nueva versión.

Registro, acceso y control de versiones

La inscripción pública no elimina la obligación de conservar el expediente de negociación. Guarda composición de la comisión, diagnóstico, actas, texto firmado, hoja estadística, justificante y comunicaciones de REGCON. Anota autoridad laboral competente y número asignado. Si el sistema requiere subsanar, identifica el defecto, la versión enviada y la nueva versión.

Mantén una versión para consulta interna que coincida con la registrada. Si existe información reservada en anexos, define cómo se protege y quién puede acceder sin alterar la integridad de lo depositado. Comunica fecha de vigencia y procedimiento para solicitar medidas.

Antes de usar un plan de grupo, comprueba que cada empresa obligada está incluida y que hay diagnóstico de cada entidad, actividades y convenios aplicables. La posibilidad reglamentaria de plan de grupo no convierte la pertenencia societaria en cumplimiento automático.

Evita que el registro cierre el proceso

Tras inscribir el plan, crea calendario de medidas, reuniones e indicadores. Comprueba que dirección asignó presupuesto y que la comisión recibe la información necesaria. Revisa los cambios de plantilla al menos en las fechas de cómputo reglamentarias y conserva la evidencia, incluso cuando no se alcance el umbral.

La inscripción acredita depósito registral; no demuestra por sí sola que las medidas se estén ejecutando. Guarda actas de seguimiento y registra incidencias que requieran corrección.

Siguiente paso

Calcula el umbral y reúne el convenio, estructura de centros, contratos y datos para el diagnóstico. Revisa el texto vigente del RD 901/2020 y la guía de REGCON. Para preparar o negociar un plan, consulta el centro de recursos laborales o solicita ayuda profesional en el servicio laboral.

Preguntas frecuentes

¿Qué empresas están obligadas a tener un plan de igualdad?

Las de 50 o más personas trabajadoras, así como las obligadas por convenio colectivo o resolución de la autoridad laboral en un procedimiento sancionador. Las demás deben adoptar medidas de igualdad y prevención del acoso.

¿Cómo se calcula el umbral de 50 personas trabajadoras?

Se cuenta la plantilla total de todos los centros y contratos, cada persona a tiempo parcial como una, y se suman ciertos contratos temporales extinguidos en los seis meses anteriores conforme al RD 901/2020.

¿Quién negocia el plan y qué materias incluye el diagnóstico?

La comisión se integra por la empresa y la representación de las personas trabajadoras legitimada legalmente. El diagnóstico examina, entre otras materias, selección, promoción, condiciones de trabajo, retribuciones y prevención del acoso.

¿Debe registrarse y revisarse periódicamente?

Sí. La inscripción es obligatoria para planes obligatorios y voluntarios. El seguimiento debe ser periódico según el calendario del plan, con al menos una evaluación intermedia y otra final.

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