Una empresa puede tener carteles sobre respeto en el trabajo y aun así no saber quién recibe una denuncia. Ese vacío importa. La Ley Orgánica 3/2007 exige promover condiciones que eviten conductas contra la libertad sexual y la integridad moral, con especial atención al acoso sexual y al acoso por razón de sexo. La Ley Orgánica 10/2022 añade una exigencia operativa: arbitrar procedimientos específicos para prevenir esas conductas y dar cauce a las denuncias o reclamaciones, también cuando se producen en el ámbito digital.

En la práctica, muchas empresas llaman «protocolo de acoso» al conjunto de medidas y al procedimiento. El nombre ayuda a localizarlo; lo decisivo es que exista una vía conocida, accesible y capaz de funcionar cuando surge un caso. Ni copiar un modelo genérico ni limitarse a anunciar una dirección de correo resuelve por sí mismo quién recibe la queja, qué garantías se aplican y cómo se toma una decisión. La forma concreta depende del convenio colectivo, de la representación laboral y, cuando exista, de la negociación del plan de igualdad.

Qué conductas debe cubrir

El artículo 7 de la LO 3/2007 diferencia el acoso sexual del acoso por razón de sexo. El primero comprende comportamientos verbales o físicos de naturaleza sexual que persigan o produzcan un atentado contra la dignidad, especialmente si generan un entorno intimidatorio, degradante u ofensivo. El segundo se refiere a comportamientos realizados en función del sexo de una persona que persigan o produzcan ese efecto. Ambas conductas se consideran discriminatorias. No es necesario encajar cada relato en una etiqueta desde el primer correo: la persona encargada de recibirlo debe registrar los hechos y activar el cauce adecuado.

El ámbito de trabajo no termina en el local de la empresa. Los mensajes enviados por herramientas corporativas, las reuniones por vídeo, los grupos relacionados con el trabajo y otras comunicaciones digitales pueden formar parte de los hechos. La Ley Orgánica 10/2022 incluye expresamente las conductas en el ámbito digital. Eso no convierte cualquier conflicto privado en un expediente laboral; exige valorar la relación del hecho con el trabajo, las personas afectadas y el alcance de las facultades de la empresa. El artículo 12 de la LO 10/2022 exige que la dimensión digital esté incluida tanto en la prevención como en el cauce de reclamaciones.

Puede haber comentarios reiterados, presión vinculada a una promoción, imágenes no solicitadas o represalias tras rechazar una conducta. Son ejemplos para orientar la detección, no una lista cerrada ni una conclusión automática sobre un caso concreto. Una denuncia exige hechos, contexto y evaluación imparcial. La empresa tampoco debería exigir a quien acude al cauce que formule una calificación jurídica perfecta antes de escucharle.

Obligación general y forma del documento

Toda empresa debe prevenir estas conductas y disponer de procedimientos específicos para las denuncias. Esta obligación no depende del umbral de cincuenta personas que determina, con carácter general, la obligación de elaborar un plan de igualdad. Una microempresa sin plan obligatorio también necesita medidas contra el acoso. El artículo 12 de la LO 10/2022 habla de procedimientos específicos y enumera los protocolos de actuación entre las medidas que pueden negociarse con la representación de las personas trabajadoras.

La LO 10/2022 exige procedimientos específicos, pero no impone a toda empresa privada un archivo independiente con el título exacto «Protocolo de acoso sexual». Su artículo 12 enumera los protocolos entre las medidas que pueden negociarse. Un convenio puede precisar contenidos, plazos, personas instructoras y forma documental. En una empresa con plan de igualdad, el procedimiento de actuación se incorpora a su negociación según el anexo del RD 901/2020. Hay que leer esos instrumentos antes de escoger formato.

Tampoco debe confundirse la inscripción de un plan de igualdad con el depósito de medidas antiacoso. El artículo 12 del RD 901/2020 califica de voluntario el depósito de las medidas y protocolos para prevenir el acoso sexual y por razón de sexo. Ese depósito voluntario no convierte en voluntaria la obligación de prevenir ni la de arbitrar el procedimiento. Conviene guardar una versión aprobada, fecha, responsable, constancia de difusión y registro de revisiones, aunque el depósito no sea obligatorio.

Diseñar una prevención que llegue a toda la plantilla

Empieza por identificar situaciones de exposición en la organización real: centros aislados, desplazamientos, turnos, relación con clientes, mandos con capacidad de decisión, personas en prácticas y comunicaciones digitales. Esa revisión orienta la información y la formación; no sirve para insinuar que una profesión concreta provoca acoso ni para sustituir una evaluación de riesgos. La LO 10/2022 exige sensibilización y formación para el personal y ordena incluir la violencia sexual entre los riesgos laborales concurrentes en la valoración de los puestos ocupados por trabajadoras, con formación e información al respecto.

Una comunicación útil debe decir qué conductas se rechazan, a quién se puede acudir, cómo se presenta una queja, qué ocurrirá después y dónde consultar el texto vigente. La accesibilidad no se resuelve con colgar un PDF en una intranet que no usan las personas en turnos o sin puesto informático. Comprueba que la información llega a nuevas incorporaciones, personal temporal y equipos desplazados. Si hay personas cedidas por ETT, becarias o voluntariado, revisa cómo se informa y coordina su protección: el artículo 12 de la LO 10/2022 contempla el beneficio de las medidas para estos colectivos en los términos allí indicados.

La formación no debería limitarse a una firma de asistencia. Los mandos que reciben relatos necesitan saber cómo escuchar sin prometer resultados, preservar información y derivar el caso. La persona que investiga necesita independencia suficiente y criterios para ordenar hechos y pruebas. El resto de la plantilla necesita reconocer el cauce y entender que una queja no autoriza rumores, represalias ni difusión de mensajes privados. Guarda la fecha, contenido, asistentes y cambios posteriores, pero evita convertir la formación en una excusa para pedir a personas afectadas que repitan su relato ante grupos amplios.

Negocia las medidas cuando corresponda con la representación de las personas trabajadoras. El artículo 48 de la LO 3/2007 menciona códigos de buenas prácticas, campañas y formación como ejemplos de medidas negociables. El objetivo no es elegir todas por sistema. Escoge acciones que puedan difundirse y mantenerse, define responsables y revisa si el procedimiento funciona con la estructura de la empresa.

Un cauce de denuncia que se pueda usar

El procedimiento debe indicar, como mínimo operativo, a quién se comunica un hecho, qué hacer si esa persona está implicada, cómo se documenta la recepción y quién decide las medidas de protección. También debe prever sustituciones por conflicto de interés. En una empresa pequeña, una única persona designada puede no ser suficiente si la denuncia se dirige contra ella o contra su superior directo. Designa un cauce alternativo y comprueba que ambas vías se conocen.

Explica qué datos necesita inicialmente la empresa: descripción de hechos, fechas aproximadas, personas implicadas y medios de contacto seguros. No exijas una prueba cerrada para admitir la comunicación. Un mensaje, una conversación o una captura puede ayudar, pero la investigación tiene que valorar todo el contexto. Pide solo lo necesario, restringe accesos y deja constancia de quién consultó o trasladó información. Si se recibe la queja de manera informal o verbal, documenta su contenido con cuidado y acuerda cómo confirmar los hechos sin retrasar medidas urgentes.

El anexo del RD 901/2020 ofrece contenido concreto para los procedimientos negociados en planes de igualdad: definición de conductas, cauce para quejas y denuncias, medidas cautelares o correctivas, medidas reactivas y, cuando proceda, régimen disciplinario. Incluye confidencialidad, intimidad, dignidad, presunción de inocencia, prohibición de represalias, diligencia y celeridad. Sirve como referencia útil al diseñar cualquier cauce, aunque el detalle exigible a cada empresa requiere leer su convenio y situación.

No prometas anonimato absoluto si el procedimiento no puede garantizarlo o si una investigación concreta obliga a comunicar hechos suficientes a la persona señalada para que pueda responder. Sí puede limitarse el conocimiento de la identidad y de los datos a quienes lo necesiten. Indica desde el inicio qué tratamiento se hará de la información, cómo se custodiará y qué personas intervienen. La persona denunciada también debe poder conocer la imputación de manera compatible con la protección de la denunciante y presentar su versión.

Qué hacer al recibir una comunicación

Confirma la recepción por un medio seguro y comprueba si existe riesgo inmediato: contacto continuado, acceso a datos o dependencia jerárquica. Decide si se requiere una medida provisional proporcionada. Después identifica a la persona instructora sin conflicto de interés, recoge el relato, revisa documentos disponibles y escucha a las personas implicadas por separado. Un careo automático puede agravar la situación. Como práctica de documentación, anota la finalidad, fecha y responsable de cada diligencia y restringe el acceso al expediente. El anexo del RD 901/2020 exige diligencia y celeridad en los procedimientos negociados en un plan de igualdad. Consulta su texto antes de fijar las fases.

Una medida cautelar puede consistir, según los hechos, en modificar temporalmente la supervisión, separar turnos, limitar contactos o proporcionar un canal de seguimiento. Debe valorarse su impacto sobre ambas partes y no prejuzgar el resultado. Trasladar siempre a la persona que denuncia puede producir un perjuicio añadido; mantener sin cambios una situación de exposición también. Explica por qué se elige la medida y cuándo se revisará. Si hay indicios de delito, asesoramiento especializado puede ayudar a coordinar las obligaciones laborales con la vía penal sin sustituir ni obstaculizar esta última.

La investigación debe tener un calendario realista y diligente. No atribuyas a la ley un plazo único de quince, treinta o cuarenta y cinco días para todos los procedimientos de empresas privadas: el convenio, el plan o el texto interno pueden fijar plazos y fases. Si hay retrasos, documenta la causa y comunica lo procedente a las personas afectadas. La demora injustificada debilita la protección y dificulta valorar hechos que dependen de mensajes o recuerdos.

Al cerrar, deja una decisión motivada con hechos acreditados, hechos no acreditados, criterio aplicado y medidas que proceden. La insuficiencia de prueba para sancionar no equivale necesariamente a que la denuncia se formulara de mala fe. Puede haber medidas organizativas o preventivas razonables aunque no se imponga una sanción, siempre respetando los derechos de cada persona. Si corresponde una consecuencia disciplinaria, debe basarse en hechos y norma aplicable; revisa convenio y artículo 54 del Estatuto de los Trabajadores con asesoramiento laboral. Comunica el resultado con el detalle permitido por la confidencialidad, registra recursos o vías disponibles y fija seguimiento para detectar represalias.

Intimidad, represalias y seguimiento

Una denuncia suele contener datos especialmente sensibles. Evita correos con múltiples destinatarios, carpetas abiertas a toda dirección o reuniones donde se repitan detalles innecesarios. La reserva protege a quien denuncia y también a quien es señalado. No es una promesa de secreto total frente a quienes deben investigar o ejercer su defensa. Establece permisos, custodia, plazos de conservación conforme a la normativa aplicable y un registro limitado de decisiones. La LO 3/2007 considera discriminatorias las conductas de acoso definidas en su artículo 7; el anexo del RD 901/2020 exige que los procedimientos negociados en el plan protejan intimidad, dignidad y presunción de inocencia.

Incluye una comprobación posterior. Una decisión escrita no evita por sí sola cambios de turno injustificados, exclusión de proyectos, rumores o presiones sobre testigos. La persona responsable del seguimiento debe saber qué señales observar y cómo recibir nuevas incidencias sin obligar a empezar de cero. La prohibición de represalias figura entre los principios del anexo del RD 901/2020 para los procedimientos del plan de igualdad. Registra la revisión sin divulgarla al equipo más allá de lo necesario.

Si la conducta se produjo mediante mensajes o imágenes, preserva la evidencia relevante con el menor acceso posible. No pidas que se reenvíe a un grupo ni que se copie un dispositivo personal completo por defecto. La trazabilidad importa, pero debe convivir con intimidad y protección de datos. Define quién conserva el original, quién trabaja con copia y cómo se evita una nueva difusión del contenido. Cuando el hecho afecte a cuentas o sistemas de la empresa, coordina la preservación técnica con quienes tengan autorización para acceder.

Relación con el plan de igualdad y otros canales

El plan de igualdad aborda una política empresarial más amplia: diagnóstico, medidas de igualdad, seguimiento y registro. Su negociación debe incluir, cuando corresponde, el procedimiento de actuación frente al acoso sexual y por razón de sexo. El anexo del RD 901/2020 pide describir en el diagnóstico las medidas de sensibilización, prevención, detección y actuación y su accesibilidad. Una empresa sin obligación de plan sigue sujeta a los deberes generales de prevención y procedimiento de la LO 10/2022. Así lo establece el artículo 12 de esa ley.

El sistema interno de información de la Ley 2/2023 protege las comunicaciones sobre las infracciones delimitadas en su artículo 2. En el sector privado, la obligación de disponer de ese sistema alcanza con carácter general a quienes tienen cincuenta o más personas trabajadoras y a determinados sujetos por su actividad o condición, según el artículo 10. Su artículo 5 regula garantías y organización del sistema. Una queja de acoso puede requerir un tratamiento distinto según los hechos: el cauce laboral de prevención y denuncia de la LO 10/2022 no desaparece por disponer de un canal de informantes. Traza un mapa de canales: qué hechos admite cada uno, quién los gestiona, cómo se deriva un relato recibido por error y qué garantías rigen. Si ambos comparten plataforma, revisa la configuración y el acceso a datos para que cada comunicación siga su procedimiento aplicable.

El convenio colectivo puede establecer instrucciones más concretas que las citadas aquí. Comprueba su ámbito, anexos, plazos, intervención de la representación laboral, medidas cautelares y régimen disciplinario. Cuando hay varios centros o empresas de un grupo, no presupongas que un texto común cubre a todas sin revisar representación, convenios y responsabilidades. Un expediente real necesita ese análisis antes de aplicar una plantilla.

Comprobar si el procedimiento funciona

Haz una prueba de escritorio con una situación hipotética: la persona designada recibe una queja un viernes, la persona denunciada dirige el mismo equipo y existe una captura de una conversación de trabajo. ¿Hay suplente? ¿Quién puede tomar una medida inmediata? ¿Dónde se guarda la captura? ¿Quién informa a las partes? Si una respuesta depende de improvisar, el texto necesita una revisión.

Revisa también difusión y acceso: una persona contratada recientemente, otra en turno de noche y una trabajadora cedida deberían saber a quién acudir. Pregunta si hay lenguaje comprensible, contacto alternativo y protección frente a represalias. Una hoja firmada no demuestra que el cauce se conoce. Las incidencias y dudas reales permiten revisar formación, personas designadas o pasos que resultaron impracticables.

Lleva un control de versiones. Registra fecha de aprobación, participación de la representación cuando proceda, difusión, formación impartida y revisiones. El acceso al expediente de una denuncia debe ser mucho más restringido que el acceso al texto general del procedimiento. No publiques ejemplos que permitan identificar a las personas para explicar a la plantilla cómo actuó la empresa.

Límites y siguiente paso

Esta guía describe el marco estatal vigente consultado el 27 de septiembre de 2026. El convenio, el plan de igualdad, la estructura de representación, las normas de protección de datos y los hechos de cada denuncia pueden imponer requisitos adicionales. No sustituye una valoración laboral o jurídica de un caso ni permite decidir sanciones a partir de un relato sin investigación.

Para preparar el procedimiento, reúne convenio, organigrama, medidas preventivas existentes y canales actuales. Identifica personas responsables y suplentes, contrasta el texto con el artículo 48 de la LO 3/2007 y el artículo 12 de la LO 10/2022, y acuerda la formación y difusión. El centro de recursos laborales permite consultar obligaciones relacionadas; el servicio laboral puede ayudar a revisar el procedimiento aplicable a la empresa.

Preguntas frecuentes

¿Qué medidas de prevención del acoso sexual debe adoptar la empresa?

Debe promover condiciones que eviten el acoso sexual y por razón de sexo, disponer de un procedimiento específico de prevención y denuncia y sensibilizar y formar al personal. Las medidas concretas deben ajustarse al convenio, los riesgos y la organización.

¿Debe existir siempre un documento independiente llamado protocolo?

La obligación general se refiere a medidas y procedimientos efectivos. La ley no exige a toda empresa privada un documento autónomo con ese nombre; el convenio o el plan de igualdad pueden establecer una forma concreta.

¿Cómo debe actuar la empresa al recibir una denuncia?

Debe activar el procedimiento aplicable, proteger a las personas implicadas, documentar y analizar los hechos con imparcialidad y decidir las medidas procedentes. Hay que respetar confidencialidad, intimidad y presunción de inocencia.

¿Qué medidas pueden proteger a las personas durante la tramitación?

Según los hechos y el convenio, pueden adoptarse medidas cautelares proporcionadas para evitar contactos no deseados y represalias, sin anticipar culpabilidad ni perjudicar automáticamente a quien denuncia.

¿Cómo se trata el acoso por medios digitales?

Debe estar expresamente incluido en la prevención y en el cauce de denuncias. Se valoran mensajes, imágenes u otras comunicaciones relacionadas con el trabajo, conservando evidencia de forma limitada y respetando los derechos de las personas afectadas.