En el trabajo a distancia regular, la empresa debe proporcionar y mantener los medios necesarios y sufragar o compensar los gastos vinculados a ellos. El acuerdo escrito tiene que enumerar esos gastos y explicar cómo se cuantifican, cuándo se pagan y de qué forma, respetando el convenio aplicable. Así resulta de los artículos 7, 11 y 12 de la Ley 10/2021. La norma no ofrece una tarifa estatal que pueda copiarse en cualquier empresa.

Por eso, una cláusula que diga solo «se compensarán los gastos de teletrabajo» deja abiertas casi todas las decisiones útiles. No aclara qué aporta la empresa, qué paga la persona, qué conceptos cubre la cantidad, cómo se atiende una avería ni qué ocurre si aumenta la jornada remota. Este análisis se centra en esa parte económica y documental. Para el resto de elementos del pacto puede consultarse la guía sobre el acuerdo de trabajo a distancia.

La ruta de esta página es: recursos › laboral › compensación de gastos de teletrabajo. El marco explicado es el de una relación laboral privada en España. No sustituye la lectura del convenio aplicable ni la revisión del acuerdo concreto.

Cuándo entra en juego el régimen de trabajo a distancia regular

La Ley 10/2021 considera regular el trabajo a distancia que alcanza, en tres meses, al menos el 30 % de la jornada o el porcentaje proporcional equivalente según la duración del contrato. La definición y el umbral están en sus artículos 1 y 2; el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores remite expresamente a esa ley.

El porcentaje debe calcularse con la jornada real. Una etiqueta como «híbrido» o «flexible» no resuelve nada. Si hay horas remotas parciales, distribución irregular o un contrato que dura menos de tres meses, la empresa necesita hacer el cálculo proporcional y conservarlo. También debe comprobar si el convenio ha establecido un porcentaje o periodo de referencia inferior, posibilidad que reconoce la disposición adicional primera de la Ley 10/2021.

Quedar por debajo del umbral estatal no equivale a que los costes empresariales puedan trasladarse sin más. Significa que no se activa automáticamente todo el régimen específico por regularidad. Siguen operando el contrato, el convenio y las obligaciones laborales generales, y el convenio puede ampliar el ámbito. Una autorización ocasional debería indicar fechas, lugar y medios para que la excepción pueda distinguirse de una práctica repetida.

Hay una comprobación adicional en contratos con menores y en contratos formativos: el artículo 3 exige, con los matices legales y convencionales aplicables, un mínimo de prestación presencial. Este límite afecta al diseño de la modalidad, aunque no proporciona una cifra de compensación. La página sobre contrato a tiempo parcial y sus requisitos ayuda a separar el porcentaje de jornada contratado del porcentaje de prestación a distancia.

Antes de calcular euros, separar medios de gastos

El inventario responde a «qué necesita el puesto». La relación de gastos responde a «qué coste vinculado a esos medios soportará la persona». Mezclarlos suele producir cláusulas difíciles de ejecutar.

El artículo 7.a de la Ley 10/2021 exige inventariar medios, equipos y herramientas, incluidos consumibles y elementos muebles, y anotar su vida útil o periodo máximo de renovación. Fuente oficial. No basta con escribir «equipo informático». En un puesto concreto pueden existir ordenador, pantalla, teclado, teléfono, auriculares o periféricos específicos. La necesidad depende de las funciones, no de una lista universal.

Un inventario operativo suele recoger:

  • el elemento entregado y, cuando proceda, su identificador;
  • quién lo aporta y en qué fecha;
  • su estado, accesorios y condiciones de uso;
  • la vida útil o el criterio de renovación;
  • el canal de mantenimiento, sustitución y devolución.

La empresa tiene que dotar y mantener adecuadamente todos los medios necesarios según el inventario y el convenio, y proporcionar asistencia cuando surjan dificultades técnicas. Lo establece el artículo 11. Esto importa al redactar la cláusula económica: reparar un portátil corporativo no es un coste que deba absorber la persona con una cantidad mensual genérica.

Tampoco cabe convertir el ordenador personal en requisito de acceso al teletrabajo. El artículo 17.2 impide exigir la instalación de programas o aplicaciones empresariales en dispositivos de la persona o el uso de esos dispositivos para trabajar a distancia. Si por una circunstancia concreta se plantea un uso voluntario, hay que revisar su compatibilidad con el convenio, la seguridad y la obligación empresarial de dotación. No debería darse por resuelto con una frase de consentimiento.

Qué gastos hay que identificar en el acuerdo

La ley no publica un catálogo cerrado. Su regla es funcional: el trabajo a distancia debe ser sufragado o compensado por la empresa y no puede hacer que la persona asuma gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados a la actividad. Ese es el límite del artículo 12.1.

Para redactar la enumeración conviene partir de la actividad real. La conexión utilizada para prestar servicios, los consumibles necesarios o determinados costes asociados al uso de medios pueden requerir tratamiento. La respuesta exacta cambia si la empresa proporciona una línea, si un coste ya existe con independencia del trabajo, si hay uso compartido o si el convenio define conceptos y fórmulas. La guía no puede convertir esas variables en una cantidad estatal que la norma no fija.

La relación debe evitar dos extremos. Una lista abierta como «todos los gastos» no permite saber qué se pagará. Una lista cerrada que omita un medio necesario puede trasladar su coste a la persona. Es preferible nombrar cada concepto, explicar su vínculo con el puesto y prever cómo se incorpora un gasto nuevo si cambian herramientas o funciones.

También conviene distinguir tres situaciones:

  1. La empresa entrega directamente el medio o contrata el servicio. En ese caso no hay un desembolso ordinario de la persona por ese concepto, pero sí debe figurar en el inventario y tener mantenimiento.
  2. La persona soporta un gasto vinculado al trabajo que se cubre mediante una cuantía pactada conforme al convenio y al acuerdo.
  3. Un gasto variable o extraordinario se reembolsa después de documentarlo mediante el procedimiento acordado.

La clasificación es organizativa, no una regla creada por la ley. Sirve para evitar que el mismo concepto se pague dos veces o, en sentido contrario, quede fuera de cualquier vía. Cada empresa debe contrastarla con el convenio y con su situación efectiva.

Cómo fijar la compensación sin inventar una tarifa

La Ley 10/2021 no establece una cuantía estatal única para teletrabajar. El convenio o acuerdo colectivo puede fijar el mecanismo, y el acuerdo individual debe corresponderse con esa previsión cuando exista. Los artículos 7.b y 12.2 reparten así la función entre negociación colectiva y acuerdo individual.

El orden correcto empieza por identificar el convenio aplicable y comprobar su versión vigente. La ausencia de una cifra en la ley estatal no autoriza a elegir cualquier cantidad. Si el convenio fija cuantía, fórmula, conceptos, proporcionalidad o actualización, el acuerdo debe respetarlo. Si no lo concreta, las partes aún deben enumerar gastos, definir una forma de cuantificación y acordar cuándo y cómo los abona la empresa.

La empresa no debe escoger entre una cantidad fija y un reembolso documental por comodidad administrativa: primero debe aplicar el convenio y después comprobar qué fórmula cubre de verdad los gastos vinculados a los medios necesarios del puesto. Una cantidad fija puede facilitar la nómina y dar previsibilidad, pero necesita un alcance inteligible y un criterio de revisión. El reembolso puede adaptarse a variaciones, aunque exige justificantes, plazos y reglas que no conviertan cada pago en una discusión.

Una cláusula económica utilizable responde al menos a estas preguntas:

  • ¿Qué conceptos cubre la compensación y cuáles proporciona directamente la empresa?
  • ¿Qué norma convencional se ha aplicado?
  • ¿Cómo se calcula la cuantía y cómo cambia con el porcentaje remoto?
  • ¿En qué fecha y por qué canal se paga?
  • ¿Qué justificantes se piden para gastos variables o extraordinarios?
  • ¿Cuándo se revisa la fórmula y quién inicia la revisión?
  • ¿Qué tratamiento recibe un mes incompleto, una ausencia o un cambio de modalidad?

No hace falta que las respuestas ocupen una página, pero sí deben ser coherentes. Si la compensación se calcula por día remoto, el registro y el calendario deben permitir saber cuáles son esos días. Si se pacta una cantidad mensual, el acuerdo debe evitar dudas sobre cambios de porcentaje, suspensiones o reversión. Una cláusula breve puede funcionar; una indeterminada, no.

Fiscalidad y cotización: no presumir una exención

La obligación laboral de compensar gastos no decide por sí sola su tratamiento en nómina. A efectos del IRPF, el artículo 17 de la Ley 35/2006 parte de que las contraprestaciones o utilidades derivadas de la relación laboral son rendimientos del trabajo, cualquiera que sea su denominación. La lista de gastos deducibles del trabajador está limitada por el artículo 19.2. Por tanto, llamar «compensación» a una cantidad dineraria no permite tratarla automáticamente como exenta o no sujeta: administración laboral y asesoría fiscal deben revisar el concepto, su justificación y la normativa vigente al hacer el pago.

En cotización rige otra norma. El artículo 147 de la Ley General de la Seguridad Social incluye en la base la remuneración total, cualquiera que sea su forma o denominación, y contiene una lista limitada de conceptos que no se computan. La compensación ordinaria de gastos de teletrabajo no figura como exclusión específica. La empresa no debería excluirla de la base solo porque el convenio o el acuerdo la denomine extrasalarial; debe verificar si existe una exclusión legal aplicable al concepto concreto y conservar su soporte.

Esta regla no convierte en salario el ordenador corporativo usado para prestar servicios ni resuelve todos los supuestos de reembolso. Distinguir la entrega de un medio de trabajo, el reintegro documentado de un coste y una cantidad fija es relevante tanto laboral como fiscalmente. La clasificación definitiva depende de los hechos y de las normas tributarias y de cotización vigentes, no solo del nombre elegido en la cláusula.

La compensación no sustituye la dotación ni el mantenimiento

Pagar una cantidad no permite dejar sin efecto el inventario. Los artículos 11 y 12 regulan obligaciones relacionadas, pero distintas: dotar y mantener medios necesarios, por un lado, y sufragar o compensar gastos, por otro. Una empresa que entrega un equipo pero deja sus reparaciones ordinarias a cargo de la persona no ha resuelto el mantenimiento. Otra que paga una cantidad mensual pero exige usar un ordenador particular sigue teniendo que revisar la prohibición del artículo 17.2.

El acuerdo debe asignar un canal para incidencias técnicas. El contenido mínimo del artículo 7.i incluye el procedimiento cuando una dificultad técnica impide el desarrollo normal del trabajo. Ese procedimiento debería recoger la notificación, el diagnóstico, la sustitución y, cuando proceda, la forma de trabajar mientras se resuelve.

No es razonable que una avería urgente fuerce a la persona a comprar un equipo y esperar que después se acepte el gasto. Si existe un procedimiento previo, empresa y plantilla saben quién autoriza, cómo se documenta y qué alternativa se ofrece. Esto evita que una obligación de mantenimiento acabe tratada como un gasto personal dudoso.

El inventario también debe coordinarse con el procedimiento de devolución. Al terminar el teletrabajo o la relación, habrá que distinguir bienes empresariales, consumibles y elementos instalados. La vida útil pactada no convierte automáticamente el equipo en propiedad de la persona. Ese extremo necesita una regla expresa si se contempla.

Voluntariedad, firma y reversibilidad

El trabajo a distancia es voluntario para la empresa y la persona trabajadora, requiere un acuerdo y no puede imponerse mediante una modificación sustancial del artículo 41 del Estatuto. Además, la decisión de pasar de una modalidad presencial a otra a distancia es reversible en los términos del convenio o, en su defecto, del acuerdo. Son las reglas del artículo 5 de la Ley 10/2021.

La voluntariedad no permite renunciar a obligaciones legales. Una persona puede aceptar trabajar a distancia; eso no significa que acepte financiar los medios necesarios. Del mismo modo, una empresa puede negociar el porcentaje y la organización, pero la cláusula de gastos debe respetar el convenio y la regla de que el trabajo no traslade esos costes.

El acuerdo debe constar por escrito y firmarse antes de que empiece el trabajo a distancia, aunque se incorpore al contrato inicial o se formalice después. Así lo exige el artículo 6.1. Si la compensación queda «pendiente de concretar», el documento no describe la forma de cuantificación, pago y momento exigida en el contenido mínimo.

La reversibilidad necesita tratamiento económico. Debe saberse desde qué fecha deja de devengarse una compensación vinculada a los días remotos, cuándo se devuelven los equipos y cómo se liquidan gastos ya autorizados. El convenio puede regular plazos y condiciones. Si no lo hace, el acuerdo debe aportar una secuencia aplicable, no limitarse a decir que la modalidad es reversible.

Cambios en días remotos, medios o cuantía

La modificación de las condiciones del acuerdo, incluido el porcentaje presencial, exige acuerdo entre empresa y persona trabajadora, forma escrita previa a su aplicación y comunicación a la representación legal. Lo dispone el artículo 8.1. Un correo unilateral que anuncia tres días remotos donde había uno no sustituye ese acuerdo.

No todo cambio operativo obliga a rehacer el documento completo. La clave está en saber si cambia una condición pactada. Un nuevo modelo de portátil equivalente puede anotarse en el inventario y en el recibo de entrega según el sistema establecido. Un aumento del porcentaje remoto, una nueva fórmula de compensación o un lugar habitual distinto sí puede afectar al contenido mínimo y debe formalizarse antes.

La compensación debe actualizarse cuando lo ordene el convenio o cuando cambien las condiciones de las que depende su cálculo. El acuerdo debería fijar un criterio claro para revisarla: revisión convencional, cambio de jornada remota, incorporación de un gasto o sustitución del modo de prestación. Prometer una actualización sin explicar cuándo se estudia deja la misma incertidumbre que una cláusula sin cuantía.

Conviene conservar las versiones anteriores en lugar de sobrescribir el documento. Cada actualización puede indicar fecha de firma, entrada en vigor, apartados sustituidos y efecto económico. Así se puede explicar por qué se pagó una cantidad en un periodo y otra después.

Copia, oficina de empleo y expediente

Firmar no cierra el circuito. La empresa debe entregar a la representación legal una copia de los acuerdos y actualizaciones, excluidos los datos que puedan afectar a la intimidad en los términos legales, en un plazo máximo de diez días. Después se envía a la oficina de empleo. Si no hay representación legal, también se formaliza una copia básica y se remite a la oficina. El detalle está en el artículo 6.2.

El expediente interno debería permitir reconstruir las decisiones sin mezclar documentos con finalidades distintas. Puede reunir:

  • cálculo del porcentaje y calendario aplicable;
  • convenio y versión consultada;
  • acuerdo firmado y actualizaciones;
  • inventario, entregas, mantenimiento y devoluciones;
  • justificantes de gastos y pagos;
  • copias y acreditaciones de remisión;
  • solicitudes y comunicaciones de reversibilidad.

No hace falta guardar datos sin finalidad, pero sí conservar pruebas del cumplimiento. La copia básica para terceros y el expediente completo no tienen por qué contener exactamente la misma información.

Registro horario y coherencia con el pago

El teletrabajo no elimina el registro diario. El artículo 14 de la Ley 10/2021 exige que refleje fielmente el tiempo dedicado a la actividad, incluido el inicio y el final, sin perjuicio de la flexibilidad. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a conservar esos registros durante cuatro años.

El registro horario no es, por sí solo, un sistema para calcular gastos. Sin embargo, tiene que ser compatible con la fórmula elegida. Si la cantidad depende de jornadas remotas efectivas, debe existir una fuente que las identifique sin confundir horas de trabajo con localización. Si es mensual y no depende del número exacto de días, el acuerdo debe explicar qué sucede al cambiar el porcentaje o suspenderse temporalmente la prestación.

Conviene separar tres controles: tiempo trabajado, lugar de prestación y pago de gastos. Pueden compartir datos, pero no persiguen la misma finalidad. Usar un único campo ambiguo suele producir errores: una jornada registrada no prueba necesariamente que fuera remota, y una incidencia técnica no significa por sí sola que no hubiese tiempo de trabajo.

Qué revisar en la negociación colectiva

La negociación colectiva puede añadir contenido al acuerdo, regular condiciones de acceso, fijar duración máxima, concretar reversibilidad y establecer mecanismos de determinación y abono de gastos. La disposición adicional primera y el artículo 12.2 permiten esa concreción.

Antes de redactar, la empresa debería buscar en el convenio, como mínimo:

  • ámbito personal y funcional, para confirmar que realmente resulta aplicable;
  • umbral de regularidad y porcentaje presencial;
  • puestos susceptibles de trabajo a distancia;
  • medios y reglas de mantenimiento;
  • conceptos, cuantía o fórmula de compensación;
  • proporcionalidad, actualización y momento de pago;
  • reversibilidad, preaviso y duración;
  • contenido adicional del acuerdo.

Esta lista no presume que todos los convenios regulen cada punto. Tampoco permite importar la cuantía de otro sector. La cifra de un convenio ajeno no es un estándar estatal. Si la empresa cambia de convenio o este publica una nueva tabla o fórmula, hay que revisar la cláusula y documentar el efecto cuando corresponda.

Un proceso documentado en seis pasos

La secuencia útil es comprobar la regularidad y el convenio, inventariar los medios, identificar los gastos ligados al trabajo, pactar su cuantificación y pago, firmar antes de empezar y conservar tanto las actualizaciones como las copias remitidas. La Ley 10/2021 reúne estas obligaciones.

1. Medir la modalidad real

Calcula el porcentaje sobre el periodo legal y la duración del contrato. Describe los días u horas previstos y comprueba si el convenio reduce el umbral. Si el trabajo es ocasional, deja constancia de sus límites y revisa la acumulación.

2. Leer el convenio antes de crear la fórmula

Anota la norma aplicable, su fecha y los apartados sobre gastos, medios y reversibilidad. Si existe cuantía o mecanismo, úsalo como punto de partida obligatorio. No traslades cifras de noticias, plantillas o convenios de otras actividades.

3. Construir inventario y mapa de costes

Relaciona cada función con el medio necesario. Después identifica quién lo aporta, quién lo mantiene y si genera un gasto para la persona. Separa provisión directa, cuantía pactada y reembolso autorizado.

4. Escribir una cláusula que se pueda liquidar

Incluye conceptos, cálculo, fecha, canal de pago, justificantes y revisión. Comprueba cómo funciona la fórmula en un mes normal, un cambio de porcentaje y una reversión. Si el área de administración no puede explicar cuánto pagaría en esos casos, falta precisión.

5. Firmar y entregar antes de empezar

La firma debe preceder al primer día remoto. Después se ejecuta el circuito de copia a la representación legal y a la oficina de empleo. La entrega de medios y equipos también debe estar lista antes de que sean necesarios.

6. Reconciliar acuerdo, nómina y realidad

Revisa periódicamente días remotos, inventario, incidencias, pagos y cambios convencionales. Corrige diferencias mediante la actualización escrita que corresponda. La compensación de gastos y el acuerdo de trabajo a distancia deben describir una sola práctica, no dos versiones incompatibles.

Errores que dejan el coste sin resolver

Una tarifa copiada de internet es el error más visible, pero no el único. También fallan los acuerdos que usan «incluido en salario» sin identificar el concepto, los que llaman voluntario al uso obligatorio de equipo personal o los que pagan una cantidad fija mientras dejan reparaciones y sustituciones a cargo de la persona.

Otro problema aparece cuando la cláusula cita el convenio sin aplicar su mecanismo. La referencia no basta: hay que trasladar cuantía, proporcionalidad, actualización y pago según corresponda. Si el convenio guarda silencio sobre un detalle, ese silencio no elimina la obligación estatal de enumerar los gastos y definir la compensación.

El tercer fallo es documental. Cambian los días remotos, pero la cuantía y el acuerdo permanecen igual. O se entrega una pantalla nueva sin actualizar el inventario. Una revisión trimestral puede resultar útil al principio, aunque la periodicidad no viene impuesta de forma universal por la ley. Debe haber una persona responsable y un criterio de revisión ante cambios reales.

El trabajo ocasional también puede convertirse en regular por acumulación. Llamar «excepción» a cada viernes remoto no altera los hechos. Si se cruza el umbral legal o convencional, la empresa debe preparar el acuerdo antes de continuar bajo el régimen regular.

Decisión final antes de autorizar el teletrabajo

El expediente está listo cuando puede responder, sin suposiciones, qué aporta la empresa, qué gasto soporta la persona, cómo se calcula y paga, qué convenio se aplicó, cuándo se revisa y qué sucede al cambiar o revertir la modalidad. Debe acreditar además que el acuerdo se firmó antes de comenzar, que las copias siguieron su circuito y que el registro horario es coherente con la organización pactada.

Si alguna respuesta sigue siendo «ya lo veremos», conviene resolverla antes del primer día remoto. El centro de recursos para contratar al primer equipo reúne las demás decisiones laborales, incluida la contratación y el contrato de relevo en jubilación parcial. Para revisar la cláusula económica, el inventario y su encaje convencional, puede solicitarse una revisión con el equipo laboral de TaxFactory.

Preguntas frecuentes

¿Qué gastos debe compensar la empresa?

La empresa debe sufragar o compensar los gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al trabajo a distancia. El acuerdo debe enumerar los gastos que pueda soportar la persona trabajadora y ajustarse al convenio aplicable. La lista concreta depende del puesto, de los medios entregados directamente y de lo que regule el convenio; no existe una lista ni una tarifa estatal idéntica para todos los casos.

¿Cómo se fija la compensación?

Primero se revisa el convenio o acuerdo colectivo. Después, el acuerdo individual identifica los gastos, explica la forma de cuantificarlos y fija el momento y la forma de pago. Puede articularse una cantidad pactada o un reembolso documentado si el marco aplicable lo permite, pero la fórmula debe cubrir los gastos vinculados al trabajo y poder revisarse cuando cambien los medios o la prestación.

¿Puede la empresa imponer el uso de medios propios?

No. En el trabajo a distancia regulado por la Ley 10/2021, la empresa debe dotar y mantener los medios, equipos y herramientas necesarios. Además, no puede exigir que la persona instale programas empresariales en dispositivos propios ni que use esos dispositivos para trabajar. Un uso voluntario de medios personales tampoco debería sustituir sin más el inventario, la dotación y la compensación debidas.

¿Qué cambia si el trabajo es ocasional?

El régimen específico de la Ley 10/2021 se aplica al trabajo a distancia regular, que con carácter general alcanza al menos el 30 % de la jornada en tres meses o su equivalente proporcional. Si queda por debajo, no se activa automáticamente todo ese régimen, pero siguen siendo relevantes el convenio, el contrato, la jornada y las obligaciones generales. Conviene documentar la autorización y vigilar que varias excepciones no formen una práctica regular.