Una dieta o un suplido compensa un gasto causado por el trabajo y no remunera el servicio; para tratarlo fuera del salario, la empresa debe poder enlazar el pago con un desplazamiento o desembolso real y con su justificación. Esa es la frontera laboral que traza el artículo 26.2 del Estatuto de los Trabajadores: no tienen consideración salarial las cantidades percibidas como indemnizaciones o suplidos por gastos realizados a consecuencia de la actividad laboral. Fuente legal

La respuesta sobre cotización requiere un segundo examen. El artículo 147 de la LGSS parte de la remuneración total y excluye de la base solo los gastos de locomoción, manutención y estancia en los términos y con el alcance previstos para el IRPF; el exceso sí se computa. Puede comprobarse en el artículo 147.2 de la Ley General de la Seguridad Social y en el texto del Reglamento General sobre Cotización publicado por la Seguridad Social.

Por eso no sirve una regla rápida del tipo «las dietas no cotizan». Algunas cantidades quedan fuera, otras entran completas y otras deben dividirse entre parte excluida y exceso. Tampoco debe confundirse este análisis con el fiscal: una cantidad puede ser extrasalarial en sentido laboral y, aun así, tener una parte cotizable o sujeta a IRPF.

La ruta de esta guía es recursos laborales › nóminas y cumplimiento › dietas y gastos de viaje. Se dirige a empresas empleadoras en España y explica cómo tomar una decisión documentada en 2026. No calcula la exención de un viaje individual ni sustituye la revisión del convenio, el contrato, la política de gastos o los hechos del periodo.

Tres preguntas distintas: qué es, si cotiza y si tributa

Un mismo pago pasa por tres filtros. El primero pregunta por su naturaleza laboral. El segundo determina si forma parte de la base de cotización. El tercero decide su tratamiento en IRPF. El error habitual consiste en responder a los tres con el nombre que aparece en la nómina.

En el plano laboral, el Estatuto separa el salario, que retribuye el trabajo o los descansos computables como trabajo, de las indemnizaciones o suplidos por gastos ocasionados por la actividad. El artículo 26 contiene ambas reglas. Una empresa puede reembolsar un billete comprado para visitar a un cliente: hay un gasto identificable. Es distinto de pagar todos los meses una cantidad fija llamada «dieta» sin viajes que la expliquen.

En cotización, la regla no dice que todo concepto extrasalarial quede automáticamente fuera. El artículo 147.1 de la LGSS incluye en la base la remuneración total, cualquiera que sea su forma o denominación, y su apartado 2 enumera exclusiones concretas. Para locomoción, manutención y estancia, la exclusión queda ligada a los términos y límites fiscales a los que remite la propia ley.

En IRPF, las dietas y asignaciones para gastos de viaje son, como regla, rendimientos del trabajo; se exceptúan de gravamen las cantidades que cumplen los requisitos reglamentarios. La AEAT explica esta estructura y distingue locomoción, manutención y estancia. Que el pago tenga origen laboral no hace innecesario revisar destino, permanencia, medio de transporte y documentación.

En la práctica, una única casilla «exento sí/no» se queda corta. Se identifica el concepto, se prueba el gasto, se aplica la regla de Seguridad Social y, aparte, la de retención. La contabilidad y el justificante de pago deben poder seguir la misma clasificación.

Dieta, suplido y salario: una separación que debe verse en los hechos

«Dieta» suele utilizarse para manutención o estancia durante un desplazamiento. «Gasto de viaje» es más amplio y puede incluir transporte, peajes, aparcamiento o alojamiento. «Suplido» describe el reintegro de una cantidad adelantada por la persona trabajadora por cuenta de la empresa. En la conversación diaria se mezclan, pero la nómina necesita más precisión.

Un suplido tiene detrás un desembolso. Si una trabajadora compra con su tarjeta un billete autorizado y la empresa le devuelve exactamente ese importe, el expediente muestra quién viajó, por qué, cuándo, qué pagó y qué recibió. El pago no remunera una hora de trabajo. Eso encaja con la exclusión salarial del artículo 26.2, sin anticipar todavía su tratamiento completo en cotización e IRPF.

Una dieta a tanto alzado puede responder a un gasto real aunque no coincida con cada ticket. Sin embargo, necesita una razón objetiva: viaje, fechas, destino y motivo de trabajo. Además, la cuantía y las condiciones deben contrastarse con el convenio y con los límites que procedan. La periodicidad fija no convierte por sí sola el concepto en salario, pero una cantidad estable sin desplazamientos es una señal que exige revisión.

El salario responde a otra causa: se paga por el trabajo. Un plus de disponibilidad, una compensación por dificultad del puesto o una cantidad mensual pactada sin gasto subyacente no pasan a ser dietas porque se cambie su etiqueta. La LGSS refuerza esta cautela al ordenar que se atienda a la remuneración total con independencia de su forma o denominación.

Para decidir el tratamiento no basta con el nombre de la línea de nómina: primero se separa el gasto acreditado del importe fijo o excedido y después se revisan, por carriles distintos, cotización e IRPF. La LGSS exige atender a la remuneración con independencia de su denominación. Cuando una sola transferencia reúne varias cosas, conviene desglosarlas. Un viaje puede incluir billete reembolsado, kilometraje, hotel, manutención y, además, un incentivo comercial. Cada parte tiene causa y regla propias.

Qué desplazamiento permite hablar de gastos de viaje

La AEAT vincula las asignaciones de locomoción a desplazamientos fuera de la fábrica, taller, oficina o centro de trabajo para realizar el trabajo en lugar distinto. Su Manual práctico de IRPF también condiciona manutención y estancia a desplazamientos a municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituye la residencia de la persona perceptora, además de otras condiciones temporales.

No todo trayecto cotidiano es un viaje de empresa. El desplazamiento ordinario desde el domicilio al centro habitual no se transforma en locomoción exenta por presentar un recibo de combustible. Tampoco basta con indicar «visita cliente» si no se identifica el lugar, la fecha o la relación con la actividad.

Los trabajos móviles requieren contexto. Una persona puede carecer de un único lugar estable, visitar obras o atender centros distintos. En esos casos no conviene copiar el criterio de una oficina fija. Hay que revisar centro adscrito, organización real, convenio y documentación del desplazamiento. Esta guía no decide dónde se encuentra el centro habitual de una persona concreta.

La estancia prolongada añade otra limitación. La AEAT advierte sobre la permanencia continuada durante más de nueve meses en un mismo municipio para las asignaciones de manutención y estancia, sin descontar vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no alteren el destino. Si un proyecto se alarga, la empresa debe reexaminar el tratamiento y no continuar por inercia con la misma línea de dieta.

Los justificantes no son una carpeta de tickets sin historia

Un ticket aislado prueba, como mucho, que hubo un consumo. No explica quién viajó, si el gasto tenía motivo profesional, cuál fue el destino ni si la empresa lo autorizó. El expediente debe unir documento y desplazamiento.

La AEAT diferencia el medio de transporte. Cuando se utiliza transporte público, el gasto de locomoción se justifica mediante factura o documento equivalente. Si se usa un vehículo particular, opera la cuantía reglamentaria por kilómetro, junto con peajes y aparcamientos justificados. La empresa debe poder acreditar el desplazamiento, el día, el lugar y el motivo. La página oficial sobre dietas separa expresamente ambos supuestos.

En alojamiento, la documentación del importe es central: la excepción fiscal atiende a los gastos de estancia justificados. En manutención, el régimen trabaja con cuantías máximas diarias y con las circunstancias del desplazamiento, pero eso no libera a la empresa de acreditar día, lugar y razón laboral. La política interna o el convenio pueden pedir tickets adicionales para autorizar el pago, aunque su función no sea idéntica a la del límite fiscal.

Un parte de viaje útil contiene, como mínimo:

  • persona desplazada y área que autoriza;
  • fecha y hora de salida y regreso cuando sean relevantes;
  • origen, destino e itinerario;
  • cliente, centro, obra, reunión o motivo profesional;
  • medio de transporte y kilómetros cuando se use vehículo particular;
  • relación de alojamiento, manutención, peajes, aparcamiento y otros gastos;
  • facturas o documentos equivalentes vinculados a cada línea;
  • anticipos recibidos y saldo que se reembolsa o devuelve.

No hace falta duplicar información que ya existe en un sistema fiable. Sí debe poder reconstruirse el viaje sin depender de la memoria de quien lo aprobó. Si falta un documento, se anota y se decide el tratamiento antes de cerrar nómina; no se crea un justificante retrospectivo ni se fuerza el concepto para que parezca exento.

Cotización en 2026: exclusión limitada y exceso incluido

El Reglamento General sobre Cotización, disponible en la web de la Seguridad Social, excluye los gastos de manutención, estancia y locomoción en las condiciones y cuantías previstas, y dispone que el exceso sobre los límites se compute en la base de cotización. Fuente oficial. La exclusión no alcanza al pago completo por el mero hecho de aparecer bajo un epígrafe de gastos.

Esto obliga a dividir cuando procede. Si el importe abonado supera el tramo excluido o falla una condición que sostiene la exclusión, la parte afectada se incorpora a la base. La empresa debe conservar el cálculo que explica esa separación y trasladarlo correctamente al recibo y a sus comunicaciones de cotización.

El artículo 147.2.b de la LGSS usa una remisión deliberada al régimen fiscal para locomoción y al de manutención y estancia. Por eso un cambio en los límites o condiciones fiscales puede afectar al alcance de la exclusión de cotización. Conviene comprobar la fuente vigente en el periodo, no reutilizar una tabla guardada sin fecha.

La norma de cotización no prueba el viaje. Aunque contemple una exclusión, la empresa debe sostener que el gasto existió y que encaja en ella. Una nómina con «dietas: 300 euros» y ningún dato adicional no acredita municipio, duración ni medio de transporte.

También debe evitarse el extremo contrario: meter automáticamente en base todos los reembolsos por miedo a documentarlos mal. Si el gasto cumple las condiciones, la norma contempla su exclusión en el alcance correspondiente. El trabajo consiste en clasificar y conservar evidencia, no en elegir siempre el resultado más cómodo.

Fiscalidad: el IRPF tiene sus propias condiciones

La AEAT parte de que las dietas son rendimientos del trabajo y detalla qué asignaciones para locomoción y para manutención y estancia se exceptúan de gravamen. Fuente AEAT. Esta estructura explica por qué «extrasalarial» y «exento» no son sinónimos. La primera palabra pertenece al análisis laboral; la segunda necesita pasar el filtro fiscal.

En locomoción, importa si se utiliza transporte público o vehículo particular. En manutención, cambian las cuantías máximas según exista o no pernocta y según el desplazamiento sea dentro de España o al extranjero. En estancia se atiende al gasto justificado, con reglas específicas. Esta página evita reproducir cifras porque su objetivo no es calcular un viaje y porque cada expediente necesita su fecha y circunstancias.

El pagador debe acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo. La AEAT atribuye expresamente esa acreditación al pagador. Pasar la tarjeta corporativa o adjuntar un ticket no sustituye ese registro.

Si una parte no queda exceptuada, se trata como rendimiento del trabajo sujeto según corresponda. La retención se calcula en el contexto de la nómina y de los datos de la persona, no aplicando un porcentaje aislado al ticket. Para revisar una retribución que no responde a un gasto de viaje, la guía sobre retribución en especie, nómina, IRPF y cotización mantiene separada esa otra figura.

Un proceso que conecta autorización, nómina y archivo

El circuito correcto es autorizar el viaje, recoger fecha, destino y motivo, clasificar cada gasto, comprobar justificantes y límites por separado, reflejar el resultado en nómina y conservar el expediente. La fuente fiscal oficial concreta la acreditación necesaria.

1. Autorizar antes de gastar

Define quién puede aprobar el viaje, qué medio de transporte se admite, si existe anticipo y qué gastos requieren autorización previa. La política no modifica la ley, pero evita que el criterio se improvise después del viaje.

2. Registrar el desplazamiento

Asigna un identificador al viaje y recoge persona, fechas, destino, motivo e itinerario. Si hay varios municipios o centros, no los reduzcas a una descripción genérica. El registro debe explicar por qué el gasto se produjo a consecuencia del trabajo.

3. Clasificar cada línea

Separa transporte público, vehículo particular, peajes, aparcamiento, alojamiento, manutención y otros desembolsos. Distingue también el anticipo de la liquidación final. No mezcles un incentivo o un plus con el total del parte.

4. Comprobar dos tratamientos

Revisa cotización conforme al artículo 147 de la LGSS y al reglamento vigente. Después revisa IRPF conforme al régimen aplicable. Pueden compartir condiciones y límites, pero el expediente debe dejar claro qué decisión corresponde a cada ámbito.

5. Llevar el resultado a nómina

Muestra conceptos comprensibles y separa, si procede, la parte excluida de la incluida. La persona trabajadora debe poder relacionar la liquidación con su parte de viaje. Antes de pagar, concilia anticipos, gastos aprobados y saldo.

6. Conservar y revisar

Archiva la autorización, el parte, los documentos y el cálculo junto al periodo de nómina. Revisa la política cuando cambie el convenio, la normativa, la organización de centros o la frecuencia de viajes. Una política correcta en papel deja de ser útil si nadie la aplica.

Cómo decidir ante cuatro situaciones frecuentes

Billete y hotel por una reunión fuera del municipio. Hay hechos y documentos diferenciados. Registra el motivo, asocia la factura del transporte y del alojamiento y revisa manutención aparte. No sumes todo bajo una dieta única si cada componente exige una comprobación distinta.

Vehículo particular para una visita profesional. Conserva origen, destino, kilómetros, fecha y motivo. Añade justificantes de peaje o aparcamiento cuando existan. No reembolses combustible y, además, kilometraje como si fueran dos métodos independientes sin revisar qué cubre la regla aplicada.

Cantidad mensual fija aunque no haya viajes. Es el supuesto más débil para defender un gasto. Comprueba si existe convenio o pacto que le dé una causa específica y contrástalo con los desplazamientos reales. Si no hay desembolso o viaje que explicar, la denominación «dieta» no evita su posible carácter retributivo y su inclusión.

Importe superior al alcance excluido. Divide la cantidad. La parte que cumple condiciones puede recibir el tratamiento previsto; el exceso se incluye en cotización y tributa conforme a la regla fiscal. Documenta el cálculo en lugar de cambiar el nombre de la diferencia.

Para una revisión más amplia del recibo, consulta cómo revisar una nómina antes de pagar y el contenido obligatorio del recibo de salarios. Estas páginas cubren el control general; aquí la frontera se limita a dietas, suplidos y gastos de viaje.

Límites que conviene dejar escritos

Que una cantidad no tenga naturaleza salarial no garantiza por sí solo que quede fuera de cotización o exenta de IRPF; convenio, realidad del viaje, justificantes y límites aplicables pueden cambiar el resultado. La LGSS regula las exclusiones de la base.

El convenio puede regular cuantías, anticipos, autorización, medios de transporte o documentación. Una política interna no puede rebajar derechos convencionales, y una plantilla de internet no confirma qué convenio está vigente. Antes de implantar importes fijos, revisa esa fuente.

La realidad del viaje pesa más que el formulario. Un parte impecable no arregla un desplazamiento inexistente. A la inversa, un viaje real mal documentado deja a la empresa sin elementos para sostener el tratamiento aplicado. La solución no es prometer que cualquier ticket será aceptado, sino cerrar el expediente cerca de la fecha del gasto.

Esta guía tampoco resuelve situaciones transfronterizas, desplazamientos de larga duración, personal con centros móviles o pagos en moneda extranjera. Pueden intervenir reglas adicionales y datos que no aparecen aquí. Tampoco calcula atrasos ni corrige liquidaciones ya presentadas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo una dieta no cotiza?

Una dieta no se computa en la base por la parte que corresponde a gastos de locomoción, manutención o estancia derivados de un desplazamiento laboral real, siempre que se cumplan las condiciones y los límites a los que remite el artículo 147 de la LGSS. El exceso se incluye. Antes de cerrar la nómina hay que revisar el viaje, el tipo de gasto, los justificantes y la regla vigente; llamarlo «dieta» no basta.

¿Qué justificantes necesita la empresa?

El expediente debe permitir identificar a la persona, la fecha, el destino, el motivo profesional, el itinerario y el gasto. En transporte público y alojamiento conviene conservar la factura o documento equivalente; en vehículo particular, la empresa debe acreditar el desplazamiento y aplicar la regla correspondiente. Para manutención, aunque el régimen fiscal no formule siempre la misma exigencia de factura, la empresa debe probar día, lugar y motivo del viaje y atender lo que añadan su política y convenio.

¿Cómo separar suplido y salario?

El suplido devuelve un desembolso hecho por cuenta o interés de la empresa; el salario paga el trabajo. Separa ambos comprobando qué gasto existió, quién lo pagó, por qué correspondía a la actividad y qué documento lo acredita. Si se abona una cantidad fija sin relación demostrable con gastos reales, debe revisarse como posible retribución, aunque la nómina la denomine suplido o dieta.

¿Qué ocurre al superar el límite?

La parte que excede el límite aplicable deja de quedar excluida por esa regla. En cotización, el Reglamento General sobre Cotización dispone que el exceso de los gastos de locomoción, manutención y estancia se incluye en la base. En IRPF, el exceso sobre las cuantías o condiciones exentas tributa como rendimiento del trabajo. El cálculo depende del viaje y no se resuelve con una única cifra general.

Antes de cerrar el mes

Toma un parte de viaje reciente y comprueba si otra persona puede reconstruirlo sin preguntar a quien lo hizo: motivo, destino, fechas, gastos, documentos, anticipo y tratamiento en nómina. Después contrasta la parte excluida y el exceso con las fuentes vigentes. Esa revisión pequeña suele detectar antes los importes fijos sin causa, los tickets huérfanos y las diferencias entre política y práctica.

Si necesitas revisar el circuito, el convenio y su traslado al recibo, puedes solicitar a TaxFactory una revisión de dietas y gastos de viaje en el servicio laboral. El alcance debe acordarse con los datos del caso; no se promete una exención ni un resultado de cotización antes de comprobarlos.