El artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores exige entregar un recibo individual justificativo del pago y que las percepciones y deducciones aparezcan con claridad y separación. El anexo vigente de la Orden de 27 de diciembre de 1994 incorpora al modelo las bases y la información de cotización. Consulta el artículo 29.1 y el anexo consolidado. No basta con indicar el bruto y el neto: el documento tiene que permitir entender qué se ha devengado, qué se ha descontado y cómo se llega al importe que se paga.

Esta guía sirve para auditar la estructura del recibo antes de entregarlo. No calcula el IRPF de una persona, no decide qué complemento corresponde por convenio y no valida por sí sola las bases o tipos de un ejercicio. Para esos puntos hacen falta los datos individuales, el contrato, el convenio colectivo y la normativa vigente del periodo. La información se ha contrastado con el BOE a 31 de agosto de 2026 y no constituye asesoramiento laboral, fiscal o jurídico individualizado.

Qué debe poder leerse en una nómina

El anexo vigente de la Orden de 27 de diciembre de 1994 organiza el recibo en una secuencia reconocible: identificación, periodo de liquidación, devengos, deducciones, líquido a percibir, bases y aportación empresarial. Anexo de la Orden. Esa secuencia no convierte todos los recibos en copias visuales idénticas. Sí marca una prueba sencilla: otra persona debería poder seguir la liquidación sin adivinar qué significa cada cifra.

Lee el documento como una cuenta explicada. Una captura del programa de nóminas puede cuadrar y, aun así, no contar bien qué se está pagando. Cada bloque responde a una pregunta distinta:

  • ¿Quién paga y quién recibe?
  • ¿A qué periodo y número de días corresponde la liquidación?
  • ¿Qué cantidades se han devengado y con qué naturaleza?
  • ¿Qué deducciones se practican?
  • ¿Cómo se obtiene el líquido a percibir?
  • ¿Qué bases se han utilizado?
  • ¿Qué parte de la cotización corresponde a la empresa?

Si una cifra aparece en un lugar inesperado, con un nombre genérico o agregada a otra distinta, puede que el total siga cuadrando. El problema es que deja de ser fácil comprobarlo. La claridad no es un adorno editorial: forma parte del estándar del artículo 29 del Estatuto y del modelo aprobado por la Orden.

Identificación de empresa, persona y periodo

La cabecera del modelo recoge la empresa, su domicilio y su código de cuenta de cotización; también identifica a la persona trabajadora, su NIF, número de afiliación a la Seguridad Social, grupo profesional y grupo de cotización. A continuación aparece el periodo de liquidación, con las fechas y el total de días. Estos datos sitúan cada importe en una relación laboral y un mes concretos. Anexo del modelo oficial.

Contrasta esta parte con el alta, el contrato y la ficha vigente. Un nombre correcto junto a un grupo de cotización desactualizado o a un periodo mal delimitado puede contaminar el resto de la revisión. Si hubo alta, baja, suspensión o variación de jornada durante el mes, la cabecera y el periodo han de ser coherentes con la incidencia aplicada.

El recibo se refiere a meses naturales. Cuando la empresa paga salarios por periodos inferiores, la Orden dispone que esos abonos se documenten como anticipos a cuenta de la liquidación mensual definitiva. Artículo 1.2 de la Orden de 1994 Por eso una entrega semanal o un anticipo no debería terminar como un documento aislado que nunca se concilia con el recibo del mes.

Una comprobación práctica consiste en leer solo la cabecera y responder sin consultar otros archivos: quién, para qué empresa, por qué periodo y por cuántos días. Si alguna respuesta queda abierta, detén la revisión del dinero hasta corregir la identificación. Seguir calculando sobre un periodo dudoso suele multiplicar el trabajo después.

Devengos: qué cantidades nacen en el periodo

Los devengos son las cantidades que se reconocen antes de practicar deducciones. El modelo separa percepciones salariales y no salariales. Dentro de las salariales aparecen espacios para salario base, complementos salariales, horas extraordinarias, gratificaciones extraordinarias y salario en especie. La zona de percepciones no salariales contempla, entre otras categorías del propio modelo, indemnizaciones o suplidos, prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social, indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos y otras percepciones no salariales. Anexo de la Orden de 1994

La lista del impreso es una estructura, no una respuesta automática sobre la naturaleza de cualquier pago. Que el programa permita llamar “plus” a una cantidad no determina si es salarial, extrasalarial, cotizable o sujeta a retención. La clasificación se obtiene de la norma, el convenio, el contrato y el motivo real del abono. Esta página no sustituye esa decisión.

Para auditar el bloque, relaciona cada línea con un soporte:

  1. El salario base, con el convenio o contrato y la jornada aplicable.
  2. Un complemento, con su causa y regla de cálculo.
  3. Las horas extraordinarias, con el registro y la autorización que correspondan.
  4. Una paga extra o prorrata, con su periodo de devengo.
  5. Una percepción en especie, con el acuerdo y la valoración utilizada.
  6. Una indemnización o suplido, con el hecho y el justificante que lo originan.

Esos documentos no tienen que viajar adjuntos a la nómina, pero el expediente ha de permitir encontrarlos. “Otros conceptos” puede ser una etiqueta legítima en algún diseño; deja de serlo si oculta varios pagos con tratamiento diferente. El total devengado debe poder sumarse desde las líneas visibles, sin depender de que el programa asegure que cuadra.

Para una revisión más amplia del cierre, consulta bases y deducciones y el modelo oficial de nómina dentro de la guía de contratación del primer trabajador. Aquí comprobamos que la información esté situada y explicada; el tratamiento de cada concepto requiere otra revisión.

Deducciones: del total devengado al líquido

Después del total devengado, el modelo abre el bloque de deducciones. Incluye la aportación de la persona trabajadora a las cotizaciones de Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta, el impuesto sobre la renta de las personas físicas, anticipos, valor de los productos recibidos en especie y otras deducciones. La diferencia entre el total devengado y el total a deducir produce el líquido total a percibir. Modelo consolidado del recibo

La revisión no consiste en mirar primero el neto y buscar una explicación que encaje. Empieza por cada deducción. La aportación de la persona trabajadora se desglosa con base, tipo y aportación en las líneas previstas; la retención de IRPF debe aparecer diferenciada; un anticipo debe poder conectarse con el pago anterior; y una deducción distinta necesita una denominación comprensible y respaldo.

Hay tres conciliaciones básicas:

  • La suma de deducciones detalladas coincide con el total a deducir.
  • El total devengado menos el total a deducir coincide con el líquido.
  • El líquido coincide con la orden o evidencia de pago, salvo que exista una diferencia identificada y documentada.

El recibo permite ver el porcentaje de retención aplicado, pero no demuestra que sea el porcentaje individual correcto. Esa comprobación depende de información personal y familiar, previsiones retributivas y reglas tributarias que quedan fuera de esta guía. Lo mismo ocurre con embargos u otras deducciones sensibles: ver la línea es solo el comienzo; su importe y límites exigen revisar el expediente concreto.

Bases de cotización y base sujeta a IRPF

El modelo reserva un bloque específico a la determinación de las bases de cotización a la Seguridad Social y de la base sujeta a retención del IRPF. Distingue, en su estructura, la base por contingencias comunes, la base por contingencias profesionales y conceptos de recaudación conjunta, la base adicional por horas extraordinarias y la base sujeta a retención. Anexo vigente

Estas bases no son otro modo de repetir el bruto. Pueden incorporar reglas distintas según el concepto, la prorrata de pagas, los topes, la situación de alta y las normas del periodo. Por eso su lugar está separado. Para verificar solo la integridad formal, comprueba que el bloque existe, que las etiquetas no se han intercambiado y que los importes usados en deducciones guardan coherencia con las bases mostradas.

Para verificar el cálculo material, hace falta algo más: reconstruir qué conceptos integran cada base y aplicar la normativa vigente. No copies una base del mes anterior solo porque el salario fijo no haya cambiado. Una incidencia, una paga, una hora extraordinaria o una percepción en especie puede alterar la composición. Tampoco uses la base de IRPF como sustituta automática de la base de cotización; responden a regímenes distintos.

Cuando el recibo se exporta desde una plataforma, comprueba que no se corte este bloque por un salto de página o una configuración de impresión. Un PDF que conserva el neto pero pierde la página de bases no es una copia completa del documento. Guarda una muestra abierta del archivo que realmente recibirá la persona, no solo la vista interna del software.

Aportación empresarial: información que también forma parte del recibo

Desde la modificación aprobada por la Orden ESS/2098/2014, el modelo de recibo informa tanto de la aportación de la persona trabajadora como de la aportación empresarial a la Seguridad Social. Orden ESS/2098/2014 El cambio se aprobó para incorporar al justificante la cuantía total de cotización, diferenciando ambas partes.

El bloque empresarial aparece después de las bases y recoge contingencias comunes, contingencias profesionales y conceptos de recaudación conjunta, horas extraordinarias y, cuando proceda, otras líneas del modelo. No se resta del líquido de la persona trabajadora. Es información sobre la cotización a cargo de la empresa. Si se mezcla con las deducciones del trabajador, parecerá que reduce su neto y la lectura quedará distorsionada.

Compara base, tipo y aportación empresarial. Si el diseño solo muestra un coste total sin identificar a qué concepto corresponde, vuelve al detalle. Ante un tipo o importe inesperado, anota la diferencia y revisa la regla vigente antes de corregirla. No incluimos cifras ni tipos de 2026 porque esta consulta trata del contenido obligatorio, no de la tabla anual de cotización.

Método de revisión antes de entregar el recibo

Una comprobación ordenada empieza por empresa, persona y periodo; continúa por devengos y deducciones; concilia el líquido; revisa las bases y la aportación empresarial; y termina con la entrega y el archivo de su evidencia. Esta es una pauta operativa de revisión basada en la secuencia del anexo oficial, no una lista de pasos impuesta por el artículo 3.

Aplica estos pasos sobre la versión que se va a entregar:

  1. Identifica la versión. Fecha el borrador y evita que convivan varios PDF llamados “definitivo”.
  2. Confirma cabecera y periodo. Contrasta empresa, persona, afiliación, grupo, fechas y días con los datos del mes.
  3. Sigue los devengos hasta su origen. Convenio, contrato, incidencia, autorización o justificante deben explicar cada línea material.
  4. Suma las deducciones. Comprueba el desglose y evita compensaciones opacas entre conceptos.
  5. Concilia el líquido. Debe corresponderse con lo que se ordena pagar.
  6. Reconstruye las bases. No las valides solo por comparación visual con el mes anterior.
  7. Separa las aportaciones. La parte empresarial informa; no reduce el líquido de la persona.
  8. Abre el archivo final. Revisa que todas las páginas, etiquetas y cifras se vean.
  9. Entrega y conserva evidencia. Une recibo, soporte de entrega y justificante de pago en el expediente correcto.

Si la empresa externaliza la nómina, este recorrido sigue siendo útil. La asesoría puede calcular y generar el recibo, pero necesita incidencias correctas y una aprobación clara. Define quién aporta los datos, quién revisa el borrador, quién autoriza el pago y quién archiva la evidencia. Sin ese reparto, un error puede quedar suspendido entre “lo calculó el proveedor” y “la empresa no lo comunicó”.

El contenido del recibo de salarios puede revisarse junto al expediente de contratación. Mantén separadas las decisiones: primero confirma qué campos figuran; después aplica la regla salarial al caso.

Cuándo puede usarse un modelo distinto

Puede utilizarse el modelo oficial o un modelo pactado por convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y la representación de las personas trabajadoras, siempre que muestre con claridad y separación las percepciones y deducciones legales. Estatuto de los Trabajadores, art. 29.1 La misma regla se desarrolla en el artículo 1 de la Orden de 1994.

Un modelo alternativo no es simplemente una plantilla más atractiva. La Orden admite modificaciones puramente formales e información adicional cuando no se elimina ninguno de los conceptos del anexo ni se altera su denominación. Artículo 1.1 de la Orden Cambiar colores, ordenar mejor espacios o añadir una referencia interna puede ser compatible con el modelo. Suprimir un bloque, fusionar conceptos o reemplazar etiquetas por abreviaturas ambiguas requiere otra valoración.

Antes de aceptar una plantilla alternativa, documenta:

  • la norma convencional o el acuerdo que la respalda;
  • la correspondencia entre sus campos y la información del modelo vigente;
  • la legibilidad del PDF o soporte entregado;
  • la fecha desde la que se utiliza;
  • el procedimiento para actualizarla si cambia la norma.

Un resumen bancario no sustituye al recibo. Acredita un movimiento, pero no descompone la liquidación. Tampoco una hoja con bruto, descuento y neto conserva necesariamente la claridad exigida. Si el formato obliga a consultar el programa interno para saber de dónde sale una cifra, el documento entregado no está cumpliendo bien su función informativa.

Entrega, firma, transferencia y prueba de pago

La Orden regula qué ocurre con la firma. Cuando el pago se realiza en moneda de curso legal o mediante cheque o talón bancario, el recibo se firma al entregar el duplicado y abonar las cantidades. Esa firma acredita la percepción, pero no significa que la persona trabajadora esté conforme con la liquidación. Artículo 2.1 de la Orden de 1994

Si se paga por transferencia bancaria, la empresa entrega el duplicado sin recabar firma. A los efectos previstos en la Orden, el comprobante de abono emitido por la entidad bancaria sustituye esa firma. Artículo 2.2 De ahí sale una pauta concreta: conserva el recibo que se entregó y el comprobante que corresponde a ese pago. Uno explica la liquidación; el otro acredita el abono en la forma prevista.

La entrega digital necesita trazabilidad. Guarda qué versión se remitió, a quién, cuándo y por qué canal. Evita enviar nóminas a direcciones no verificadas o almacenarlas en carpetas abiertas, porque contienen datos personales y económicos. Esta página no fija un sistema tecnológico concreto: el canal debe adaptarse a la organización, seguridad y acuerdos aplicables sin perder la posibilidad de demostrar qué documento se entregó.

Para estudiar con más detalle la relación entre firma, recibo y pago, consulta nómina, firma y recibo de pago. Esa cuestión tiene su propio análisis probatorio; aquí basta con no tratar la firma como aceptación del cálculo ni la transferencia como sustituta del desglose salarial.

Qué conservar y durante cuánto tiempo

Las empresas deben archivar y conservar los recibos de salarios expedidos durante cinco años, junto con los boletines de cotización a la Seguridad Social. Artículo 3 de la Orden de 1994

Ese mínimo no autoriza a borrar automáticamente todo el expediente al día siguiente de cumplir cinco años. Puede haber otros plazos laborales, fiscales, contables, procesales o de protección de datos que deban conciliarse. La decisión de conservación requiere identificar para qué se guarda cada documento, quién puede acceder y cuándo procede su supresión. No prolongues indefinidamente el archivo “por si acaso”, pero tampoco confundas el plazo de la Orden con todas las obligaciones posibles.

Una carpeta mensual útil contiene, al menos, la versión final del recibo, la evidencia de entrega, el comprobante de pago cuando corresponda y una referencia a los soportes que explican incidencias o variables. No dupliques documentación sensible sin necesidad. Es mejor un índice estable que cinco copias repartidas entre correo, escritorio, asesoría y nube.

Si se corrige una nómina, conserva la relación entre la versión original y la rectificada. Indica qué concepto cambió, por qué, quién autorizó la corrección y cómo afectó al pago o a otras obligaciones. Sobrescribir el PDF anterior borra justo la evidencia que será necesaria para explicar la incidencia.

Lo que un recibo formalmente correcto no demuestra

Un recibo bien estructurado no basta por sí solo para validar el cálculo individual de IRPF, la clasificación de cada concepto según el convenio ni la realidad del pago cuando falta la evidencia correspondiente. Anexo del modelo oficial La propia Orden distingue entre el contenido del recibo, la firma y el comprobante bancario, y el anexo funciona como modelo documental, no como motor de cálculo.

Tampoco confirma que todos los hechos del mes se comunicaron. Una baja médica omitida, una variación de jornada tardía o una comisión sin aprobar pueden producir un recibo impecablemente maquetado y materialmente incorrecto. Por eso el control documental debe conectarse con las incidencias y con las reglas de origen.

Detén el cierre y pide revisión individual cuando:

  • no puedas vincular un concepto a convenio, contrato o soporte;
  • el tipo o la base no puedan reconstruirse;
  • exista una deducción sensible sin expediente claro;
  • el periodo no coincida con alta, baja o jornada;
  • la plantilla alternativa no tenga respaldo identificable;
  • la evidencia de pago no concilie con el líquido;
  • una rectificación afecte a cotización, retención o derechos de la persona.

Que la nómina “tenga todos los campos” no demuestra que esté bien calculada. Y una revisión de estructura tampoco puede resolver de paso todo el caso. Para revisar el cálculo antes del pago, utiliza la guía específica sobre cómo revisar una nómina antes de pagar. Si el problema es una percepción concreta, como una retribución en especie, consulta el tratamiento de retribución en especie en nómina, IRPF y cotización.

Preguntas frecuentes

¿Qué conceptos deben aparecer?

El recibo debe identificar a la empresa y a la persona trabajadora, el periodo y los días; separar devengos salariales y no salariales; detallar deducciones; mostrar el líquido; e informar de bases y aportación empresarial según el modelo vigente. Los conceptos concretos dependen del convenio, contrato y hechos del periodo. Modelo oficial consolidado.

¿Dónde figuran deducciones y bases?

Las deducciones aparecen después del total devengado y conducen al líquido a percibir. Las bases de cotización y de retención se muestran en un bloque propio, separado del bloque de aportación empresarial a la Seguridad Social. Anexo de la Orden

¿Puede usarse otro modelo?

Sí, si lo establece el convenio colectivo o, en su defecto, un acuerdo entre la empresa y la representación de las personas trabajadoras, y mantiene la debida claridad y separación de percepciones y deducciones. Un cambio unilateral de plantilla no equivale a ese modelo alternativo. Estatuto de los Trabajadores, art. 29.1

¿Qué prueba de entrega conservar?

Si se paga por transferencia, conserva el recibo entregado y el comprobante bancario, que sustituye la firma a efectos de acreditar la percepción. Si se paga en moneda de curso legal o mediante cheque o talón bancario, el artículo 2.1 prevé la firma del recibo al entregar el duplicado y abonar las cantidades. La Orden fija cinco años de conservación para los recibos expedidos. Orden de 1994, arts. 2 y 3

Siguiente paso

Elige un recibo real del último cierre y haz una revisión desde la cabecera hasta el archivo. Marca cada cifra que no pueda conectarse con un concepto, una base o un soporte. Si el problema está en la presentación, corrige la plantilla; si está en la regla o en los datos, no lo tapes con una etiqueta más clara. Abre una revisión del caso antes de entregar o rectificar.

Puedes volver al hub de nominas-cumplimiento para ordenar otras comprobaciones del cierre. Si necesitas apoyo para revisar la estructura y el expediente, consulta el servicio laboral de TaxFactory. La revisión profesional debe partir del convenio, contrato, periodo y datos reales; esta guía no sustituye ese análisis.

Revisar recibo salarios contenido obligatorio con TaxFactory