Una ausencia no retribuida puede reducir el salario por el tiempo en que no existe prestación de trabajo ni derecho a remuneración, pero el ajuste no es automático: primero deben comprobarse la causa, el convenio y la jornada. El artículo 26.1 del Estatuto de los Trabajadores define el salario como la totalidad de las percepciones económicas por la prestación profesional de servicios. Esa relación entre trabajo y salario explica la posible falta de devengo, pero no autoriza a descontar cualquier ausencia que aparezca en el registro horario. Fuente oficial.

Antes de calcular hay que responder cuatro preguntas: ¿la ausencia está cubierta por un permiso retribuido?, ¿es una licencia sin sueldo prevista o acordada?, ¿hubo tiempo programado que realmente no se trabajó?, ¿la falta de trabajo fue imputable a la persona o a la empresa? Una etiqueta del software como «ausencia» no resuelve ninguna.

Esta guía se limita a relaciones laborales por cuenta ajena en España. No analiza absentismo colectivo, huelga, incapacidad temporal, excedencias, reducciones de jornada ni un expediente disciplinario concreto. Las fuentes oficiales se comprobaron el 31 de agosto de 2026. Convenio, contrato, calendario, hechos y comunicaciones del periodo siguen siendo imprescindibles.

Justificada, retribuida y autorizada no significan lo mismo

Una ausencia puede estar justificada porque existe una causa acreditada y, aun así, no generar salario. También puede ser retribuida porque una norma o un convenio reconoce expresamente ese derecho, o haber sido autorizada como licencia sin sueldo. Son categorías distintas.

El artículo 37.3 del Estatuto permite ausentarse con derecho a remuneración por las causas y durante los tiempos que enumera, previo aviso y justificación. El convenio puede añadir permisos o mejorar su duración. Si los hechos encajan en una de esas reglas, la empresa no debe reclasificar el periodo como ausencia sin sueldo solo porque faltó una persona al puesto. Fuente oficial.

El artículo 37.3 del Estatuto reconoce ausencias con derecho a remuneración por causas concretas, previo aviso y justificación; por eso justificar una ausencia y tener derecho a cobrarla son cuestiones relacionadas, pero distintas. El justificante prueba lo que corresponda sobre la causa o la duración. El derecho al salario procede de la ley, el convenio, el contrato válido o el acuerdo aplicable, no del papel por sí solo. Fuente oficial.

Una cita médica ofrece un ejemplo útil. El documento puede acreditar que la persona acudió a consulta, pero no basta para afirmar que todas las horas de cualquier consulta médica son permiso retribuido en todos los sectores. Hay que comprobar el convenio y la regla concreta. Tampoco cabe la conclusión contraria: recibir un justificante y descontar de inmediato sin abrir el convenio.

La ausencia injustificada es otra categoría. Significa que no se ha acreditado o reconocido una causa que ampare la falta de asistencia. Puede tener efecto salarial por el tiempo no trabajado y, si los hechos y el convenio lo permiten, consecuencias disciplinarias. Las dos decisiones necesitan análisis separado.

Permiso sin sueldo y suspensión del contrato

Un permiso o licencia sin sueldo suele apoyarse en el convenio, el contrato o un acuerdo entre las partes. Debe quedar claro su inicio, fin, alcance, situación de alta y tratamiento de conceptos que se devengan durante periodos más amplios. No conviene dar por hecho que toda petición de días libres crea un derecho a ausentarse ni que toda autorización verbal tiene las mismas consecuencias.

La suspensión contractual es una figura legal más precisa. El artículo 45.1 del Estatuto enumera causas de suspensión, entre ellas el mutuo acuerdo, las consignadas válidamente en el contrato y la suspensión de empleo y sueldo por razones disciplinarias. Su apartado 2 establece el efecto general: quedan exoneradas las obligaciones recíprocas de trabajar y remunerar el trabajo. Fuente oficial.

No toda ausencia breve equivale a una suspensión formal del contrato. Una incidencia de dos horas, una licencia sin sueldo del convenio y una suspensión disciplinaria pueden compartir la falta de salario durante cierto tiempo, pero no tienen la misma causa, procedimiento ni efecto en Seguridad Social. Agruparlas bajo un código único ahorra unos minutos al cerrar la nómina, pero después resulta difícil explicar qué ocurrió.

También debe descartarse que la falta de prestación sea imputable a la empresa. Conforme al artículo 30 del Estatuto, si la persona no puede prestar servicios una vez vigente el contrato porque la empresa se retrasa en darle trabajo por impedimentos imputables a ella y no a la persona trabajadora, conserva el derecho al salario. Una avería, un cierre o una orden empresarial de no acudir no se convierten en ausencia no retribuida por anotarlos así. Fuente oficial.

Descontar tiempo no trabajado no es imponer una sanción

La falta de devengo busca ajustar la nómina al tiempo y a los conceptos que correspondían a la prestación. La sanción responde a un incumplimiento laboral. Confundirlos lleva a multiplicar el impacto económico sin una base clara.

El artículo 58.1 del Estatuto permite sancionar incumplimientos de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones prevista en la ley o en el convenio aplicable. El apartado 3 prohíbe imponer sanciones que consistan en reducir vacaciones u otros derechos al descanso o en una multa de haber. Es un límite directo: la empresa no puede fijar un descuento superior al efecto retributivo del tiempo no trabajado para que «duela más». Fuente oficial.

Si el ajuste pretende recuperar salario correspondiente al tiempo no trabajado, se calcula solo ese efecto; si busca castigar la conducta, entra en el régimen disciplinario y no puede convertirse en una multa de haber. Una posible sanción debe tener tipificación, graduación y procedimiento propios. El recibo salarial no sustituye la comunicación disciplinaria. Fuente oficial.

El Estatuto contempla las faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad como posible incumplimiento contractual grave y culpable en su artículo 54.2.a. Eso no convierte cualquier retraso aislado en causa automática de despido. La repetición, la justificación, la gravedad, el convenio, la prueba y las circunstancias del caso importan. Esta guía no decide esa valoración. Fuente oficial.

La separación práctica puede documentarse con dos expedientes enlazados. El primero registra incidencia, tiempo y efecto en la liquidación. El segundo, solo si procede, registra la falta imputada, el precepto convencional, las alegaciones y la medida disciplinaria. Si el segundo no existe, no se inventa un recargo económico en el primero.

No hay una fórmula única para horas o días

No existe una fórmula nacional única para dividir el salario: el resultado depende de la unidad retributiva, la jornada y el calendario reales, los conceptos salariales y las reglas del convenio o contrato. El Estatuto define el salario y su estructura, pero no ofrece un divisor universal para toda ausencia no retribuida. Fuente oficial.

Usar «salario mensual / 30 × días» puede ser coherente en algún contexto y erróneo en otro. Aplicar «salario anual / horas anuales» también puede fallar si se incluyen conceptos que no dependen de cada hora, si el convenio establece otra regla o si el calendario individual no coincide con la jornada teórica. La calculadora debe ejecutar un criterio ya identificado, no crearlo.

Para construir el cálculo, separa estas piezas:

Pieza Comprobación necesaria
Tiempo afectado Horas o días programados, fichajes, turno y calendario individual
Fuente Ley, convenio, contrato, acuerdo de licencia y política compatible
Unidad salarial Salario diario, mensual, por hora u otra estructura válida
Conceptos fijos Qué conceptos retribuyen el tiempo y cuáles tienen otra condición
Variables Si la ausencia afecta realmente a su devengo y conforme a qué regla
Descansos y pagas Tratamiento del descanso semanal, festivos y pagas según la fuente aplicable
Redondeo Unidad mínima y criterio consistente del sistema de nómina
Cotización Situación de alta, días sin remuneración y regla del régimen correspondiente

En una ausencia por horas, el punto de partida es el tramo programado que no se trabajó, no las horas de apertura de la empresa. En una ausencia por días, hay que comprobar si se cuentan días de trabajo, días naturales de una licencia o un periodo de suspensión. El resultado puede cambiar sin que cambie el número escrito en la solicitud.

Los conceptos tampoco reaccionan igual. Un complemento ligado de forma válida a trabajo efectivo puede seguir una regla distinta de un concepto consolidado o de una percepción extrasalarial que compensa un gasto que no se produjo. No basta con aplicar el mismo porcentaje a toda la columna de devengos. Hay que leer la definición de cada concepto y evitar que una línea llamada «descuento ausencia» oculte varios criterios.

Una fórmula trazable deja visibles el periodo, las unidades ausentes, el valor unitario, los conceptos afectados y el redondeo. Si dos personas con la misma ausencia reciben resultados distintos, el expediente debe explicar si se debe a su calendario, estructura salarial o convenio, no a una corrección manual sin rastro.

Cotización: el neto salarial no cuenta toda la historia

Reducir salario no significa necesariamente eliminar la cotización en la misma proporción. El artículo 69.1 del Reglamento General de Cotización mantiene la obligación de cotizar durante permisos y licencias que no den lugar a excedencia. Fuente oficial.

Para 2026, el artículo 7 de la Orden PJC/297/2026 regula la permanencia en alta sin remuneración computable. Para contingencias comunes toma la base mínima del grupo profesional; para accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el tope mínimo. Esas bases se aplican exclusivamente y en proporción al número de días durante los que se permanece en esa situación. Fuente oficial.

Esta regla no debe copiarse sobre cualquier descuento. Presupone que la persona sigue de alta, se mantiene la obligación de cotizar y no percibe remuneración computable durante el periodo afectado. Una ausencia parcial dentro de un día, una nómina con otra remuneración, un contrato a tiempo parcial, una excedencia o un régimen especial pueden necesitar un tratamiento diferente. El fichero de cotización debe reflejar la situación real, no una equivalencia improvisada desde el importe neto.

La consecuencia operativa es sencilla: nómina y cotización se revisan juntas, pero con reglas distintas. Primero se clasifica la situación laboral. Después se calcula el salario. A continuación se determina cómo se comunica y cotiza el periodo según la norma de 2026 y las instrucciones del Sistema de Liquidación Directa que correspondan. Si el programa propone automáticamente reducir base y cuota igual que el bruto, hay que validar la configuración antes de confirmar la liquidación.

Un proceso de cierre que se puede reconstruir

Un cierre trazable clasifica la incidencia, verifica la fuente y el justificante, mide el tiempo programado no trabajado, decide los conceptos afectados, revisa la cotización y documenta el resultado en el recibo. La Orden de 27 de diciembre de 1994 completa el régimen del recibo. Fuente oficial.

El proceso puede organizarse así:

  1. Registra la incidencia sin prejuzgarla. Fecha, turno, duración conocida, aviso y persona que recibe la comunicación.
  2. Identifica la causa invocada. Permiso legal, mejora convencional, licencia sin sueldo, acuerdo, suspensión o ausencia sin justificar.
  3. Comprueba la fuente vigente. Ámbito y versión del convenio, contrato y acuerdo aplicables al periodo.
  4. Solicita solo la acreditación necesaria. Anota si se recibió, si es suficiente y qué extremo prueba.
  5. Fija el tiempo afectado. Compáralo con calendario y jornada programada; resuelve solapes con vacaciones, descanso o incapacidad.
  6. Calcula los conceptos. Documenta unidad, divisor o valor, conceptos incluidos, exclusiones y redondeo.
  7. Revisa Seguridad Social. Confirma alta, remuneración computable, días y regla de cotización aplicable.
  8. Comunica el resultado. Explica periodo, causa, unidades y reflejo en nómina sin divulgar datos de salud o familiares innecesarios.
  9. Emite y conserva. Vincula recibo, cálculo, registro de jornada y evidencia de la decisión.

El paso cuatro merece cautela. La empresa puede necesitar preaviso y justificación para comprobar un permiso, como exige el artículo 37.3 en los supuestos allí regulados. Pero no necesita volcar un diagnóstico o una historia clínica en la nómina. El justificante debe circular por un canal con acceso limitado; el recibo solo necesita un concepto comprensible y proporcionado.

Si falta información al cierre, evita elegir el resultado más perjudicial solo porque el software exige una cifra. Documenta la incidencia, aplica el procedimiento previsto y rectifica con trazabilidad cuando corresponda. Un ajuste posterior exige conservar qué dato cambió y cómo se comunicó.

Qué debe mostrar el recibo y qué debe quedar fuera

El recibo individual tiene que documentar la liquidación. Una línea genérica puede ser insuficiente si impide saber a qué periodo y unidades corresponde el ajuste. La Orden de 1994 establece el modelo de recibo y admite modelos sustituidos conforme a sus reglas, además de información adicional compatible.

El detalle operativo puede estar en un anexo o comunicación separada si la nómina no admite suficiente texto. Debe permitir relacionar estos datos:

  • fecha o periodo de la ausencia;
  • clasificación aplicada;
  • horas o días computados;
  • conceptos salariales afectados;
  • criterio de valoración y redondeo;
  • diferencia bruta resultante;
  • tratamiento de cotización revisado;
  • persona o canal para formular una discrepancia.

No incluyas en el concepto el diagnóstico médico, la situación familiar detallada ni otra información sensible que no haga falta para entender el cálculo. «Ajuste licencia no retribuida, 12/08, 4 horas» explica más y expone menos que copiar el justificante.

Para revisar el resto de campos, consulta el contenido obligatorio del recibo de salarios. La guía de registro de jornada del primer empleado ayuda a comprobar el tiempo, pero el fichaje por sí solo no decide si la ausencia era remunerada.

Errores que alteran el resultado

El primer error es equiparar «justificada» con «pagada». El segundo, asumir que todo tiempo no registrado puede descontarse. El tercero, tratar la deducción como una oportunidad para sancionar sin expediente.

También cambian el resultado estas prácticas:

  • no comprobar mejoras del convenio sobre permisos legales;
  • usar 30 días o una jornada anual estándar sin justificar por qué;
  • descontar todos los complementos en idéntica proporción;
  • incluir días de descanso sin analizar su devengo;
  • bajar automáticamente la base de cotización igual que el salario;
  • convertir una incidencia empresarial en ausencia de la persona;
  • guardar el justificante, pero no la regla ni el cálculo;
  • comunicar solo el líquido final, sin unidades ni periodo;
  • aplicar una sanción económica adicional con otra etiqueta.

Si el ajuste se detecta al revisar la nómina, no borres el registro inicial. Corrige mediante una versión que muestre la causa del cambio. Para integrar este control con el cierre completo, utiliza la guía sobre cómo revisar una nómina antes de pagar.

Preguntas frecuentes

¿Puede descontarse una ausencia justificada?

Depende de la causa y de la fuente aplicable. Justificar explica por qué no se acudió, pero no convierte automáticamente la ausencia en permiso retribuido. Si encaja en un permiso con derecho a remuneración reconocido por ley o convenio, no procede tratarla como ausencia sin sueldo. Si existe una licencia no retribuida válida, puede no devengarse salario durante el periodo que abarque.

¿Una ausencia injustificada permite descontar y sancionar a la vez?

La empresa debe separar ambos planos. Puede analizar el salario no devengado por el tiempo no trabajado y, de forma independiente, valorar una sanción prevista en la ley o el convenio, respetando graduación y procedimiento. No puede aumentar el descuento para castigar ni imponer una multa de haber, prohibida por el artículo 58.3 del Estatuto.

¿Cómo se calcula el descuento por horas o días?

No hay un divisor universal. Hay que partir del salario y la jornada aplicables, identificar el tiempo programado que no se trabajó y determinar qué conceptos dependen de ese tiempo según ley, convenio y contrato. Debe conservarse el detalle de unidades, valor aplicado y redondeos, sin elegir automáticamente 30 días u horas teóricas ajenas al calendario.

¿Qué ocurre con la cotización durante un permiso sin sueldo?

Cuando la persona permanece de alta y continúa la obligación de cotizar sin remuneración computable, el artículo 7 de la Orden PJC/297/2026 establece para 2026 la base mínima del grupo por contingencias comunes y el tope mínimo por contingencias profesionales, proporcionalmente a los días en esa situación. Las ausencias parciales, regímenes especiales y situaciones con retribución requieren su regla específica.

¿Qué justificantes puede pedir la empresa?

Puede solicitar aviso y justificación cuando la norma o el convenio los exijan y debe limitar la petición a lo necesario para comprobar la causa, duración y derecho invocado. El documento concreto depende del permiso y del convenio. Conviene registrar recepción y resultado sin incorporar a nómina más información personal que la imprescindible.

Siguiente paso: revisar una incidencia antes de cerrar

Toma una ausencia del periodo y reconstruye la decisión en una sola ficha: causa, fuente, justificante, calendario, unidades, conceptos, fórmula, cotización y texto del recibo. Si falta una de esas piezas, el cálculo aún no está listo para aprobarse. La respuesta no está en añadir más decimales, sino en fijar la regla aplicable y dejarla visible.

Puedes volver al hub de recursos laborales o consultar la guía sobre contratación del primer trabajador para situar esta incidencia dentro del circuito laboral. Si necesitas contrastar convenio, nómina y cotización del caso real, TaxFactory puede revisar el expediente desde su servicio laboral.

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