En una excedencia voluntaria común, la persona deja de trabajar y la empresa deja de pagar el salario ordinario mientras dura la suspensión. La relación laboral no se extingue, pero tampoco queda reservado automáticamente el mismo puesto. A la vuelta existe un derecho preferente sobre vacantes de igual o similar categoría. Los efectos y el derecho de reingreso se desprenden de los artículos 45.2 y 46.5 del Estatuto de los Trabajadores.

Esa combinación explica buena parte de los errores: no es una baja voluntaria que termine el contrato, pero tampoco una pausa con salario, cotización ordinaria o reincorporación garantizada en una fecha fija. Para la empresa, el trabajo consiste en cerrar correctamente el período previo, tramitar la situación de afiliación, conservar el vínculo y gestionar el reingreso cuando se solicite, sin prometer una vacante que aún no existe.

Esta guía se dirige a empresas y personas trabajadoras sujetas a la legislación laboral española y está revisada a 31 de agosto de 2026. No decide si una vacante concreta es adecuada, no calcula una prestación por desempleo y no sustituye la revisión del convenio, el contrato, la solicitud concedida y los hechos del caso.

Qué es una excedencia voluntaria y qué sigue vivo

La excedencia voluntaria común es un período solicitado por la persona trabajadora durante el cual se interrumpe la prestación de servicios. La regla general de la suspensión es clara: quedan en pausa las obligaciones recíprocas de trabajar y de remunerar el trabajo. Así lo establece el artículo 45.2 ET.

El contrato, sin embargo, no desaparece. No se ha producido una dimisión ni una extinción por alguna de las causas del artículo 49. Esto importa en la documentación: una carta de concesión debería indicar la fecha de inicio, la duración y la modalidad de excedencia, no hablar de «fin de contrato». También importa al preparar certificados internos, porque presentar la situación como un cese definitivo puede contradecir el derecho de reingreso que se conserva.

Durante la excedencia voluntaria común, el contrato permanece suspendido: la persona no presta trabajo y la empresa no paga salario ordinario por ese período. El artículo 45.2 ET define ese efecto de la suspensión. Esta frase resume la regla general, no todos los supuestos llamados «excedencia». Las excedencias por cuidados, la forzosa y las que regule un convenio pueden producir efectos distintos.

Requisitos, duración y repetición del derecho

El artículo 46.2 exige una antigüedad mínima de un año en la empresa. La duración solicitada debe estar entre cuatro meses y cinco años. Si la misma persona quiere volver a ejercer el derecho, deben haber transcurrido cuatro años desde el final de la excedencia voluntaria anterior. Los tres límites aparecen en el texto vigente del Estatuto.

El artículo 46.2 del Estatuto de los Trabajadores exige al menos un año de antigüedad y fija una duración de entre cuatro meses y cinco años; para volver a ejercer el derecho deben haber transcurrido cuatro años desde el final de la excedencia anterior. Es la misma regla expresada de forma compacta para comprobar una solicitud, sin perjuicio de las mejoras del convenio.

El artículo no fija para esta modalidad común un formulario estatal ni un plazo general de preaviso. Eso no significa que la comunicación pueda ser imprecisa. Antes de responder, la empresa debe revisar el convenio colectivo, porque puede ordenar el procedimiento, mejorar las condiciones o regular otros supuestos de excedencia. La solicitud debería indicar, al menos, las fechas de inicio y fin solicitadas y permitir acreditar cuándo se presentó.

La empresa también necesita comprobar la antigüedad y si hubo una excedencia voluntaria anterior dentro del período relevante. No hace falta exigir que la persona revele un motivo personal si el convenio o la regulación aplicable no lo requieren. Lo decisivo para la modalidad común son los presupuestos legales y convencionales, no que la empresa valore si la razón le parece suficiente.

Cuando se concede, conviene responder por escrito. La comunicación puede recoger:

  • la fecha efectiva del último día de prestación y el primer día de excedencia;
  • la fecha de finalización reconocida;
  • la referencia al convenio o acuerdo aplicado;
  • los efectos sobre el salario y la afiliación;
  • el modo y plazo convencional, si existe, para solicitar el reingreso;
  • un canal para que la persona mantenga actualizados sus datos de contacto.

Fijar las fechas evita un problema muy concreto: que nómina, TGSS y expediente usen días distintos. Si la persona trabaja hasta el día 10 incluido, ese dato debe coincidir con el devengo salarial, la comunicación de baja y la carta. No se debe elegir el último día del mes solo para simplificar la liquidación.

La última nómina: pagar lo devengado, no inventar una extinción

La ausencia de salario durante la excedencia comienza en su fecha efectiva. Hasta entonces, la empresa debe pagar lo ya devengado: salario de los días trabajados y los conceptos que correspondan conforme al convenio, el contrato y su propia regla de devengo. Si la excedencia empieza a mitad de mes, la nómina puede contener únicamente el tramo trabajado, junto con las regularizaciones justificadas.

No existe una regla universal para prorratear cada concepto. Un salario mensual, una comisión ya consolidada, un plus ligado a la presencia, una paga extraordinaria o una retribución en especie pueden seguir lógicas distintas. El cierre debe revisar la fuente de cada importe. La guía sobre contenido obligatorio del recibo de salarios ayuda a separar devengos y deducciones, pero no sustituye esa lectura del convenio.

Puede entregarse una liquidación de cantidades pendientes al comenzar la excedencia. A veces se llama «finiquito» en la práctica, pero la etiqueta puede confundir: la excedencia voluntaria no extingue por sí sola el contrato y, por tanto, no genera una indemnización por terminación. El documento debería indicar con precisión qué se paga y por qué, sin incluir una renuncia general ni declarar finalizada la relación.

Las vacaciones merecen especial cautela. La empresa no debería convertir automáticamente un saldo interno en dinero como si hubiera terminado el contrato. Debe comprobar qué se había devengado, disfrutado o acordado, el convenio aplicable y cómo afectará la suspensión a un eventual disfrute posterior. Esta página no resuelve esa liquidación porque depende del expediente y de la regulación concreta.

Durante los meses completos de excedencia no procede emitir una nómina ordinaria con salario y bases a cero solo para mantener una rutina administrativa, salvo que el sistema o una obligación documental concreta justifiquen otro comprobante. Lo importante es que no aparezcan devengos, deducciones o cotizaciones ficticias y que el expediente explique por qué no hay recibo salarial ordinario.

Baja en Seguridad Social y fin de la cotización empresarial

La empresa debe trasladar la situación a la Tesorería General de la Seguridad Social mediante la comunicación de baja que corresponda. La Ley General de la Seguridad Social vincula la obligación de cotizar al alta o a la prestación de servicios y dispone que solo se extingue con una solicitud de baja en regla; si el trabajo continuase, la mera comunicación no eliminaría la obligación. El artículo 144 LGSS contiene estas reglas.

Desde el 1 de agosto de 2026, el plazo general del Reglamento de afiliación para presentar bajas y variaciones de datos es de seis días naturales desde el cese o la variación. El artículo 32.3 del Real Decreto 84/1996 recoge el plazo vigente. Es un cambio reciente: seguir usando la referencia histórica de tres días puede llevar a documentar mal el control interno, aunque comunicar cuanto antes sigue siendo la opción más segura.

La secuencia práctica es sencilla:

  1. confirmar por escrito el último día trabajado y el inicio de la excedencia;
  2. cerrar los devengos y deducciones hasta esa fecha;
  3. tramitar la baja con la causa correcta y dentro del plazo aplicable;
  4. comprobar la respuesta de afiliación y conciliarla con nómina;
  5. conservar solicitud, concesión, justificante y liquidación en el expediente.

La empresa debe fijar por escrito las fechas, cerrar la nómina hasta el último día con devengo, comunicar la baja a la TGSS, conservar el expediente y responder por escrito a la solicitud de reingreso. La obligación de tramitar la baja que cierra la cotización está en el artículo 144 LGSS. El marco se completa con los efectos de la suspensión y del reingreso previstos por el Estatuto. Una hoja de control con esos cinco hitos suele ser más útil que una carta extensa sin justificantes.

Durante la excedencia voluntaria común, la empresa no mantiene cotización por ese empleo. Esto no impide que la persona trabaje y cotice en otro lugar, siempre que respete sus obligaciones contractuales, incluidas las que puedan derivarse de competencia desleal o pactos válidos. Tampoco impide valorar un convenio especial con la Seguridad Social cuando se cumplan sus requisitos; es una decisión de la persona interesada, no una cotización que la empresa de origen continúe pagando.

Reingreso: preferencia ante una vacante, no reserva del puesto

La diferencia más importante aparece al final. El artículo 46.5 dice que quien está en excedencia voluntaria conserva solo un derecho preferente al reingreso en vacantes de igual o similar categoría que existan o se produzcan en la empresa. La formulación exacta puede consultarse en el BOE.

«Preferente» no significa «automático». Si en la fecha solicitada no hay una vacante adecuada, la empresa no tiene que crear un puesto ni desplazar sin más a otra persona. Pero tampoco puede tratar la solicitud como si nunca hubiera existido. Debe comprobar la plantilla y las vacantes relevantes, responder por escrito y conservar la trazabilidad para atender puestos que aparezcan después.

El Estatuto no fija en el artículo 46.2 un preaviso general para pedir la vuelta de la excedencia común. El convenio o la concesión pueden establecerlo. Por eso resulta arriesgado copiar un plazo de otra empresa o de otra modalidad. La persona debería solicitar el reingreso antes de acabar el período según la regla aplicable, y la empresa debería registrar la fecha, la categoría de referencia y la respuesta.

Una contestación útil distingue tres situaciones:

  • si existe vacante adecuada y procede el reingreso, concreta puesto, fecha y condiciones;
  • si no existe, lo indica sin convertir la falta actual en una extinción automática;
  • si existe una discrepancia sobre categoría, plazo o derecho, evita afirmaciones definitivas sin revisar convenio, comunicaciones y hechos.

La empresa no debería responder «su puesto ya está ocupado, por tanto ha perdido el derecho». La pregunta legal no se limita al puesto exacto que dejó, sino a las vacantes de igual o similar categoría. Tampoco es prudente prometer desde la concesión una reincorporación incondicionada cuando la ley común configura un derecho preferente.

Desempleo: la excedencia por sí sola no da acceso al paro

Pasar voluntariamente a esta situación no coloca por sí solo a la persona en situación legal de desempleo. El SEPE indica expresamente que una solicitud presentada solo por comenzar la excedencia será denegada por faltar ese presupuesto. La respuesta oficial del SEPE explica la regla y sus excepciones.

El análisis puede cambiar si, durante la excedencia, la persona trabaja para otra empresa y ese empleo termina por una causa ajena a su voluntad. El SEPE distingue si el período de excedencia sigue vigente o ya ha terminado. En determinados casos exige solicitar primero el reingreso y esperar la respuesta; una imposibilidad de reincorporación por falta de vacante puede permitir resolver la prestación si se cumplen los demás requisitos.

La excedencia voluntaria no genera por sí sola derecho al paro: el SEPE exige una situación legal de desempleo y aplica reglas específicas si hubo otro trabajo o si la empresa no puede reincorporar por falta de vacante. El SEPE detalla ambos escenarios en su respuesta oficial. Nómina no debe adelantar un «sí» o un «no» general. La competencia para reconocer la prestación corresponde al SEPE y depende también de cotizaciones, cese, fechas y documentación.

Para la empresa de origen, esto exige precisión al contestar el reingreso. Una respuesta ambigua puede dificultar que la persona acredite su situación. Hay que describir lo que realmente ocurre: incorporación aceptada, inexistencia actual de vacante adecuada o discrepancia que requiere revisión. No conviene redactar la carta pensando en producir un resultado prestacional determinado.

No confundirla con la excedencia por cuidados

Antes de tratar una ausencia como excedencia voluntaria común, hay que comprobar si responde al cuidado de hijos o familiares o a una causa de excedencia forzosa, porque cambian la reserva de puesto, la antigüedad y la protección de Seguridad Social. El artículo 46 ET permite comparar el régimen de cada modalidad.

La excedencia para cuidar a cada hijo puede durar hasta tres años. La destinada al cuidado de determinados familiares puede durar hasta dos, salvo mejora por negociación colectiva. En ambas, el artículo 46.3 reconoce el cómputo de antigüedad, acceso a formación y reserva del puesto durante el primer año; después, la reserva se refiere a un puesto del mismo grupo profesional o categoría equivalente, con ampliaciones en algunos supuestos familiares. El régimen completo figura en el artículo 46.3 ET.

La Seguridad Social también atribuye a esos períodos efectos protectores propios y exige a las empresas comunicar el inicio y finalización de las excedencias por cuidado con reserva. La información oficial detalla el cómputo como cotizado y las obligaciones empresariales. No se puede trasladar esa cotización efectiva a una excedencia voluntaria común solo porque ambas compartan nombre.

La causa debe clasificarse antes de tramitar la baja, no después. Si una solicitud menciona cuidado de un hijo o familiar y reúne los requisitos del artículo 46.3, encajarla sin análisis en la modalidad voluntaria común puede hacer perder protecciones relevantes. La empresa debería pedir únicamente la información necesaria para identificar la figura y aplicar el convenio, sin recopilar datos personales de más.

Tampoco es lo mismo que una excedencia forzosa

La excedencia forzosa del artículo 46.1 se concede por designación o elección para un cargo público que imposibilita asistir al trabajo. Da derecho a conservar el puesto y a computar la antigüedad; el reingreso debe solicitarse dentro del mes siguiente al cese en el cargo. Son efectos expresos del Estatuto.

La excedencia voluntaria común no comparte esas garantías. No reserva el puesto concreto ni establece el mismo régimen de antigüedad. Además, el artículo 46.4 contempla el paso a excedencia de quienes ejerzan funciones sindicales de ámbito provincial o superior mientras dure el cargo, y el apartado 6 permite que la negociación colectiva regule otros supuestos. El nombre informal que use una solicitud no basta: hay que identificar la base jurídica.

Esta comparación evita dos promesas peligrosas. La primera es asegurar a toda persona excedente que volverá a su antigua mesa en una fecha determinada. La segunda es decir que todo período de excedencia cuenta igual para antigüedad y prestaciones. Ninguna de las dos afirmaciones es correcta sin saber qué modalidad se aplica.

Controles que evitan errores al cerrar y al volver

Un expediente pequeño puede ser suficiente si está completo. Debería contener la solicitud, la comprobación de requisitos, el convenio revisado, la respuesta, las fechas efectivas, el justificante de afiliación, la última nómina y las comunicaciones de reingreso. Los documentos necesitan fechas y una categoría profesional identificable; de otro modo, meses después será difícil valorar una vacante.

Antes de cerrar el primer mes, conviene conciliar cuatro datos: último día trabajado, último día con salario, fecha efectiva de baja y período concedido. Antes de una vuelta, hay otros cuatro: fecha de solicitud, plazo convencional, categoría de referencia y vacantes comprobadas. Si alguno no coincide, hay que resolverlo antes de enviar una respuesta.

Los fallos que más se repiten no son teóricos; aparecen al cerrar el mes o al responder a la solicitud de reingreso:

  • tratar la excedencia como dimisión y dar por terminado el contrato;
  • mantener salario o cotización ordinarios durante meses sin prestación;
  • liquidar todos los conceptos con una prorrata idéntica;
  • llamar «finiquito final» a un pago de cantidades pendientes;
  • prometer reserva de puesto en la modalidad común;
  • ignorar una solicitud de reingreso porque no hay vacante ese día;
  • confundirla con la excedencia por cuidados y perder su protección específica;
  • asegurar el cobro del paro sin una decisión del SEPE.

La revisión de una nómina antes de pagar sirve para detectar descuadres del último período. Si la ausencia responde a una incapacidad temporal, debe usarse la guía sobre nómina durante una baja médica, porque allí continúan reglas de salario o prestación y cotización que no corresponden a una excedencia voluntaria.

Límite de esta guía

La regla general no resuelve todos los casos. El convenio puede establecer preavisos, mejoras, causas adicionales o condiciones de reingreso. También pueden importar pactos contractuales, cambios empresariales, sucesiones, vacantes discutidas y comunicaciones enviadas fuera de plazo. La calificación de una negativa empresarial o de una falta de reincorporación puede requerir asesoramiento y, en su caso, decisión judicial.

Esta página no calcula vacaciones, indemnizaciones, prestación por desempleo ni un convenio especial. Tampoco determina si un puesto concreto es de categoría igual o similar. Su alcance es ordenar el cierre de nómina, la baja y cotización, el expediente y la respuesta de reingreso con el marco general vigente en España.

Preguntas frecuentes sobre excedencia voluntaria

¿La empresa paga nómina durante la excedencia voluntaria?

No paga salario ordinario por el período de excedencia, porque no hay prestación de servicios. Sí debe abonar lo que ya se hubiera devengado hasta la fecha efectiva, como salario de los días trabajados y otros conceptos que procedan según convenio, contrato y regla de devengo.

¿Se cotiza a la Seguridad Social durante la excedencia voluntaria?

La empresa tramita la baja y deja de cotizar por ese empleo cuando la baja produce efectos. No debe confundirse esta regla con la protección especial de las excedencias por cuidado de hijos o familiares ni con la posibilidad de que la persona cotice por otra actividad.

¿Cuánto puede durar y qué antigüedad se necesita?

El Estatuto exige al menos un año de antigüedad y permite una duración de cuatro meses a cinco años. Para ejercer otra vez el mismo derecho deben pasar cuatro años desde el final de la excedencia voluntaria anterior. El convenio puede mejorar el régimen y debe revisarse.

¿La empresa tiene que reservar el mismo puesto?

No en la excedencia voluntaria común. La persona conserva un derecho preferente al reingreso en vacantes de igual o similar categoría. Esa regla no equivale a una reincorporación automática en la fecha pedida ni a la reserva del puesto concreto.

¿Se puede cobrar el paro durante la excedencia voluntaria?

El mero paso a excedencia voluntaria no constituye una situación legal de desempleo. Puede haber derecho si existe un cese involuntario en otro empleo y se cumplen los requisitos, pero el SEPE relaciona la decisión con la duración de la excedencia y, en ciertos casos, con la solicitud de reingreso y la respuesta de la empresa.

Siguiente paso para la empresa

Antes de procesar la excedencia, reúne en una sola ficha la solicitud, antigüedad, modalidad jurídica, convenio, fechas, categoría y último período de devengo. Después concilia esa ficha con nómina y afiliación. Cuando llegue la solicitud de reingreso, añade la fecha, las vacantes revisadas y una respuesta escrita.

Puedes ampliar el contexto en los recursos laborales para empresas y en la guía para contratar al primer trabajador. Si necesitas revisar el expediente, la liquidación y la comunicación de reingreso con los datos reales, consulta el servicio laboral de TaxFactory.