Asesoría laboral online: altas, nóminas e inspección

La asesoría laboral online en España es la gestión a distancia de altas, bajas, variaciones, contratos comunicados, nóminas y liquidación de cuotas a través del Sistema RED, SILTRA o RED Directo, Contrat@ y canales electrónicos de notificación; la videollamada o el correo sustituyen la visita a la oficina del despacho, no la condición de empleador ni los plazos legales. TGSS, qué es el Sistema RED; SEPE, Contrat@; Ley 39/2015, artículo 14.

Si lo que necesitas es decidir qué capa de encargo abrir cuando entra personal, esa decisión está en gestoría laboral: contratos, nóminas y Seguridad Social. Aquí el foco es otro: cómo se hace esa capa sin personarse en una oficina local, qué canal abre cada trámite y dónde el remoto se queda corto.

Ámbito: régimen común estatal. Fuera quedan, salvo mención, País Vasco y Navarra en su tramo foral, Canarias en lo que no sea estatal, el servicio del hogar familiar y cualquier consejo sobre tu plantilla concreta. Tampoco sustituye el encargo escrito con tu asesoría.

Qué significa «online» en el orden social español

En la práctica española, «asesoría laboral online» no es un régimen jurídico distinto. Es el mismo mapa de afiliación, contrato, nómina y cotización operado por Internet. La TGSS describe el Sistema RED como el servicio que permite el intercambio de información y documentos entre empresas o profesionales y la Tesorería: cotización, afiliación, partes de incapacidad temporal y gestión de autorizaciones, desde el propio despacho, sin las limitaciones de horario de oficina. TGSS, qué es el Sistema RED.

Ese canal exige autorización previa. Para operar hace falta un certificado electrónico y solicitar la autorización (formulario FR101), de forma presencial en la Unidad de Atención al Usuario de la Dirección Provincial o por sede electrónica. La autorización se concede a empresas, profesionales y demás sujetos que presenten documentos de cotización en representación de los responsables de cotizar. TGSS, autorización Sistema RED.

Hay tipos que importan en un encargo a distancia:

• Autorización para actuar en nombre propio, cuando el NIF de la autorización coincide con el de los CCC o NAF gestionados.
• Autorización para actuar en nombre de otros: profesional colegiado o tercero, cuando se gestionan CCC o NAF con NIF distinto.

TGSS, autorización Sistema RED. Sin asignación del CCC a esa autorización, el despacho remoto no puede presentar el alta aunque tengáis el contrato firmado por correo.

El contrato laboral tiene otro tubo. Contrat@ permite a empresarios y a profesionales que actúan en representación comunicar el contenido de la contratación a los servicios de empleo desde su despacho, con autorización previa del servicio de empleo y acceso con certificado, DNI electrónico o identificador y clave. SEPE, Contrat@. Los empresarios deben comunicar el contenido de los contratos o prórrogas en el plazo de los diez días hábiles siguientes a su concertación. RD 1424/2002, artículo 1.

Las notificaciones cierran el triángulo. Las personas jurídicas y quienes representen a un interesado ya obligado deben relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones. Ley 39/2015, artículo 14. Cuando la notificación electrónica es obligatoria o elegida, se entiende rechazada si transcurren diez días naturales desde la puesta a disposición sin acceso al contenido. Ley 39/2015, artículo 43. El detalle operativo del buzón y de la DEHú está en notificaciones electrónicas obligatorias para el negocio. Aquí solo pesa esto: un asesor remoto sin poder o sin vigilancia del canal no «atiende» lo que la Administración ya dio por notificado.

La videollamada y el correo sirven para revisar un recibo, aclarar una incidencia o preparar un requerimiento. Siguen haciendo falta la autorización RED, la autorización Contrat@ y la comparecencia electrónica cuando la norma la exige.

Altas, bajas y variaciones sin oficina local

Los empresarios están obligados a comunicar la iniciación o el cese de la prestación de servicios para que se den de alta o de baja. RD 84/1996, artículo 29. Las solicitudes de alta deberán presentarse con carácter previo al comienzo de la prestación de servicios, sin anticiparse más de 60 días naturales; las de baja y variación, dentro de los seis días naturales siguientes al cese o a la variación. RD 84/1996, artículo 32; TGSS, plazos de presentación. El Real Decreto 643/2026 amplió expresamente ese plazo de bajas y variaciones de tres a seis días naturales para facilitar el cumplimiento. RD 643/2026.

La distancia del despacho no mueve esos relojes. Si la persona empieza un lunes a las 9:00, el alta previa tiene que estar presentada antes. El PDF del DNI, el contrato escaneado y el modelo 145 firmado pueden viajar por canal seguro el viernes anterior; el envío al Sistema RED no espera a que alguien cruce la ciudad.

Documentos que suelen viajar en digital (lista operativa, no una lista de comprobación cerrada de la norma):

• Identificación de la persona trabajadora y número de la Seguridad Social o datos para afiliación.
• Contrato o condiciones esenciales (jornada, salario, fecha de inicio, convenio aplicable).
• Comunicación de situación personal y familiar a efectos de retención, cuando proceda.
• Datos bancarios del CCC y de la persona, si el mes ya incluye nómina.
• Partes de baja médica o variaciones de contrato cuando cambien tramos.

El empresario sigue siendo el sujeto obligado. Si no cumple, la persona interesada puede instar directamente afiliación, alta, baja o variación, sin perjuicio de las responsabilidades y sanciones que procedan. Ley General de la Seguridad Social, artículo 16. Encargar el trámite a un autorizado RED reparte la operativa; no borra esa posición.

El mapa del primer día, paso a paso, está en contratar al primer trabajador. Los fallos típicos de calendario y periodo de prueba, en errores al contratar al primer trabajador. Si la duda es TRADE frente a empleo, usa TRADE frente a contrato laboral.

Qué hace el asesor remoto y qué no puede improvisar

Con la autorización RED y el CCC asignado, el asesor puede presentar altas, bajas y variaciones desde su sede profesional. La responsabilidad de las actuaciones realizadas recae en todo caso sobre el autorizado, con independencia de quién pulse el envío dentro de esa autorización. TGSS, autorización Sistema RED. Eso no convierte al autorizado en empleador: convierte su diligencia en parte del expediente.

Lo que el canal remoto no inventa:

• Una fecha de inicio distinta de la real.
• Un convenio «aproximado» porque el cliente no lo tiene claro.
• Un alta «provisional» verbal mientras llega el DNI.

Si los datos llegan incompletos el mismo día del inicio, el problema no es que el despacho esté en otra provincia. Es que el plazo previo ya se ha perdido.

Nómina y seguros sociales a distancia

Salvo excepción reglamentaria, los periodos de liquidación de cuotas están referidos a mensualidades naturales completas. RD 2064/1995, artículo 16. En el Sistema de Liquidación Directa, el sujeto responsable solicita el cálculo y aporta los datos hasta el penúltimo día natural del plazo reglamentario de ingreso; la TGSS calcula y, tras la confirmación, emite la Relación Nominal de Trabajadores y el Recibo de Liquidación de Cotizaciones para cargo en cuenta o pago electrónico. RD 2064/1995, artículo 18; TGSS, RED Directo. Los usuarios autorizados al Sistema de Liquidación Directa deben descargar la aplicación SILTRA; el flujo habitual combina un programa de nóminas adaptado con esa aplicación facilitada por la Tesorería. TGSS, WinSuite32 y SILTRA.

Eso es lo que un asesor laboral online puede cerrar a distancia: calcular el recibo, enviar bases o solicitar borrador, confirmar la liquidación y dejarte el RLC/RNT. Lo que no cierra por ti:

1. El pago del salario a la persona trabajadora.
2. La veracidad de horas, complementos, vacaciones o ausencias que solo conoce el centro.
3. La decisión de domiciliar o pagar el recibo de cuotas si la cuenta no tiene saldo.

La liquidación y el pago del salario se harán puntual y documentalmente; el periodo de las retribuciones periódicas no podrá exceder de un mes; la documentación se hace con recibo individual justificativo del pago. Estatuto de los Trabajadores, artículo 29. Confirmar cuotas en SILTRA un martes no demuestra que el salario se haya abonado.

Qué debe enviar el cliente cada mes

Sin inventar un día legal único para «mandar incidencias», el encargo remoto solo funciona si hay un corte interno claro. En las condiciones particulares de los packs, el Pack NÓMINAS fija, salvo otra indicación, que el cliente facilite la información antes del día 10 del mes de liquidación; ese corte es contractual del servicio, no el plazo de la Tesorería. Condiciones particulares de los packs. Si la información llega tarde o es incorrecta, los recargos derivados de ese retraso quedan del lado del cliente según ese mismo texto.

En la práctica remota, lo que suele viajar cada mes es:

• Altas o bajas del periodo y cambios de jornada o salario.
• Horas extraordinarias, vacaciones disfrutadas, permisos e IT.
• Complementos variables y regularizaciones pactadas.
• Confirmación de que el salario del mes anterior se pagó.

El asesor puede insistir y enviar plantillas. No puede inventar un tramo que el centro no ha documentado. Si el mes tiene una baja médica y el parte no llega, la liquidación se calcula con huecos; el remoto no rellena el hueco con una videollamada genérica.

Sobre precios y alcance del Pack NÓMINAS (65 €/mes + IVA (base), más 16 €/mes + IVA por trabajador; inspecciones aparte), el detalle publicado está en gestoría laboral y en las condiciones particulares de los packs. Aquí no se reescribe el catálogo.

Inspección de Trabajo: qué cabe en remoto y qué no

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social puede actuar mediante visita a los centros o lugares de trabajo sin necesidad de aviso previo; mediante requerimiento de comparecencia con documentación; o por expediente administrativo cuando el contenido lo permita. También puede comprobar datos que obren en otras Administraciones. Ley 23/2015, artículo 21.

Los inspectores están autorizados a entrar libremente en cualquier momento y sin previo aviso en todo centro sujeto a inspección. Si el centro coincide con el domicilio de una persona física, hace falta consentimiento expreso o autorización judicial. Ley 23/2015, artículo 13.

Esa facultad de visita marca el límite del remoto. Un asesor en otra ciudad puede:

• Ayudar a preparar la carpeta de contratos, nóminas, altas, RNT/RLC y registro de jornada.
• Relacionarse por sede electrónica cuando el trámite es aportación documental o seguimiento de actuación ya iniciada. La sede del Ministerio describe, en el procedimiento de actuación inspectora, la posibilidad de relacionarse con la ITSS una vez iniciada la actuación, aportar documentación requerida, efectuar declaraciones en nombre de la empresa y consultar el estado. Sede MITES, actuación inspectora.
• Gestionar avisos de notificaciones electrónicas de la ITSS a través del sistema de relación electrónica del OEITSS. OEITSS, avisos de notificación.

Lo que no puede hacer solo con pantalla:

• Estar en el centro cuando el funcionario entra sin aviso.
• Sustituir al empresario o a quien esté al frente si se exige identificación y presencia in situ.
• Inventar un plan de prevención o un registro de jornada que no existe en el lugar de trabajo.
• Convertir una visita en «solo documental» porque el despacho prefiere el remoto.

Si la duda es separar Trabajo de Hacienda, usa inspección de Trabajo frente a Hacienda. Las inspecciones de trabajo quedan fuera de la cuota ordinaria del Pack NÓMINAS y se cobran aparte. Condiciones particulares de los packs.

Comparecencia y documentación electrónica

Cuando la visita no puede continuar porque faltan antecedentes, la actuación puede seguir por requerimiento de aportación. Ley 23/2015, artículo 21. Ese tramo sí encaja con un despacho remoto: organizar PDF, índices, fechas y un interlocutor único. El riesgo habitual es mezclar carpetas o enviar un volcado desordenado el último día.

Las actuaciones comprobatorias no se dilatarán más de nueve meses, salvo dilación imputable al sujeto inspeccionado, con ampliación posible de otros nueve en supuestos tasados. Ley 23/2015, artículo 21. El canal electrónico no alarga ese marco; solo acelera o entorpece la aportación.

Cuándo basta lo remoto y cuándo no

Basta el canal remoto cuando el CCC está asignado a una autorización RED, los datos del mes llegan a tiempo, las notificaciones se vigilan y no hay visita inspectora ni acto que exija presencia física; hace falta desplazamiento o refuerzo local cuando la ITSS entra en el centro, el domicilio coincide con el lugar de trabajo, o el caso pide notario, juzgado o régimen especial. Ley 23/2015, artículo 13; TGSS, autorización Sistema RED.

Criterios prácticos:

El remoto también falla por logística prosaica: certificado caducado del autorizado, CCC no asignado, Contrat@ sin autorización, o un administrador que no mira la DEHú. Etiquetar el servicio como online no repara ninguno de esos huecos.

Límites que no debes dar por cubiertos

Esta guía se limita al régimen común estatal: no resuelve País Vasco ni Navarra en su tramo foral, ni el servicio del hogar familiar, ni un despido conflictivo concreto; no es consejo personalizado ni sustituye el encargo escrito. Condiciones particulares de los packs.

Otras fronteras:

• La prevención de riesgos y la presencia de recursos preventivos en el centro no se «suben» a una videollamada de nóminas.
• Un poder para Hacienda no abre por sí solo el Sistema RED ni Contrat@.
• La representación ante la ITSS o la Tesorería exige el instrumento que pida cada canal; la etiqueta «asesoría online» no es ese instrumento.
• Si el centro de trabajo está en un territorio con función inspectora traspasada, el interlocutor administrativo puede no ser el mismo que el de un expediente estatal puro.

Cuando el encargo laboral ordinario no alcanza (inspecciones, despidos complejos, hogar), las condiciones de los packs lo dejan fuera de la cuota y lo cobran aparte. El servicio laboral publicado está en gestoría laboral.

Qué hacer ahora

1. Comprueba si ya hay CCC y si está o puede asignarse a una autorización RED del despacho que quieras usar a distancia.
2. Separa el canal Contrat@ del canal RED: son autorizaciones distintas.
3. Fija un corte mensual de incidencias (horas, bajas, vacaciones) compatible con el penúltimo día natural de la liquidación directa.
4. Decide quién vigila notificaciones electrónicas de TGSS, SEPE e ITSS, con poder efectivo y confirmado.
5. Si prevés visita inspectora o un conflicto de extinción, presupuesta apoyo específico; no asumas que entra en la cuota de nóminas.

Si aún no has contratado, empieza por contratar al primer trabajador. Si ya tienes plantilla y estás eligiendo encargo, vuelve a gestoría laboral y a condiciones de los packs.

Preguntas frecuentes

¿La asesoría laboral online sustituye al empleador ante la Tesorería o la Inspección?

No. El empresario sigue obligado a comunicar altas, bajas y variaciones, y a cotizar. La autorización RED o Contrat@ permite que un profesional presente trámites en su nombre, pero la responsabilidad frente a la Administración y frente a la persona trabajadora no se traslada al despacho por el solo hecho de trabajar a distancia. RD 84/1996, artículo 29; LGSS, artículo 16.

¿Puedo dar de alta a alguien el mismo día que empieza si el asesor está en otra provincia?

El alta debe presentarse con carácter previo al comienzo de la prestación de servicios, sin anticiparse más de 60 días naturales. La distancia geográfica del despacho no alarga ese plazo: hace falta autorización RED, datos completos y envío electrónico antes de que la persona empiece. Si el alta llega tarde, el incumplimiento es del sujeto obligado. RD 84/1996, artículo 32; TGSS, plazos.

¿La nómina online incluye ya el pago del salario?

No. El asesor puede preparar el recibo y confirmar la liquidación de cuotas en el Sistema de Liquidación Directa. El abono puntual del salario, dentro de un mes como máximo entre retribuciones periódicas, sigue siendo deber del empresario. Confirmar el RLC no mueve el dinero a la cuenta de la persona trabajadora. Estatuto de los Trabajadores, artículo 29; RD 2064/1995, artículo 18.

¿Una inspección de Trabajo puede resolverse solo por videollamada con el asesor?

No siempre. La ITSS puede visitar el centro sin aviso previo, exigir documentación en el lugar o citar a comparecencia. El asesor remoto puede ayudar a reunir contratos, nóminas y altas, y a responder requerimientos electrónicos, pero no sustituye la personación cuando el funcionario actúa en el centro o exige la presencia del empresario o de quien esté al frente. Ley 23/2015, artículos 13 y 21.

¿Cuándo no basta la asesoría laboral online?

Cuando hace falta presencia física en una visita inspectora, ante un notario, en un centro de trabajo que coincide con el domicilio particular, en regímenes forales o especiales (hogar familiar, por ejemplo), o ante un despido conflictivo que pide estrategia procesal presencial. También cuando los datos del mes no llegan a tiempo: el canal electrónico no alarga los plazos legales. Ley 23/2015, artículo 13; Condiciones particulares de los packs.

¿Qué autorización necesita el despacho para operar a distancia?

Para afiliación y cotización, una autorización del Sistema RED (en nombre propio o en nombre de otros) con certificado electrónico y, en su caso, asignación de CCC. Para comunicar contratos, autorización de Contrat@ ante el servicio de empleo. Son canales distintos; uno no abre el otro automáticamente. TGSS, autorización Sistema RED; SEPE, Contrat@.